智慧校園視角下優(yōu)化高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的新思考

○青海民族大學(xué)財(cái)務(wù)處 王 利

財(cái)務(wù)信息化作為智慧校園建設(shè)的重要組成部分，發(fā)揮著其應(yīng)有的關(guān)鍵作用。在智慧校園建設(shè)中進(jìn)一步打通全校以財(cái)務(wù)信息化為核心的大數(shù)據(jù)庫，優(yōu)化財(cái)務(wù)信息化模塊，發(fā)掘更便捷更直觀的財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)，有效提高財(cái)務(wù)管理質(zhì)量，才能保障學(xué)校在繁重的工作中提升工作效率。

一、智慧校園下優(yōu)化財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的必然性

受AI技術(shù)及數(shù)字化的影響，很多集團(tuán)企業(yè)或跨國大公司已經(jīng)推出智能財(cái)務(wù)、財(cái)務(wù)共享等新型財(cái)務(wù)服務(wù)模式，已經(jīng)在財(cái)務(wù)信息化建設(shè)上取得明顯的優(yōu)越性。智慧校園是高校為豐富教學(xué)方式及提升服務(wù)效能建立的一個能實(shí)現(xiàn)集“移動+智能+服務(wù)”為一體的綜合高效服務(wù)平臺。各高校有必要搭隨智慧校園建設(shè)的“順風(fēng)車”，對學(xué)校人、財(cái)、物等資源的管理進(jìn)行一次大創(chuàng)新和大變革，通過智慧校園建設(shè)完善財(cái)務(wù)管理理念和管理體制，調(diào)整運(yùn)行機(jī)制和工作方式，鏈接全校各部門信息管理系統(tǒng)，打通全校數(shù)據(jù)庫信息，優(yōu)化高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，提高財(cái)務(wù)管理水平。

首先，智慧校園建設(shè)下優(yōu)化財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，有助于高校在智慧校園建設(shè)中打破原有部門思維固化，全盤精心規(guī)劃、整合和統(tǒng)籌使用資源；其次，借助智慧校園大數(shù)據(jù)，統(tǒng)一規(guī)劃校園數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，有效整合、集成和優(yōu)化財(cái)務(wù)信息，提供充足、及時的財(cái)務(wù)信息資源，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的高效性和準(zhǔn)確性，為學(xué)校發(fā)展決策提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)支撐；再次，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)一直被人們稱為各經(jīng)營單位的生死存亡的關(guān)鍵，財(cái)務(wù)信息化下的云存儲數(shù)據(jù)完全可以規(guī)避原有的紙質(zhì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的弊端，保證財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)的快速提取和安全保存，為后期提供切實(shí)準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息及安全全面的數(shù)據(jù)提供有力保障。

二、現(xiàn)階段高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)存在的問題

(一)財(cái)務(wù)人員信息化意識不強(qiáng)

財(cái)務(wù)人員已經(jīng)適應(yīng)了原有的財(cái)務(wù)管理模式，普遍對信息化建設(shè)存在著錯誤認(rèn)識，認(rèn)為財(cái)務(wù)工作的重點(diǎn)在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的確認(rèn)計(jì)量上，過分地強(qiáng)調(diào)了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)核算的重要性，而看輕了財(cái)務(wù)工作后續(xù)管理和決策。有些人還認(rèn)為財(cái)務(wù)原始單據(jù)的存在就證明著經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生，對系統(tǒng)信息的提取抱著似信非信的態(tài)度，一味地懷疑信息化建設(shè)的準(zhǔn)確性。即使財(cái)務(wù)信息化上線使用，關(guān)注的重點(diǎn)也只是在簡化報銷流程和簡化工作量上，投入中缺乏重點(diǎn)，沒有充分發(fā)揮好財(cái)務(wù)信息化建設(shè)后續(xù)分析和決策的作用，從而信息化建設(shè)也失去了它真正的意義。

