品管圈在降低庫房耗材庫存量的應(yīng)用及效果

劉灣

摘要：庫存管理是現(xiàn)代化企業(yè)管理中的重點(diǎn)部分，同樣對(duì)于醫(yī)院，做好庫存管理提高貨物的周轉(zhuǎn)率，可以提高醫(yī)院的流動(dòng)資金，減少投資成本，減少人工成本，提高醫(yī)院的工作效率。本文通過用品管圈的手法解決庫房耗材庫存量大問題，盡可能去實(shí)現(xiàn)零庫存管理。

關(guān)鍵詞：品管圈?庫存量?醫(yī)用

【中圖分類號(hào)】R-3 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1673-9026（2021）04-020-02

引言

目前隨著國家醫(yī)療制度的改革和醫(yī)療保險(xiǎn)制度的出臺(tái)，各級(jí)醫(yī)院面臨激烈的競(jìng)爭(zhēng)。要在這種競(jìng)爭(zhēng)中立足，醫(yī)院庫房在完善規(guī)章制度、加強(qiáng)庫房的硬件設(shè)施的前提下，還要鼓勵(lì)科室人員增加自我管理的意識(shí)和提高解決問題的能力。品管圈（Quality Circle，QCC），又稱“質(zhì)量小組”，由日本石川馨博士于1962年所創(chuàng)[1]，至今已有44年的歷史。是同一個(gè)工作現(xiàn)場(chǎng)或工作相互關(guān)聯(lián)區(qū)域的人員自動(dòng)自發(fā)地進(jìn)行品質(zhì)管理活動(dòng)所組成的小組。這是一種企業(yè)對(duì)基層員工的自主管理、全員品管及持續(xù)改善最佳的管理活動(dòng)，它的有效實(shí)施有助于企業(yè)品質(zhì)文化的創(chuàng)建，提高工作效率，提升營(yíng)運(yùn)績(jī)效，進(jìn)而增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力。QCC在日本和臺(tái)灣等地醫(yī)院中開展廣泛，效果肯定。本科室根據(jù)QCC的特點(diǎn)，應(yīng)用在庫房耗材管理中來去解決庫房的問題，旨在提高庫房員工士氣、滿足員工自我成長(zhǎng)需求、培養(yǎng)員工自我啟發(fā)精神、激發(fā)員工自主性及發(fā)揮潛能、建立良好的工作環(huán)境，以貫徹庫房的方針與政策，達(dá)到全面質(zhì)量管理的目標(biāo)。

1目前庫房的現(xiàn)狀

1.1對(duì)醫(yī)院來說：提高貨物的周轉(zhuǎn)率，提高資金流動(dòng)性，降低資金占用成本和管理費(fèi)用，減少貨物積壓，釋放空間，保證消防安全。

1.2對(duì)臨床來說：保障臨床科室的耗材供應(yīng)，加速耗材運(yùn)轉(zhuǎn)，保證物品有效期，為臨床提供更優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

1.3對(duì)科室自己來說：響應(yīng)上級(jí)要求，后勤服務(wù)標(biāo)注化工作指南（2016）目標(biāo)庫存200萬，提高采購計(jì)劃準(zhǔn)確性，提高工作效率，節(jié)約人力成本。

2品管圈在庫房的應(yīng)用

2.1資料和方法

選取我院8-10月12大類別物資分別為：醫(yī)材IT、辦公、醫(yī)用器械、醫(yī)用低值器械、低值被服、辦公用品、印刷品、日用品、醫(yī)用被服、低值設(shè)備、電料、水暖作為研究對(duì)象，分別統(tǒng)計(jì)每類別每周出入庫金額，對(duì)其數(shù)據(jù)進(jìn)行分析與比較。

2.2方法

2.2.1成立品管圈：成立品管圈，由一名圈長(zhǎng)和八名圈員加上一名輔導(dǎo)員組成。

2.2.2主題選定：由品管圈組員根據(jù)庫房實(shí)際情況頭腦風(fēng)暴提出幾個(gè)備選主題，從領(lǐng)導(dǎo)重視程度、圈能力、重要性、迫切性、可行性五個(gè)維度進(jìn)行“951”評(píng)價(jià)打分，最終確定主題為：降低庫房耗材的庫存量。

2.2.3.活動(dòng)計(jì)劃擬定：本次品管圈活動(dòng)以周為單位擬定活動(dòng)計(jì)劃表，圈員們按計(jì)劃表實(shí)施各步驟，對(duì)于未按照計(jì)劃完成的任務(wù)進(jìn)行標(biāo)注最終體現(xiàn)在甘特圖上。

