智能化辦公家具特征的推演研究

■田云飛，李光耀 Tian Yunfei & Li Guangyao

(浙江農(nóng)林大學(xué)工程學(xué)院，浙江杭州 311300）

1 基于辦公條件下未來辦公形態(tài)的變化

辦公形態(tài)是指事物在一定辦公條件下的表現(xiàn)形式。其中條件可以理解為環(huán)境、技術(shù)、人因、政治、社會、生態(tài)等因素下產(chǎn)生的現(xiàn)象。在條件的限制下隨著時代的變化導(dǎo)致相應(yīng)的辦公形式發(fā)生變化，從而歸納出未來辦公形態(tài)的特點(diǎn)。關(guān)于辦公形態(tài)的條件主要分為外部條件、組織形態(tài)、人為意識三方面，其影響辦公行為的程度層層遞進(jìn)，并由此可以總結(jié)出具有代表性的具體條件。

辦公的外部條件是影響辦公形態(tài)的重要載體，包括辦公設(shè)備、辦公位置與空間及辦公環(huán)境。辦公的組織形態(tài)由辦公中的等級關(guān)系、工作框架和企業(yè)管理組成，主要包括組織形式、基本工作單位、內(nèi)部交流方式、外部交流方式、信息傳遞方式、工作重點(diǎn)、工作模式與流程、工作時間、工作內(nèi)容和公司價值觀。辦公中的人為意識是以辦公人員為行為主體，并隨著其內(nèi)心需求而變的行為，最為典型的就是自我價值觀與辦公理念，且其他條件都會受到人為意識的變化而變化。

辦公形態(tài)是在以上歸納的具體條件下的表現(xiàn)形式，由于自身帶有時間性，所以會造成新舊辦公形式的變化，導(dǎo)致辦公形態(tài)的需求更新。根據(jù)這些新的需求，可以總結(jié)出未來辦公形態(tài)的指向，分別為以下幾點(diǎn)。

辦公結(jié)構(gòu)扁平化：現(xiàn)代社會的開放環(huán)境下，辦公人員需要脫離傳統(tǒng)的管理模式與交流規(guī)則，轉(zhuǎn)變?yōu)楸馄绞降钠郊夑P(guān)系從而滿足自我價值。信息快速地流動下，辦公人員需要組團(tuán)來應(yīng)對突如其來的變故與問題。在網(wǎng)絡(luò)不斷的延伸下，為了提高快捷與便利的工作交流方式，虛擬辦公團(tuán)隊(duì)成為時代的產(chǎn)物。因此扁平化是在自我價值下，辦公效率下，信息交流下必然產(chǎn)生的辦公結(jié)構(gòu)。

辦公模式虛擬化：由于辦公理念的變化，越來越多的工作開始實(shí)行辦公時間和辦公地點(diǎn)不受管理者限制的辦公管理模式。由于網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，辦公開始依賴于電子設(shè)備，所以交流、打卡、通知、會議等辦公行為也開始使用信息化模式。因此虛擬化包含辦公管理模式和辦公行為模式兩個方面。

辦公職位細(xì)分化：在信息智能化的背景下，工業(yè)社會到服務(wù)業(yè)為主的經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)社會的轉(zhuǎn)型期間，社會分工更加明確，工作種類更加寬泛。在網(wǎng)絡(luò)化與外部交流的影響下，新形式的職位也開始出現(xiàn)。因此細(xì)分化是在工作種類不斷增加與明確的基礎(chǔ)上形成的。

辦公空間靈活化：在以人為本的背景下，辦公人員需要自己的空間但是又不能脫離群體。由于新的辦公職位的出現(xiàn)（如聯(lián)合辦公），導(dǎo)致辦公空間需要適應(yīng)不同職業(yè)的轉(zhuǎn)變。因此靈活化是以滿足個人、團(tuán)隊(duì)、職業(yè)等不同條件形成下的辦公空間。

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■圖1 交互模塊置入辦公家具

■圖2 交互模塊在團(tuán)隊(duì)交流中的應(yīng)用

■圖3 采集模塊置入辦公家具

■圖4 交互模塊進(jìn)行久坐提醒功能

■圖5 傳動模塊內(nèi)部結(jié)構(gòu)調(diào)節(jié)