(二)基礎(chǔ)信息系統(tǒng)較為分散，融合性差

雖然現(xiàn)階段大部分高校在財(cái)務(wù)信息化建設(shè)上有一定的進(jìn)展，但是學(xué)校在信息化建設(shè)的初期，沒有系統(tǒng)地、全面地規(guī)劃信息建設(shè)工作，使得學(xué)?；A(chǔ)信息較為分散，以財(cái)務(wù)信息為核心的集成化程度較低。由于各部門各崗位的不同、數(shù)據(jù)接口屬性的不同以及學(xué)校沒有整體統(tǒng)一規(guī)劃，系統(tǒng)之間沒有任何關(guān)聯(lián)，不同系統(tǒng)之間無法形成以財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)為核心聯(lián)系緊密的“蜘蛛網(wǎng)”，導(dǎo)致信息分散不統(tǒng)一，融合性差，從而影響財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的全面性及延展性。財(cái)務(wù)信息化建設(shè)也就只限于財(cái)務(wù)做賬系統(tǒng)、工資管理系統(tǒng)、學(xué)生收費(fèi)事務(wù)管理、預(yù)算管理系統(tǒng)等單一的系統(tǒng)，即使是來自于一個開發(fā)商的產(chǎn)品也沒有將端口對接，仍然是手動操作，費(fèi)時費(fèi)力[1]。如年底統(tǒng)計(jì)教師課時量和績效時，無法連接教務(wù)管理系統(tǒng)和工資管理系統(tǒng)，只能先進(jìn)入教務(wù)管理系統(tǒng)提取教師課時量，再導(dǎo)入工資管理系統(tǒng)按標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算課時費(fèi)用，然后上報財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)核算報銷，操作過程復(fù)雜，容易出錯。

(三)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息不統(tǒng)一，共享性差

高校內(nèi)部部門較多，雖然大多數(shù)部門內(nèi)部實(shí)現(xiàn)了信息化管理，但是由于信息系統(tǒng)來源不同，各部門的信息編碼規(guī)則也不一致，導(dǎo)致基礎(chǔ)數(shù)據(jù)層次不同，信息化水平有高有低，無法在各部門之間統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)共享性差。在數(shù)據(jù)查詢時，由于一個部門有好幾個內(nèi)部管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)查詢從登錄的賬號開始，每一個系統(tǒng)的賬號都各不同，系統(tǒng)內(nèi)有關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)編碼不同，數(shù)據(jù)追溯容易“斷崖”。這種“斷崖”式數(shù)據(jù)，常常因?yàn)榻搪毠ぞ幪?、固定資產(chǎn)編號、科研項(xiàng)目編號等各部門系統(tǒng)下的數(shù)據(jù)編碼不一致嚴(yán)重影響數(shù)據(jù)的查詢及采集工作。如查詢科研項(xiàng)目的完成進(jìn)度及經(jīng)費(fèi)使用情況，會由于系統(tǒng)和登錄賬戶的問題只能在科研管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)上分別查詢，需先在科研管理系統(tǒng)中查詢某時段完成的項(xiàng)目進(jìn)度，因項(xiàng)目編碼不一致而不能直接鏈接財(cái)務(wù)查詢系統(tǒng)，教師需再次進(jìn)入財(cái)務(wù)查詢系統(tǒng)，按照項(xiàng)目名稱才能查詢項(xiàng)目期間經(jīng)費(fèi)使用情況，導(dǎo)致查詢過程復(fù)雜，信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重，為教職工帶來的體驗(yàn)感不佳。

(四)信息系統(tǒng)開放存在一定的風(fēng)險

財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)提供方便高效的同時，也會給財(cái)務(wù)信息留下可易攻擊的風(fēng)險。財(cái)務(wù)信息在開放的網(wǎng)絡(luò)中，容易被竊取和篡改，財(cái)務(wù)保密信息也很容易被泄露，會產(chǎn)生財(cái)務(wù)信息不真實(shí)情況出現(xiàn)。還有的訪問者刻意進(jìn)入財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，傳播病毒，修改數(shù)據(jù)，在終端服務(wù)器上進(jìn)行違法操作，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失和破壞，嚴(yán)重影響財(cái)務(wù)信息化的正常運(yùn)行。

(五)財(cái)務(wù)人員運(yùn)用財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)水平不高

高校財(cái)務(wù)人員必須順應(yīng)快速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)時代，除了掌握扎實(shí)的財(cái)務(wù)專業(yè)知識外還需要掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)用技能，能夠適應(yīng)學(xué)校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的需要。目前高校許多財(cái)務(wù)人員年齡偏大，接受新鮮事物的能力較弱，慣于用傳統(tǒng)的思維方式來工作，運(yùn)用財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)的水平跟不上財(cái)務(wù)信息化的快速發(fā)展，導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息化建設(shè)時間跨度長、進(jìn)程慢、效率低。

三、智慧校園下優(yōu)化高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的新思考

(一)增強(qiáng)財(cái)務(wù)人員信息化觀念，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理模式

財(cái)務(wù)信息化不僅可以提高財(cái)務(wù)工作效率還能在財(cái)務(wù)管理的決策和預(yù)測上發(fā)揮重要作用。首先，高校領(lǐng)導(dǎo)層必須要高度重視財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，帶動和發(fā)揮全體員工信息化建設(shè)的積極性，積極協(xié)調(diào)信息化建設(shè)各部門的工作。其次，放眼全局，多思考怎樣借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)工作精細(xì)化管理，根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況探索出學(xué)?？尚械男畔⒒ㄔO(shè)優(yōu)化方案，用高效的財(cái)務(wù)信息化來提升高校的現(xiàn)代化管理水平。

