新形勢(shì)下建設(shè)工程招標(biāo)檔案管理策略分析

竇敏

隨著建筑工程項(xiàng)目規(guī)模的不斷提升，建筑工程項(xiàng)目數(shù)量在鞥家，實(shí)際建筑工程檔案管理工作的復(fù)雜程度也在提升，此時(shí)就需要以更加嚴(yán)謹(jǐn)有效的建筑工程招標(biāo)檔案管理方案，去做好對(duì)應(yīng)建筑工程招標(biāo)檔案管理工作。本文從這個(gè)角度入手，首先對(duì)于建筑工程招標(biāo)檔案管理工作的價(jià)值進(jìn)行分析，繼而從新形勢(shì)下去審視當(dāng)前建筑工程招標(biāo)檔案管理工作存在的問(wèn)題，并且提出了對(duì)應(yīng)建筑工程招標(biāo)檔案管理工作問(wèn)題改善方案。

建筑工程項(xiàng)目的周期是比較長(zhǎng)的，無(wú)論是在安全質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)上，還是在施工工藝要求上，乃至是在項(xiàng)目參與主體上，都處于更加復(fù)雜的狀態(tài)，其中很多環(huán)節(jié)會(huì)產(chǎn)生很多的管理資料或者技術(shù)資料，這些資料必須要納入到健全的招標(biāo)檔案管理工作體系中去，這樣才能夠確保實(shí)際的招標(biāo)檔案管理工作質(zhì)量和效益得到不斷提升。

一、新形勢(shì)下建筑工程招標(biāo)檔案管理工作的價(jià)值分析

（一）有利于項(xiàng)目預(yù)算方案的編制

對(duì)于建筑工程而言，其中一般包括人工費(fèi)用，材料費(fèi)用，機(jī)械消耗費(fèi)用，固定資產(chǎn)費(fèi)用，機(jī)具器具購(gòu)置費(fèi)用等，這些在整個(gè)建筑工程推動(dòng)的過(guò)程中都會(huì)產(chǎn)生。在實(shí)際預(yù)算編制的過(guò)程中，會(huì)將往期的建筑工程檔案拿出來(lái)，尋找其中的數(shù)據(jù)信息和文件資料，將其作為重要的參考，由此確保項(xiàng)目檔案管理工作與實(shí)際預(yù)算計(jì)劃之間關(guān)聯(lián)起來(lái)。此時(shí)如果所需要的資料或者文件難以提供，或者對(duì)應(yīng)信息存在不全面或者失真的情況，都可能對(duì)于實(shí)際預(yù)算方案的編制造成極大的不良影響。從這個(gè)角度來(lái)看，有效的建筑工程招標(biāo)檔案管理工作，可以使得預(yù)算方案的編制朝著更加有效的方向進(jìn)展。

（二）有利于引導(dǎo)工程質(zhì)量控制工作的進(jìn)展

建筑工程質(zhì)量，是確保建筑施工企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的前提和基礎(chǔ)。在實(shí)際施工的前期，施工企業(yè)會(huì)對(duì)于投入施工過(guò)程中的各項(xiàng)資源信息進(jìn)行歸結(jié)，此時(shí)檔案管理工作可以提供確鑿的數(shù)據(jù)信息，繼而引導(dǎo)施工技術(shù)方案朝著更加有效的方向進(jìn)展。也就是說(shuō)，有了這些技術(shù)性電子料，實(shí)際的質(zhì)量控制目標(biāo)才會(huì)更加精準(zhǔn)，工程建設(shè)項(xiàng)目的質(zhì)量管理也能夠步入到更加理想的狀態(tài)。

（三）有利于質(zhì)量驗(yàn)收和竣工使用維護(hù)工作的開(kāi)展

在建筑工程接近尾聲的時(shí)候，施工企業(yè)需要向質(zhì)量監(jiān)督管理部門(mén)提供健全的資料去進(jìn)行審核，此時(shí)很多資料都是檔案管理中的資料。因此做好實(shí)際的招標(biāo)檔案管理工作，可以為后續(xù)質(zhì)量驗(yàn)收工作奠定良好的基礎(chǔ)。再者，在實(shí)際工程建設(shè)項(xiàng)目投入使用的時(shí)候，如果出現(xiàn)了質(zhì)量隱患，就可能需要進(jìn)行一定程度的維修，此時(shí)還是需要依照對(duì)應(yīng)的檔案資料來(lái)進(jìn)行，招標(biāo)檔案在此時(shí)就起到了良好的效能。