■圖6 傳動模塊外部結(jié)構(gòu)調(diào)節(jié)

辦公生活一體化：在智能化的背景下，通過相關(guān)技術(shù)實(shí)現(xiàn)在物理空間中辦公的健康與舒適。由于新形式辦公的出現(xiàn)（如SOHO辦公），可以通過網(wǎng)絡(luò)滿足在家辦公，是工作與生活場景的融合。因此一體化有兩種表現(xiàn)方式，一種是通過智能化將生活化的事物實(shí)現(xiàn)在工作中，另一種是在其他生活化的場景空間中可以辦公。

通過對未來辦公形態(tài)特點(diǎn)的歸納，交代辦公的背景與具體變化，為推演過程找到連接點(diǎn)，為智能化辦公家具特征奠定基礎(chǔ)。

2 智能化辦公家具交互化特征的推演過程

智能化辦公家具的交互化是指辦公人員之間、辦公人員與辦公家具、辦公家具之間通過網(wǎng)絡(luò)的環(huán)境進(jìn)行互聯(lián)的行為，其中辦公家具作為互動媒介來實(shí)現(xiàn)交互化的特征。

2.1 通過智能化辦公家具實(shí)現(xiàn)辦公人員之間的交互化

根據(jù)自我價值觀、辦公理念、組織形式、基本工作單位、內(nèi)部交流方式、外部交流方式、信息傳遞方式、工作重點(diǎn)、工作模式與流程、工作時間、工作內(nèi)容、工作地點(diǎn)、辦公設(shè)備13個辦公條件，歸納得到辦公結(jié)構(gòu)扁平化、辦公職位細(xì)分化、辦公生活一體化的未來辦公形態(tài)特點(diǎn)下的5個細(xì)分，分別為自我價值下的扁平化、辦公效率下的扁平化、信息交流下的扁平化、新型職位引起的細(xì)分化、信息服務(wù)下生活場景辦公化，并由此總結(jié)出人與人通過辦公家具進(jìn)行交互化的特征，從而完成推演過程。

從辦公人員的價值角度出發(fā)，辦公人員渴望跨過管理者直接交流參與決策。因此辦公交流的規(guī)則發(fā)生了變化，從傳統(tǒng)的直線型交流模式到扁平化的平級交流模式，使得辦公人員之間的交流沒有隔閡。在信息社會快速發(fā)展下，面對突如其來的辦公任務(wù)與決策變化，需要團(tuán)隊(duì)化或其他更加高效率的形式來應(yīng)對，因此傳統(tǒng)辦公中的內(nèi)部與外部交流方式開始變化，辦公地點(diǎn)與辦公時間也變得更加靈活，SOHO等新的辦公形式也開始涌現(xiàn)。并且在網(wǎng)絡(luò)的連接下，云團(tuán)隊(duì)的形式解決了這些無障礙交流。所以未來的辦公家具要滿足這種虛擬團(tuán)隊(duì)即時交互的需求，辦公家具如果可以代替常規(guī)虛擬通信作為終端進(jìn)行交互，就可以從根本上解決相關(guān)的問題。而智能化下的語音系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了人與人之間的語音互動，嵌入式系統(tǒng)完成了人對產(chǎn)品的控制，所以智能化辦公家具需要內(nèi)置交互模塊與控制模塊，如辦公桌本體內(nèi)嵌入控制系統(tǒng)且桌面置入電腦顯示屏（圖1），然后在網(wǎng)絡(luò)下與其他辦公人員進(jìn)行會議開展、方案探討等虛擬交流（圖2）。

2.2 辦公人員與智能化辦公家具之間的交互化

根據(jù)自我價值觀、辦公理念、組織形式、基本工作單位、內(nèi)部交流方式、外部交流方式、信息傳遞方式、工作重點(diǎn)、工作模式與流程、工作時間、工作內(nèi)容、工作地點(diǎn)、公司價值觀、辦公設(shè)備14個辦公條件，歸納得到辦公結(jié)構(gòu)扁平化、辦公模式虛擬化、辦公職位細(xì)分化的未來辦公形態(tài)特點(diǎn)下的5個細(xì)分，分別為自我價值下的扁平化、辦公效率下的扁平化、辦公管理模式與交流規(guī)則的虛擬化、辦公行為模式的虛擬化、職位多樣性引起的細(xì)分化，并由此總結(jié)出辦公家具與人進(jìn)行交互化的特征，從而完成推演過程。

