基于人力資源管理視角的高校人事檔案管理探究

【摘要】人力資源管理的核心是“人盡其才”，通過挖掘人才的最大價值，為高校各項工作開展和實現長遠發(fā)展提供人才支撐。從支持和服務人力資源管理的角度探究人事檔案的開發(fā)利用策略，成為當前高校發(fā)揮人才優(yōu)勢、提高競爭實力的一種有效手段。本文首先從輔助人事決策、實現自我價值等方面，概述了人事檔案對人力資源管理的重要作用，隨后針對當前國內高校在人事檔案管理上存在的一些共性問題，分別從完善檔案管理流程、創(chuàng)新檔案管理形式、樹立檔案服務意識等方面，總結了面向人力資源管理的人事檔案開發(fā)利用策略，對高校進一步提升人力資源服務水平和利用效率有一定的借鑒。

【關鍵詞】人力資源管理；人事檔案；服務意識；資源共享

【中圖分類號】G275 【文獻標識碼】A 【文章編號】1007-4198（2021）06-214-03

【本文著錄格式】劉明明.基于人力資源管理視角的高校人事檔案管理探究[J].中國民族博覽，2021，03（06）：214-216.

人事檔案作為記錄了教職工工作履歷、思想品德、獎懲情況等基本信息的重要資料，為人力資源管理提供了客觀、事實依據，為人才的選拔任用、考核評估、定向培養(yǎng)等提供了重要參考。只有利用好人事檔案，挖掘其潛在價值，樹立起服務意識，才能推進高校人力資源管理水平的持續(xù)提升。高校應針對當下在人事檔案管理上客觀存在的一些不足，明確其原因，借鑒其他高校在這一方面的成功經驗、先進模式，進而有選擇性的引進，讓本校的人事檔案得到高效、深度地利用。在支持教職工實現自我發(fā)展的基礎上，在本職崗位上為高校發(fā)展創(chuàng)造更多價值。

一、人力資源管理中人事檔案的價值體現

（一）輔助人事決策，優(yōu)化人力資源配置

人力資源管理的核心是以人為中心，強調對人的管理，尊重人，重視人，根本目標是知人善任，選賢舉能。而要知人，就要全方位的了解人，了解的方法除直接考察人員的現實表現外，還必須通過人事檔案掌握其全面情況。例如，在選拔干部和評定職稱時，除了要了解當事人的工作業(yè)績，還應當對其政治面貌、思想品德等做到全面了解，這樣才能真正使那些德才兼?zhèn)洹⑵沸腥缫坏膬?yōu)秀干部得到提拔和重用，這對于學校工作的高質量開展以及可持續(xù)發(fā)展都是大有裨益的。在崗位調動時，利用人事檔案使得學校領導或者人力資源部門的負責人，能夠對教職工的工作履歷、業(yè)務特長、志向興趣等有深入了解，然后將其安排在合適的崗位上，實現了人力資源的最優(yōu)化配置。從這一方面來看，人事檔案包含的信息，為人事決策提供了重要依據，為人力資源管理提供了支持。

（二）轉變用人思維，滿足人才自我需求

以往高校的人力資源管理，將重點放在了工作任務是否完成，完成質量如何等方面，以此作為評價教職工業(yè)績和能力的主要指標。這種用人思維下，教職工同時面臨工作上的壓力和心理上的負擔，不利于提升積極性和發(fā)揮創(chuàng)造力，工作效率不高，且容易出現職業(yè)倦怠感，人才流失現象比較嚴重。相比之下，在選人、用人過程中，如果能夠參考人事檔案，充分挖掘人事檔案信息資源，應用人事檔案信息系統(tǒng)的統(tǒng)計數據，分析各專業(yè)現有教師的類型結構、學歷層次、職稱級別、年齡結構等，制定出切實可行的人力資源培養(yǎng)計劃，迎合教職工的自我發(fā)展需求，既可以實現工作能力的提升，又增強了他們的歸屬感、向心力，對保障教職工隊伍穩(wěn)定性方面也起到了積極幫助。通過重視并利用人事檔案，讓高校人力資源管理從“管理”教職工向“服務”教職工轉變，最終實現了職工和學校的“雙贏”。

二、現階段高校人事檔案管理存在的問題

人事檔案對高校人力資源開發(fā)和教職工自我提升與發(fā)展均有積極作用。近年來高校對人事檔案管理的重視程度有所提升，但是由于制度規(guī)范、思維觀念、技術方法、人員素質等方面存在不同程度的缺陷，對人力資源開發(fā)服務的水平有待提升。通過認識并分析當前人事檔案管理中客觀存在的問題，逆向尋找可行性對策，才能為這一工作的更好開展提供參考對策。

