集團(tuán)化企業(yè)銷售合同風(fēng)險(xiǎn)管控信息化實(shí)踐
——以時(shí)代電氣“LCS法務(wù)銷售合同管理信息化項(xiàng)目”為例

吳瑕 株洲中車時(shí)代電氣股份有限公司 李娟 中車株洲電力機(jī)車研究所有限公司

一、LCS項(xiàng)目背景

合同法務(wù)管理是企業(yè)落實(shí)風(fēng)險(xiǎn)防控的一個(gè)重點(diǎn)領(lǐng)域，也是公司在對(duì)外交易的過程中須重點(diǎn)把控的內(nèi)容。隨著集團(tuán)多元業(yè)務(wù)迅速發(fā)展，產(chǎn)業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，銷售合同問題表現(xiàn)越來越多，管理難度也日益加大，而傳統(tǒng)的合同手工作業(yè)模式，已不能滿足集團(tuán)化發(fā)展的需要。因此，提高合同協(xié)同信息化管理決策的效率和水平，防控銷售合同風(fēng)險(xiǎn)，迫在眉睫。

二、LCS實(shí)施過程

（一）項(xiàng)目目標(biāo)設(shè)計(jì)

1.項(xiàng)目整體建設(shè)目標(biāo)規(guī)劃——基業(yè)長(zhǎng)青，創(chuàng)新發(fā)展亟須合同信息化管理升級(jí)

通過構(gòu)建集團(tuán)統(tǒng)一的銷售合同管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)公司本部及分子公司銷售合同信息化，規(guī)范公司銷售合同評(píng)審、審批行為，提高合同審批效率，規(guī)范合同編號(hào)、印章使用、臺(tái)賬歸檔，提高公司銷售合同管理信息化水平，健全集團(tuán)銷售合同風(fēng)險(xiǎn)管控體系。

項(xiàng)目一期（建設(shè)期2019年1月至2020年6月），實(shí)現(xiàn)公司本部及各分公司、寶雞時(shí)代、蘭州時(shí)代、杭州時(shí)代、昆明時(shí)代等子公司銷售合同信息化。

項(xiàng)目二期建設(shè)期將根據(jù)公司試點(diǎn)推廣情況另行確定。

2.項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施目標(biāo)設(shè)計(jì)——雄關(guān)漫道，穩(wěn)步推進(jìn)服務(wù)于風(fēng)險(xiǎn)管控和管理決策

（1）構(gòu)建集團(tuán)統(tǒng)一銷售合同管理信息化平臺(tái)。實(shí)現(xiàn)集團(tuán)全級(jí)次各公司銷售合同從起草、評(píng)審、審批、簽訂、變更、終止、歸檔全過程信息化管理，提高合同審核、審批用印效率，加強(qiáng)銷售合同審核監(jiān)控，防范合同履約風(fēng)險(xiǎn)。

（2）實(shí)現(xiàn)跨部門協(xié)同與流程再造。通過構(gòu)建銷售合同管理信息系統(tǒng)，以提高合同審批、用印效率，合同風(fēng)險(xiǎn)傳遞也突破了公司IPD項(xiàng)目制的限制，打破部門墻，增強(qiáng)部門協(xié)同。另外從流程管理上來說，進(jìn)一步對(duì)銷售合同管理流程進(jìn)行梳理與優(yōu)化，使其更為合理有效。

（3）提供銷售合同風(fēng)險(xiǎn)決策支撐。通過該項(xiàng)目，決策機(jī)構(gòu)可了解銷售合同管理基本信息，掌握銷售合同風(fēng)險(xiǎn)集中點(diǎn)（高、中、低風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別），通過報(bào)表圖表以及數(shù)據(jù)對(duì)比分析，得到?jīng)Q策所需的數(shù)據(jù)支撐。

（4）規(guī)范公司代銷業(yè)務(wù)的銷售合同審批流程。改變代銷業(yè)務(wù)管理混亂的情形，和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估責(zé)任明確。

（5）形成銷售合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制。細(xì)化銷售合同簽訂、審核、履行、變更等風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的管理，將銷售合同風(fēng)險(xiǎn)管理點(diǎn)前置于合同起草階段，成為事前、事中、事后的全面管理。

