人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)評價(jià)指標(biāo)體系構(gòu)建研究

郭 萍

2014 年6 月，中組部在《關(guān)于進(jìn)一步從嚴(yán)管理干部檔案的通知》中提出，要從嚴(yán)加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，努力建設(shè)一支愛崗敬業(yè)、默默奉獻(xiàn)、富有“安、專、迷”精神的人事檔案管理隊(duì)伍[1]。2018 年11 月，中共中央辦公廳發(fā)布了《干部人事檔案工作條例》，指出要配齊配強(qiáng)人事檔案工作力量，選配政治素質(zhì)好、專業(yè)能力強(qiáng)、作風(fēng)正派的中共黨員從事人事檔案工作，組織人事部門及人事檔案工作機(jī)構(gòu)需定期對人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析與研究，加強(qiáng)人事檔案資源的科學(xué)化管理[2]。人事檔案管理的效率和質(zhì)量很大程度上受到其管理隊(duì)伍的素質(zhì)制約，因此建設(shè)一支業(yè)務(wù)精湛、素質(zhì)優(yōu)良、與時(shí)俱進(jìn)、德才兼?zhèn)涞娜耸聶n案管理隊(duì)伍勢在必行。

國內(nèi)學(xué)者對人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的研究較多，例如，李仲月認(rèn)為要從加大宣傳力度爭取領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的支持，建立獎懲和激勵(lì)機(jī)制等方面穩(wěn)定人事檔案隊(duì)伍[3]；張林英認(rèn)為要從提高檔案工作人員的思想政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)理論素質(zhì)和科學(xué)文化素質(zhì)三方面全面提高人事檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)[4]；張亞玲等認(rèn)為要從嚴(yán)把入口關(guān)，加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)和思想教育，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和制定獎懲政策方面加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)[5]。綜上，盡管國內(nèi)對于人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)有了一定的研究，但是目前的研究主要集中在加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)的定性分析上，且分析不夠深入，缺乏對人事檔案隊(duì)伍建設(shè)深入定量分析研究。

基于此，本文擬通過層次分析法量化評價(jià)指標(biāo)，定量與定性分析相結(jié)合，構(gòu)建較為科學(xué)的人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)評價(jià)體系，希望能為我國人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)起到拋磚引玉的作用。

一、人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)評價(jià)體系的構(gòu)建原則

1.科學(xué)性原則。指標(biāo)體系的構(gòu)建應(yīng)符合人事檔案管理隊(duì)伍的特點(diǎn)，能充分反映人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的目標(biāo)和要求?！蛾P(guān)于進(jìn)一步從嚴(yán)管理干部檔案的通知》中明確指出，干部檔案工作隊(duì)伍建設(shè)要從入口嚴(yán)把、加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和關(guān)心干部檔案工作人員等方面入手?！陡刹咳耸聶n案工作條例》在管理體制和職責(zé)中指出，要配齊配強(qiáng)工作力量、強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)和加強(qiáng)激勵(lì)保障，注重培養(yǎng)使用表現(xiàn)優(yōu)秀的人事檔案工作人員。為此，本研究的評價(jià)指標(biāo)構(gòu)建遵循了上述文件的內(nèi)容和要求。

2.系統(tǒng)性原則。指標(biāo)的確定需要對人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)進(jìn)行全方位系統(tǒng)的考慮，不僅包括人員數(shù)量的要求，還應(yīng)包括管理隊(duì)伍素質(zhì)能力的要求。在隊(duì)伍培養(yǎng)方面，既要考慮培養(yǎng)的目標(biāo)和制度，又要考慮培養(yǎng)方式的多樣化。在激勵(lì)保障層面，不僅要考慮基礎(chǔ)保障和頂層設(shè)計(jì)，還要包括人員的福利待遇等方面。

二、人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)評價(jià)指標(biāo)體系的構(gòu)建

層次分析法是美國學(xué)者T.L.Saaty 在20 世紀(jì)70年代提出的一種系統(tǒng)分析方法。首先，將評價(jià)目標(biāo)分解為不同層次的指標(biāo)，然后對每一層次內(nèi)的指標(biāo)的相對重要程度進(jìn)行兩兩比較，最后計(jì)算各指標(biāo)權(quán)重。這是一種定性與定量相結(jié)合的系統(tǒng)研究方法。

1.評價(jià)指標(biāo)的確定。如上所述，筆者參考了人事檔案相關(guān)文件的內(nèi)容和要求，構(gòu)建了人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)評價(jià)指標(biāo)體系的基本框架，并咨詢了多位人事檔案方面的專家和領(lǐng)導(dǎo)的意見，經(jīng)過多次修訂，最終確定了一個(gè)包含3 個(gè)一級指標(biāo)、9 個(gè)二級指標(biāo)的人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)評價(jià)指標(biāo)體系，詳見表1。