（一）管理制度不規(guī)范，歸檔材料不完整

人事檔案管理中，根據高校人力資源管理需要動態(tài)創(chuàng)新其制度規(guī)范，對這一工作的開展有積極幫助。橫向對比來看，近幾年高校人事檔案工作中配套的規(guī)章制度越來越完善，例如檔案接收標準進一步細化，基本上杜絕了檔案轉移過程中出現丟失的情況。但是從檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢，以及高校改革發(fā)展需要來看，現有的人事檔案管理制度在很多地方還有較大的進步空間。尤其是在互聯(lián)網時代，電子檔案逐漸成為主流，對于電子版的人事檔案應當收集、分類、歸檔，怎樣才能保證人事檔案的信息動態(tài)更新，以及維護信息免遭泄露等，在現行的制度體系下沒有給出明確的指導。對于基層檔案工作者來說，制度不完善、規(guī)范不細致，工作上失去了參考依據，對人事檔案管理的實效性和開發(fā)利用的深入性都會造成不同程度的負面影響。

（二）管理方式落后，利用效率不高

人事檔案管理效率的提升、開發(fā)程度的加深，既需要一支高素質的檔案工作隊伍，同時也離不開配套的硬件設施。近年來，高校在人事工作上的資源投入呈現出逐年上升的趨勢，相應的人事檔案管理方面的硬件設施也逐步完善。但是在管理方法上還有待創(chuàng)新，以至于限制了檔案本身價值的發(fā)揮。例如，為了使人事檔案中記錄的信息，與檔案所有者的實際情況保持一致。需要檔案工作者定期采集教職工的相關信息，然后同步到檔案中，這樣才能讓檔案更加客觀的反映出個人的實際情況。由于管理方式落后，檔案工作者需要消耗過多的時間和精力，依次完成信息采集、內容更新、檔案同步等一系列工作。由于工作人員少，檔案數量多，使得檔案工作者不得不將大多數的工作時間放在檔案管理中，而很少有精力思考如何進行檔案的開發(fā)和利用。

（三）重視檔案管理，輕視資源開發(fā)

檔案的高價值屬性，決定了必須在做好檔案保管的基礎上，基于工作需要將這些潛在的價值挖掘出來，為工作開展提供經驗參考和決策依據。簡而言之，檔案管理是開發(fā)利用的前提基礎，開發(fā)利用是檔案管理的最終目的。對于高校的人事檔案來說，同樣適用于這一規(guī)律?，F階段存在的問題是，由于思維觀念落后，硬件設施匱乏，導致檔案工作只能提供比較基礎的資料歸檔、分類保存、查詢借閱等服務，而對于資源整合、深度開發(fā)、信息共享等比較高級的服務，則需要大數據等技術的支持，以及較高的信息素質。而在職的檔案管理隊伍中，真正掌握這些技術、具備這些素質的相對較少，這就導致了現階段的人事檔案管理開發(fā)利用水平不高，制約了其價值的發(fā)揮，從長遠來看也不利于人力資源的合理配置，甚至有可能導致優(yōu)秀人才的流失。

（四）綜合素質不高，服務能力不強

新時期高校對人事檔案的管理效率和開發(fā)水平提出了更為嚴格的要求。在這一背景下，檔案工作者必須提升自己的業(yè)務能力、綜合素質，才能具備更強的崗位勝任力。目前來看，從事人事檔案管理的許多職工，雖然從業(yè)時間較長，對業(yè)務辦理流程和部門規(guī)章制度較為熟悉，但是形成了定式思維，不能主動接受新觀念、學習新技能。個人的綜合素質與新時期人事檔案的崗位要求之間，出現了脫節(jié)的情況。例如，在高校不斷推進檔案管理信息化建設的背景下，由于信息素養(yǎng)不高，不懂得如何操作檔案管理信息平臺，造成管理效率低、服務質量差。還有就是服務意識淡薄，片面認為只要做好檔案接收、信息更新，保證了檔案完整，就算是完成了本職工作；而沒有認識到檔案對于人力資源管理、人事決策參考的重要價值。

三、基于人力資源管理的高校人事檔案管理策略

在高校實施人才戰(zhàn)略背景下，對人力資源管理的重視程度和人事檔案管理的支持力度均有所提升。由于以往的檔案管理是以“物”為中心，側重于資料收集、信息更新，檔案開發(fā)利用水平不高；新時期的檔案工作需要以“人”為中心，將焦點放在提供服務、開發(fā)利用等方面，讓人事檔案的價值真正展現出來。為了支持這一轉變和實現這一目標，高校需要從制度、人員、技術等多個方面提供全方位的支持。

