淺談醫(yī)院檔案管理中的利用和保密

郭立娟

淺談醫(yī)院檔案管理中的利用和保密

郭立娟

醫(yī)院的發(fā)展離不開醫(yī)教研工作，也離不開檔案工作的支持和配合，隨著社會的發(fā)展，檔案資源的巨大社會價值逐漸被公眾所知曉，為醫(yī)院各科室所接受，檔案在醫(yī)院日常的工作中利用率越來越高。提供利用是檔案工作最普通的工作，但在醫(yī)院的各類檔案中有些醫(yī)療數(shù)據(jù)、科研資料、合同協(xié)議、會議記錄等內(nèi)容都不便在利用中公開，所以在檔案查閱利用過程中保密工作至關(guān)重要，保密工作做的好與壞直接與醫(yī)院發(fā)展有著根本的經(jīng)濟利益的關(guān)系，檔案在利用過程中的安全保密工作也與檔案管理人員的責(zé)任心和素質(zhì)緊密相關(guān)。

1 確保醫(yī)院檔案的安全利用

醫(yī)院的綜合檔案室包括財會檔案、文書檔案、照片檔案、基建檔案、還有職工過世檔案(個人檔案)等檔案，是醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、藥劑等各項活動的反應(yīng)，檔案資源是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)各種決策的最原始、最有力的證據(jù)。檔案管理工作最終的目的是有效地為醫(yī)院的發(fā)展提供利用檔案信息，醫(yī)院檔案部門依據(jù)本單位的實際情況，應(yīng)當(dāng)按照國家秘密具體范圍的規(guī)定劃分，并提前做好開放利用前的審查工作，檔案部門根據(jù)檔案的密級程度做好檔案的保管利用工作。利用前一定要經(jīng)過指定領(lǐng)導(dǎo)審批，并做好檔案借閱簽字手續(xù)，對涉密檔案，在查閱利用過程中一定要做好監(jiān)管工作，對利用過的檔案仔細(xì)地進(jìn)行逐頁審核，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時處理，如發(fā)現(xiàn)損壞應(yīng)及時上報領(lǐng)導(dǎo)，及時補救。對醫(yī)院機密檔案，重要的、密級高的檔案進(jìn)行原始檔案有序的管理，保護(hù)原始檔案信息的安全，應(yīng)采取檔案文件電子上傳和紙質(zhì)文件同時歸檔，必要的應(yīng)做好備份副本檔案，確保重要的檔案在任何情況下萬無一失，得到妥善保管，并放置在具有良好安全防護(hù)設(shè)施的專門保管重要檔案的保密庫房中，采取保密措施，實行單獨妥善保管，并有專人保管，嚴(yán)禁閑雜人員出入。實踐證明，檔案庫房的科學(xué)管理，是做好涉密檔案利用的最基本保障。

2 做好醫(yī)院檔案的保密工作

如何做好醫(yī)院檔案管理的保密工作，檔案工作人員都應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)《保密法》和《檔案法》，并認(rèn)真研究貫徹和落實，一定要做好借閱登記手續(xù)，完善檔案保密管理制度，是保證檔案安全保密工作的前提。通常在檔案部門接收檔案過程中，應(yīng)根據(jù)檔案密級標(biāo)準(zhǔn)，對重要的、密級高的檔案進(jìn)行劃分，并劃上密級標(biāo)號，已警醒檔案管理人員和利用者時刻知道自己所接觸的檔案有商業(yè)機密，機密檔案不可以調(diào)離檔案部門傳閱，更不可以外借，不準(zhǔn)違反保密規(guī)定，不準(zhǔn)在公共場合談?wù)搰业拿孛?。在工作中一定要依法工作，?zhí)法必嚴(yán)，違法一定要依法追究刑事責(zé)任，齊心協(xié)力地做好檔案保密工作和鑒定工作，通過學(xué)習(xí)《保密法》和《檔案法》及嚴(yán)格的檔案管理制度進(jìn)行約束和要求利用者們的言行，達(dá)到檔案的保密目的。這也是新時期每一個檔案工作者的職責(zé)。

檔案管理人員肩負(fù)著檔案保密的重任，檔案人員素質(zhì)的高低直接決定影響檔案保密工作好與壞，首先，檔案工作人員應(yīng)具備較高的政治素質(zhì)，時刻想著國家的利益高于一切，具有很強的責(zé)任心、事業(yè)心及保管好和利用好涉密檔案的能力，捍衛(wèi)和保守國家機密是每個檔案人的職責(zé)和神圣義務(wù)，立場堅定、作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)是每個檔案人員做好保密工作的保證。