在時代的開放下，辦公人員與管理者的辦公理念發(fā)生了變化，辦公中更加關(guān)注辦公人員的身心健康。現(xiàn)代社會的工作模式與流程、工作內(nèi)容、公司價值觀和個人工作價值觀的變化，導(dǎo)致了職位的多樣性。在網(wǎng)絡(luò)的大環(huán)境下，虛擬已經(jīng)融入辦公行為的各個方面，處理相關(guān)工作都開始依賴于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及電子設(shè)施?，F(xiàn)實(shí)世界的社會網(wǎng)與虛擬世界的信息網(wǎng)開始融為一體，辦公人員可以直接應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行打卡、參加會議、傳遞信息等行為。這與傳統(tǒng)辦公的交互空間截然不同，無線網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)改變了辦公人員與家具的交互方式，給辦公人員極大的便利。因此辦公人員需要與辦公家具建立聯(lián)系[2]。辦公人員不應(yīng)該再適應(yīng)辦公家具，而是滿足人性化下辦公家具適應(yīng)人的需求。智能化更加成熟后其適應(yīng)性成為了關(guān)鍵。這種適應(yīng)性在從單純的數(shù)據(jù)采集到提取有用信息的關(guān)鍵跨越中起到了重要作用[3]。智能化意味著賦予產(chǎn)品視覺能力，讓其可以對目標(biāo)進(jìn)行識別、跟蹤和測量[4]。也就是通過智能化讓辦公家具認(rèn)識人、了解人，然后站在人的角度替人思考，實(shí)現(xiàn)多元的辦公理念。因此智能化辦公家具可以通過采集與控制模塊實(shí)現(xiàn)對人的適應(yīng)，如辦公桌側(cè)置入的相關(guān)傳感器與微型攝像頭（圖3）檢測辦公人員的健康狀況、距離位置以及身份職位等信息，然后桌內(nèi)的嵌入式系統(tǒng)根據(jù)采集的相關(guān)信息給每個辦公人員建立個人數(shù)據(jù)庫并發(fā)出指令，使辦公家具的交互模塊和傳動模塊實(shí)現(xiàn)辦公人員所需所想，如交互模塊實(shí)現(xiàn)功能提醒（圖4），傳動模塊實(shí)現(xiàn)結(jié)構(gòu)調(diào)節(jié)等（圖5-圖6）。

2.3 智能化辦公家具之間的交互化

■圖7 適應(yīng)于團(tuán)隊(duì)間交流的辦公場景

■圖8 適應(yīng)于團(tuán)隊(duì)中個人的辦公場景

■圖9 傳動模塊角度調(diào)節(jié)

根據(jù)辦公理念、內(nèi)部交流方式、外部交流方式、工作重點(diǎn)、工作模式與流程、工作時間、工作地點(diǎn)、公司價值觀、辦公設(shè)備9個辦公條件，歸納得到辦公模式虛擬化的未來辦公形態(tài)特點(diǎn)細(xì)分，分別為辦公管理模式與交流規(guī)則的虛擬化和辦公行為模式的虛擬化，并由此總結(jié)出辦公家具之間進(jìn)行交互化的特征，從而完成推演過程。

萬物互聯(lián)是信息化時代下的重要成果，并且在管理模式的虛擬化中，一切辦公事務(wù)智能化不再受制約。因此網(wǎng)絡(luò)可以應(yīng)用到每個辦公家具中，讓每一件辦公家具都有自己的智慧并且可以像人一樣相互交流。智能化最高級的形式是自動、自學(xué)習(xí)和自感知，也就是可脫離人為控制進(jìn)行活動并且?guī)в星楦?。因此產(chǎn)品需兼具“智商”與“情商”，這是設(shè)計發(fā)展的重要趨勢[5]。將冰冷的數(shù)據(jù)賦予人的溫度與情感，使智能化在辦公家具中更有趣味性，并且在這個過程中辦公家具可以進(jìn)行自我學(xué)習(xí)與自主創(chuàng)新[6-7]。辦公家具通過自身的采集模塊發(fā)現(xiàn)其他辦公家具的行為模式，并進(jìn)行分析模塊的判斷與實(shí)施，由控制模塊發(fā)出指令進(jìn)行相關(guān)的行為模式變化來適應(yīng)其家具的變化，使得辦公更加高效與便利，并且這些行為會自動更新在辦公家具內(nèi)置控制系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中，從而實(shí)現(xiàn)自我學(xué)習(xí)。

