馬凱楠 首都經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)
案例背景:中國(guó)國(guó)旅(遼寧)國(guó)際旅行社有限公司,作為旅游行業(yè)的領(lǐng)軍企業(yè),在電子信息化的時(shí)代潮流中,積極實(shí)踐,不甘落后,由北京總社發(fā)起,落實(shí)全國(guó)分子公司,依靠網(wǎng)絡(luò)、技術(shù)團(tuán)隊(duì),對(duì)業(yè)務(wù)端和財(cái)務(wù)端進(jìn)行電子信息化建設(shè)的推進(jìn),從初始化構(gòu)建開始,最終達(dá)到業(yè)務(wù)與技術(shù)、業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)、技術(shù)與財(cái)務(wù)的電子信息化互動(dòng),使公司在科技快速更新的現(xiàn)代更上一層樓。
北京總社作為實(shí)施電子信息化的示范單位,總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),成立了專門的“上線小組”,負(fù)責(zé)面向全國(guó)分子公司的培訓(xùn)指導(dǎo)工作。各分子公司選派業(yè)務(wù)人員、財(cái)務(wù)人員和技術(shù)人員接受培訓(xùn)。
1.業(yè)務(wù)端,將旅游產(chǎn)品放在線上將維護(hù)、報(bào)名、出團(tuán),回團(tuán)、報(bào)賬。將數(shù)據(jù)投放于系統(tǒng)技術(shù)處理(緩沖區(qū))。
2.財(cái)務(wù)端,財(cái)務(wù)憑證生成完全從系統(tǒng)技術(shù)處理(緩沖區(qū))抓取數(shù)據(jù),不再手工錄入。緩沖區(qū)的數(shù)據(jù)全部由業(yè)務(wù)端錄入,抓取后需要嚴(yán)格審核,之后報(bào)賬結(jié)算。
3.技術(shù)端,為達(dá)成以上業(yè)務(wù)端和財(cái)務(wù)端工作的有效合理運(yùn)行,由技術(shù)端為公司布置組織架構(gòu),人員授權(quán),設(shè)計(jì)審核流程,處理疑難問題等。
1.溝通障礙:業(yè)務(wù)人員、財(cái)務(wù)人員和技術(shù)人員,三者因業(yè)務(wù)范圍不同,常用術(shù)語及思考方式都有很大不同,造成三者合作初始化的過程中,常有溝通不暢,無法互相理解的問題出現(xiàn)。加之,三者都以各自利益為出發(fā)點(diǎn),無法彼此兼顧,統(tǒng)籌全局。
2.工作矛盾:(1)業(yè)務(wù)人員,電子信息化增加了業(yè)務(wù)人員的工作量,還不能短期內(nèi)增加業(yè)務(wù)收益,所以將旅游產(chǎn)品放在線上,維護(hù)、報(bào)名、出團(tuán)、回團(tuán)、報(bào)賬這一系列工作看作麻煩;(2)財(cái)務(wù)人員,由于財(cái)務(wù)憑證生成不再手工錄入,完全從緩沖區(qū)抓取,受控于業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),時(shí)間上無法自主,審核上要求更高,工作自由度嚴(yán)重下降;(3)技術(shù)人員,技術(shù)人員的初始化工作既要兼顧業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)雙方利益,又要保證公司監(jiān)管體系,還要符合現(xiàn)有技術(shù)水平,對(duì)于一些無法實(shí)現(xiàn)的財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)的要求,無力解決,磨合較為困難。
針對(duì)電子信息化過程中出現(xiàn)的問題,公司決定委派公司總經(jīng)理助理,來兼任系統(tǒng)管理員一職。原因如下:
1.個(gè)人背景:總經(jīng)理助理大學(xué)本科財(cái)務(wù)專業(yè)出身,對(duì)財(cái)務(wù)知識(shí)熟悉;到公司后從業(yè)務(wù)基層做起,熟悉業(yè)務(wù)流程,后成為管理人員,對(duì)管控點(diǎn)把握良好;在電商部門建立后,跟進(jìn)建設(shè),對(duì)電商有一定了解。
2.通過總社培訓(xùn),可以迅速理解消化培訓(xùn)內(nèi)容,將培訓(xùn)吸收的知識(shí)進(jìn)行轉(zhuǎn)化輸出,成為業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、技術(shù)三者之間溝通的橋梁。
在電子信息化搭建初期,公司委派的總經(jīng)理助理兼任系統(tǒng)管理員的確起到了非常好的效果。然而,初始化架構(gòu)順利建設(shè)好后,并沒能找到合適的系統(tǒng)管理員,該職位一直由總經(jīng)理助理兼任,影響其本職工作。經(jīng)過公司探討決定,單獨(dú)設(shè)立“系統(tǒng)管理員”這個(gè)崗位,以企業(yè)內(nèi)部招聘為主,外招為輔,并為人力資源部對(duì)此新興崗位進(jìn)行了崗位分析與設(shè)計(jì)。
