提高型號會議效率研究與探索

劉博龍、張賀、楊照 /中國運載火箭技術研究院

在黨中央、國務院、中央軍委的親切關懷和正確領導下，我國航天事業(yè)蓬勃發(fā)展，作為建設航天強國的主力軍，中國運載火箭技術研究院承擔的國家重大工程任務呈快速增長態(tài)勢。由于研究院涉及的型號多、專業(yè)多、接口多，通過組織會議來開展技術協(xié)調、計劃協(xié)調和質量評審的情況比較普遍，為進一步提升組織工作效率，科學統(tǒng)籌安排和高效組織型號會議，開展了本次調查研究工作。

筆者通過調研和走訪發(fā)現(xiàn)，一段時間以來為按時保質完成國家重大工程任務，研究院員工的工作強度越來越大、工作時間越來越長，其中“會?！币咽菈涸趩T工身上的一項沉重負擔，“白天開會、晚上干活”成為一些員工的日常工作狀態(tài)。盡管“十八大”以來會風明顯轉變，研究院行政會議已得到有效精簡，但技術協(xié)調、計劃協(xié)調、質量評審等大量的型號會議并未有效控制，型號會議多、效率低的問題仍困擾著研究院員工，甚至影響了員工的工作精力和熱情。

一、總體策劃思路

針對型號會議多、效率低的問題，以提高效率、釋放人員精力為目標，分為以下4 個階段開展專題研究工作。

一是問題調研階段。設計調查問卷，選取研究院內的典型單位和部門開展問卷調查和座談交流，對調查結果進行統(tǒng)計。

二是問題定位階段。根據(jù)統(tǒng)計結果明確需要解決的問題，剖析問題背后的原因。

三是制定措施階段。制定整改措施，明確整改落實時間和完成形式。

四是效果檢查及持續(xù)改進階段。擇機再次通過問卷調查及調研走訪，了解工作成效，制定持續(xù)改進目標和方案。

二、問題調研

為盡量避免問卷占用員工過多精力，本次調研采取以問卷調查為主，座談交流為輔的形式。

將調查問卷設計為結構式，即80%的問題為選擇題，20%為開放式簡答題。為使問卷具備整體感和邏輯性，在選擇題設計時選取“型號會議在員工工作中占用時間是否較多”“型號會議超時情況”“型號會議陪會情況”這3 個維度，每個維度設計3 ～4 個問題層層遞進，逐步引導被調查者思考，激發(fā)參與熱情。填寫完選擇題后，被調查者對問題已有了深入思考，這時通過簡答題中直接詢問型號會議存在的主要問題是什么、出現(xiàn)此類問題的原因是什么以及解決問題的建議，爭取被調查者能夠給出更加積極的回答。

問卷設計完成后，在研究院本級相關部門和院屬有關單位員工中隨機抽樣，發(fā)放調查問卷918 份，收回799 份，有效問卷772 份，有效率為96.6%，調查結果有效。問卷收發(fā)情況見圖1。通過對問卷調查結果進行統(tǒng)計，結果如下。

1.型號會議數(shù)量多

76.8%的被調查人員認為目前型號會議占用工作時間多，會議占用日常工作時間排名依次為：技術協(xié)調類會議、計劃協(xié)調類會議、質量評審類會議、復查匯報類會議，如圖2 所示。

2.型號會議超時情況多

69.4%的被調查人員認為型號會議經(jīng)常超時，存在超時現(xiàn)象較多的會議類別依次為：技術協(xié)調類、計劃協(xié)調類和質量評審類，如圖3 所示。

圖1 調查問卷收發(fā)情況統(tǒng)計表

圖2 會議數(shù)量統(tǒng)計圖

圖3 會議超時情況統(tǒng)計圖

3.型號會議陪會現(xiàn)象普遍

77.9%的被調查者認為目前型號會議陪會情況較多，其中陪會現(xiàn)象較為普遍的會議類別依次為：技術協(xié)調類、計劃協(xié)調類、復查匯報類、質量審查類，如圖4所示。

4.型號會議解決問題的效果不佳

62.5%的被調查者認為會議解決問題的效果不佳，包括計劃協(xié)調類、技術協(xié)調類，如圖5 所示。

問卷調查結束后，多次組織員工專題座談交流，交流中員工反饋的情況與問卷調查結果基本一致。

三、原因分析

研究院所從事的工作呈現(xiàn)復雜巨系統(tǒng)特征，涉及專業(yè)眾多、內外部接口復雜；研究院作為型號總體院，處于型號研制中樞位置，涉及協(xié)調工作量巨大，日常普遍存在各類技術、計劃協(xié)調事宜；加之受限于保密原因，許多高效便捷的大眾化信息通信手段無法直接應用。鑒于此，開會成為當前型號集中解決問題和推動工作的主要手段。

通過調研發(fā)現(xiàn)，諸如會議多、會議超時、陪會普遍、解決問題效果不佳等問題已影響到許多員工的工作效率和工作熱情。通過對問卷進行統(tǒng)計分析，員工反饋造成這些問題的主要原因包括會議準備不充分、開會目的不明確、參會人員不了解情況且不能做主、主持人控制會議節(jié)奏的能力不強、待辦事項缺乏閉環(huán)管理、待辦事項不明確等，如圖6 所示。