3 智能化辦公家具彈性化特征的推演過程

智能化辦公家具的彈性化是通過智能化手段讓辦公家具適應(yīng)團(tuán)體與個人對辦公空間的要求以及滿足職業(yè)帶來的辦公空間變化，其中辦公家具通過變換、組合、分割的形式達(dá)到彈性化的特征。

3.1 智能化辦公家具適應(yīng)團(tuán)隊(duì)空間的彈性化

根據(jù)自我價值觀、辦公理念、組織形式、基本工作單位、信息傳遞方式、工作模式與流程、工作內(nèi)容、辦公位置與空間8個辦公條件，歸納得到辦公結(jié)構(gòu)扁平化與辦公空間靈活化的未來辦公形態(tài)特點(diǎn)下的3個細(xì)分，分別為自我價值下的扁平化、辦公效率下的扁平化、保證空間私密與共享的靈活化，并由此總結(jié)出辦公家具需要適應(yīng)團(tuán)隊(duì)空間的彈性化特征，從而實(shí)現(xiàn)推演過程。

在新時代背景下與新工作理念下，與傳統(tǒng)的固定和無分割形式的辦公空間不同，辦公的位置與空間需要適應(yīng)辦公人員。辦公人員希望的辦公模式是在認(rèn)真思考時有一個封閉空間，在休息時又可以與他人互動互聯(lián)。這就需要空間的分割更為科學(xué)與合理，實(shí)現(xiàn)空間的靈活性。在扁平化結(jié)構(gòu)成為未來方向的情況下，讓大的空間開放、小的空間獨(dú)立是需求之一，小的空間需要互通是需求之二。辦公結(jié)構(gòu)的扁平化將取代上下級的管理制度，空間內(nèi)的交流在辦公中的重要性越來越顯著，導(dǎo)致傳統(tǒng)辦公家具不能滿足團(tuán)隊(duì)化的辦公需求。智能化使得產(chǎn)品從靜態(tài)變?yōu)閯討B(tài)，則需要通過控制系統(tǒng)的指令調(diào)控傳動系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品的變換，也就是說在智能化進(jìn)行“思考”后讓它的“肢體”可以在情境下滿足不同的行為。因此需要智能化辦公家具具有空間分割與組合的能力，滿足同一空間中同團(tuán)隊(duì)在面對不同狀態(tài)時的適應(yīng)。即在智能化的驅(qū)動下辦公家具模塊進(jìn)行快速重組，使辦公人員快速進(jìn)入自己的工作狀態(tài)[8]。這需要辦公家具內(nèi)置的傳動模塊滿足場景交互，如辦公桌的內(nèi)置控制模塊會發(fā)出指令使桌腳滑輪旋轉(zhuǎn)和桌面相關(guān)結(jié)構(gòu)旋轉(zhuǎn)，進(jìn)行組合，且合并成為一個桌面（圖7），然后進(jìn)行團(tuán)隊(duì)間的無障礙討論交流。會議或討論結(jié)束后通過傳動模塊滿足團(tuán)隊(duì)中個人辦公的需要（圖8）。

3.2 智能化辦公家具適應(yīng)職業(yè)的彈性化

根據(jù)自我價值觀、內(nèi)部交流方式、外部交流方式、工作重點(diǎn)、工作模式與流程、工作時間、工作內(nèi)容、工作地點(diǎn)、公司價值觀、辦公設(shè)備、辦公位置與空間11個辦公條件，歸納得到辦公職位細(xì)分化與辦公空間靈活化的未來辦公形態(tài)特點(diǎn)下的3個細(xì)分，分別為職位多樣性產(chǎn)生的細(xì)分化、新型職位引起的細(xì)分化、保證空間適應(yīng)職業(yè)需求的靈活化，并由此總結(jié)出辦公家具需要適應(yīng)職業(yè)轉(zhuǎn)換的彈性化特征，從而完成推演過程。