2.2.4現(xiàn)狀把握：首先統(tǒng)計(jì)8-10月三個(gè)月平均每個(gè)月的庫存量為三百四十萬，然后分別統(tǒng)計(jì)出庫房8-10月醫(yī)材IT、辦公、醫(yī)用器械、醫(yī)用低值器械、低值被服、辦公用品、印刷品、日用品、醫(yī)用被服、低值設(shè)備、電料、水暖12大類別物資每周的出入庫金額分別計(jì)算出庫存積壓量，用查檢表和二八定律找出問題改善重點(diǎn)為：科室領(lǐng)物不及時(shí)和物品備貨過多。

2.2.5目標(biāo)擬定：目標(biāo)值=現(xiàn)況值—（現(xiàn)況值*累計(jì)百分比*圈員能力），現(xiàn)況值是三百四十萬的庫存，最終目標(biāo)是二百一十萬庫存。

2.2.6問題解析：用頭腦風(fēng)暴分別畫出物品備貨過多和科室領(lǐng)物不及時(shí)的原因的魚骨圖，用“951”打分發(fā)找出要因后在用查檢表和柏拉圖進(jìn)行真因驗(yàn)證找出真因。得到物品備貨過多的真因?yàn)椋翰少徲?jì)劃不準(zhǔn)確和信息化不夠，科室領(lǐng)物不及時(shí)的真因?yàn)椋侯I(lǐng)物計(jì)劃不準(zhǔn)確和不按規(guī)定時(shí)間領(lǐng)物。

2.2.7對(duì)策擬定：品管圈全員對(duì)其四個(gè)真因進(jìn)行頭腦風(fēng)暴分別提出對(duì)策，從可行性、經(jīng)濟(jì)型、重要性三個(gè)維度進(jìn)行“951”打分找出最終實(shí)施的對(duì)策。①真因：采購及領(lǐng)物流程信息化不夠。對(duì)策：使用新的HIS系統(tǒng)及采購平臺(tái);建立微信交流群，加強(qiáng)溝通。②真因：器材科采購計(jì)劃不準(zhǔn)。對(duì)策：根據(jù)科室領(lǐng)物進(jìn)行采購;保管員在上報(bào)采購計(jì)劃前，需清點(diǎn)實(shí)際庫存。③真因：臨床科室領(lǐng)物計(jì)劃不準(zhǔn)。對(duì)策：按各科室領(lǐng)物習(xí)慣，對(duì)物品進(jìn)行優(yōu)先級(jí)排序;為臨床科室提供耗材培訓(xùn)。④真因：臨床科室不按規(guī)定時(shí)間領(lǐng)物。對(duì)策：優(yōu)化領(lǐng)物時(shí)間表，并通知各科室領(lǐng)物時(shí)間;在系統(tǒng)上進(jìn)行領(lǐng)物時(shí)間提示。

2.2.8對(duì)策實(shí)施與檢討

對(duì)策一使用新的HIS系統(tǒng)及采購平臺(tái)：由新系統(tǒng)工程師定期組織對(duì)器材科庫房相關(guān)工作人員和臨床各科室領(lǐng)物人員的專業(yè)培訓(xùn)，逐步推進(jìn)新系統(tǒng)的正常使用;通過培訓(xùn)，庫房的采購和驗(yàn)收，保管流程有了新的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，可實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)采購流程及科室領(lǐng)物動(dòng)態(tài)，臨床各科室有了標(biāo)準(zhǔn)化的領(lǐng)物流程，使領(lǐng)物工作有章有序。

對(duì)策二優(yōu)化領(lǐng)物時(shí)間表：《制定并在OA平臺(tái)首頁推送《領(lǐng)物時(shí)間表 》;庫房采購按照樓棟領(lǐng)物時(shí)間針對(duì)性的執(zhí)行采購，按樓層各科室領(lǐng)物需求下達(dá)專一性的采購計(jì)劃;臨床科室按照其領(lǐng)物時(shí)間提交當(dāng)月備貨計(jì)劃，迅速高效領(lǐng)出庫房物資;臨床各科室有了清晰的領(lǐng)物時(shí)間段，逐步開始調(diào)整領(lǐng)物時(shí)間以適應(yīng)優(yōu)化后的領(lǐng)物模式。領(lǐng)物工作變得有次序，有計(jì)劃。按照領(lǐng)物時(shí)間表，耗材配送工作可以高效而系統(tǒng)的安排到位，送貨效率有較大提升，庫房物資得到及時(shí)出庫，耗材積壓量大大減少。采購員按照樓層領(lǐng)物規(guī)律更容易掌握備貨規(guī)律，可以做到周期性、針對(duì)性、專一性的采購計(jì)劃，方便庫房物資即進(jìn)即出。

