信息化管理在消化內(nèi)鏡耗材中的應(yīng)用效果評價

王 怡 王 皓 閔 寒

蘇州市立醫(yī)院 江蘇 蘇州215001

引言

近年來,醫(yī)用耗材行業(yè)迅速發(fā)展,水平不斷提升,在滿足人民群眾健康需求,推進健康中國等方面發(fā)揮了積極作用。但與此同時,醫(yī)院在對醫(yī)用耗材的管理工作中也暴露了諸多問題,主要體現(xiàn)為落后的管理方式讓醫(yī)院難以對醫(yī)用耗材實現(xiàn)全流程的規(guī)范化管理,耗材消耗損耗率居高不下,造成了醫(yī)療資源的極大浪費,也給醫(yī)院運行增加了不必要的成本。如何有效地管控耗材支出,降低醫(yī)療成本,提高醫(yī)療質(zhì)量和醫(yī)療服務(wù)水平,是各級政府部門和醫(yī)療衛(wèi)生單位亟待解決的 重點和難點問題[1]。如今,信息技術(shù)高速發(fā)展,在精細化管理的要求下,如何利用信息技術(shù)對醫(yī)用耗材實行全流程管理成為了醫(yī)院管理的重要手段,本文的研究希望利用信息技術(shù),通過整合信息流,以消化內(nèi)鏡耗材的條形碼為載體,構(gòu)建出消化內(nèi)鏡耗材的閉環(huán)管理模式,實現(xiàn)消化內(nèi)鏡耗材的精細化管理,降低醫(yī)院運行成本。

1 材料和方法

1.1 研究對象 選取2017年11月1日-2020年7月31日消化內(nèi)鏡檢查中的9種常用耗材消耗數(shù)據(jù),以啟用信息系統(tǒng)為節(jié)點,按照時間分為兩組,分別采用傳統(tǒng)的手工記賬法和信息化的電子管理記賬方法,采用前后對照研究的方法,比較信息管理前后兩組間損耗率及管理時間的差異。

1.2 方法

1.2.2 信息管理法

1.2.2.1 流程構(gòu)建 消化內(nèi)鏡科室引入消耗內(nèi)鏡信息系統(tǒng),利用耗材的條形碼對消化內(nèi)鏡耗材進行全流程管理。按照國家規(guī)定,耗材出廠時都擁有自身的條形碼,因此,耗材在進行流轉(zhuǎn)時,條形碼是用于確認耗材處在流程中的哪一個環(huán)節(jié)。一級庫房在進行耗材入庫出庫時,科室二級庫房在使用耗材時,都通過掃瞄條形碼在系統(tǒng)中留下痕跡,同時,耗材管理信息系統(tǒng)與醫(yī)院HIS對接,通過條形碼實現(xiàn)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通。另外,患者的報告單上也會貼上已用耗材對應(yīng)的條形碼,便于日后的追溯管理。流程如圖1所示。

圖1 耗材信息流

1.2.2.2 出入庫管理 利用信息技術(shù)手段,定制了對消化內(nèi)鏡室的耗材的管理功能,將消耗內(nèi)鏡信息系統(tǒng)二級庫房入庫時,需錄入耗材名稱及數(shù)量,并掃碼錄入耗材對于的條形碼,科室在消耗耗材時,從消化內(nèi)鏡信息系統(tǒng)中可看到入庫的耗材信息及庫存數(shù)量。

1.2.2.3 使用管理 消化內(nèi)鏡信息系統(tǒng)與醫(yī)院HIS進行了對接,在進行消化內(nèi)鏡檢查開始前,消化內(nèi)鏡信息系統(tǒng)從HIS中調(diào)取患者的基本信息(姓名、性別、年齡等),當(dāng)檢查中發(fā)現(xiàn)患者需使用耗材,只需用掃碼槍掃一下耗材編碼,在對應(yīng)的彈出輸入框中就會顯示耗材的編碼,確認后,耗材信息將記錄在該患者的檢查過程記錄表中,與檢查中的病理活檢部位信息相對應(yīng)(如圖2所示)。最終還會生成在患者檢查報告的左下角,如圖3所示。