(二)統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，打造財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)集成化

財(cái)務(wù)工作作為高校各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，鏈接著人事管理、科學(xué)研究、教育教學(xué)以及學(xué)生管理等諸多業(yè)務(wù)，滲透面廣，作用重大。智慧校園下的高校信息化建設(shè)應(yīng)是建設(shè)以財(cái)務(wù)信息化為中心、各部門系統(tǒng)數(shù)據(jù)統(tǒng)一、相互融合、互為一體的網(wǎng)格化信息平臺。學(xué)校將各部門單一的系統(tǒng)建立統(tǒng)一數(shù)據(jù)信息標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一工號、統(tǒng)一項(xiàng)目編碼以及統(tǒng)一資產(chǎn)編碼等數(shù)據(jù)信息，保證一體化信息平臺數(shù)據(jù)的一致性，提升數(shù)據(jù)查詢效率[2]。通過系統(tǒng)的對接，系統(tǒng)數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)，中心大數(shù)據(jù)庫的整合，形成以財(cái)務(wù)處中心數(shù)據(jù)庫為核心的綜合性數(shù)據(jù)架構(gòu)網(wǎng)，構(gòu)建互聯(lián)互通的財(cái)務(wù)報銷系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、預(yù)算管理系統(tǒng)以及人力資源管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的集成。各部門依據(jù)所處理的業(yè)務(wù)，及時將數(shù)據(jù)上傳至中心數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)信息共享，簡化數(shù)據(jù)查詢流程，以便師生查詢有用信息。

(三)轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，打造個性化服務(wù)

智慧校園下的財(cái)務(wù)信息化將大大減少財(cái)務(wù)人員在財(cái)務(wù)管理過程中的工作量和時間，提升工作效率，有助于財(cái)務(wù)人員將精力逐步轉(zhuǎn)移到便捷化、個性化的服務(wù)及財(cái)務(wù)管理決策工作中。財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)通過員工提取信息的頻率次數(shù)數(shù)據(jù)分析，提供智能化信息推送，進(jìn)行科學(xué)決策服務(wù)。如員工出差在填寫線上出差申請時，線上審批系統(tǒng)一旦通過其出差申請，可以第一時間提取出差地和出差時間，推送相符的公務(wù)機(jī)票鏈接及其他網(wǎng)站價格對比圖，以便員工訂購機(jī)票。如果出差時間地點(diǎn)不相符合，按出差流程提示詢問時間地點(diǎn)信息是否正確或自動退回修改出差申請。這樣既解決了因出差時間及地點(diǎn)與審批不相符帶來的溝通不暢問題，還能提升財(cái)務(wù)服務(wù)滿意度。

(四)構(gòu)建優(yōu)良的安全防護(hù)系統(tǒng)，提升數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性

財(cái)務(wù)信息的共享性必然會導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的篡改和丟失，必須構(gòu)建優(yōu)良嚴(yán)密的財(cái)務(wù)安全防護(hù)系統(tǒng)，設(shè)置防火墻，定期查殺病毒、升級軟件，查看數(shù)據(jù)的完整性。同時，委托校網(wǎng)絡(luò)中心制定安全的網(wǎng)絡(luò)訪問策略，實(shí)施專門財(cái)務(wù)軟件的安全保障，對后臺服務(wù)器進(jìn)行專人負(fù)責(zé)，在出現(xiàn)問題時及時解決外來的攻擊，解決問題，修復(fù)數(shù)據(jù)，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)安全[3]。

(五)提升信息化應(yīng)用水平，強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)

在財(cái)務(wù)信息化大變革時代，財(cái)務(wù)人員不應(yīng)把學(xué)習(xí)重點(diǎn)僅僅放在專業(yè)知識層面上，還要重視財(cái)務(wù)信息化應(yīng)用學(xué)習(xí)。高校要多方面地培養(yǎng)會計(jì)核算型人才、信息系統(tǒng)維護(hù)人才和財(cái)務(wù)分析決策人才，要不斷汲取新鮮“血液”，引進(jìn)新時代的財(cái)務(wù)信息化應(yīng)用人才及財(cái)務(wù)分析師等人才。同時，加強(qiáng)對現(xiàn)有財(cái)務(wù)人員的繼續(xù)教育，有針對性地培養(yǎng)財(cái)務(wù)人員的信息化思維，拓展財(cái)務(wù)人員的專業(yè)創(chuàng)新意識，提升財(cái)務(wù)人員的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析能力，通過 “引進(jìn)來+走出去”戰(zhàn)略模式，提高財(cái)務(wù)人員素質(zhì)，強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)。

