外資企業(yè)差旅費(fèi)管控存在的問題及改進(jìn)措施

劉作華

摘要：為保證正常經(jīng)營業(yè)務(wù)的進(jìn)行，外資企業(yè)日常會發(fā)生較多的差旅費(fèi)用，這其中會與其他類型的企業(yè)存在著一些共性的問題，但鑒于外資企業(yè)的投資方及較多關(guān)聯(lián)公司在境外，其發(fā)生的差旅費(fèi)用也有本身的一些特點(diǎn)。本文就外資企業(yè)差旅費(fèi)用管控過程中存在的問題提出相應(yīng)的改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：外資企業(yè)；差旅費(fèi)用；改進(jìn)措施

外資企業(yè)包括中外合資企業(yè)，中外合作企業(yè)，外商獨(dú)資企業(yè)。在實(shí)踐中，外資企業(yè)對發(fā)生、報銷、賬務(wù)處理、管控等方面還存在一些不足，需要予以關(guān)注并加以改善。

一、存在的問題

（一）差旅費(fèi)用報銷標(biāo)準(zhǔn)不完善

一般來說外資企業(yè)都制訂了本公司的差旅費(fèi)用報銷標(biāo)準(zhǔn)，但所制定的標(biāo)準(zhǔn)存在比較籠統(tǒng)、不細(xì)化，如住宿標(biāo)準(zhǔn)所有城市都是一樣的、境外出差消費(fèi)外幣，在報銷時適用哪天的折算匯率沒有規(guī)定；還有是一些多年前制訂的條款未及時更新，難以滿足新形勢下的需求。

（二）報銷人報銷不及時

有報銷人出差歸來一直拖著不辦理報銷手續(xù)，隔數(shù)月才來報銷的情況時有發(fā)生，甚至是有隔年報銷現(xiàn)象，造成當(dāng)期損益核算不準(zhǔn)確。

（三）報銷單據(jù)不合規(guī)

報銷人提供的報銷單據(jù)中有些是未能取得合規(guī)的票據(jù)，僅有收據(jù)來報銷，金額不能保證真實(shí)性，在所得稅匯算清繳時未作納稅調(diào)增，存有涉稅風(fēng)險。發(fā)票上的項(xiàng)目不規(guī)范，如單位名稱及納稅人識別號有誤或不填開等等。

（四）未能享受有關(guān)折扣

在訂購國內(nèi)外機(jī)票是特別是國際出差機(jī)票，雖然數(shù)月前就收到會議通知，但由于某些原因未能提前預(yù)定而喪失較大的折扣。到境外總公司所在地出差，未入住總公司所簽約的協(xié)議酒店而多付費(fèi)用。

（五）報銷人存有舞弊行為

有個別員工出差報銷時，為了多取得報銷款，找一些假發(fā)票或一些并未與真實(shí)業(yè)務(wù)相匹配的發(fā)票如定額發(fā)票來報賬。對于境外出差的票據(jù)，由于只是形式發(fā)票，假借丟失為由要求服務(wù)提供方重復(fù)打印，然后再借機(jī)分次報銷，或多人一起出差則分別重復(fù)報銷，侵吞公司財(cái)物。

（六）報銷人填寫報銷單據(jù)不規(guī)范

報銷單的封面與附件不能一一對應(yīng)，沒有標(biāo)明對應(yīng)的序號，所附的單據(jù)沒有按順序粘貼，一來是不利于財(cái)務(wù)人員對于差旅費(fèi)用的審核，難以提升審核效率，二來是當(dāng)憑證裝訂時難以快速查閱憑證，耽誤時間。

（七）財(cái)會核算不準(zhǔn)確

財(cái)會核算差旅費(fèi)時計(jì)入賬簿的會計(jì)科目、成本中心不準(zhǔn)確；多人同時出差的，未將所發(fā)生的費(fèi)用在不同部門按不同的會計(jì)科目及成本中心劃分；對這些數(shù)據(jù)的錄入，未有復(fù)核人復(fù)核更正，致使損益核算不準(zhǔn)。另外，費(fèi)用的記賬沒有明細(xì)化，只是做到了按部門核算，但一個部門如果有多人多次頻繁出差，把所有人的費(fèi)用混在一起難以分出具體的每個人的花費(fèi)是多少，不利于分析。

（八）財(cái)會審核不嚴(yán)