系統(tǒng)管理員這個(gè)新興職位,在組織架構(gòu)中的位置,部門歸屬問題一直有待探討。系統(tǒng)管理員是業(yè)務(wù)人員、財(cái)務(wù)人員和技術(shù)人員溝通的橋梁,在未來實(shí)際工作中,主要以保證電子信息系統(tǒng)正常有效運(yùn)行,傳達(dá)總社新消息及知識(shí),進(jìn)行技能升級(jí)培訓(xùn),開展線上活動(dòng)的指導(dǎo),以及疑難問題解答處理等工作為主。
經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)班子開會(huì)探討和人力資源部的分析,由于財(cái)務(wù)工作的特殊性質(zhì),將系統(tǒng)管理員工作,拆分為財(cái)務(wù)系統(tǒng)的系統(tǒng)管理員和業(yè)務(wù)技術(shù)系統(tǒng)的系統(tǒng)管理員。財(cái)務(wù)系統(tǒng)的系統(tǒng)管理員,僅為財(cái)務(wù)部門管理系統(tǒng)服務(wù),解決日常問題,由財(cái)務(wù)部門內(nèi)部員工推選產(chǎn)生;業(yè)務(wù)系統(tǒng)的系統(tǒng)管理員,為除財(cái)務(wù)外的公司所有部門服務(wù),由公司內(nèi)部招聘、選拔、培訓(xùn)、考核后上崗,屬于技術(shù)管理崗位。
通過兼任系統(tǒng)管理員的總經(jīng)理助理,對(duì)自身經(jīng)驗(yàn)的總結(jié),結(jié)合人力資源部對(duì)崗位及工作流程的科學(xué)分析,重新梳理了工作流程,并進(jìn)行總結(jié)與重塑。
現(xiàn)以業(yè)務(wù)系統(tǒng)系統(tǒng)管理員(以下簡(jiǎn)稱B2B 系統(tǒng)管理員)為例,簡(jiǎn)述其工作流程。
1.組織架構(gòu)的維護(hù)。初始化工作中,對(duì)本公司現(xiàn)行組織架構(gòu)在系統(tǒng)中進(jìn)行了搭建,系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)對(duì)組織架構(gòu)進(jìn)行維護(hù),負(fù)責(zé)分子公司的建立與關(guān)閉,部門的成立與關(guān)閉,部門內(nèi)人員的增減,部門間人員的調(diào)動(dòng)等。
2.權(quán)限管理。對(duì)現(xiàn)有組織架構(gòu)的權(quán)限進(jìn)行維護(hù),并且對(duì)分子公司、部門、人員進(jìn)行授權(quán)及權(quán)限的調(diào)整。尤其注意不同業(yè)務(wù)人員間互為審核的權(quán)限設(shè)置,審批權(quán)限和高級(jí)回退權(quán)限的設(shè)置。
3.數(shù)據(jù)監(jiān)控。通過緩沖區(qū)數(shù)據(jù)分析,對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)入的數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)控,具體監(jiān)控如下:對(duì)已經(jīng)生成但未結(jié)轉(zhuǎn)至緩沖區(qū)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),催促相關(guān)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行審核結(jié)轉(zhuǎn);對(duì)已經(jīng)結(jié)轉(zhuǎn)至緩沖區(qū),但未導(dǎo)入至財(cái)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù),催促財(cái)務(wù)人員抓緊導(dǎo)入;對(duì)于已經(jīng)結(jié)轉(zhuǎn)至緩沖區(qū)的錯(cuò)誤數(shù)據(jù),以及導(dǎo)入至財(cái)務(wù)系統(tǒng),卻因錯(cuò)回退的數(shù)據(jù),進(jìn)行系統(tǒng)管理員授權(quán)的數(shù)據(jù)回退,并督促相關(guān)人員改正。
4.數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。系統(tǒng)自帶的“報(bào)表中心”板塊會(huì)對(duì)所有通過系統(tǒng)處理的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類總結(jié)。系統(tǒng)管理員根據(jù)各個(gè)部門不同需要,對(duì)報(bào)表進(jìn)行合并,并發(fā)放至各部門。
5.B2C 后臺(tái)維護(hù)。B2B 系統(tǒng)作為B2C 的管理后臺(tái),需要監(jiān)督管理網(wǎng)站的內(nèi)容。督促業(yè)務(wù)人員及時(shí)完整有效美觀地錄入旅游產(chǎn)品,對(duì)可報(bào)名人數(shù)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控;對(duì)過期或人數(shù)已滿的團(tuán)隊(duì)及時(shí)進(jìn)行下架處理;及時(shí)解答線上客服人員遇到的技術(shù)問題;對(duì)網(wǎng)站廣告欄的廣告進(jìn)行審批。