（1）人員配備。《干部人事檔案工作條例》中明確指出各級組織人事部門要負(fù)責(zé)配齊配強(qiáng)人事檔案工作力量[2]。因此，人事檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)首先要按規(guī)定做好人員配備工作，這是做好人事檔案隊(duì)伍建設(shè)的重要前提。筆者將“人員配備”作為人事檔案隊(duì)伍建設(shè)評價(jià)指標(biāo)體系的第一個(gè)一級指標(biāo)，下設(shè)3 個(gè)二級指標(biāo)：人員數(shù)量、準(zhǔn)入制度和引進(jìn)機(jī)制。在人員數(shù)量方面，目前，大部分單位的人事檔案管理人員數(shù)量嚴(yán)重不足，工作人員任務(wù)繁重，只能疲于應(yīng)付，因此評價(jià)內(nèi)容主要是指是否配足干部職數(shù)，即每管理1000 卷檔案應(yīng)當(dāng)配備1 名專職工作人員；在準(zhǔn)入制度方面，評價(jià)內(nèi)容主要指要規(guī)范檔案管理隊(duì)伍的選拔任用，要選拔政治素質(zhì)高、專業(yè)能力強(qiáng)、道德品質(zhì)好、甘于奉獻(xiàn)、嚴(yán)守紀(jì)律的中共黨員從事人事檔案管理工作；對引進(jìn)機(jī)制的評價(jià)指開發(fā)人才引進(jìn)機(jī)制，廣招賢良，避免論資排輩，營造良好的競爭機(jī)制，引進(jìn)熟悉人事檔案專業(yè)和掌握信息化管理知識的復(fù)合型人才，建立良好的人事檔案工作團(tuán)隊(duì)。

（2）人才培養(yǎng)。人事檔案管理工作是一項(xiàng)政策性和專業(yè)性很強(qiáng)的工作。目前，很多人事檔案管理人員都是半路出家，缺乏專業(yè)知識，需要加強(qiáng)繼續(xù)教育，因此人才培養(yǎng)是人事檔案隊(duì)伍成長的重要推動力量。筆者將“人才培養(yǎng)”作為人事檔案隊(duì)伍建設(shè)評價(jià)指標(biāo)體系的第二個(gè)一級指標(biāo)，下設(shè)3 個(gè)二級指標(biāo)：培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)制度、培養(yǎng)方式。對培養(yǎng)目標(biāo)的評價(jià)主要指是否制定科學(xué)的人才培養(yǎng)目標(biāo)，將檔案人才培訓(xùn)列入目標(biāo)管理體系，為適應(yīng)人事檔案的發(fā)展需要，要明確培訓(xùn)目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)從檔案保管員向檔案管理員的轉(zhuǎn)變；在培養(yǎng)制度方面，評價(jià)內(nèi)容主要包括是否制定全面系統(tǒng)的人才培養(yǎng)長期規(guī)劃，建立培訓(xùn)考核機(jī)制等，將檔案人才的培養(yǎng)工作以制度化的形式確定下來；對培養(yǎng)方式的評價(jià)主要指培養(yǎng)方式是否多樣化，包括開展人事檔案專業(yè)學(xué)歷教育和函授教育，崗位培訓(xùn)或“以會代評”，加強(qiáng)人事檔案單位之間的交流學(xué)習(xí)等，提高檔案管理水平。

（3）激勵(lì)保障機(jī)制?？茖W(xué)合理的激勵(lì)保障機(jī)制能夠極大地促進(jìn)人事檔案管理隊(duì)伍綜合能力的提高。筆者將“激勵(lì)保障機(jī)制”作為人事檔案隊(duì)伍建設(shè)評價(jià)指標(biāo)體系的第三個(gè)一級指標(biāo)，下設(shè)3 個(gè)二級指標(biāo)：基礎(chǔ)保障、頂層設(shè)計(jì)、福利待遇。對基礎(chǔ)保障的評價(jià)是指按要求建設(shè)人事檔案庫房，落實(shí)閱檔室、整理室和辦公室三室分開要求，為檔案管理人員提供良好的工作環(huán)境；在頂層設(shè)計(jì)方面的評價(jià)主要指完善分級負(fù)責(zé)、集中管理體制，形成一個(gè)以宏觀指導(dǎo)和原則要求為主，又能細(xì)化責(zé)任分工、強(qiáng)化責(zé)任擔(dān)當(dāng)?shù)墓ぷ餍赂窬諿6]；在福利待遇方面，評價(jià)內(nèi)容主要包括完善職稱、職級的晉升通道，完善表彰獎勵(lì)和榮譽(yù)制度，將工作業(yè)績與薪酬福利等激勵(lì)制度緊密掛鉤，調(diào)動檔案管理人員積極性。