財(cái)會人員審核時沒有嚴(yán)格按制度執(zhí)行，或?qū)Σ煌藛T執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)口徑不一致，或?qū)徍瞬患?xì)致，未能發(fā)現(xiàn)超標(biāo)、違規(guī)違紀(jì)的單據(jù)，導(dǎo)致不該報銷的費(fèi)用也審核通過。

（九）差旅費(fèi)用未與預(yù)算掛鉤

外資企業(yè)多編制年度預(yù)算，其中包括差旅費(fèi)用預(yù)算，但在實(shí)際業(yè)務(wù)中，沒有很好地去分析所花費(fèi)用是否值得，造成不必要的浪費(fèi)。

二、改進(jìn)對策

（一）完善公司差旅費(fèi)用的規(guī)章制度，并不斷去根據(jù)實(shí)際情況及時修訂。出差前訂機(jī)票、車票要有經(jīng)過授權(quán)審批的出差申請表，在此表上列明出差線路，預(yù)計(jì)出差時間，交通費(fèi)用及酒店費(fèi)用等等。然后此表遞交給公司負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)訂票人員提前訂機(jī)票及酒店。

（二）嚴(yán)肅財(cái)經(jīng)紀(jì)律，教育員工要按實(shí)際發(fā)生如實(shí)填寫報銷，所用來報銷的境內(nèi)外單據(jù)必須是真實(shí)發(fā)生為前提。一旦查實(shí)涉及舞弊行為的則要嚴(yán)格按公司管理制度處理，以杜絕不良行為發(fā)生。

（三）財(cái)會審核要提高責(zé)任心及業(yè)務(wù)水平，以會計(jì)及稅務(wù)相關(guān)法律及法規(guī)為基礎(chǔ)，嚴(yán)格按照公司的出差管理政策，把好審核關(guān)并將其中的問題列出改善的行動計(jì)劃，重點(diǎn)關(guān)注以下事項(xiàng)：

1.審核是否“雜亂無章”。這是對費(fèi)用報銷的形式上的審核，看報銷人有無按要求有序整齊地粘貼，報銷表中的列示序號與附件一一匹配，這也是多數(shù)外資企業(yè)所推行的工廠5S管理在財(cái)會管理中的延伸。

2.審核是否“擅自行動”。報銷需有經(jīng)過相應(yīng)權(quán)限審批的出差申請表。否則，除按本公司的特別程序批準(zhǔn)的可報銷外則不予報銷。

3.審核支出是否“節(jié)約為本”。財(cái)會審核人員需要多關(guān)注報銷人員的實(shí)際報銷憑證金額是否超過標(biāo)準(zhǔn)，出差途中是否有私自購買禮品贈送客戶或私自招待客戶，是否無正當(dāng)理由不按出差申請表上列明的線路而繞路游山玩水等等。對于這些未經(jīng)預(yù)先批準(zhǔn)所超的費(fèi)用，由報銷申請人承擔(dān)。

4.審核報銷憑證附件是否“一目了然”。如審查酒店發(fā)票時，要留意明細(xì)清單。通過明細(xì)清單可以更清楚地看到哪些費(fèi)用屬于公司規(guī)定報銷范圍。沒有此清單，要求報銷人補(bǔ)齊后再予以審查。

5.審核報銷憑證上填列項(xiàng)目是否“一應(yīng)俱全”。財(cái)會人員在審核差旅費(fèi)單據(jù)時，要仔細(xì)地審核如下事項(xiàng)：發(fā)票上付款單位的名稱，但對于有些必須個人實(shí)名登記的票價，如飛機(jī)票、火車票等除外、相應(yīng)發(fā)票的種類、填寫的日期、對應(yīng)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、計(jì)量單位、單價和金額、開列單位名稱及經(jīng)辦人的簽名及蓋章等。

6.審核發(fā)票真?zhèn)我岸喾讲樽C”?？梢猿槿∑渲幸徊糠职l(fā)票在地稅及國稅網(wǎng)站或通過發(fā)票開列方所在地的納稅服務(wù)中心等方式核實(shí)發(fā)票真假，以減少并一步杜絕假發(fā)票的發(fā)生。

7.審核發(fā)票是否“移花接木”及“面目易容”。移花接木意為偽造，是指所提供發(fā)票與真實(shí)業(yè)務(wù)不匹配。面目易容意指變造，指通過用藥劑退色、用橡皮擦、用刀刮等把原來的真實(shí)面目予以改變，歪曲發(fā)票原來的面目。財(cái)會人員在審核時需要特別注意這些偽造及變造伎倆。發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)定的單據(jù)，一律拒收不得作為財(cái)務(wù)報銷憑證。endprint