1.技術協(xié)調類、計劃協(xié)調類會議問題分析

本輪調研反應的突出問題集中在技術協(xié)調會和計劃協(xié)調會中，包括會議數(shù)量多、會議超時、陪會現(xiàn)象普遍及計劃協(xié)調會效果不佳。究其原因主要有以下幾個方面：

（1）會議召開的程序缺少標準和規(guī)范，會議效率和解決問題實效性往往取決于會議組織者和主持人的經(jīng)驗及能力。

（2）參會人員不敢定事兒、相關單位不主動擔責，導致無效的推諉、扯皮。

（3）會議材料及相關要求未提前與參會人員溝通，導致會上大量時間用來熟悉會議內容，解決問題效率低。

（4）會議待辦事項缺乏閉環(huán)管理，導致會議定下的結論無進展，重復開會。

圖4 陪會情況統(tǒng)計圖

圖5 會議解決問題情況統(tǒng)計圖

圖6 會議問題產(chǎn)生原因統(tǒng)計圖

（5）參會人員級別、范圍、數(shù)量會前未做明確要求，為保證會議要求傳達或確保問題全面協(xié)調，會議組織者往往要求所有可能涉及的單位或部門參會，參會單位或部門往往又要求可能涉及的人員全部到場且全程參與，導致陪會。

2.質量評審類和復查匯報類會議問題分析

質量評審類和復查匯報類會議的問題集中表現(xiàn)在會議數(shù)量多、陪會現(xiàn)象普遍。究其原因主要有以下幾個方面：

（1）對復查的意義、定位和范疇在思想認識上存在偏差，表現(xiàn)在3 個方面：一是本應在規(guī)定節(jié)點、規(guī)定程序前完成的工作沒有做踏實，事后通過復查去補；二是很多復查看似全面，實則泛泛，針對性和重點不突出，反映出制定復查工作策劃時，型號、部門、單位對風險、薄弱環(huán)節(jié)的細致識別下的功夫不夠，存在“識別不出來就全查”的風氣；三是復查形式單調，通過會議聽取匯報的形式推動工作的情況普遍。

（2）會議報告越來越厚，會上讀報告的時間長，與會專家未提前審閱，現(xiàn)場消化需要較長時間，導致會議效率低下。

（3）在復查要求空泛的前提下，會議報告聚焦不夠，雖面面俱到，但對產(chǎn)品質量保證真正關注的風險分析與闡述不細不深，真正需要深究的關鍵環(huán)節(jié)控制與落實結果被沖淡。

（4）復查匯報類會議行政色彩較濃，究其原因，是逐級負責的機制還未壓實，一方面是一線設計員向領導直接反映問題與風險的氛圍與機制尚未得到充分的鼓勵，導致效率不高；二是個別領導對產(chǎn)品、技術、質量工作落實情況不清楚，會前未能充分了解有關情況,存在“事事找設計、件件問一線”的情況。

復查匯報類會議行政色彩較濃，究其原因，是逐級負責的機制還未壓實，一方面是一線設計員向領導直接反映問題與風險的氛圍與機制尚未得到充分的鼓勵，導致效率不高；二是個別領導對產(chǎn)品、技術、質量工作落實情況不清楚，會前未能充分了解有關情況,存在“事事找設計、件件問一線”的情況。

（5）出廠評審類會議為減少遺漏會議信息或為確?；卮痤I導問題，會議組織者和參會單位部門都會要求可能涉及的人員全部到場且全程參與，導致陪會。

四、措施與建議

1.利用信息化手段，提高溝通協(xié)調效率

建立基于涉密局域網(wǎng)環(huán)境的即時通訊平臺，提高溝通協(xié)調效率，引入先進的項目管理工具，實現(xiàn)任務計劃進展情況實時反饋，優(yōu)化臨時會議申請審批流程，緩解會議室資源緊張局面等。

2.規(guī)范技術協(xié)調流程，形成管理辦法

針對技術協(xié)調會議超時和陪會情況較多問題，以精細化流程管理為抓手，規(guī)范技術協(xié)調流程并形成管理規(guī)范，有效提高技術協(xié)調效率，鼓勵采取會議以外的多種方式開展技術協(xié)調，從源頭減少型號技術協(xié)調會。

3.規(guī)范計劃協(xié)調流程，形成管理辦法

針對計劃協(xié)調會議超時和陪會情況較多問題，參考借鑒好的經(jīng)驗或委托型號隊伍，統(tǒng)一型號計劃協(xié)調管理標準和規(guī)范，細化流程、制定管理辦法、形成模板，理順計劃協(xié)調職責、流程并形成規(guī)范。

4.策劃差異化質量管控流程

針對質量評審和復查匯報類會議占用工作時間較多的問題，首先，優(yōu)化產(chǎn)品驗收評審，具體措施包括型號試點實施減少驗收評審項目、預驗收和評審合二為一、改評審會為在線函審、改進質量信息管理系統(tǒng)，提高產(chǎn)品生產(chǎn)質量報告編寫效率等；其次，優(yōu)化復查匯報程序，具體措施包括完善復查標準要求、簡化復查流程、嚴格產(chǎn)品放行把關、豐富把關形式（可型號試點推進）等，進一步提高質量管理效率，優(yōu)化完善產(chǎn)品保證模式、推動質量保證轉型升級，進一步強化技術責任與質量保證責任的壓準壓實。