市級(jí)慈善總會(huì)志愿者檔案管理的不足與改進(jìn)建議

劉瑞亭

摘要：作為縣級(jí)市慈善總會(huì)屬于基層慈善工作機(jī)構(gòu)，直接與管理者、志愿者、受助者，以及廣大民眾接觸，其檔案管理的質(zhì)量對(duì)慈善工作最終質(zhì)量及形象產(chǎn)生影響。萊陽(yáng)慈善總會(huì)就是這樣一個(gè)工作機(jī)構(gòu)。然而檔案管理的重要內(nèi)容——志愿者檔案管理，當(dāng)前還存在著重視程度不夠、信息類型單一、更新補(bǔ)充滯后和缺少專項(xiàng)機(jī)制等問(wèn)題。本文針對(duì)這些問(wèn)題，在機(jī)制完善、意識(shí)建立、信息更新、信息類型等幾方面提出優(yōu)化改進(jìn)建議。

關(guān)鍵詞：市級(jí)慈善總會(huì);志愿者;檔案管理;不足;建議

縣級(jí)市慈善總會(huì)具有這樣的特征：既是一級(jí)慈善管理機(jī)構(gòu)，又是與上級(jí)、志愿者、受助者及廣大關(guān)心慈善事業(yè)的民眾直接“對(duì)話”的基層。也就是既具有管理、協(xié)調(diào)職能，更是直接執(zhí)行機(jī)構(gòu)。其檔案中有很大一部分是志愿者和受助者信息——檔案管理的質(zhì)量不僅直接影響慈善工作的成果，也因是窗口單位，與整體慈善事業(yè)的形象直接相關(guān)。檔案管理不好，會(huì)給慈善工作帶來(lái)問(wèn)題，也可能會(huì)造成負(fù)面社會(huì)影響。

特別是志愿者檔案，這不僅是志愿者慈善意愿和行為的見(jiàn)證，也是慈善工作開(kāi)展的一個(gè)重要資源，還是公示慈善工作的重要參數(shù)。如果管理不好，就會(huì)使民眾和志愿者失去對(duì)慈善總會(huì)的信任——現(xiàn)實(shí)中已經(jīng)出現(xiàn)了一些志愿者更相信民間慈善組織或自行組織慈善活動(dòng)的現(xiàn)象，究其原因，不能說(shuō)與志愿者檔案管理無(wú)關(guān)。

下面，就當(dāng)前縣級(jí)市慈善總會(huì)志愿者檔案管理中存在的不足進(jìn)行分析，并提出針對(duì)性建議。

一、提高重視程度

除了企事業(yè)單位都有的常規(guī)檔案、慈善相關(guān)政策法規(guī)文件之外，慈善總會(huì)還涉及物資、志愿者、受助者方面的檔案。我們發(fā)現(xiàn)，普遍對(duì)物資和受助者的檔案管理比較重視，而對(duì)志愿者檔案管理重視程度不足。主要是因?yàn)槊癖姼P(guān)心物資的使用去向和受助者是否合規(guī)問(wèn)題，而對(duì)于是誰(shuí)進(jìn)行了捐助、采用了什么慈善行為則關(guān)注度不高。這也就造成了檔案管理者對(duì)志愿者檔案管理不夠重視的現(xiàn)狀。

對(duì)于這個(gè)問(wèn)題，總會(huì)應(yīng)對(duì)檔案管理人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行意識(shí)培訓(xùn)。通過(guò)一些志愿者檔案管理出現(xiàn)漏洞的案例（比如志愿者捐助物資去向不清所引起的社會(huì)質(zhì)疑），以及利用志愿者檔案提升工作質(zhì)量（比如公示宣傳）的案例，強(qiáng)化相關(guān)人員重視程度，為提升志愿者檔案管理水平打下意識(shí)基礎(chǔ)。

二、類型盡量多樣

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代。雖然說(shuō)，我們也采用了電腦、網(wǎng)絡(luò)等信息化現(xiàn)代手段。但其實(shí)還是以紙質(zhì)文檔為主要形式，所謂的信息化，只不過(guò)是將紙質(zhì)文字信息變成了電子文檔。在信息類型上是同質(zhì)的。而其實(shí)，在信息化條件下，檔案類型已經(jīng)有了新的形態(tài)。比如電子化的照片、視頻、音頻等——這些現(xiàn)代信息類型檔案，現(xiàn)在采用的并不多、利用也不夠充分。

