檔案內(nèi)部開架推廣研究

摘?要：檔案查閱手續(xù)煩瑣、利用率低下是檔案事業(yè)前進(jìn)的阻礙，檔案內(nèi)部開架可以打破這種局面，調(diào)動(dòng)內(nèi)部工作人員查閱和利用檔案的積極性。本文從檔案內(nèi)部開架的概念和目的、必要性和可行性、意義、問題和對(duì)策探討檔案內(nèi)部開架推廣的可行性。檔案內(nèi)部開架以服務(wù)單位內(nèi)部人員為出發(fā)點(diǎn)、檔案保護(hù)與保密為原則，為內(nèi)部工作人員開辟一個(gè)學(xué)習(xí)的新場(chǎng)所，給檔案開架的全面推廣打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：檔案;內(nèi)部開架

一、檔案內(nèi)部開架的概念和目的

（一）檔案內(nèi)部開架的概念

檔案內(nèi)部開架指的是檔案室將紙質(zhì)或者電子檔案放置到書架以及局域網(wǎng)絡(luò)，本單位內(nèi)部人員無需通過檔案工作人員的介入就可以當(dāng)場(chǎng)隨意查找、閱讀以及利用的一種檔案服務(wù)形式。

（二）檔案內(nèi)部開架的目的

檔案內(nèi)部開架意在打破現(xiàn)有通用的檔案閉架服務(wù)，倡導(dǎo)用戶的主動(dòng)利用，給予更自由的選擇空間;檔案利用手續(xù)簡(jiǎn)化，周期縮短，一份案卷可滿足更多人的利用需求，發(fā)揮了檔案的價(jià)值;檔案工作人員不再是檔案基礎(chǔ)利用的交換中心，工作重心從檔案的調(diào)取、提供利用轉(zhuǎn)移到信息管理及資料編研，為社會(huì)活動(dòng)提供史料;內(nèi)部開架是針對(duì)日益龐大的信息需求提出的試驗(yàn)，若順利開展，可逐漸向全社會(huì)過渡，轉(zhuǎn)變社會(huì)公眾對(duì)檔案刻板的印象，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息公開。

二、檔案內(nèi)部開架的必要性和可行性

（一）檔案內(nèi)部開架的必要性

1.檔案服務(wù)親民的要求

檔案查閱手續(xù)煩瑣是檔案利用服務(wù)親民化的阻礙。例如上海市檔案館查閱服務(wù)需辦理閱覽證、申請(qǐng)、檢索、借閱、歸還的五個(gè)基本流程，若要查閱未數(shù)字化的檔案原件，還需等待調(diào)檔，檔案閉架服務(wù)耗費(fèi)時(shí)間與精力，極少數(shù)人愿意花費(fèi)時(shí)間獲取服務(wù)。此外，目前的檔案查閱流程對(duì)于利用人存在一系列難點(diǎn)：首先，閉架服務(wù)具有目的性強(qiáng)、查找需一定檢索技巧的特點(diǎn)，用戶作為非專業(yè)人士，無法用專業(yè)詞匯精確地表述自己的需求;其次，檔案資源與用戶信息不對(duì)稱，在沒有案卷目錄的情況下，用戶不能良好地行使利用權(quán)利。在這些情況下，用戶需求得不到滿足，利用熱情下降，檔案工作得不到公眾的肯定，發(fā)展就受到了阻礙。

2.檔案自身屬性的要求

檔案的價(jià)值在于利用，當(dāng)更多人使用檔案滿足其信息需求時(shí)，檔案才會(huì)實(shí)現(xiàn)其增值的目的。相對(duì)于原來的閉架服務(wù)，檔案內(nèi)部開架減少了工作人員檢索、調(diào)檔等外在因素對(duì)檔案利用造成的限制，對(duì)用戶來說，利用更方便、更自由，因此，內(nèi)部開架將顯著增加了檔案的利用次數(shù)，利用效率也得到了提升，因此，檔案內(nèi)部開架是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的有效途徑。

（二）檔案內(nèi)部開架的可行性

1.檔案保護(hù)可行性

指紙張與電子檔案的內(nèi)容與載體保護(hù)，不包括以其他特殊載體存在的檔案。

（1）紙質(zhì)檔案保護(hù)。因紙質(zhì)檔案具有孤本性，對(duì)其保護(hù)可采用副本及電子本開架方法。使用備份文件進(jìn)行開架，若文件破壞或遺失，可以迅速復(fù)制，繼續(xù)提供利用，不會(huì)耽誤用戶急切的信息需求。