3.一期項(xiàng)目細(xì)化實(shí)施——對(duì)標(biāo)一流，博采眾長(zhǎng)精益求精力推線上系統(tǒng)落地生根

2019年1月至7月：完成第一輪調(diào)研工作，組織對(duì)深圳通訊及相關(guān)合同信息化實(shí)施企業(yè)的外部調(diào)研和公司各相關(guān)銷售業(yè)務(wù)單元的內(nèi)部調(diào)研，形成調(diào)研問卷和12份調(diào)研報(bào)告，完成業(yè)務(wù)需求說明書的編制及評(píng)審工作。2019 年 7月至9月：完成系統(tǒng)供應(yīng)商招標(biāo)和第二輪時(shí)代電氣內(nèi)部需求調(diào)研工作。2019年11月，組織各銷售單元關(guān)鍵用戶參與系統(tǒng)測(cè)試。2019 年12月，召開一期項(xiàng)目上線前的宣貫及培訓(xùn)，現(xiàn)場(chǎng)對(duì)60多個(gè)關(guān)鍵用戶進(jìn)行了項(xiàng)目宣貫、培訓(xùn)工作。2020年2月，完成系統(tǒng)試運(yùn)行，銷售合同管理信息化平臺(tái)一期項(xiàng)目上線。

（二）LCS組織保障機(jī)制

1.組織機(jī)構(gòu)——選調(diào)優(yōu)才，壓實(shí)責(zé)任

明確內(nèi)容，壓實(shí)責(zé)任，相互協(xié)作，職責(zé)清晰的組織機(jī)構(gòu)是本項(xiàng)目執(zhí)行順利的主要保障措施之一（見表1）。

2.決策機(jī)制——與時(shí)俱進(jìn)，抓鐵留痕

項(xiàng)目組每周將在日常項(xiàng)目進(jìn)展和周例會(huì)中收集待決策的問題反饋給項(xiàng)目組領(lǐng)導(dǎo)，一般待決策的事項(xiàng)做到及時(shí)溝通、本周內(nèi)閉環(huán)，特殊或重大決策事項(xiàng)先征求相關(guān)業(yè)務(wù)單元意見后匯總提報(bào)項(xiàng)目組領(lǐng)導(dǎo)決策。

3.聯(lián)系機(jī)制——信息共享，即刻反饋

表1

例會(huì)和工作群聯(lián)系機(jī)制、及時(shí)有效的溝通反饋機(jī)制，是項(xiàng)目成功的另一個(gè)重要保障。項(xiàng)目工作采用集中辦公形式開展，項(xiàng)目組以階段性日?qǐng)?bào)、周報(bào)、周例會(huì)、里程碑會(huì)議等形式進(jìn)行項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部溝通及信息共享。此外，項(xiàng)目組成員還建立工作微信群，實(shí)時(shí)交流進(jìn)度和問題。

（三）LCS取得的成效

1.實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)統(tǒng)一的銷售合同管理信息平臺(tái)

——有效實(shí)現(xiàn)多個(gè)合同法律風(fēng)險(xiǎn)管理流程兼容統(tǒng)一。如：A類（新業(yè)務(wù)、新產(chǎn)品）、B類（成熟產(chǎn)品）銷售合同評(píng)審審批流程；銷售合同變更評(píng)審審批流程；客戶需求或訂單創(chuàng)建、變更流程；合同用印流程、合同歸檔流程、合同范本管理流程等。

——打通評(píng)審梗阻并提升評(píng)審全程專業(yè)化能力。集團(tuán)本部層面已實(shí)現(xiàn)合同從起草、審批、簽訂、歸檔全過程信息化管理。設(shè)計(jì)合同已開發(fā)包括合同基本信息管理、合同評(píng)審、審批管理、合同簽約管理、合同變更終止管理、合同歸檔模塊。按銷售合同不同類型設(shè)計(jì)不同評(píng)審部門及風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警提示功能，及合同數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析功能，既提升了效率，又可將專業(yè)人員隨時(shí)涵蓋到相應(yīng)流程中。

——應(yīng)用LCS實(shí)現(xiàn)下屬企業(yè)銷售合同納入總部視野。將集團(tuán)成員企業(yè)部分重大銷售合同升級(jí)至集團(tuán)總部審核的合同的起草、審批、簽訂、歸檔全過程信息化管理。依據(jù)集團(tuán)管理制度，將集團(tuán)成員企業(yè)的部分重大銷售合同上報(bào)、集團(tuán)總部相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，納入信息化管理。