二、新形勢(shì)下建筑工程招標(biāo)檔案管理工作存在的問(wèn)題分析

對(duì)于眾多建筑工程招標(biāo)檔案管理工作進(jìn)行實(shí)踐調(diào)研，了解實(shí)際數(shù)據(jù)和信息，希望可以對(duì)于此版塊的工作有著深刻全面的認(rèn)知。詳細(xì)來(lái)講述，建筑工程招標(biāo)檔案管理工作問(wèn)題集中反饋在：

（一）部分地區(qū)建筑工程招標(biāo)檔案管理制度建設(shè)落后

從全國(guó)范圍來(lái)看，不同的地區(qū)在建筑工程招標(biāo)檔案管理方面的關(guān)注度不一樣，在此方面的認(rèn)知也有差異，實(shí)際的投入也處于參差不齊的狀態(tài)，部分地區(qū)在此方面的改革意識(shí)比較強(qiáng)，并且迅速的部署實(shí)施，探究出了適合自身地區(qū)的建筑工程招標(biāo)檔案管理模式。但是部分地區(qū)建筑工程招標(biāo)檔案管理制度建設(shè)落后，也成為十分普遍的現(xiàn)實(shí)。有些地方雖然從名義上辦法了招投標(biāo)檔案管理辦法，但是實(shí)際招投標(biāo)管理辦法處于粗放化的狀態(tài)，與地方相關(guān)管理工作和制度之間的吻合性不強(qiáng)，或者說(shuō)對(duì)應(yīng)制度并沒(méi)有被嚴(yán)格的貫徹執(zhí)行下去，這樣也會(huì)對(duì)于實(shí)際建筑工程招標(biāo)檔案管理制度的有效發(fā)展造成極大的不良影響。在制度建設(shè)方面，除了上述的缺陷之外，還有很多需要改善的節(jié)點(diǎn)，比如實(shí)際負(fù)責(zé)建筑工程招標(biāo)檔案管理的行為主體應(yīng)該如何去界定，在實(shí)際制度建設(shè)過(guò)程中哪些部分需要參與進(jìn)去，如何確保彼此之間的協(xié)調(diào)性，這些都是需要深度思考的問(wèn)題，但是多數(shù)情況下都處于相對(duì)混亂的狀態(tài)。

（二）檔案管理工作難以進(jìn)入到細(xì)致化的狀態(tài)

建筑工程招標(biāo)檔案管理工作在開(kāi)展的過(guò)程中，會(huì)發(fā)現(xiàn)總是會(huì)存在檔案不完整或者檔案質(zhì)量不高的問(wèn)題，也就是說(shuō)在實(shí)際檔案收集的時(shí)候，對(duì)應(yīng)的操作人員并沒(méi)有切實(shí)的依照實(shí)際的要求來(lái)進(jìn)行，或者是檔案內(nèi)容生產(chǎn)的時(shí)候也沒(méi)有做到嚴(yán)謹(jǐn)對(duì)待，這樣即使將其納入到實(shí)際的檔案中去，也難以確保實(shí)際招標(biāo)檔案管理工作效益的發(fā)揮。如果在此期間檔案信息存在失真的情況，或者不完善的地方，就可能使得檔案的多維度效用難以發(fā)揮;再者，檔案文件的內(nèi)容處于監(jiān)督管理的狀態(tài)，而實(shí)際監(jiān)督管理制度不完善，監(jiān)督管理人員工作不認(rèn)真，沒(méi)有對(duì)于檔案的質(zhì)量進(jìn)行檢查，這樣就難以發(fā)揮其在實(shí)際招標(biāo)檔案管理工作中的主導(dǎo)性效能。還有一個(gè)環(huán)節(jié)就是，檔案文件的鑒定環(huán)節(jié)，沒(méi)有對(duì)應(yīng)鑒定基準(zhǔn)，實(shí)際鑒定工作多數(shù)都是依照經(jīng)驗(yàn)來(lái)進(jìn)行判定，后續(xù)的維護(hù)和管理方法也沒(méi)有達(dá)到細(xì)化的狀態(tài)，這樣就使得實(shí)際檔案鑒定處于相對(duì)粗放化的狀態(tài)，從這個(gè)角度來(lái)看，實(shí)際建設(shè)工程招標(biāo)檔案管理工作的質(zhì)量是處于堪憂狀態(tài)的。