6.活動(dòng)開展。結(jié)合北京總社的活動(dòng)以及本公司的活動(dòng),形成活動(dòng)計(jì)劃及說明,落實(shí)分工,監(jiān)督開展。
7.匯報(bào)工作。向直屬領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)本職工作,與其他部門員工交流意見。
對(duì)系統(tǒng)管理員崗位進(jìn)行拆分,分別設(shè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)管理員一名,業(yè)務(wù)系統(tǒng)管理員一名。
財(cái)務(wù)系統(tǒng)管理員,屬于財(cái)務(wù)部,由財(cái)務(wù)內(nèi)部人員擔(dān)任;業(yè)務(wù)系統(tǒng)管理員,為技術(shù)管理職能崗位,歸屬于電子商務(wù)中心的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)部。
為了區(qū)分財(cái)務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)的系統(tǒng)的系統(tǒng)管理員,設(shè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)管理員的崗位名稱為“財(cái)務(wù)系統(tǒng)管理員”;設(shè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)管理員崗位名稱為“B2B 系統(tǒng)管理員”。
B2B 系統(tǒng)管理員工作關(guān)系表
1.起草電子信息系統(tǒng)功能說明書,業(yè)務(wù)系統(tǒng)使用手冊(cè)。
2.起草電子信息系統(tǒng)方向(即電商中心)獎(jiǎng)懲辦法。
3.負(fù)責(zé)對(duì)全員電子信息系統(tǒng)技術(shù)培訓(xùn)、考核、監(jiān)督、解疑答難。
4.負(fù)責(zé)電子信息系統(tǒng)遼寧公司總部及其營(yíng)業(yè)部,和下屬分子公司的技術(shù)開發(fā)和使用授權(quán)。
5.審核系統(tǒng)采購(gòu)供應(yīng)商的資質(zhì),審核系統(tǒng)使用人員任職資格。
6.考核線上指標(biāo)完成情況,對(duì)方案(制度)執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督。
7.監(jiān)控線上活動(dòng)開展的策劃及實(shí)施。
8.對(duì)電子信息化發(fā)展前景進(jìn)行預(yù)判,并擬計(jì)劃匯報(bào)。
9.指導(dǎo)系統(tǒng)管理員補(bǔ)充人才培養(yǎng)工作。
10.對(duì)電子信息化工作進(jìn)展向直屬領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé),并直接向總經(jīng)理匯報(bào)。
1.建議權(quán):對(duì)公司電子信息化發(fā)展、公司系統(tǒng)組織架構(gòu)的搭建與授權(quán)有提出合理化建議的權(quán)利;對(duì)管理方案(制度)有提出建議和意見的權(quán)力。
2.提案權(quán):對(duì)公司電子信息化發(fā)展過程中,開展相關(guān)活動(dòng)有進(jìn)行提案的權(quán)力;有提出或編制管理方案(制度)的權(quán)力。
3.審核權(quán):對(duì)公司各部門提供的系統(tǒng)開戶、授權(quán)等工作有審核的權(quán)力;有批準(zhǔn)管理方案(制度)付諸實(shí)施的權(quán)力。
4.考核權(quán):對(duì)公司各部門員工進(jìn)行培訓(xùn)的培訓(xùn)結(jié)果,有考核的權(quán)力;對(duì)管理方案(制度)執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行考核的權(quán)力。
5.監(jiān)控權(quán):對(duì)使用公司電子信息化系統(tǒng)的全部員工及全網(wǎng)數(shù)據(jù),有實(shí)時(shí)監(jiān)控的權(quán)力;對(duì)管理方案(制度)執(zhí)行過程進(jìn)行監(jiān)督核調(diào)控的權(quán)力。
6.知情權(quán):對(duì)管理方案(制度)提出建議和意見,提出或編制管理方案(制度),對(duì)管理方案(制度)的科學(xué)性、可行性進(jìn)行審議、修訂或否定,對(duì)執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行考核,對(duì)執(zhí)行過程監(jiān)督和調(diào)控等,相關(guān)信息知情的權(quán)力。
7.獎(jiǎng)懲權(quán):對(duì)在公司電子信息化過程中,根據(jù)考核結(jié)果按照相關(guān)規(guī)定對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行獎(jiǎng)懲的權(quán)力。
1.基本情況:性別不限,最佳年齡范圍在28—35 歲之間,健康狀況良好。
