工程建設(shè)項目審批制度改革下的工程檔案驗收問題及對策

摘要：工程檔案管理驗收工作是工程建設(shè)項目管理非常重要的一項內(nèi)容，而且還是項目審批過程中比較關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)。在具體操作中，時常會出現(xiàn)因歸檔文件種類眾多、專業(yè)性強等原因而增大檔案管理和驗收難度，同時還會影響工程檔案驗收效率。在工程建設(shè)項目審批制度改革背景下，我國提出了要建設(shè)便捷、高效的管理體系，對工程建設(shè)過程中的各環(huán)節(jié)做好梳理、優(yōu)化和精簡。因此在此情況下，對工程檔案驗收工作進行不斷的改革和創(chuàng)新是非常有必要的。

關(guān)鍵詞：工程建設(shè)項目;工程檔案驗收;問題;對策

工程檔案對于工程建設(shè)項目來說是非常重要的構(gòu)成部分，其可以真實完整地記錄工程項目整個建設(shè)過程的各個環(huán)節(jié)。所以健全完善的工程檔案管理離不開驗收管理這個環(huán)節(jié)，為此相關(guān)人員一定要具備充足的責(zé)任感和及時發(fā)現(xiàn)并解決工作問題的能力，通過這樣保證工程檔案完整性和真實性。

1.工程建設(shè)項目審批制度改革下的工程檔案驗收問題

1.1建設(shè)單位對于歸檔責(zé)任落實工作做得不夠完善

住建部在工程建設(shè)項目審批制度改革這一大前提下，對《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》進行了相應(yīng)的調(diào)整和優(yōu)化。在此當(dāng)中，規(guī)定工程檔案無需再實施預(yù)驗收，對于認(rèn)可的文件也無需被當(dāng)作工程竣工驗收條件。卻把工程檔案驗收歸類到竣工聯(lián)合驗收程序中，確切地說就是工程檔案驗收需要管理機構(gòu)共同來完成。通過這種調(diào)整和優(yōu)化以后，使工程檔案驗收環(huán)節(jié)變得更加簡單，且提升了驗收效率。然而卻對工程檔案歸集產(chǎn)生了較大的影響。在取消預(yù)驗環(huán)節(jié)以后，各參建單位上報的工程檔案質(zhì)量根本無法得到保證，這樣便會降低聯(lián)合驗收效率。除此之外，工程檔案竣工驗收文件應(yīng)在驗收以后才可以將其收集和歸檔，然而如檔案已通過驗收，那么建設(shè)單位的責(zé)任行政約束力便已失去^[1]。

1.2檔案驗收行政屬性并不清晰

各地城建檔案管理機構(gòu)都屬于檔案管理重要機構(gòu)，因此一定要嚴(yán)格依法執(zhí)行檔案管理職責(zé)，及時合理的接受檔案。這是城建檔案管理規(guī)定中明確規(guī)定的。然而結(jié)合工程建設(shè)項目審批制度改革實施具體意見，城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)積極參與工程建設(shè)項目及工程檔案驗收工作。在工作過程中，檔案機構(gòu)應(yīng)與聯(lián)合驗收平臺進行對接，同時保證檔案接受及質(zhì)量。結(jié)合《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》與《關(guān)于全面開展工程建設(shè)項目審批制度改革實施意見》這兩項規(guī)定，并不能確定城建檔案管理機構(gòu)參與檔案驗收事項是否屬于行政職能或業(yè)務(wù)職能，如此對工程驗收后的檔案移交工作會產(chǎn)生較嚴(yán)重影響^[2]。

1.3紙質(zhì)檔案后被歸檔降低歸檔效率

工程檔案以往接受模式是在通過預(yù)驗收后再實施竣工驗收的，之后在通過竣工驗收后的三個月以內(nèi)應(yīng)提交紙質(zhì)檔案。在工程建設(shè)項目審批制度改革背景下，工程檔案驗收應(yīng)同竣工聯(lián)合驗收統(tǒng)一進行。在審批制度改革下業(yè)務(wù)流程同樣有了不同程度的改變，如此造成檔案受理方式和審批流程都有所變化，所以申請材料也需要進行更深層地整合和精簡。因此可以看出紙質(zhì)后補歸檔模式已不能滿足高效化、精簡化檔案驗收模式。