（三）招標(biāo)檔案管理工作的信息化程度比較低

考慮到招標(biāo)檔案資料的多類(lèi)別，資料數(shù)據(jù)信息的復(fù)雜性，招標(biāo)檔案管理工作應(yīng)該積極使用信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行優(yōu)化，這樣才能夠循序漸進(jìn)的進(jìn)入到理想的招標(biāo)檔案管理工作格局中去。對(duì)于此方面的投入和成效進(jìn)行分析會(huì)發(fā)現(xiàn)，很多單位不是很重視招標(biāo)檔案管理工作信息化平臺(tái)的構(gòu)建，可能在此方面也進(jìn)行了一定的投入，但是實(shí)際系統(tǒng)的覆蓋面積不大，與對(duì)應(yīng)招標(biāo)檔案管理工作整個(gè)流程之間的吻合性不強(qiáng)，這樣就可能使得實(shí)際招標(biāo)檔案管理工作的信息化程度處于較低的狀態(tài)，很明顯這種做法，是存在對(duì)應(yīng)缺陷和不足的，應(yīng)該積極主動(dòng)的采取措施去進(jìn)行改善和調(diào)整。

三、新形勢(shì)下建設(shè)工程招標(biāo)檔案管理工作問(wèn)題改善策略

針對(duì)于當(dāng)前建設(shè)工程招標(biāo)檔案管理工作存在的問(wèn)題，需要樹(shù)立改革的意識(shí)，樹(shù)立優(yōu)化的意識(shí)，繼而驅(qū)動(dòng)建設(shè)工程招標(biāo)檔案管理工作進(jìn)入到更加理想的狀態(tài)。詳細(xì)來(lái)講述，在此歷程中需要做好如下幾個(gè)方面的工作：

（一）建立完善的招標(biāo)檔案管理規(guī)章制度

制度建設(shè)，是引導(dǎo)建筑工程招標(biāo)檔案管理工作朝著有序性發(fā)展的前提和基礎(chǔ)。結(jié)合當(dāng)前招標(biāo)檔案管理工作的混亂局面，應(yīng)該積極做好如下幾個(gè)方面的工作：其一，積極對(duì)于當(dāng)前關(guān)于建筑工程招標(biāo)檔案管理工作的相關(guān)辦法或者制度進(jìn)行有效性評(píng)價(jià)，思考實(shí)際制度建設(shè)中存在的問(wèn)題，然后在原本制度框架基礎(chǔ)上進(jìn)行改革，以確保實(shí)際的招標(biāo)檔案管理制度與實(shí)際情況是吻合的。其二，可以嘗試以上級(jí)行政主管機(jī)關(guān)與檔案行政機(jī)關(guān)聯(lián)合參與，實(shí)現(xiàn)招標(biāo)檔案管理規(guī)范性指導(dǎo)文件的生成，將其作為實(shí)際建筑工程招標(biāo)檔案管理制度設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)，這樣可以使得對(duì)應(yīng)文件的權(quán)威性得以提升，繼而使得對(duì)應(yīng)單位能夠以更加嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度去面對(duì)，這也將為后續(xù)實(shí)際規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行營(yíng)造良好的氛圍。其三，在宏觀制度不斷完善的過(guò)程中，還需要注重當(dāng)前檔案管理辦法的修改，鼓勵(lì)招標(biāo)辦和交易中心能夠協(xié)作起來(lái)，切實(shí)的依照對(duì)應(yīng)規(guī)章制度，對(duì)于實(shí)際的招標(biāo)檔案管理辦法進(jìn)行細(xì)化。也就是說(shuō)不通的地區(qū)實(shí)際情況不同，此時(shí)就需要設(shè)定一個(gè)更加靈活的尺度，內(nèi)部條例的完善性，可以使得后續(xù)的執(zhí)行朝著更加有效的方向進(jìn)展。

（二）引導(dǎo)建設(shè)工程招標(biāo)檔案管理進(jìn)入規(guī)范管理狀態(tài)