四、智慧校園下優(yōu)化財(cái)務(wù)信息化報銷流程新思考

本文以M大學(xué)為例，依托大數(shù)據(jù)、云計(jì)算理念，在有效融合學(xué)校各部門系統(tǒng)信息資源及數(shù)據(jù)集成化的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步梳理業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門的業(yè)務(wù)往來、外部數(shù)據(jù)信息提取等過程，按照財(cái)務(wù)部門規(guī)范的管理流程融入到財(cái)務(wù)信息化平臺，優(yōu)化財(cái)務(wù)信息化常用報銷流程。財(cái)務(wù)信息化報銷流程包括財(cái)務(wù)報銷事前流程、財(cái)務(wù)報銷中心流程和財(cái)務(wù)報銷事后流程。具體報銷流程如圖1所示。

圖1 財(cái)務(wù)信息化報銷流程

(一)財(cái)務(wù)報銷事前流程

財(cái)務(wù)報銷事前流程涉及校文件流轉(zhuǎn)系統(tǒng)、政府采購云平臺、商旅平臺、合同管理系統(tǒng)、發(fā)票管理系統(tǒng)等。報銷人員通過統(tǒng)一入口登錄后，購買商品和服務(wù)時自行在政府采購云平臺購買，同時提交商品買賣合同至合同管理系統(tǒng)備案；如出差時選擇學(xué)校文件流轉(zhuǎn)系統(tǒng)提交出差審批單，審批完成后按照審批文件的時間地點(diǎn)自行跳轉(zhuǎn)至商旅平臺選擇經(jīng)濟(jì)實(shí)惠的出行方案訂購機(jī)票和酒店。待商品驗(yàn)收完畢、出差結(jié)束后按要求開具發(fā)票，開具的發(fā)票統(tǒng)一錄入發(fā)票管理系統(tǒng)進(jìn)行電子發(fā)票查重、紙質(zhì)發(fā)票檢驗(yàn)真?zhèn)渭伴_票信息的完備性核查，之后等待進(jìn)入財(cái)務(wù)報銷中心流程。

(二)財(cái)務(wù)報銷中心流程

財(cái)務(wù)報銷中心流程主要涉及預(yù)算管理系統(tǒng)、網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)、網(wǎng)上審批系統(tǒng)、個人所得稅管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)賬務(wù)處理系統(tǒng)、銀企支付系統(tǒng)等。報賬初始，報賬人需填寫報銷基本信息，包括經(jīng)費(fèi)出處、項(xiàng)目摘要、付款信息等，還需將驗(yàn)證過的發(fā)票、所備案的合同以及其他支撐材料通過網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)的電子影像化功能上傳至系統(tǒng)內(nèi)。在網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)提交通過后，所提交信息進(jìn)入預(yù)算管理系統(tǒng)和個人所得稅系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)算控制檢查及個人所得稅的核算代扣，之后再進(jìn)入網(wǎng)上審批系統(tǒng)按規(guī)定的權(quán)限一級一級進(jìn)行網(wǎng)上簽章審批，網(wǎng)簽流程結(jié)束后轉(zhuǎn)入財(cái)務(wù)賬務(wù)處理系統(tǒng)。同時，報銷人員等待賬務(wù)系統(tǒng)接單成功后，在網(wǎng)上報賬系統(tǒng)中打印帶二維碼的報銷單，結(jié)合粘貼好的原始單據(jù)，一并掃二維碼投入財(cái)務(wù)收單機(jī)。財(cái)務(wù)人員按二維碼單號進(jìn)行電子影像化上傳，將資料和收單機(jī)紙質(zhì)資料進(jìn)行對照檢查后進(jìn)行財(cái)務(wù)賬務(wù)處理。最后將完成的報銷單據(jù)付款信息提交至銀企支付系統(tǒng)，出納核對后進(jìn)行出賬并完成短信通知。

(三)財(cái)務(wù)報銷事后流程

財(cái)務(wù)報銷事后流程包括財(cái)務(wù)查詢系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)報表匯總及決策分析系統(tǒng)等。財(cái)務(wù)報表匯總及決策分析系統(tǒng)可以為領(lǐng)導(dǎo)層提供專業(yè)的財(cái)務(wù)報表和財(cái)務(wù)決策分析，便于有針對性地對未來高校的發(fā)展做出科學(xué)預(yù)測和規(guī)劃。財(cái)務(wù)查詢系統(tǒng)接入財(cái)務(wù)更新數(shù)據(jù)及校內(nèi)其他管理系統(tǒng)，向教職工提供查詢接口，形成科研項(xiàng)目報表歷史報銷單據(jù)查詢、銀行往來收支查詢等各類個性化查詢，為廣大教職工提供方便、快捷的服務(wù)。