國有企業(yè)分段式采購方法分析

程兆亮

摘要：本文在傳統(tǒng)采購模式的基礎(chǔ)上，提出了適應(yīng)于國有企業(yè)的分段式采購模式，分析了各階段劃分原則，建立了分段式采購模型，通過試點探索，給出了分段式采購的優(yōu)勢。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè);分段式;采購方法

1.背景分析

根據(jù)國資委采購管理提升對標要求、集團集中采購要求、巡視審計及單位內(nèi)控制度要求，在采購管理中形成采購與招標分設(shè)、使用與采購分離、執(zhí)行與監(jiān)督分立的權(quán)利分散相互制衡的機制，目前我單位某一物資類別采購員職責包攬了供方尋源、詢價、報批、合同、到貨、報賬全流程，一定程度上與管理提升對標要求不匹配，容易造成廉潔風險，同時也不利于采購員差異化專業(yè)能力的發(fā)揮。為響應(yīng)上級單位要求，同時提高工作效率，提升工作質(zhì)量，滿足領(lǐng)域部門需求 ，挖掘采購員的潛能，培養(yǎng)采購專家，降低采購廉潔風險，我單位建立了分段采購模式，并優(yōu)先在某物資類開展了試點工作。

2.分段采購模型建立

傳統(tǒng)采購模式采購員從接收采購計劃開始，一人負責供方尋源、詢價、商務(wù)談判、報批、簽訂合同、催貨到貨、入庫送檢、報賬等全流程工作，根據(jù)采購尋源與采購執(zhí)行分離，工作量最大程度上保持均衡，職責劃分各階段交接清晰、易操作的劃分原則，將采購劃分為四段如下：

第一階段：采購計劃確認及尋源確認;

主要工作內(nèi)容包括：采購計劃確認及反饋，技術(shù)協(xié)議審批、打印，采購方案確認，談判。

接收標志物：系統(tǒng)接收計劃及協(xié)議，項目組輸入文件，詢價結(jié)果，預(yù)付款風險確認書

生成標志物：系統(tǒng)計劃確認（按歷史狀態(tài)簽署合同），系統(tǒng)計劃確認（具備詢價條件）及采購方案確認，談判清單或談判紀要

第二階段：采購詢價及報批;

主要工作內(nèi)容包括：傳遞技術(shù)協(xié)議，傳遞詢價單、采購文件等詢價用資料，接收報價單等廠家價格反饋信息，報批

接收標志物：系統(tǒng)會簽完成的技術(shù)協(xié)議、采購文件，具體詢價條件的采購計劃，談判清單或談判紀要

生成標志物：詢價結(jié)果、會簽完整的報批件、確認合同簽署狀態(tài)

第三階段：合同簽訂及執(zhí)行;

主要工作內(nèi)容包括：根據(jù)輸入簽訂采購合同，處理合同異常信息，跟蹤合同進度、反饋合同執(zhí)行情況

接收標志物：具備簽署條件的采購計劃、備產(chǎn)協(xié)議，簽署完整的報批件及可作為合同簽署依據(jù)的輸入文件

生成標志物：簽署完成的外購、外協(xié)合同、外貿(mào)、三方、四方合同，合同交接清單

第四階段：合同歸檔、到貨送檢入庫報賬。

主要工作內(nèi)容：合同歸檔，不合格等異常信息處理，報賬，請款，沖賬等

接收標志物：簽署完整的外購、外協(xié)、外貿(mào)、三方、四方合同，報批件等合同附件，預(yù)付款風險確認書，ERP系統(tǒng)不合格處理單、過程問題處理報告、緊急放行單

生成標志物：異常信息反饋單，委托送檢單、下場驗收申請

同時為了保證采購工作的高效運行，各階段銜接緊密，避免出現(xiàn)階段間的運行不暢問題，針對各階斷的任務(wù)進行了詳細的劃分，同時明確了各階段上下之間的傳遞標志物。

3.成效分析

通過合同處理時限對比，經(jīng)分析、計算，總效率提升24.9%。詳細數(shù)據(jù)如下（數(shù)據(jù)為標準采購合同簽定時間與計劃下達時間天數(shù)差與計劃數(shù)之間的關(guān)系，包含但未考慮因無協(xié)議、無方案等造成的時間延遲）：

4，總結(jié)

分段式采購模式符合國有企業(yè)“四權(quán)分立”原則，從源頭上避免了由一人負責到底產(chǎn)生的廉潔風險，同時充分考慮了采購員的專業(yè)能力差異，有益于培養(yǎng)采購員的專業(yè)化能力。通過成效對比可以發(fā)現(xiàn)，分段式采購模式大大提高了采購工作效率。