2.實(shí)現(xiàn)法務(wù)規(guī)范和合同流程與應(yīng)用系統(tǒng)的集成

第一、通過LCS信息化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)銷售合同編碼規(guī)則的統(tǒng)一。

第二、明晰了代銷業(yè)務(wù)流程，并落實(shí)了主體責(zé)任。

第三、進(jìn)一步優(yōu)化合同評(píng)審流程并固化應(yīng)用管理成果。

第四、第一次實(shí)現(xiàn)了線上線下評(píng)審?fù)昝廊诤?，增?qiáng)評(píng)審的專業(yè)性和實(shí)效性。

第五、評(píng)審意見的變更采納反饋有始有終且過程可控。

第六、優(yōu)化完善了評(píng)審審批及歸檔預(yù)警。

3.首創(chuàng)集團(tuán)銷售合同“百度云”和“大數(shù)據(jù)”

大數(shù)據(jù)，是指無法在一定時(shí)間范圍內(nèi)用常規(guī)方法進(jìn)行捕捉、管理和處理的數(shù)據(jù)集合，需要新技術(shù)才能具有更強(qiáng)的決策力洞察力發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力的海量多樣化的信息資產(chǎn)。公司百億的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)，是浩如煙海的合同書來承載的，匯集以后也是“大數(shù)據(jù)”。過去合同管理分散，使得各種問題和現(xiàn)象沒有辦法形成“典型圖譜”和開展“大數(shù)據(jù)分析”，現(xiàn)在有了銷售合同百度云和大數(shù)據(jù)，亦是形成了集團(tuán)統(tǒng)一銷售合同的風(fēng)險(xiǎn)大數(shù)據(jù)，問題大數(shù)據(jù)，同時(shí)也形成了經(jīng)驗(yàn)大數(shù)據(jù)。通過后期逐步優(yōu)化統(tǒng)計(jì)分析功能，定期發(fā)布合同報(bào)表，制定出有針對(duì)性的風(fēng)險(xiǎn)措施，逐步將合同法務(wù)管理工作朝著法律化，規(guī)范化，流程化，標(biāo)準(zhǔn)化的方向推進(jìn)。

4.采用LCS顯著提升銷售合同審批效率

通過系統(tǒng)中合同范本控制功能，既能大大降低法務(wù)人員和合同管理人員制作、收集和整理合同的時(shí)間，提高管理人員營(yíng)銷經(jīng)理的工作質(zhì)量和工作效率，又能在風(fēng)險(xiǎn)可控的情形下簡(jiǎn)化流程。該平臺(tái)已于7月實(shí)現(xiàn)小程序移動(dòng)端操作，單個(gè)合同評(píng)審、審核時(shí)間至少縮短24個(gè)小時(shí)，千份銷售合同線上較線下審核至少共計(jì)縮短24000個(gè)小時(shí)，合同審批效率顯著提升70%以上。

5.LCS信息化技術(shù)大幅降低傳統(tǒng)管理成本

將線下的合同評(píng)審審批流程搬到線上，節(jié)約了合同的管理成本，節(jié)約了公司上下級(jí)單位業(yè)務(wù)人員的異地往來、簽字、蓋章的時(shí)間和精力，節(jié)省了人工成本，減少了辦公設(shè)備的消耗和紙張的浪費(fèi)。

三、LCS工作方法創(chuàng)新總結(jié)

法務(wù)LCS創(chuàng)新實(shí)踐，再次無可辯駁的表明，流程優(yōu)化提高效率，管理創(chuàng)新創(chuàng)造價(jià)值！法務(wù)管理也可以成為集團(tuán)創(chuàng)新的發(fā)源地、發(fā)動(dòng)者、參與者。本項(xiàng)目之所以能快速推進(jìn)并達(dá)成效果，頂層設(shè)計(jì)首先明確大方向，初步劃定邊界，為未來的探索留出空間，亦是保證本項(xiàng)目順利實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵。

我們?nèi)栽诓粩嗟耐晟其N售合同管理系統(tǒng)，將國(guó)內(nèi)外先進(jìn)企業(yè)經(jīng)驗(yàn)及行業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)防控經(jīng)驗(yàn)逐步的整理到本模塊當(dāng)中去，形成自己的完善的資源庫，相信這是一個(gè)長(zhǎng)期而有價(jià)值的過程。經(jīng)過長(zhǎng)期的積累，可以形成自己的管理知識(shí)產(chǎn)權(quán)，并在將來為企業(yè)創(chuàng)造更大價(jià)值。