對(duì)策三建立微信交流群，加強(qiáng)溝通：納入各科室所有領(lǐng)物人員工作微信，建立領(lǐng)物咨詢?nèi)?各科室關(guān)于領(lǐng)物的共性問題得以高效解決，大大提高了工作效率，節(jié)省了寶貴的工作時(shí)間。便于實(shí)時(shí)通知庫房物品到貨和庫存信息，各科室可以第一時(shí)間知曉到貨信息，便于快捷領(lǐng)物，有效減少庫房耗材積壓。領(lǐng)物群便捷實(shí)用，拉近了與臨床各科室的距離，促進(jìn)了器材科與各科室良好關(guān)系的建立，同時(shí)也推進(jìn)了新系統(tǒng)陽光采購模式的工作。

對(duì)策四采購員在上報(bào)采購計(jì)劃前需清點(diǎn)實(shí)際庫存：給予庫房保管員登入系統(tǒng)的權(quán)限，便于查詢實(shí)時(shí)庫存;保管員在下達(dá)采購計(jì)劃時(shí)需做好庫存比對(duì)。耗材入錯(cuò)賬和借條未及時(shí)記賬的案例大大減少，保證了系統(tǒng)庫存數(shù)據(jù)與實(shí)際庫存量的一一匹配。采購計(jì)劃基本做到合理科學(xué)，有效避免了物資不足而滿足不了科室領(lǐng)物需求或物資過剩造成的庫房耗材積壓，進(jìn)一步保證了相對(duì)合理的庫存量。

對(duì)策五為臨床科室提供培訓(xùn)：定期對(duì)領(lǐng)物人員作規(guī)范化培訓(xùn)，快速使其熟悉業(yè)務(wù)，按流程下達(dá)準(zhǔn)確的領(lǐng)物計(jì)劃。確保了新的領(lǐng)物人員快速精通領(lǐng)物流程，有效避免了科室下達(dá)的錯(cuò)誤領(lǐng)物計(jì)劃單。在新系統(tǒng)領(lǐng)物模式下，確保了各科室正確規(guī)范的制定領(lǐng)物計(jì)劃，節(jié)省了無效了摸索磨合時(shí)間。

3品管圈在庫房的效果

3.1有形成果

3.1.1降低庫房耗材庫存量

在措施執(zhí)行幾個(gè)月后，統(tǒng)計(jì)了1-3月份的數(shù)據(jù)分析最終庫存為二百四十萬，目標(biāo)達(dá)成率為75.33%。進(jìn)步率為28.39%。持續(xù)監(jiān)測(cè)半年發(fā)現(xiàn)效果維持也良好。

3.1.2流程標(biāo)準(zhǔn)化

3.2無形成果

品管圈活動(dòng)可把科學(xué)管理和人性管理結(jié)合在一起，經(jīng)營(yíng)管理同標(biāo)很容易達(dá)成。從尊重人性出發(fā)，通過輕松愉快的現(xiàn)場(chǎng)管理方式，使員工自動(dòng)自發(fā)地參與管理活動(dòng)，在工作中獲得滿足感與成就感從而提高工作的積極性活，激發(fā)了工作的熱情，積極主動(dòng)地做好自己的丁作，使責(zé)任心和敬業(yè)精神更為增強(qiáng)，通過定期的討論，提高了大家的組織和溝通能力，提高了分析問題和解決問題的能力，增強(qiáng)科室凝聚力，同時(shí)。每一次活動(dòng)的總結(jié)都使大家的集體榮譽(yù)感增強(qiáng)[2]。使大家更有自信 。

4總結(jié)

在目前醫(yī)療技術(shù)不斷發(fā)展、醫(yī)療事業(yè)不斷壯大、業(yè)務(wù)量不斷增長(zhǎng)的醫(yī)療環(huán)境下，構(gòu)建科室?guī)旆亢牟囊?guī)范化、精細(xì)化管理模式勢(shì)在必行。庫房物資管理模式可通過統(tǒng)籌把控，實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院衛(wèi)生材料的實(shí)時(shí)控制，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院收入管理與支出管理的匹配性;能為科室的經(jīng)濟(jì)效益、管理材料的消耗支出提供依據(jù)，將成本控制意識(shí)植入每一位醫(yī)護(hù)人員意識(shí)中[3]，有利于醫(yī)院對(duì)成本的長(zhǎng)期管理與控制，而品管圈注重發(fā)揮每一位圈員的聰明才智，營(yíng)造愉 快團(tuán)結(jié)的團(tuán)隊(duì)氛圍，從而達(dá)到集中、有序、有效地解決問題，持續(xù)改善內(nèi)部服務(wù)品質(zhì)，提高臨床滿意度，提升服務(wù)質(zhì)量的目的，在今后的工作多嘗試用品管圈解決庫房的問題。

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