2.知識(shí)方面:流利的英語聽說讀寫能力,計(jì)算機(jī)、經(jīng)濟(jì)或管理相關(guān)專業(yè)本科以上,具有完成工作所需要的信息、資料和關(guān)系網(wǎng)絡(luò)。
3.技能方面:具有計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技能,具有完成機(jī)械性任務(wù)所需要的能力,操作機(jī)器、文字處理等。
4.能力方面:具備分析能力和調(diào)研能力,具備協(xié)調(diào)、判斷、組織能力,具有完成非機(jī)械性任務(wù)所需要的溝通能力、推理能力、解決問題的能力等。
5.個(gè)人特點(diǎn)方面:適應(yīng)工作環(huán)境的意愿與能力,忍受單調(diào)乏味工作性質(zhì)的能力、熱愛工作友善待人的特質(zhì)。
一、基本信息崗位名稱 B2B 系統(tǒng)管理員 所屬部門 電子商務(wù)中心網(wǎng)絡(luò)技術(shù)部直接上級(jí) 電商中心經(jīng)理 崗位定員 1 工作地點(diǎn) 遼寧總部直接下屬 無 編寫部門 人力資源部 生效日期二、工作概要負(fù)責(zé)公司的電子信息化系統(tǒng)的管理和維護(hù)三、崗位職業(yè)職責(zé)范圍 職權(quán) 制度依據(jù)1.起草電子信息系統(tǒng)功能說明書,業(yè)務(wù)系統(tǒng)使用手冊(cè)。 提案權(quán)2.起草電子信息系統(tǒng)方向(即電商中心)獎(jiǎng)懲辦法。 獎(jiǎng)懲權(quán)3.負(fù)責(zé)對(duì)全員電子信息系統(tǒng)技術(shù)培訓(xùn)、考核、監(jiān)督、解疑答難。 考核權(quán)4.負(fù)責(zé)電子信息系統(tǒng)遼寧公司總部及其營(yíng)業(yè)部,和下屬分子公司的技術(shù)開發(fā)和使用授權(quán)。5.審核系統(tǒng)采購(gòu)供應(yīng)商的資質(zhì),審核系統(tǒng)使用人員任職資格。 審核權(quán)6.考核線上指標(biāo)完成情況,對(duì)方案(制度)執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督。 監(jiān)控權(quán)7.監(jiān)控線上活動(dòng)開展的策劃及實(shí)施。 監(jiān)控權(quán)8.對(duì)電子信息化發(fā)展前景進(jìn)行預(yù)判,并擬計(jì)劃匯報(bào)。9.指導(dǎo)系統(tǒng)管理員補(bǔ)充人才培養(yǎng)工作。10.對(duì)電子信息化工作進(jìn)展向直屬領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé),并直接向總經(jīng)理匯報(bào)。四、工作關(guān)系images/BZ_18_856_2141_914_2170.pngimages/BZ_18_1211_2138_1240_2168.pngimages/BZ_18_1245_2138_1277_2168.pngimages/BZ_18_1280_2140_1312_2168.pngimages/BZ_18_1612_2141_1671_2169.pngimages/BZ_18_815_2210_847_2241.pngimages/BZ_18_851_2209_882_2241.pngimages/BZ_18_886_2209_915_2240.pngimages/BZ_18_920_2210_952_2241.pngimages/BZ_18_1131_2195_1158_2226.pngimages/BZ_18_1162_2195_1194_2227.pngimages/BZ_18_1197_2195_1228_2227.pngimages/BZ_18_1232_2194_1264_2227.pngimages/BZ_18_1303_2197_1333_2224.pngimages/BZ_18_1337_2195_1369_2225.pngimages/BZ_18_1372_2196_1404_2225.pngimages/BZ_18_710_2268_742_2297.pngimages/BZ_18_746_2266_776_2298.pngimages/BZ_18_781_2266_811_2298.pngimages/BZ_18_816_2267_844_2298.pngimages/BZ_18_851_2266_881_2298.pngimages/BZ_18_885_2267_917_2296.pngimages/BZ_18_920_2266_951_2298.pngimages/BZ_18_1600_2264_1627_2295.pngimages/BZ_18_1631_2264_1664_2293.pngimages/BZ_18_1666_2263_1699_2295.pngimages/BZ_18_1702_2264_1733_2295.pngimages/BZ_18_1737_2264_1768_2295.pngimages/BZ_18_676_2325_707_2354.pngimages/BZ_18_711_2323_741_2355.pngimages/BZ_18_746_2323_776_2355.pngimages/BZ_18_781_2324_809_2355.pngimages/BZ_18_818_2323_846_2355.pngimages/BZ_18_850_