在傳統(tǒng)的大環(huán)境下，工作內(nèi)容單一，職位相似，工作理念缺乏，這些都是由于辦公人員對工作職位認(rèn)識的不清晰。在信息智能化的背景下，經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)社會的轉(zhuǎn)型期間，工作職位的細(xì)分成為必然趨勢。在網(wǎng)絡(luò)化的環(huán)境下，外部交流的方式發(fā)生變化，舊的職業(yè)已經(jīng)不能滿足人們的需求，需要借助智能化來進(jìn)行職位的創(chuàng)新，許多新興行業(yè)開始延伸。在智能化與網(wǎng)絡(luò)化的背景下，出現(xiàn)了共享辦公與聯(lián)合辦公的新模式。這種模式是對空間與時間的一種設(shè)想，所服務(wù)的是來自不同公司或組織團(tuán)體[9]。多個企業(yè)對各自的員工安排彈性的辦公位置、辦公設(shè)備以及辦公時間。其工作自由度和休閑度較高[10]。不同企業(yè)員工間或者相同企業(yè)不同部門按照時間的不同共享一個位置或一個辦公空間。因此辦公家具應(yīng)該細(xì)分化，即最理想的一對一設(shè)計，但這樣雖然很高效卻不夠靈活，且只能滿足單一職位的需求，這與未來辦公需求是相矛盾的。智能化賦予產(chǎn)品后，意味著產(chǎn)品可控，即智能化是多種形式可變換的前提，在無法解決多個單一問題時，智能化的手段剛好可以智能匹配來進(jìn)行解決。可以加入智能化來實(shí)現(xiàn)辦公家具面對不同職業(yè)時的變換，通過傳動模塊實(shí)現(xiàn)辦公家具與辦公人員職業(yè)信息的匹配。辦公桌面內(nèi)置的控制系統(tǒng)發(fā)出指令，讓安裝在智能化辦公家具上的傳動裝置進(jìn)行結(jié)構(gòu)上的升降與角度的變化滿足職業(yè)的要求（圖9）。

4 智能化辦公家具復(fù)合化特征的推演過程

智能化辦公家具的復(fù)合化是通過智能化的手段讓辦公人員可以感受到辦公、生活、娛樂的融合，其中辦公家具通過智能化的手段對家具結(jié)構(gòu)的變化和家具功能的賦予實(shí)現(xiàn)復(fù)合化特征。

■圖10 休閑辦公空間

■圖11 辦公座椅的座面內(nèi)置傳感器

4.1 智能化辦公家具滿足網(wǎng)絡(luò)下的復(fù)合化

根據(jù)自我價值觀、辦公理念、組織形式、基本工作單位、內(nèi)部交流方式、外部交流方式、信息傳遞方式、工作重點(diǎn)、工作模式與流程、工作地點(diǎn)、辦公設(shè)備、辦公位置與空間、辦公環(huán)境13個辦公條件，歸納得到辦公結(jié)構(gòu)扁平化、辦公模式虛擬化、辦公生活一體化的未來辦公形態(tài)特點(diǎn)下的3個細(xì)分，分別為自我價值下的扁平化、辦公行為模式的虛擬化、辦公場景生活化，并由此總結(jié)出在網(wǎng)絡(luò)中辦公家具需要滿足生活與工作融合的復(fù)合化特征，從而完成推演過程。

