電子檔案長期存儲存在的問題及策略

電子檔案管理是檔案信息管理的一種新型方式，其利用現(xiàn)代信息化技術(shù)將檔案文件信息保存在計算機磁盤、數(shù)據(jù)庫等存儲介質(zhì)上，是檔案信息管理電子化形式，其與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，具有簡單、易于實現(xiàn)等優(yōu)點。隨著信息化建設(shè)的日益深入，當前檔案工作網(wǎng)絡(luò)化、信息化水平得到較快發(fā)展，檔案信息系統(tǒng)已經(jīng)成為絕大多數(shù)公司日常檔案工作不可缺少的重要工具。但隨著檔案信息系統(tǒng)在企業(yè)信息化過程中的作用越來越大，對其各項功能的要求也越來越高，公司檔案信息系統(tǒng)逐漸暴露出很多問題。主要集中在電子檔案存儲系統(tǒng)建設(shè)比較分散，并且不能充分發(fā)揮出電子文件管理功能，電子檔案存儲系統(tǒng)無法滿足數(shù)字化電子檔案長時間存儲需求。電子檔案長期存儲存在的諸多問題逐漸顯露出來，比如電子檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量難以控制、電子檔案數(shù)據(jù)長期存儲的維護成本較高、電子檔案的長久性和保密性不足、電子檔案存儲系統(tǒng)存在安全風險等，為了保證電子檔案信息的長期存儲，對于存儲系統(tǒng)、存儲介質(zhì)以及存儲方案的選擇成為電子檔案最為關(guān)注的問題之一，諸如硬盤、磁帶等磁性存儲方式，由于其介質(zhì)本身的存儲特性，在長期使用時，無法避免數(shù)據(jù)丟失、介質(zhì)損壞、環(huán)境要求苛刻、能耗過高等一系列問題，不適應(yīng)電子檔案的長期保存，為此提出電子檔案的長期存儲存在的問題及策略研究，此次針對目前電子檔案在長期存儲方面存在的問題進行深入分析，并根據(jù)問題提出相應(yīng)的解決策略，保證電子檔案長期存儲的安全性、真實性和有效性。

一、電子檔案長期存儲存在的問題

（一）電子檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量難以控制。電子檔案數(shù)據(jù)的種類繁多，包括以紙質(zhì)為載體的文件、以膠片為載體的唱片和音頻、以磁帶為載體的視頻影像、以硬盤為載體的電子文檔等等，這幾種類型的電子檔案數(shù)據(jù)在短時間內(nèi)能夠得到有效保存，但是隨著時間的推移，電子檔案存儲介質(zhì)在未得到有效保護和管理的情況下，由于其具有易損壞、難維護等特點，因電子檔案數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)的老化、消磁、破損或人為破壞等，將會使原有的電子檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失、損壞等現(xiàn)象，并且會造成無法挽回的損失，特別是具有一定收藏價值的歷史影像或文件孤本，很難進行控制管理。另外，采用膠片或磁帶存儲的影像資源存在因播放設(shè)備停產(chǎn)或者不兼容等原因，造成電子檔案無法讀取數(shù)據(jù)的風險，因此電子檔案的長期存儲存在數(shù)據(jù)質(zhì)量難以控制的問題。

（二）電子檔案數(shù)據(jù)長期存儲的維護成本較高。目前，大量的紙質(zhì)文件、膠片、磁帶等檔案數(shù)據(jù)尚未進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換處理，為了能夠延長其使用壽命，需要投入高昂的費用對存放的環(huán)境進行維護，以及溫濕度的控制，防止存儲介質(zhì)出現(xiàn)受潮、發(fā)霉、消磁、掉粉等情況，還需要不定期地對其進行檢查和修復保養(yǎng)。另外，存放在磁盤陣列或磁帶庫的數(shù)據(jù)也因為存儲介質(zhì)的問題，在3到5年內(nèi)進行數(shù)據(jù)的遷移，報廢的設(shè)備無法再循環(huán)使用，造成對環(huán)境的破壞，同時還要重新購買新的存儲介質(zhì)，造成存儲設(shè)備成本和人工成本的重復投入，因此電子檔案的長期存儲還存在維護成本較高的問題。

（三）電子檔案的長久性和保密性不足。電子檔案的長期存儲對檔案信息的保密性和隱私性要求較高，電子檔案中存有大量的重要信息，通常情況下，對于重要級別的電子檔案信息，需要設(shè)定密匙才能對其進行訪問，但是目前大部分企業(yè)對于電子檔案的管理不夠嚴謹，并且電子檔案具有易改性特性，再加上互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)具有開放性特征。致使電子檔案在長期存儲過程中，給檔案信息資源的保密性帶來了嚴重的威脅，電子檔案在存儲的過程中，很容易遭到網(wǎng)絡(luò)攻擊，并且隨著時間的推移，其保密性風險逐漸提高。除此之外，電子檔案存儲系統(tǒng)還能通過互聯(lián)網(wǎng)對檔案信息實現(xiàn)共享，由于目前互聯(lián)網(wǎng)是分布式網(wǎng)絡(luò)，具有開放性特性，電子檔案在互聯(lián)網(wǎng)中容易遭到病毒攻擊和黑客入侵，如果不對其采取網(wǎng)絡(luò)保護措施，隨著時間的增長，電子檔案中的信息將會被竊取，并在互聯(lián)網(wǎng)上公開流傳，這并不滿足電子檔案信息長久性和保密性需求，一旦電子檔案信息丟失，將會對企業(yè)和事業(yè)單位造成嚴重的影響。目前針對該問題，對于保障電子檔案存儲系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)信息安全缺少有效方法，這給電子檔案長期存儲的安全和保密帶來很多問題，因此電子檔案的長期存儲存在電子檔案的長久性和保密性不足的問題。