2.構(gòu)建判斷矩陣。采用Saaty 教授的1—9 標(biāo)度法（表2，見下頁）設(shè)計(jì)了人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)指標(biāo)兩兩比較的調(diào)查問卷。邀請了7 位檔案領(lǐng)域的專家和領(lǐng)導(dǎo)填寫調(diào)查問卷，給出指標(biāo)間的相對重要程度，據(jù)此構(gòu)建指標(biāo)的判斷矩陣。其中未通過一致性檢驗(yàn)問卷1 份，共剩6 份有效問卷。通過對6 份有效問卷的梳理，共得到1 個(gè)一級指標(biāo)的判斷矩陣和3 個(gè)二級指標(biāo)的判斷矩陣。判斷矩陣A、A1、A2、A3分別如下。

表2 1—9 標(biāo)度法

3.判斷矩陣權(quán)重計(jì)算和一致性檢驗(yàn)。本文采用幾何平均法計(jì)算指標(biāo)的權(quán)重，判斷矩陣A、A1、A2、A3的權(quán)重計(jì)算結(jié)果詳見表3—6。

表3 判斷矩陣A 權(quán)重計(jì)算結(jié)果

表4 判斷矩陣A1 權(quán)重計(jì)算結(jié)果

表5 判斷矩陣A2 權(quán)重計(jì)算結(jié)果

表6 判斷矩陣A3 權(quán)重計(jì)算結(jié)果

為避免人為因素造成的偏差，需要對每個(gè)判斷矩陣進(jìn)行一致性檢驗(yàn)。首先，計(jì)算判斷矩陣的最大特征根λmax=∑（i=1An（Aw）i/（nwi），其次計(jì)算一次性指標(biāo)CI=（λmax-n）/（n-1），最后得到隨機(jī)一致性比率CR=CI/RI。平均隨機(jī)一致性指標(biāo)RI 見表7。判斷矩陣A、A1、A2、A3的隨機(jī)一致性比率CR 計(jì)算結(jié)果見表3—6，其值均遠(yuǎn)小于0.1，因此說明判斷矩陣A、A1、A2、A3具有一致性。

表7 判斷矩陣的RI 數(shù)值

4.指標(biāo)總權(quán)重計(jì)算與總排序。計(jì)算每個(gè)評價(jià)指標(biāo)的總權(quán)重，并對結(jié)果進(jìn)行總排序，詳見表8。

表8 人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)評價(jià)指標(biāo)權(quán)重和排序

根據(jù)研究結(jié)果可得，激勵(lì)保障機(jī)制在人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)中起到最重要的作用，是評價(jià)人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的核心要素。哈佛大學(xué)詹姆斯教授曾研究指出：“若沒有激勵(lì)，個(gè)人能力只能發(fā)揮20%—30%，若施以激勵(lì)，個(gè)人能力能發(fā)揮到80%?！蓖ㄟ^建立激勵(lì)保障機(jī)制，不僅對檔案工作人員的日常工作行為起到規(guī)范作用，更能有效激發(fā)工作人員潛力，推動人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。在人員配備層面，準(zhǔn)入制度對人員配備的效果影響最大，需要重點(diǎn)關(guān)注。要規(guī)范準(zhǔn)入制度，嚴(yán)把入口關(guān)，選配思想政治素質(zhì)好、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、責(zé)任心強(qiáng)、作風(fēng)正派的中共黨員從事人事檔案管理工作。在人才培養(yǎng)層面，要重點(diǎn)關(guān)注培養(yǎng)制度。在當(dāng)前的人事檔案工作隊(duì)伍中，低學(xué)歷和非檔案專業(yè)工作人員占據(jù)較大比例，已不能適應(yīng)人事檔案的發(fā)展需要，且隨著檔案數(shù)字化的發(fā)展，對工作人員的業(yè)務(wù)能力提出了更高的要求。因此，制定系統(tǒng)的人才培養(yǎng)制度對于人事檔案隊(duì)伍建設(shè)具有非常重要的意義。在激勵(lì)保障機(jī)制層面，福利待遇的影響最大，需要重點(diǎn)關(guān)注。要將工作業(yè)績與職位晉升、職稱評聘、工資獎金等福利待遇掛鉤，為其提供良好的發(fā)展空間，充分調(diào)動積極性，加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，提高人事檔案管理水平。