在信息化背景下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)給人帶來一種虛無感，雖工作效率變高，但使辦公人員之間的關(guān)系變得疏遠(yuǎn)。另一方面，科技化的設(shè)備加入導(dǎo)致人與自然的脫節(jié)，讓辦公人員產(chǎn)生抵觸心理。因此設(shè)計的目的是讓人回歸大自然，在智能技術(shù)的大環(huán)境下，將光照、色彩、溫度和濕度等自然因素融入辦公環(huán)境中。智能化具有物體分析和模擬事物的能力，即智能化通過傳感與控制系統(tǒng)進(jìn)行采集與分析，察覺到人的需求，并通過現(xiàn)在的電子設(shè)備植入解決相應(yīng)的生態(tài)感覺問題。辦公家具可以通過一些仿生態(tài)的手段讓整個空間具有生機(jī)感，在智能化的幫助下可以調(diào)節(jié)濕度、溫度、光照等。同時整合視覺、觸覺等多通道交互方式能更好地滿足辦公人員的情感需求，使互動更自然[11]。與此同時智能化辦公家具可通過環(huán)境交互模塊實(shí)現(xiàn)局部感覺自調(diào)節(jié)。以光照條件為例，將光敏傳感器加入辦公桌的桌面與桌面擋板等多個區(qū)域，滿足充分感光的條件，并在擋板上端置入智能燈。光敏傳感器接收周圍的環(huán)境光線進(jìn)行分析，從而判斷人的視覺感受，然后控制系統(tǒng)發(fā)出指令讓智能燈產(chǎn)生相應(yīng)的變化。

4.2 智能化辦公家具滿足空間內(nèi)的復(fù)

合化根據(jù)自我價值觀、辦公理念、組織形式、基本工作單位、信息傳遞方式、工作重點(diǎn)、辦公位置與空間、辦公環(huán)境8個辦公條件，歸納得到辦公結(jié)構(gòu)扁平化、辦公空間靈活化、辦公生活一體化的未來辦公形態(tài)特點(diǎn)下的3個細(xì)分，分別為自我價值下的扁平化、保證空間私密與共享的靈活化、辦公場景生活化，并由此總結(jié)出在空間內(nèi)辦公家具需要滿足生活與工作融合的復(fù)合化特征，從而實(shí)現(xiàn)推演過程。

辦公人員需要舒適休閑的環(huán)境，釋放壓力，張揚(yáng)個性。它是一種休閑與辦公相結(jié)合的形式，具有開放式的公位、配備娛樂設(shè)施、運(yùn)動健身設(shè)施、走廊沙發(fā)等各種休閑的擺放，也可以在區(qū)域內(nèi)交流等，營造一種愉悅的氛圍[12]（圖10）。在開放的辦公時代，辦公家具需要保障員工的隱私、舒適、健康以及日常生活時的習(xí)慣。而智能化就是一種貼合人的行為，通過控制系統(tǒng)使傳動裝置在不同情況下產(chǎn)生不同的應(yīng)對，其形式是無感且無縫銜接的。在辦公疲勞時，辦公家具通過內(nèi)置的控制系統(tǒng)使相關(guān)的運(yùn)動結(jié)構(gòu)從隱藏變?yōu)轱@現(xiàn)，如隱藏在辦公椅內(nèi)部的腳踏結(jié)構(gòu)，在辦公椅內(nèi)部控制系統(tǒng)的指令下通過傳動模塊完成顯現(xiàn)然后進(jìn)行身心的鍛煉，達(dá)到放松的目的。在日常生活中通過桌面、椅面等位置內(nèi)置的感應(yīng)器（圖11）采集辦公人員的生理健康狀況，然后辦公家具內(nèi)置的控制系統(tǒng)完成對人體的科學(xué)評估，并下達(dá)指令調(diào)節(jié)座面高度、桌面傾角等，從而實(shí)現(xiàn)健康辦公[13]。

5 結(jié)語

從辦公形態(tài)的概念出發(fā)，將其條件歸為外部條件、組織形態(tài)、人為意識三方面，從中具體分出16種具有代表性的條件，并通過時間的推移得出新舊辦公形式的變化，其指向了未來辦公形態(tài)。依據(jù)辦公條件、辦公形態(tài)、辦公家具的層層推演可以得出智能化辦公家具的特征，包括交互化、彈性化、復(fù)合化三方面以及分支下的7個具體的推演過程和解釋。從而肯定了未來辦公形態(tài)的特點(diǎn)與指向是完成智能化辦公家具特征研究的關(guān)鍵，其特征的推演方式也為以后智能化辦公家具的設(shè)計提供了新思路和新形式。