8.審核發(fā)票號碼是否“依次出現(xiàn)”。看到報銷人提供的單據(jù)中連續(xù)出現(xiàn)多張?zhí)柎a相連的發(fā)票，就要在心里打一個問號，有理由懷疑該發(fā)票不一定都是為真實(shí)業(yè)務(wù)所發(fā)生。

9.審核報銷單據(jù)時莫將預(yù)付款忘得“一干二凈”。在報銷審核時要查看會計(jì)賬簿中是否由員工出差前預(yù)借的掛賬金額，在審核后的報銷金額中及時扣除。不然這筆預(yù)支款將持續(xù)掛在賬上，導(dǎo)致財(cái)會管理做得不到位。

10.審核發(fā)票的時效性是否是“昨日黃花”。采取有效方式提醒出差員工在出差歸來規(guī)定的時間內(nèi)提交報銷申請，特別關(guān)注跨年度大額差旅費(fèi)用要在當(dāng)年的賬面預(yù)提。

11.對出差報銷涉稅風(fēng)險要“區(qū)別對待”。出差期間給予一定金額的包括差旅費(fèi)津貼包括午餐補(bǔ)助（一般參照當(dāng)?shù)刎?cái)政部門指定的公務(wù)員差旅補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)），符合《國家稅務(wù)總局關(guān)于印發(fā)〈征收個人所得稅若干問題的規(guī)定〉的通知》（國稅發(fā)[1994]89號）及《財(cái)政部、國家稅務(wù)總局關(guān)于誤餐補(bǔ)助范圍確定問題的通知 》（財(cái)稅字[1995]82號）的規(guī)定，不需代扣代繳個人所得稅。如果公司制度規(guī)定住宿費(fèi)用包干，超支不予報銷、節(jié)約給予獎勵的辦法的情況，那對于節(jié)約獎勵等部分還要計(jì)入報銷人的工薪所得代扣代繳個人所得稅。另外，報銷單據(jù)之中如果有不合規(guī)的票據(jù)，要在年度企業(yè)所得稅匯算清繳時做納稅調(diào)增處理。

12.審核過程中對不合規(guī)單據(jù)不要“明知故犯”。對于不合規(guī)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，財(cái)會人員不要動歪點(diǎn)子幫報銷人及企業(yè)去買假發(fā)票處理。根據(jù)《會計(jì)法》及《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》的規(guī)定，對單位及個人要處以罰款，對于構(gòu)成犯罪的，則要依法追究刑事責(zé)任。

13.對待報銷人員的態(tài)度要“不卑不亢”。會計(jì)人員在審核憑證時，如果發(fā)現(xiàn)報銷單據(jù)中有不真實(shí)或其他不符合報銷要求的憑證予以拒付時要盡量向報銷人說明其中的原因，態(tài)度盡可中肯，有些心領(lǐng)神會之事點(diǎn)到為止。對方也會容易接受而又沒有過多地存有對抗情緒。此外，審核之中盡量要做到針對的是事而不是對人。如果對方是公司領(lǐng)導(dǎo)，對不合規(guī)的票據(jù)我們就睜一只眼、閉一只眼，這樣就會失去原則，沒有底線可言。

（四）對差旅費(fèi)用與預(yù)算的比較要關(guān)注相關(guān)比率和總額及明細(xì)控制相結(jié)合。在每月進(jìn)行的差旅費(fèi)用分析時，財(cái)會部門需要重點(diǎn)關(guān)注幾個要點(diǎn)：一是要關(guān)注累計(jì)發(fā)生額占全年預(yù)算的百分比，如果半年時間未到，實(shí)際發(fā)生的差旅費(fèi)用就超過年度預(yù)算的一半以上，應(yīng)及時提醒該部門負(fù)責(zé)人討論對策來加強(qiáng)出差費(fèi)用管控，并要調(diào)減本月到年底的預(yù)測數(shù)，以控制在預(yù)算范圍之內(nèi)；二是對于經(jīng)常商務(wù)出差的銷售部門還要追蹤到每個人當(dāng)月實(shí)際及累計(jì)金額，分析其個人占本部門的花費(fèi)比重，再是關(guān)注所列支的差旅費(fèi)用是否能與銷售員所帶來的訂單、新增的客戶以及銷售額相匹配，以便管理層及時采取相應(yīng)的對策。

（作者單位：帥福得（珠海保稅區(qū)）電池有限公司）endprint