（2）電子檔案保護(hù)。電子檔案作為計(jì)算機(jī)產(chǎn)生的有價(jià)值的原始文件，其便于傳輸、信息密度高的特點(diǎn)是一把雙刃劍。電子檔案進(jìn)行開架時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)包括文件存取的不完整、病毒、計(jì)算機(jī)硬件損壞、操作失誤、黑客等原因。因此，可以尋求專業(yè)的信息技術(shù)人員進(jìn)行系統(tǒng)和電子文件的維護(hù)和保護(hù)工作，同時(shí)，做好電子檔案?jìng)浞荨⒓訌?qiáng)工作人員的信息技能，以此保證電子檔案的完整性和真實(shí)性。

2.檔案保密可行性

指用戶不泄露有保密需求的檔案信息。開架檔案選取在企業(yè)及單位內(nèi)部可公開的文件，開架閱覽鼓勵(lì)用戶在特定利用區(qū)域，如閱覽室，自行查找并閱讀，在半公開的環(huán)境下，大部分的利用行為都在工作人員的監(jiān)控下，確保檔案不被未經(jīng)允許就復(fù)制以及夾帶出閱覽室的行為;用戶進(jìn)入閱覽室前，需驗(yàn)證身份，確保其具有查看特定類別檔案的權(quán)限，杜絕冒用證件查閱檔案的行為，確保內(nèi)部檔案信息的保密性。

三、檔案內(nèi)部開架的意義

（一）檔案利用效率及利用率提升

檔案內(nèi)部開架極大地簡(jiǎn)化了檔案利用的流程，用戶能夠通過便捷的方式獲取所需信息，通過直觀的查閱，用戶更自主地選取所需資料，信息選擇更多，滿足信息需求的可能性大大上升，利用效率得到提升。用戶需求得到滿足，對(duì)檔案服務(wù)的滿意度也隨之上升，利用熱情逐漸高漲，促進(jìn)用戶群體的擴(kuò)大，良性循環(huán)大大提高了檔案的利用率。檔案開架的服務(wù)模式更容易滿足用戶的信息需求，用戶可以自由的、大批量的查閱文件，比起無資料研究、有限制的借閱，開架服務(wù)給工作、學(xué)習(xí)帶來的極大的便利，借鑒實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合歷史數(shù)據(jù)，工

作成果會(huì)更加可靠，用戶的工作效率也會(huì)得到提升。

（二）檔案工作資源配置優(yōu)化推動(dòng)業(yè)務(wù)建設(shè)

開架服務(wù)形式使得用戶更自主的利用檔案，檔案人員的工作重心由滿足用戶信息需求轉(zhuǎn)向利用指導(dǎo)、資料匯編以及加強(qiáng)和深化管理工作。往返庫房調(diào)取檔案的重復(fù)性勞動(dòng)得以節(jié)省，原來的被動(dòng)服務(wù)變?yōu)橹鲃?dòng)的開放服務(wù)，更多時(shí)間和精力被投入到開發(fā)查閱軟件、優(yōu)化開架體驗(yàn)、修補(bǔ)載體老化資料、數(shù)字化音像檔案等。

服務(wù)形式的轉(zhuǎn)變對(duì)檔案工作有了更高的要求，編制專題檢索工具，維護(hù)信息系統(tǒng)，檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)范圍逐步拓展。工作人員職能的轉(zhuǎn)變推動(dòng)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的革新，而開架后隨著利用率增加，用戶反饋越來越多，業(yè)務(wù)建設(shè)將逐步完備，且面向用戶體驗(yàn)不斷完善，因此，開架給檔案事業(yè)注入了新的活力。

（三）開架有利于企業(yè)文化的建設(shè)