1.2.2.4 盤點考核管理 在傳統(tǒng)的科室耗材管理工作中,盤點是最費人力和時間的事情,由于是人工統(tǒng)計,差錯的出現(xiàn)在所難免,于是經(jīng)常會出現(xiàn)領(lǐng)不抵用或剩不見影等現(xiàn)象。信息化耗材管理方式的施行,使得科室對耗材管理有了更清晰全面的視角。在系統(tǒng)中可以生成使用統(tǒng)計報表,可按日、月、年進行匯總,便于醫(yī)院按照績效考核管理辦法,對科室進行考核。

1.2.2.5 追溯管理 全流程使用耗材的唯一條形碼作為主鍵字段,一級庫房入庫出庫,二級庫房入庫出庫,在內(nèi)鏡檢查過程使用消耗均以掃碼二維碼為準。同時,耗材包裝上的條形碼包含了耗材的名稱、型號、廠家、批號等信息,使用時會與患者進行關(guān)聯(lián)綁定,若有病理活檢信息,還將耗材信息與活檢標本信息及病理報告相關(guān)聯(lián),并在報告單中顯示。當(dāng)需要進行溯源查詢時,只需知道患者的姓名或住院號等基本信息或者耗材的名稱等信息即可在系統(tǒng)中將該耗材入庫出庫消耗等全流程中的相關(guān)使用情況調(diào)取出來,大大提高了工作的效率,也使得醫(yī)療質(zhì)量與安全得到了有力的保障。

圖2 內(nèi)鏡系統(tǒng)中耗材使用信息記錄

圖3 耗材編碼在檢查報告中的體現(xiàn)

1.3 統(tǒng)計學(xué)方法本文結(jié)果采用SPSS16.0 統(tǒng)計軟件檢驗分析,計量資料用均數(shù)±標準差(x±s)表示。均數(shù)的比較采用t檢驗,率的比較采用χ2檢驗。以p＜0.05為差異有統(tǒng)計學(xué)意義。

2 結(jié)果

2.1 耗材消耗統(tǒng)計損耗率 通過前后兩組的比較可得出:與傳統(tǒng)模式組相比,信息管理組的耗材損耗數(shù)、耗材損耗率明顯下降,其中高頻切開刀、一次性取石球囊2種耗材的差異無統(tǒng)計學(xué)意義(P＞0.05),其余7種耗材的差異有統(tǒng)計學(xué)意義(p＜0.05),見表1。

表1 消耗內(nèi)鏡耗材使用情況統(tǒng)計表

2.2 平均統(tǒng)計管理耗時 傳統(tǒng)的管理模式下,耗材的申領(lǐng)、消耗都在紙質(zhì)登記簿中,科室自己領(lǐng)用了多少,消耗了多少,用在哪位患者身上,都需要手工完成統(tǒng)計。經(jīng)測算,按月統(tǒng)計本文中9種耗材的申領(lǐng)、消耗、與患者匹配、核算工作通常需要2個小時以上。平均統(tǒng)計每種耗材花費15分鐘左右。相比之下,使用系統(tǒng)進行耗材的信息化管理后,統(tǒng)計花費總時長縮短至5分鐘以內(nèi)。

3 結(jié)論

我院利用信息技術(shù)手段,試點施行了對消化內(nèi)鏡醫(yī)療耗材的閉環(huán)管理?？剖沂褂眯畔⑾到y(tǒng)后,耗材管理分成了數(shù)據(jù)流和實物流兩條流程,在電腦端實現(xiàn)數(shù)據(jù)流的運行;實物的流轉(zhuǎn),以條形碼為主線,在報告單等位置貼上對應(yīng)的條形碼,通過耗材的條形碼,實現(xiàn)耗材的入、出、消、損、追全流程信息化管理。保障了醫(yī)療服務(wù)的質(zhì)量和安全,對提高醫(yī)院的管理水平有重要意義。

