新時(shí)期如何創(chuàng)新城建檔案管理工作

陳麗華

（膠州市建筑業(yè)服務(wù)中心，山東 青島 266300）

隨著國民經(jīng)濟(jì)的增長，國內(nèi)發(fā)展環(huán)境得到大幅改善，推動(dòng)城市經(jīng)濟(jì)邁上新的高度。在城市蓬勃發(fā)展之際，檔案管理問題暴露出來?？梢钥闯?，當(dāng)前城市經(jīng)濟(jì)運(yùn)行處于亞健康。為了實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)，需要剖析城建檔案管理的弊病，并采取有效措施。文章由三部分組成，第一部分分析檔案管理工作問題，第二部分闡明創(chuàng)新管理工作的意義，第三部分歸納創(chuàng)新管理工作的策略。

1 城建檔案管理工作的主要問題

1）管理意識(shí)薄弱。常言道：“意識(shí)決定行動(dòng)?！敝挥芯邆淇茖W(xué)意識(shí)，才能做出有效行動(dòng)。從目前情況來看，意識(shí)薄弱的現(xiàn)象普遍存在，這無疑會(huì)違規(guī)操作的產(chǎn)生提供了溫床。檔案管理質(zhì)量下降，會(huì)影響到城市發(fā)展。發(fā)展問題一旦增加，不僅會(huì)讓資源浪費(fèi)局面加重，還會(huì)延緩城市發(fā)展戰(zhàn)略的落地時(shí)間。

2）管理制度缺失。創(chuàng)新是城市發(fā)展的主旋律，要貫穿檔案管理的全過程[1]。但事實(shí)并非如此，不少部門仍要采用傳統(tǒng)制度。這樣的制度體系，顯然無法無力指導(dǎo)工作。在日常工作中，檔案人員會(huì)按照自己的意愿來開展工作，不僅效率低，質(zhì)量還無法保證。久而久之，檔案管理質(zhì)量出現(xiàn)下滑，其服務(wù)性就無法凸顯。

3）管理設(shè)備不足。在新時(shí)期下，檔案事業(yè)迎來了發(fā)展黃金期。要相適應(yīng)時(shí)代要求，需要推進(jìn)信息化建設(shè)。城建檔案管理部門也認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，但由于資金有限，無法引進(jìn)信息設(shè)備。設(shè)備數(shù)量不夠，信息化管理就無法實(shí)現(xiàn)。為了完成管理任務(wù)，不得已采用傳統(tǒng)方法。

4）人員能力偏低。人員在城建檔案管理中扮演極其重要的角色，其能力關(guān)系到管理效率?，F(xiàn)階段，人員能力普遍不足，無法滿足新時(shí)期要求。具體表現(xiàn)有：不會(huì)自主進(jìn)行學(xué)習(xí)，在部門培訓(xùn)中表現(xiàn)不積極，導(dǎo)致信息素養(yǎng)遲遲無法形成。將檔案管理視為任務(wù)，只要能夠完成，就宣告萬事大吉。在管理期間，沒有推動(dòng)檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展，勢必會(huì)讓檔案價(jià)值大打折扣。

2 城建檔案管理工作的創(chuàng)新意義

為了適應(yīng)新時(shí)期，應(yīng)對(duì)新挑戰(zhàn)，我國積極推動(dòng)轉(zhuǎn)型升級(jí)。雖說取得一定成績，但離預(yù)期目標(biāo)還有一段距離，尤其是城建檔案管理。問題來源于多方面，如意識(shí)、制度、設(shè)備、人員。正是由于問題的存在，才會(huì)導(dǎo)致管理工作不到位。要想確保城市發(fā)展有成效，需要就現(xiàn)有問題進(jìn)行深度剖析，以便找出創(chuàng)新策略。待問題一一解決后，城市各項(xiàng)發(fā)展工作就能步入正軌[2]。一方面，資源消耗減少，人與自然和諧相處。另一方面，發(fā)展步伐加快，從而為人們提供最舒適的工作生活環(huán)境。