2323_882_2355.pngimages/BZ_18_886_2323_916_2355.pngimages/BZ_18_921_2324_949_2355.pngimages/BZ_18_1185_2323_1215_2355.pngimages/BZ_18_1220_2323_1251_2355.pngimages/BZ_18_1255_2323_1286_2355.pngimages/BZ_18_1290_2325_1322_2353.pngimages/BZ_18_1326_2323_1353_2355.pngimages/BZ_18_1598_2320_1630_2352.pngimages/BZ_18_1636_2321_1665_2352.pngimages/BZ_18_1703_2321_1735_2352.pngimages/BZ_18_1740_2321_1768_2351.pngimages/BZ_18_1773_2320_1805_2352.pngimages/BZ_18_676_2383_707_2412.pngimages/BZ_18_711_2382_741_2413.pngimages/BZ_18_746_2382_776_2413.pngimages/BZ_18_781_2383_809_2413.pngimages/BZ_18_818_2382_846_2413.pngimages/BZ_18_850_2382_882_2414.pngimages/BZ_18_886_2382_916_2413.pngimages/BZ_18_921_2383_949_2413.pngimages/BZ_18_1596_2375_1629_2408.pngimages/BZ_18_1632_2376_1663_2406.pngimages/BZ_18_1667_2376_1698_2407.pngimages/BZ_18_1703_2377_1730_2407.pngimages/BZ_18_1737_2375_1768_2408.pngimages/BZ_18_1148_2493_1179_2522.pngimages/BZ_18_1184_2491_1213_2523.pngimages/BZ_18_1218_2491_1248_2521.pngimages/BZ_18_1253_2491_1284_2523.pngimages/BZ_18_1288_2491_1319_2523.pngimages/BZ_18_1323_2491_1354_2523.pngimages/BZ_18_1266_2545_1293_2574.png五、任職條件基本條件 性別 不限 年齡 35 歲以下 健康狀況 良好教育背景 計(jì)算機(jī)、經(jīng)濟(jì)或管理相關(guān)專業(yè)本科以上工作經(jīng)驗(yàn) 5 年以上相關(guān)行業(yè)工作經(jīng)驗(yàn),具有3 年以上管理經(jīng)驗(yàn)知識(shí)與技能具有計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技能具備管理學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、財(cái)務(wù)管理等專業(yè)知識(shí)具備分析能力和調(diào)研能力具備協(xié)調(diào)、判斷、組織能力流利的英語聽說讀寫能力六、其他使用工具設(shè)備 計(jì)算機(jī)、電話、傳真機(jī)、打印機(jī)、Internet/Intranet工作環(huán)境 辦公室工作時(shí)間特征 標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)制
崗位說明書是崗位分析的結(jié)果,也稱為工作說明書,它是以標(biāo)準(zhǔn)的格式對(duì)職位的工作內(nèi)容及任職者的資格條件進(jìn)行規(guī)范化的描述文件。
通過以上對(duì)新興職位B2B 系統(tǒng)管理員的分析,總結(jié)編制上述崗位說明書。
通過本文以上的分析,新興職位系統(tǒng)管理員有了明確的崗位職責(zé)職權(quán),并編制出崗位說明書。因?yàn)橄到y(tǒng)管理員為新興職位,所以對(duì)它的工作分析不是一勞永逸的,而是要根據(jù)制定的崗位說明書,在實(shí)施過程中持續(xù)跟蹤進(jìn)行工作分析,根據(jù)崗位的實(shí)踐,再對(duì)崗位說明書進(jìn)行修改,如此循環(huán)。應(yīng)用崗位分析方法與技術(shù),對(duì)在信息化背景下的系統(tǒng)管理員進(jìn)行分析探討,結(jié)合旅游行業(yè)自身特點(diǎn),和電商行業(yè)的要求,在工作實(shí)踐中為“系統(tǒng)管理員”設(shè)計(jì)合理崗位內(nèi)容。在多種分析方法中,可適用:1.工作日志法;2.觀察法;3.訪談法崗位分析;4.問卷調(diào)查法等。
又由于電商的快速發(fā)展,更新速度日新月異,作為傳統(tǒng)旅游業(yè)代表的中國(guó)國(guó)旅(遼寧)國(guó)際旅行社,必須緊跟技術(shù)發(fā)展和時(shí)代發(fā)展的步伐,不斷學(xué)習(xí),并學(xué)以致用,使電子信息化建設(shè)真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用。