檔案內(nèi)部開架使得檔案第一價(jià)值能夠在其消失前得到充分發(fā)揮。檔案第一價(jià)值體現(xiàn)在文件與原生單位緊密的聯(lián)系，將文件進(jìn)行內(nèi)部開架，本單位工作人員通過閱讀，能夠了解單位內(nèi)部行政、生產(chǎn)等方面的具體情況，有助于其遵守規(guī)章、吸取經(jīng)驗(yàn)、完成工作。在開架過程中，員工與企業(yè)關(guān)系更加緊密。此外，檔案作為企業(yè)不可分割的一部分，內(nèi)部開架是很好的建立企業(yè)文化的契機(jī)。通過檔案信息的記錄和獲取，一代代員工的技術(shù)、經(jīng)驗(yàn)、精神可以被新員工所傳承，員工加強(qiáng)了與企業(yè)價(jià)值觀的一致性，企業(yè)文化得以延續(xù)和發(fā)揚(yáng)。

（四）檔案利用親民化、普遍化推動(dòng)檔案信息公開

開架后，用戶不再受限于借閱流程、數(shù)量，持有效證件進(jìn)入檔案室就能進(jìn)行查閱。檔案工作人員不再是用戶與檔案唯一的中間橋梁，開架閱覽更快捷、更方便，用戶與檔案的關(guān)系更為緊密。而用戶在接受與習(xí)慣開架服務(wù)的過程中，會(huì)建立檔案信息公開的意識(shí)，即用戶對(duì)檔案信息的需求會(huì)進(jìn)一步擴(kuò)展，尤其是一些保密程度界定相對(duì)模糊的檔案，當(dāng)需求人數(shù)達(dá)到一定數(shù)量，引起社會(huì)共鳴，將直接推動(dòng)檔案信息公開的發(fā)展與執(zhí)行。

（五）內(nèi)部開架推廣為檔案館全面開架進(jìn)行鋪墊

檔案內(nèi)部開架推廣是檔案全面開架推廣設(shè)想的試驗(yàn)，就目前檔案服務(wù)而言，信息開放程度不夠高。同時(shí)，政府在努力開拓信息公開的道路，2007年時(shí)通過了《中華人民共和國(guó)政府信息公開條例》，此后的幾年里，涉及信息公開的案件多次發(fā)生，《條例》激發(fā)了社會(huì)公眾對(duì)于信息公開的關(guān)注和期望。內(nèi)部開架推廣也是如此，檔案信息與政府信息都是社會(huì)生活重要的組成部分，信息公開是大勢(shì)所趨，檔案信息作為其中的一部分，也必定要走出這一步。檔案內(nèi)部開架推廣是為了將信息更好地服務(wù)于單位職工，檔案全面開架則是全部社會(huì)公民的福利。

四、檔案內(nèi)部開架的問題和對(duì)策

（一）檔案內(nèi)部開架的問題

1.檔案內(nèi)部開架的推廣問題

檔案內(nèi)部開架是對(duì)長(zhǎng)期以來存在的閉架服務(wù)的改革與顛覆。對(duì)于企業(yè)和檔案工作人員而言，開架意味著檔案室的職能轉(zhuǎn)變、資源的重新分配。開架涉及服務(wù)空間、副本制作等新工作和硬性條件，也有關(guān)于信息安全的保障問題。因此，如何實(shí)現(xiàn)內(nèi)部推廣成為了首要問題。

2.檔案工作人員的技能要求問題

檔案服務(wù)形式的轉(zhuǎn)變導(dǎo)致了檔案業(yè)務(wù)的拓展，工作人員既需要承擔(dān)原始工作，又要優(yōu)化開架管理。檔案工作人員一直以來習(xí)慣提供閉架服務(wù)，專業(yè)知識(shí)與技能都存在一些局限性，無法滿足開架檔案管理的要求。

3.開架檔案的查閱權(quán)限問題

開架檔案的主體一大部分是允許向社會(huì)公開以及保密期限已滿的檔案，例如企業(yè)年報(bào)等文件，這些檔案不涉及秘密、隱私、專利，因此不存在查閱權(quán)限的問題。然而，部分具有保密要求的專門檔案，例如科技檔案，不能對(duì)企業(yè)全體員工進(jìn)行開放，那么對(duì)于這些有很大開架需求的檔案，該怎樣應(yīng)對(duì)這個(gè)問題。