（一）規(guī)范檔案管理制度，完善檔案管理流程

從具體的工作內容上來看，資料歸檔、信息更新、收集保管、借閱使用、轉交銷毀等，都屬于人事檔案管理范疇。要想保證這些工作有條不紊的開展，確保檔案內容完成、價值得到開發(fā)利用，必須建立完善的規(guī)章制度。以制度形式明確高校各個部門在人事檔案管理上應該承擔的責任，如組織部負責審核職務、職級、政治面貌等信息；教務處負責審核教學情況；科技處負責審核科研情況；人事部門進行全面審核，保證了信息全面、真實、準確，實時動態(tài)更新。既要各司其職，又要相互配合，最終使得人事檔案的內容得到實時更新，信息保證絕對準確，為人事決策提供有價值的參考。另外，在管理制度中還要關注一些細節(jié)要求，例如每卷人事檔案都要進行“三齡二歷”的審核，并打印出基本信息審核表，經本人簽字確認、組織蓋章后方可留檔。細化人事檔案的流程，明確每個流程中必須要遵守的規(guī)范，包括歸檔標準、更新頻率、借閱條件、歸還時間等，在檔案管理制度中必須有專門的條款予以說明。

（二）創(chuàng)新檔案管理形式，提高檔案利用效率

人事檔案不僅僅是對檔案所有者基本信息的客觀記錄，更是一種寶貴的資源。盡可能的提高檔案利用效率，既是檔案工作者的基本任務，也是高校整合人才優(yōu)勢、彰顯競爭優(yōu)勢的必要基礎。從整個檔案事業(yè)的宏觀發(fā)展趨勢來看，信息化是必然趨勢。在編制專項預算方案、提供專項經費支持的基礎上，分別從硬件、軟件兩個方面給予支持，搭建起功能完善的人事檔案管理信息平臺。該平臺應具備自動接收、自動入檔、定期更新、科學分類、智能檢索、資源整合等常規(guī)功能，以滿足基本的檔案管理需要。除了在服務臺設置管理終端外，在檔案管理大廳擺放若干臺自助終端，檔案所有者或其他符合要求的借閱者，在自主終端上完成驗證后，檢索、查閱相關的人事檔案。一方面讓更多的人事檔案得到利用，另一方面也提高了業(yè)務辦理效率，減少了等待時間，這對于人事檔案服務的優(yōu)化也起到了促進作用。

（三）樹立檔案服務意識，開發(fā)檔案潛在價值

面向人力資源管理的人事檔案工作，需要將重心從日常管理向開發(fā)利用轉移，在挖掘人事檔案潛在價值的過程中，滿足檔案所有者自我價值實現的需求，以及高校人力資源合理配備的需要。這里的服務意識包含兩個層面：其一是以檔案所有者作為服務對象，既要維護人事檔案的完整與安全，保護國家組織機密和個人的隱私權，又要盡量滿足個人和相關部門的知情權，保持知情權和隱私權的統(tǒng)一。檔案所有者有權隨時查看自己的人事檔案，只有滿足知情權、履行監(jiān)督權，才能讓人事檔案中的信息足夠準確、符合實際，從而解決了因為疏忽大意或者是惡意篡改，導致人事檔案信息失準的問題。其二是以檔案使用者作為服務對象，即高校的人力資源部門。提供主動服務，整合檔案資料，為人事決策提供依據，讓崗位調動、職務分配更加合理，真正做到“人崗相配”。

（四）重視人員業(yè)務培訓，切實提高服務能力

在高校改革持續(xù)推進的背景下，對人事檔案管理也提出了新要求。作為檔案工作者，自然也受到了首當其沖的影響，除了要轉變思維、提高技能外，更要關注職業(yè)素養(yǎng)的提升。只有自身的綜合實力過硬，才能為檔案服務功能的發(fā)揮、檔案資源的開發(fā)利用等提供支持。例如，檔案工作者應針對檔案來源的不同，遵照本部門的規(guī)章制度，作出差異化的處理。對教學、科研、專業(yè)技術人員應重點收集反映其教學質量、教育教學成果、科研能力、技術專長、專業(yè)培訓等方面的材料，對行政、后勤等管理服務人員應重點收集反映其管理水平、行政能力、服務水平等方面的材料，保證檔案材料齊全完整，能夠全面地反映個人的真實情況，真正做到“檔如其人”。珍惜每一次培訓機會，協(xié)調好人事檔案管理與服務之間的關系。以管理為基礎，保證人事檔案資料完整、信息真實；以服務為目標，保證人事檔案在業(yè)績考核、職稱評定、崗位調動等方面發(fā)揮應有的參考價值。

四、結語

教職工群體是高校正常運轉、改革發(fā)展的源動力，在吸引和留住優(yōu)質人才的基礎上，通過科學的崗位分配，讓每一名教職工能夠在各自的崗位上發(fā)揮所學、展現所長，貢獻最大價值，實現個人價值實現與高校持續(xù)發(fā)展的統(tǒng)籌。人事檔案管理在保證檔案資料完整、信息屬實的前提下，樹立服務意識、強化開發(fā)利用，支持人力資源管理的高質量開展。下一步，高校應重點從配套制度建設、從業(yè)人員培訓、信息平臺搭建等方面提供全方位的支持，推進人事檔案管理的向好發(fā)展。

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作者簡介：劉明明（1989-），男，漢族，山東諸城人，碩士研究生，助理館員，研究方向：人事檔案管理。