3 城建檔案管理工作的創(chuàng)新策略

1）培養(yǎng)管理意識(shí)。為了讓城市發(fā)展再上一個(gè)臺(tái)階，檔案管理部門應(yīng)重視管理意識(shí)的培養(yǎng)。培養(yǎng)工作并非一朝一夕之事，應(yīng)制定詳細(xì)的計(jì)劃，并讓計(jì)劃落實(shí)落地。首先，舉辦培訓(xùn)活動(dòng)。通過開展專題講座，糾正全員的錯(cuò)誤看法。待正確意識(shí)形成后，檔案人員就會(huì)反思工作。其次，營造創(chuàng)新環(huán)境。除了要懸掛橫幅標(biāo)語外，還要在溝通群中推送信息。在持續(xù)宣傳下，促進(jìn)創(chuàng)新意識(shí)的形成。再次，開展管理實(shí)踐。普及知識(shí)固然重要，更重要的是應(yīng)用。檔案部門要精心設(shè)計(jì)和組織實(shí)踐活動(dòng)，以此提高人員的創(chuàng)新能力。最后，堅(jiān)持例行檢查。觀察檔案人員的日常表現(xiàn)，從中找出問題，并進(jìn)行糾正。一段時(shí)間后，檔案人員行為就會(huì)更加規(guī)范，管理效果自然有保證。

2）完善管理制度。管理制度是檔案管理體系不可缺少的一部分，只有提高其指導(dǎo)性，方能確保創(chuàng)新活力[3]。首先，明確管理職責(zé)。在以前，職責(zé)存在交叉，導(dǎo)致推諉事件發(fā)生。在現(xiàn)在，要對(duì)這些交叉點(diǎn)進(jìn)行處理，以實(shí)現(xiàn)專崗專職。其次，優(yōu)化管理流程。工作流程越科學(xué)，管理效果就越好。一方面，檔案部門要深入分析典型案例，從中汲取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。另一方面，部門領(lǐng)導(dǎo)要下沉到一線，傾聽廣大員工的心聲。結(jié)合兩方面內(nèi)容，制定優(yōu)化策略。在實(shí)踐中，時(shí)刻關(guān)注流程運(yùn)行狀況，如發(fā)現(xiàn)不和諧之處，要立刻進(jìn)行調(diào)整。最后，完善監(jiān)督體系。挑選精兵強(qiáng)將，成立監(jiān)督隊(duì)伍。采取檢查和抽查相結(jié)合的方式，對(duì)檔案管理過程進(jìn)行控制。當(dāng)遇到違規(guī)操作時(shí)，要立刻中止，并責(zé)令其改正。在部門例會(huì)上，組織深度討論，避免問題再次出現(xiàn)。

3）增加管理設(shè)備。檔案管理部門要拓展資金渠道，以籌措設(shè)備采購資金。譬如，推行PPP模式，吸納企業(yè)資金，過程見圖1。提供豐厚條件，吸納社會(huì)資金。待資金充足后，著手制定計(jì)劃。在采購過程中，嚴(yán)格按計(jì)劃執(zhí)行，這樣才能買到價(jià)格優(yōu)、質(zhì)量硬的設(shè)備。在設(shè)備安裝完畢后，要做好兩件事。一要安排人員負(fù)責(zé)維護(hù)，讓設(shè)備始終保持在健康狀態(tài)。二要制定使用要求，以此提高城建檔案的安全性。

圖1 PPP模式

4）提高人員能力。檔案管理部門要認(rèn)識(shí)到人員的重要性，并推進(jìn)培訓(xùn)工作常態(tài)化。為確保培訓(xùn)質(zhì)量，需要豐富培訓(xùn)內(nèi)容，創(chuàng)新培訓(xùn)方式。內(nèi)容涉及三個(gè)方面，分別是理論知識(shí)、管理技術(shù)、管理經(jīng)驗(yàn)。方式有三種，包括專題講座、參觀學(xué)習(xí)、自主學(xué)習(xí)。每一培訓(xùn)后，都要檢驗(yàn)成果。對(duì)于不合格者，要回爐重造，直至掌握全部內(nèi)容。對(duì)于表現(xiàn)突出者，給予一定獎(jiǎng)勵(lì)，并將其樹立成榜樣。

4 總結(jié)

在新時(shí)期下，城建檔案管理弊端日漸突出，如何有效解決成為需要思考的課題。筆者認(rèn)為應(yīng)從四方面入手改善：第一，培養(yǎng)管理意識(shí)，夯實(shí)創(chuàng)新基礎(chǔ)。第二，完善管理制度，規(guī)范創(chuàng)新行為。第三，增加管理設(shè)備，提高創(chuàng)新效率。第四，提高人員能力，確保創(chuàng)新質(zhì)量。在多措并舉下，推動(dòng)城建檔案管理事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。