要想引導(dǎo)建設(shè)工程招標(biāo)檔案管理進(jìn)入到規(guī)范管理的狀態(tài)，就需要設(shè)定更加細(xì)化的節(jié)點(diǎn)，其主要包括如下幾個(gè)方面的內(nèi)容：其一，要樹(shù)立精細(xì)化管理意識(shí)，實(shí)現(xiàn)實(shí)際檔案資料收集過(guò)程的管理和控制。收集環(huán)節(jié)需要解決的問(wèn)題，就是以維護(hù)檔案完整性，提高檔案卷宗質(zhì)量為落腳點(diǎn)，使得制度保障與相關(guān)人員配合朝著更加融合的方向發(fā)展。檔案的收集工作是誰(shuí)來(lái)完成的，實(shí)際檔案范圍是如何的，歸檔文件的格式要求是怎樣的，這些細(xì)節(jié)需要有明確的規(guī)定，這樣才能夠確保實(shí)際招標(biāo)檔案資料的真實(shí)性和有效性。對(duì)于招標(biāo)辦的業(yè)務(wù)人員，需要做好實(shí)際審批和監(jiān)管工作，更需要做好實(shí)際的檔案收集工作。在檔案完整性上，要業(yè)務(wù)部門(mén)能夠嚴(yán)格依照程序來(lái)操作，確保無(wú)論是紙張的大小，還是格式的調(diào)整，亦或是字體的使用，都需要達(dá)到理想的要求，并且積極建立初步鑒定制度，依照對(duì)應(yīng)流程來(lái)進(jìn)行移交，如果不符合實(shí)際情況，就需要進(jìn)行整改，還需要做好報(bào)送資料的提交，這樣才能夠進(jìn)入到招投標(biāo)備案過(guò)程中去。其二，實(shí)現(xiàn)招標(biāo)檔案資料鑒定過(guò)程的管理和控制。招投標(biāo)檔案一次鑒定工作，必須要有專業(yè)的人員參與進(jìn)去，主要關(guān)注于內(nèi)容的完整性，卷宗的質(zhì)量，確保達(dá)到對(duì)應(yīng)要求之后，才能夠進(jìn)入到移交的狀態(tài)。此時(shí)可以將其界定為二次鑒定的過(guò)程，在此環(huán)節(jié)對(duì)應(yīng)的鑒定人員也需要切實(shí)的發(fā)揮自身的能動(dòng)性，關(guān)注保存期限的問(wèn)題，確保依照對(duì)應(yīng)規(guī)章制度來(lái)執(zhí)行。其三，在保管的環(huán)節(jié)，也需要樹(shù)立精細(xì)化管理的意識(shí)，要對(duì)照實(shí)際保管的標(biāo)準(zhǔn)，從保管內(nèi)容的維度，保管方式的維度來(lái)進(jìn)行探討，由此確保實(shí)際的保管制度朝著更加健全的方向發(fā)展。

（三）注重檔案現(xiàn)代化管理手段的使用

檔案現(xiàn)代化管理，是建筑工程檔案管理的必然趨勢(shì)之一，此時(shí)就需要將信息技術(shù)積極主動(dòng)的使用到檔案管理過(guò)程中去，在此歷程中需要關(guān)注的問(wèn)題主要有：其一，積極引入信息技術(shù)，建立招標(biāo)檔案管理信息化平臺(tái)或者系統(tǒng)，確保多個(gè)部門(mén)可以參與進(jìn)去，實(shí)現(xiàn)對(duì)應(yīng)招標(biāo)檔案信息的共享，這樣可以使得實(shí)際招標(biāo)檔案管理工作朝著更加有序的方向發(fā)展和進(jìn)步;其二，注重招標(biāo)檔案管理人員信息素養(yǎng)的提升，確保信息技術(shù)與招標(biāo)檔案管理工作很好的融合起來(lái)，妥善的使用給對(duì)應(yīng)的信息技術(shù)，引導(dǎo)實(shí)際的招標(biāo)檔案管理工作步入到更加有效的狀態(tài)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，建筑工程檔案管理工作面領(lǐng)著新形勢(shì)，此時(shí)就需要以正確的態(tài)度去審視此問(wèn)題，然后關(guān)注建筑工程檔案管理制度的完善，建筑工程檔案管理人才的培養(yǎng)，建筑工程檔案管理信息化體系的構(gòu)建，這樣才能夠達(dá)到理想的建筑工程檔案管理工作格局。

（作者單位： 青海省路達(dá)交通建設(shè)招標(biāo)有限公司）