3 做好醫(yī)院檔案利用和保密的關(guān)系

如何做好醫(yī)院檔案的利用和保密工作，在查閱過程中，既要積極提供利用，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有力數(shù)據(jù)，又要防范失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生，因此，如何處理好利用和保密兩者的關(guān)系至關(guān)重要，二者是密不可分，決不可偏頗一方。

3.1 保管檔案的最終目的就是為醫(yī)院提供利用 檔案管理工作的目的就是為利用者提供有效利用，為醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、藥劑、科研等諸多工作提供有效保證，檔案工作者應(yīng)做到，在國家政策法規(guī)允許的情況下，在保證國家、醫(yī)院、個人利益的不受損害的情況下，公開一切可以開放的檔案，最大程度的滿足醫(yī)院醫(yī)療部門及各職能科室等部門對檔案資源的需求，實行“保、放”相結(jié)合的做法，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案資源的潛能。檔案工作人員要解放思想，不要堅守舊的傳統(tǒng)的保密觀念，使一些應(yīng)該被利用的檔案信息得不到充分利用，造成檔案的無端浪費，使單位領(lǐng)導(dǎo)不能及時全面地了解情況，給單位造成不必要的損失，檔案就失去它的作用，檔案管理人員的工作價值也難以體現(xiàn)。對一些鑒定不準(zhǔn)的檔案，應(yīng)該報請上級檔案部門協(xié)助鑒定，以保證檔案利用工作的順利進(jìn)行。

3.2 大力宣傳《檔案法》、《保密法》 在醫(yī)院全面宣傳《檔案法》和《保密法》，對檔案的提供者和利用者的宣傳和形勢教育更是不可缺少的一課，領(lǐng)導(dǎo)重視很重要，讓員工了解檔案工作，了解檔案內(nèi)容，了解保密條款，提高他們的法律法規(guī)和保密意識，自覺的按法律法規(guī)的要求去做，在每次利用檔案信息的同時，自覺維護(hù)黨和國家集體和個人的利益，依法工作，確保涉密檔案的安全完整。

4 加強對計算機和網(wǎng)絡(luò)的管理

隨著社會的發(fā)展，各單位檔案部門數(shù)字化軟件管理檔案已經(jīng)廣泛運用，機算計、網(wǎng)絡(luò)的運用也出現(xiàn)了檔案涉密現(xiàn)象，有的檔案管理人員保密意識不強，用涉密信息的計算機上網(wǎng)查資料等，或隨便給他人使用，難免出現(xiàn)檔案機密的泄露。所以，檔案管理部門要加大檔案防范意識，加大檢查力度，加強對涉密計算機的管理，使各項保密規(guī)章制度落實到位，各個環(huán)節(jié)都要小心應(yīng)對，檔案管理人員要增強責(zé)任心，避免在利用這個環(huán)節(jié)上出現(xiàn)任何泄密事件。

5 加強檔案管理人員的職責(zé)

切實維護(hù)檔案的安全和完整是每個檔案工作者的責(zé)任，也是檔案工作的基本任務(wù)，檔案工作的最終目的就是安全地利用，確保檔案的安全完整，最大限度地防止檔案的破損。檔案管理人員要具備較強的責(zé)任心和事業(yè)心，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案工作的法律法規(guī)，兢兢業(yè)業(yè)為黨工作，時刻想著黨的利益高于一切，為檔案事業(yè)順利發(fā)展保駕護(hù)航，確保檔案的安全完整。

6 進(jìn)一步做好檔案密級的調(diào)整工作

檔案密級的劃分也是檔案工作的重要一部分，根據(jù)貫徹《保密法》及上級檔案館關(guān)于檔案密級劃分標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)本單位的實際情況，一律按機密標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃分，做到有法必依，依法做事，絕不含糊。主動接受上級保密部門對檔案調(diào)密工作的指導(dǎo)監(jiān)督，踏踏實實地做好本單位的涉密檔案調(diào)密工作，清楚地劃分出哪些是絕密檔案，在一定時間內(nèi)，只限利用對象是極少數(shù)人，哪些涉密檔案限制在一定范圍內(nèi)，哪些檔案可以公開利用，清楚地劃分密和非密的界限，做到在工作中不糊涂，不左右搖擺，為進(jìn)一步做好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化涉密檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

130021長春中醫(yī)藥大學(xué)附屬醫(yī)院