二、策略

隨著社會活動快速加強、網(wǎng)絡(luò)信息化日益普遍，移動互聯(lián)、社交網(wǎng)絡(luò)、電子商務(wù)大大拓展了網(wǎng)絡(luò)的疆界和應(yīng)用領(lǐng)域，大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)來臨。與此同時，檔案行業(yè)信息化快速發(fā)展，海量數(shù)據(jù)的電子檔案快速產(chǎn)生，檔案行業(yè)面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)，可以說檔案大數(shù)據(jù)時代業(yè)已來臨。

（一）確保電子檔案長期存儲的真實性。電子檔案存儲的原始性是電子檔案真實性的基礎(chǔ)。保證電子檔案真實性的主要策略有以下幾點：1.建立規(guī)范的制度和工作程序，結(jié)合相應(yīng)技術(shù)手段，使電子檔案的產(chǎn)生、管理過程符合規(guī)范；2.在管理過程中，通過相應(yīng)技術(shù)系統(tǒng)，對數(shù)據(jù)修改歷史以及數(shù)據(jù)存儲的位置等有相應(yīng)的標識；3.采取安全可靠的存儲介質(zhì)，保證電子檔案的真實性；4.制定相關(guān)標準和規(guī)范進行管理和約束；5.對操作者進行嚴格的權(quán)限控制，確保人為非法操作；6.在遷移過程中，對存儲載體進行有效保護，進行封裝，避免人為造成劃傷，不清潔等。通過以上幾點保證電子檔案長期存儲的真實性。

（二）引進先進的存儲介質(zhì)。合適的存儲介質(zhì)能夠為電子檔案長期存儲提供有力的技術(shù)支持，目前國內(nèi)電子檔案存儲介質(zhì)的研發(fā)尚處于發(fā)展初期，CD、DVD光盤等常用的存儲介質(zhì)存在容量及材料技術(shù)等問題，但是隨著近年來藍光技術(shù)的發(fā)展與成熟，光存儲技術(shù)在存儲密度及物理防護等方面前進了一大步，完全達到了海量數(shù)據(jù)長期存儲的使用要求，國內(nèi)外檔案行業(yè)及存儲軟硬件廠商，紛紛將光存儲視作電子檔案長期存儲的最佳方案，其可以有效保證電子檔案的安全性和長久性，所以在對存儲介質(zhì)的選擇方面可以考慮先進的技術(shù)和介質(zhì)，實現(xiàn)安全、長期、綠色低能耗的自動化電子檔案長期存儲方案。

（三）建立電子檔案長期存儲責任體制。為了有效應(yīng)對電子檔案長期存儲存在的問題，需要建立健全電子檔案長期存儲責任體制。電子檔案的生命周期是由概念階段、形成階段和維護階段三個階段所組成，每個階段都對電子檔案的長期存儲具有直接或間接的聯(lián)系，電子檔案的長期存儲工作貫穿于電子檔案完整的生命周期，此次根據(jù)電子檔案各個生命周期階段的特點、目標，建立了一個電子檔案長期存儲責任體制，具體內(nèi)容如“表1”所示。

表1 電子檔案長期存儲責任體制的構(gòu)建

階段劃分 責任主體 責任內(nèi)容文件形成部門形成階段熟練運用電子檔案存儲系統(tǒng)和平臺，規(guī)范形成電子檔案。文檔管理部門主要負責提供電子檔案存儲業(yè)務(wù)指導。技術(shù)部門 主要負責提供電子檔案存儲系統(tǒng)或平臺維護等技術(shù)支持電子檔案保管部門維護階段主要負責接收電子文檔，并按照業(yè)務(wù)要求實施電子檔案長期存儲工作。電子檔案主管部門主要負責制定電子檔案長期存儲政策、規(guī)劃，并進行電子檔案長期存儲的全程監(jiān)管。技術(shù)部門 主要為電子檔案長期存儲提供技術(shù)支持。

“表1”對電子檔案各個生命周期階段的責任主體以及責任內(nèi)容進行了詳細的劃分，通過責任體系的建立使企業(yè)各個責任主體在電子檔案長期存儲方面的責任明確，有效保障電子檔案存儲系統(tǒng)的長期運行穩(wěn)定，使電子檔案長期存儲這一系統(tǒng)工程能夠從全局和整體的高度對其進行開展和部署，為電子檔案的長期存儲工作提供體系依據(jù)，以此應(yīng)對電子檔案長期存儲存在的問題。

三、結(jié)語

此次針對電子檔案長期存儲存在的問題進行了分析，并在問題解決策略上提出了相應(yīng)的意見和建議，有助于提高電子檔案長期存儲的安全性、真實性和長久性，降低了電子檔案長期存儲面臨的壓力，同時還有助于促進檔案信息化建設(shè)進入全面推進階段。