（二）檔案內(nèi)部開架的對(duì)策

1.由檔案館牽頭進(jìn)行推廣

檔案內(nèi)部開架的首要條件是企業(yè)的配合，該種檔案服務(wù)形式的推廣需要權(quán)威機(jī)構(gòu)的認(rèn)可和指引。省市級(jí)檔案館是全社會(huì)檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)的中間體，給單位檔案室業(yè)務(wù)活動(dòng)劃定了標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。為推廣檔案內(nèi)部開架，檔案館可出臺(tái)相關(guān)政策鼓勵(lì)開架行為，破除檔案利用“封閉式”的傳統(tǒng)觀念;并制定具體條例與實(shí)施細(xì)則，指導(dǎo)新形勢(shì)下的檔案工作，為開架工作制定模板，讓改革的推行和執(zhí)行更順暢。

2.內(nèi)部開架根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況逐步推進(jìn)

開架的硬件包括查閱空間的設(shè)立、副本的制作等內(nèi)容。在空間較為狹小的單位，沒有多余房間和器具建立具有一定規(guī)模的檔案閱覽室，這種情況下，可以縮小相關(guān)規(guī)模，調(diào)整檔案室和庫房的格局，改檔案架作閱覽裝具，擠出空間。開架工作循序漸進(jìn)，首先將無需副本的電子檔案開架試行，將電子文件以不可修改的格式存放在數(shù)據(jù)庫中，通過檔案室內(nèi)網(wǎng)，讓利用者在閱覽室內(nèi)使用指定電腦進(jìn)行查閱與利用;紙質(zhì)檔案優(yōu)先選擇需求較多的文件進(jìn)行副本制作，需求較少的暫緩，逐步投入開架使用。

3.引進(jìn)人才，加強(qiáng)培訓(xùn)

檔案開架的技術(shù)難點(diǎn)在于開架文件的管理、新的檢索工具開發(fā)以及信息系統(tǒng)維護(hù)。紙質(zhì)檔案開架可借鑒圖書館管理：及時(shí)更新上架檔案、檢索工具標(biāo)注檔案存放位置、宣傳檔案保護(hù)、加強(qiáng)人員監(jiān)督;定期進(jìn)行工作人員計(jì)算機(jī)技能培訓(xùn)，加強(qiáng)對(duì)信息科技發(fā)展情況的了解，以應(yīng)對(duì)未知的信息風(fēng)險(xiǎn)。此外，單位可與專門的信息技術(shù)服務(wù)公司達(dá)成合作，進(jìn)行系統(tǒng)的開發(fā)與維護(hù)，為員工帶來更優(yōu)質(zhì)的信息獲取體驗(yàn)，給電子檔案的安全保駕護(hù)航。

4.限制用戶開架權(quán)限，培養(yǎng)員工忠誠(chéng)度

內(nèi)部開架可采取限定工種及人員職級(jí)的方式，分為單位內(nèi)部公開檔案、相關(guān)技術(shù)類檔案等。例如對(duì)本單位所有工程技術(shù)人員進(jìn)行了非核心科技檔案開架，對(duì)高級(jí)技術(shù)人員及單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行全部科級(jí)檔案開架。同時(shí)，內(nèi)部開架服務(wù)的開展是基于對(duì)員工的信任，若員工忠誠(chéng)度不夠則存在風(fēng)險(xiǎn)，因此，企業(yè)需培養(yǎng)員工的歸屬感，并制定相應(yīng)的開架管理?xiàng)l例，規(guī)范用戶的行為。

五、小結(jié)

檔案內(nèi)部開架的服務(wù)模式既有益處又存在著挑戰(zhàn)，對(duì)檔案來說開架實(shí)現(xiàn)了其價(jià)值也增加了風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)用戶來說方便了查閱也考驗(yàn)了經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案工作者來說減輕了體力勞動(dòng)也增加了技術(shù)與智慧勞動(dòng)，對(duì)檔案工作來說拓展了業(yè)務(wù)也也增加了難度。它的推行需要權(quán)威機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)和推行、需要企業(yè)的認(rèn)可和投入、更需要檔案工作者的付出與努力。檔案內(nèi)部開架推廣是檔案信息真正走向全面公開的第一步，它率先進(jìn)行了試驗(yàn)、獲取了數(shù)據(jù)，給檔案全面開架打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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作者簡(jiǎn)介：王怡雯（1993—?），女，漢族，上海人，本科，初級(jí)職稱，研究方向：檔案學(xué)。