所以，建議檔案管理者及建檔者樹(shù)立與時(shí)俱進(jìn)思想，充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，拓展檔案信息類型。特別是視頻、照片這些電子資料，比紙質(zhì)文字的實(shí)證效果更好，能夠更真實(shí)、形象、詳盡地反映志愿者慈善行為。

三、信息動(dòng)態(tài)跟蹤

通常，主動(dòng)志愿者參與慈善活動(dòng)，有些會(huì)成為習(xí)慣，一般不止一次參與。而且，隨著時(shí)間遷移，志愿者的身份、住址、聯(lián)系方式等信息也并不能保證完全不會(huì)變更。而當(dāng)下，檔案管理者對(duì)這種動(dòng)態(tài)的信息變化主動(dòng)更新補(bǔ)充的意識(shí)比較淡。通常是被動(dòng)的，當(dāng)志愿者再次參與活動(dòng)或主動(dòng)進(jìn)行信息變更時(shí)，才會(huì)對(duì)檔案進(jìn)行更新。這種被動(dòng)管理方式，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)需要的時(shí)候信息不完整或無(wú)法及時(shí)聯(lián)系志愿者的問(wèn)題。

因而，筆者建議檔案管理者應(yīng)定期根據(jù)需求對(duì)志愿者檔案進(jìn)行主動(dòng)跟蹤式更新。這個(gè)工作，其實(shí)利用信息技術(shù)是非常方便操作的——比如利用微信調(diào)查、填表小程序。把信息調(diào)查鏈接發(fā)給志愿者，讓他們通過(guò)掃描填報(bào)的方式，不用到總會(huì)現(xiàn)場(chǎng)即可配合完成信息更新。

四、完善專項(xiàng)機(jī)制

作為縣級(jí)市的慈善總會(huì)，歷經(jīng)長(zhǎng)時(shí)間的積淀和上級(jí)有效指導(dǎo)，其檔案管理制度基本上是健全和完善的。但是，當(dāng)下的檔案管理制度主要是從整體上建制的。即，制度基本通適于所有檔案類別，而不具有具體類別針對(duì)性。比如志愿者檔案和受助者檔案在內(nèi)容、監(jiān)督、使用渠道等方面是存在差別的。這種通適的制度有時(shí)會(huì)出現(xiàn)一些細(xì)節(jié)上的問(wèn)題。比如公示和查閱檔案，查志愿者信息和查受助者檔案顯然應(yīng)在流程、規(guī)則上有區(qū)別。但這些細(xì)節(jié)還是缺少專項(xiàng)制度機(jī)制。

對(duì)于志愿者檔案管理專項(xiàng)機(jī)制的建立，除常規(guī)項(xiàng)外，建議重點(diǎn)關(guān)注幾點(diǎn)：一是明確責(zé)任，應(yīng)有專門的志愿者檔案管理責(zé)任人;二是建立關(guān)聯(lián)機(jī)制，即，要暢通志愿者、受助者、管理者等檔案間的關(guān)聯(lián)渠道。雖然志愿者檔案和受助者檔案是分別管理的，但需要時(shí)，志愿者信息、受助者信息等要能夠快速鏈接得上。比如，某名志愿者都進(jìn)行了哪些慈善活動(dòng)，受助者分別是誰(shuí)，當(dāng)前受助者的情況如何等;再如反向。幫助某受助者查詢志愿者信息，也應(yīng)能順利完成。

綜上所述，縣級(jí)市慈善總會(huì)具有管理機(jī)構(gòu)和基層“窗口”雙重角色，其志愿者檔案管理的質(zhì)量既具有個(gè)體意義，又具有社會(huì)價(jià)值。針對(duì)當(dāng)前志愿者檔案管理的不足，建議在四個(gè)方面進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)——提高重視程度、信息類型多樣、信息動(dòng)態(tài)更新、完善專項(xiàng)機(jī)制。

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