2.工程建設(shè)項目審批制度改革背景下工程檔案驗收問題解決對策

2.1確定行政屬性科學(xué)制定工作機制

工程檔案驗收是工程竣工驗收過程中非常重要的一個環(huán)節(jié)，所以屬于一種行政性的行為。工程檔案形成過程中，需要工程的建設(shè)、設(shè)計、施工、行政等單位互相配合，在互相影響和約束中完成檔案的設(shè)計、制作和驗收等整個過程。除此之外，為了保證建設(shè)單位可以按預(yù)先設(shè)置好的工期高質(zhì)量完成檔案移交工作，行政部門應(yīng)先確定檔案驗收行政屬性，并同時使建設(shè)單位檔案移交行為得到良好的約束^[3]。

除此之外，城建檔案機構(gòu)也需構(gòu)建符合現(xiàn)實情況的驗收工作機制。首先，需設(shè)置歸檔主體責(zé)任制。引導(dǎo)建設(shè)單位自主積極的樹立檔案責(zé)任理念，在工程項目建設(shè)各環(huán)節(jié)做好信息收集，在驗工驗收申請中，需做好資料整合工作，同時第一時間將檔案資料提交給城建檔案機構(gòu)進行核實。其次，需構(gòu)建信息共享機制。在城建檔案機構(gòu)和審批部門間應(yīng)構(gòu)建信息共享機制，在機制中完成審批信息反饋，審批部門可及時把項目信息上傳到城建檔案機構(gòu)，同時在審批反饋中做好標(biāo)注，如此能夠充分提升整體工作效率。

2.2健全歸檔模式提升工作效率

審批制度改革主要特點便是對各環(huán)節(jié)實施精簡、提升工作效率。所以工程檔案驗收工作也需要符合這些特點。城建檔案機構(gòu)需不斷的完善和創(chuàng)新歸檔模式，積極調(diào)整以往低效低質(zhì)的歸檔模式。在線上可接收電子檔案;在線下還可接收紙質(zhì)檔案并核實檔案真實性和準(zhǔn)確性。建設(shè)單位把電子文件傳送到系統(tǒng)中，城建檔案機構(gòu)便可對檔案實施審核。除此之外，建設(shè)單位也需把紙質(zhì)檔案移交到城建檔案機構(gòu)，通過現(xiàn)場審核以后便能夠進行相應(yīng)手續(xù)的辦理。這樣一次便可完成辦理工作。

2.3創(chuàng)設(shè)管理平臺完成線上移交

以往的工程檔案移交形式主要是通過線下紙質(zhì)形式來完成的，這種形式不但延長審批時間，并且也無法實現(xiàn)信息共享。所以城建檔案機構(gòu)應(yīng)構(gòu)建全新現(xiàn)代化的管理平臺，這樣可以在尋接審批平臺的前提下完成電子文件在線提交。在應(yīng)用中，建設(shè)單位可結(jié)合工程項目具體進程，在平臺中提交材料，平臺可自動對這些材料實施組卷及編目。通過這樣的一個平臺，城建檔案機構(gòu)還可對建設(shè)單位檔案提交過程實施嚴(yán)格監(jiān)管，并同時完成在線審核和反饋^[4]。

3.結(jié)語

總體來說，在工程建設(shè)項目審批制度改革前提下，工程檔案驗收仍然存在責(zé)任落實、歸檔模式及行政屬性等方面的問題。為了充分的提升工程檔案管理效果和質(zhì)量，工程檔案管理機構(gòu)應(yīng)持續(xù)創(chuàng)新歸檔模式，并創(chuàng)建線上管理平臺。除此之外，相關(guān)部門還需對工程檔案驗收行政屬性進行充分的明確，通過這樣更好地提高工程建設(shè)項目檔案管理工作質(zhì)量和工作效率，以此為工程項目建設(shè)的高效完成提供保障。

參考文獻

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[2]陳永生，楊茜茜，王沐暉，蘇煥寧.基于互聯(lián)網(wǎng)政務(wù)服務(wù)平臺的文件歸檔與管理：整體觀[J].檔案學(xué)研究，2018（6）：4-11.

[3]劉潔貞.工程建設(shè)項目審批制度改革下的工程檔案驗收問題及對策研究[J]. 蘭臺內(nèi)外，2019，No.259（22）：68-69.

[4]楊勇.工程建設(shè)項目審批制度改革下的工程檔案驗收問題及對策研究[J].科技經(jīng)濟導(dǎo)刊，2020，v.28;No.702（04）：240-240.

作者簡介：

卓月（1986.01--）;性別：女，民族：漢，籍貫：四川資陽人，學(xué)歷：本科;現(xiàn)有職稱：館員。