研究可以看出,傳統(tǒng)的管理模式下,科室自己領(lǐng)用了多少,只有手工管理消耗數(shù)據(jù),需要手工完成統(tǒng)計大量數(shù)據(jù),還不能確保數(shù)據(jù)準確[3]。從表中可以看出,利用信息系統(tǒng)進行耗材管理后,各種耗材的損耗率較傳統(tǒng)模式均有下降。其中高頻切開刀和一次性取石球囊在使用系統(tǒng)前損耗就較小,在使用系統(tǒng)后,損耗下降的空間有限,而其余7種耗材則損害下降明顯。同時,耗材的統(tǒng)計管理耗時有明顯下降。首先,科室入庫出庫時,無需再手動記錄或輸入耗材的名稱編號等信息,只需掃描即可。其次,在給患者進行檢查中發(fā)現(xiàn)需使用耗材時,醫(yī)師可以在消耗內(nèi)鏡信息系統(tǒng)中快速選取所需耗材,系統(tǒng)會及時對耗材的使用記錄,若發(fā)生有損耗,亦以耗材的條形碼記錄在系統(tǒng)中。同時,由于與HIS進行了對接,消耗內(nèi)鏡信息系統(tǒng)中的耗材使用記錄與HIS中生成的計費記錄一一對應(yīng)關(guān)聯(lián),保證耗材使用的時間、使用對象、使用原因和生成費用等信息真實可靠。另外,患者繳費后,也能將手中報告單上的耗材信息與發(fā)票上的繳費項目清楚地核對是否一致。因此,消耗內(nèi)鏡信息系統(tǒng)的使用避免了手工記錄輸入產(chǎn)生錯誤的可能性,同時免去了手寫記錄或在系統(tǒng)中輸入耗材名稱所需的時間,大大縮短了月報時的耗材統(tǒng)計耗時,既對醫(yī)療安全起到了保障監(jiān)督作用,又提高了醫(yī)護人員的工作效率。最后,從醫(yī)院角度看,由于消耗內(nèi)鏡信息系統(tǒng)的使用,科室內(nèi)部也自覺加強了耗材使用的管控,每一筆耗材的流向都清清楚楚,不再出現(xiàn)領(lǐng)不抵用或剩不見影現(xiàn)象,有效降低了科室的支出成本,提高了科室對耗材的管理能力。

在本研究的過程中,也發(fā)現(xiàn)了些許不足之處。第一,一級庫房缺少互聯(lián)互通的信息系統(tǒng)。醫(yī)院SPD 系統(tǒng)正在建設(shè)中,若能把消耗內(nèi)鏡信息系統(tǒng)與醫(yī)院SPD系統(tǒng)進行對接,實現(xiàn)耗材目錄的同步,則可使二級庫房的醫(yī)護人員免于在內(nèi)鏡信息系統(tǒng)中錄入耗材。二級庫房發(fā)起申領(lǐng)需求,由一級庫房進行調(diào)配,科室二級庫房信息自動更新,如此一來,醫(yī)院主要負責(zé)監(jiān)管以及與SPD 服務(wù)公司進行賬務(wù)核對工作,節(jié)省了大量的管理成本[4],整體的運行效率更高,人工出錯的機會更少。另外,在對醫(yī)用耗材進行保管時,應(yīng)建立相關(guān)的管理制度,對入庫的產(chǎn)品進行嚴格質(zhì)量把關(guān),也要建立相關(guān)的預(yù)警機制,推進管理工作的開展[5]。第二,低值耗材不能精準到唯一。由于低值耗材出廠時條形碼為一批次一個碼,在錄入和消耗時,由于一個碼可對多個耗材,因此從圖表中也能看出,在實際工作中仍存在損耗。第三,信息系統(tǒng)仍不完善。在統(tǒng)計月報表時,數(shù)據(jù)報表內(nèi)容不夠豐富,距離精細化管理還有差距。第四,科室內(nèi)部需加強培訓(xùn)。提高科室醫(yī)護人員的管理意識,集體意識,樹立主人翁精神,齊心協(xié)力做好科室內(nèi)耗材管理工作。

醫(yī)療耗材管理是醫(yī)院管理中的重要內(nèi)容,利用信息技術(shù)加強對醫(yī)療耗材的管理,對提高工作效率,降低醫(yī)療成本,保障醫(yī)療質(zhì)量和安全具有重要意義。也有利于醫(yī)院管理者更清晰直觀地了解科室耗材的管理現(xiàn)狀,根據(jù)系統(tǒng)生成的報表,開展針對性分析討論、提出科學(xué)地決策,使醫(yī)院管理水平上一個新的臺階。