人事檔案數(shù)字化建設策略研究

鄧春梅

【摘? 要】當今時代是數(shù)字化信息時代，其影響力已滲入多個產(chǎn)業(yè)領域。人事檔案作為個體的一種重要的具有社會價值的信息資源，其包含了個體成長、學習、工作等多種信息，其重要性是值得關注的。不同的單位都會有相應的儲存人事檔案的場所和相對應的管理人員。數(shù)字化建設發(fā)展對于人事檔案工作的發(fā)展是至關重要的，無論是工作效率的提高、檔案利用率的提升，還是安全服務性的改善都值得推動其建設性發(fā)展。

【Abstract】Today's era is a digital information age， whose influence has penetrated into many industrial fields. As an important information resource with social value of individuals， personnel archives contain a variety of information such as individual growth， learning and work， and their importance is worthy of attention. Different units will have corresponding storage of personnel archives and corresponding management personnel. The development of digital construction is very important for the development of personnel archives. It is worth promoting its constructive development whether to improve the work efficiency， the utilization rate of archives， or the improvement of security and service.

【關鍵詞】人事檔案;數(shù)字化建設;策略

【Keywords】personnel archives; digital construction; strategy

【中圖分類號】G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2021）03-0023-02

1 引言

人事檔案對于個體信息的記載和保存是貫穿整個過程的，所以，單位人事檔案部門對于信息的存儲、保護、查閱、更新、歸檔等多個環(huán)節(jié)的開展是比較煩瑣的，一些問題也經(jīng)常出現(xiàn)：管理人員意識淡薄、信息查閱不便、檔案的疏漏和丟失、相關設備的陳舊和損壞等，使人事檔案工作變得更加難以開展和突破。數(shù)字化時代的來臨，給我們提供了很多先進的理念思維、實體先進設備、數(shù)據(jù)系統(tǒng)支撐等，這使人事檔案工作更加安全高效，進一步推動了人事檔案數(shù)字化建設。其相關策略研究值得思考和推進。

2 實體管理與數(shù)字化管理并舉

人事檔案工作的開展離不開管理人員、相關設備和具體的檔案文件等，傳統(tǒng)的人事檔案管理向人事檔案數(shù)字化發(fā)展離不開這些實體管理的轉(zhuǎn)變和發(fā)展。人事檔案管理工作人員是該項工作推進和發(fā)展的主體，他們的道德文化素質(zhì)、科技創(chuàng)新意識、主觀能動性等多項因素影響著人事檔案工作數(shù)字化進度。相關的管理人員要不斷學習和了解數(shù)字化信息的知識，以及專業(yè)的數(shù)字化操作和相關培訓，使他們能夠認同人事檔案數(shù)字理念，掌握相關實際操作的技能要領，發(fā)揮主觀能動性，利用自身優(yōu)勢，積極完成工作。培養(yǎng)專而精的管理人員，使其成為人事檔案數(shù)字化發(fā)展的助推力。

所謂數(shù)字化，是指利用計算機信息處理技術，把光、聲、電、磁等信號轉(zhuǎn)換成數(shù)字信號，或把語音、文字、圖像等信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字編碼，用于快速傳輸與準確處理的一種綜合性技術。推動人事檔案數(shù)字化的關鍵一步離不開相關專業(yè)儀器設備，這些設備的制造、選取、設置、操作等后續(xù)運用都要有針對性和適用性。對于本單位的工作性質(zhì)、人員匹配、管理方式等有相應的吻合和匹配，而不是一味地追求功能和新意。人事檔案管理網(wǎng)絡系統(tǒng)需要系統(tǒng)的建立和改造，對內(nèi)的軟件設計和對外的硬件裝備都會影響人事檔案數(shù)字化建設進程。另外，一份份具體的檔案文件怎樣實現(xiàn)數(shù)字化儲存、更新、查閱等是實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化建設的重中之重。有紙質(zhì)的材料信息，也有動態(tài)的視頻和音頻材料，分開歸檔。利用數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)據(jù)壓縮技術、高速掃描技術等手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)字信息庫。紙質(zhì)的材料采用拍照、復制、歸類等存儲在存儲介質(zhì)中，也可以用網(wǎng)絡化的形式傳輸，使其檢索目錄和內(nèi)容數(shù)字化，進而提高其保存利用率;動態(tài)的材料以圖像為主，將具體內(nèi)容量化成具體數(shù)據(jù)，可用表格和圖形呈現(xiàn)，這樣才能更突出其內(nèi)容的關鍵部分和主要信息，以便于了解和查閱等。

人事檔案數(shù)字化發(fā)展需要各個系統(tǒng)內(nèi)部實現(xiàn)一體化進程和管理，這樣才能整體性向前邁進。要將人事檔案管理軟件與實際的人事檔案數(shù)據(jù)庫進行聯(lián)系整合，在實際的操作和運行設置中，增加其使用范圍的寬度和廣度。同時，整個數(shù)字化建設的推動包含著人事檔案管理的多個方面，無論是前期的建立、接收、派發(fā)還是后期的保存、分類、查閱等都要連貫不脫節(jié)，這樣才能達到真正的高效便捷。

3 智能操作與安全保障同行

提高時效、方便快捷是人事檔案數(shù)字化建設的主要目的之一。當前，多個智能化操作系統(tǒng)的升級和先進設備的更新?lián)Q代使一些實際中的操作發(fā)生數(shù)據(jù)泄露、新舊版本不匹配等問題。人事檔案由于其內(nèi)在資源信息的特殊重要性，所以在保存和查閱時會受到格外的安全保護。在電子文件和檔案全過程管理系統(tǒng)中，設計、實驗、制造、傳遞、交換、共享等各個環(huán)節(jié)實現(xiàn)信息管理單一的突破和安全一體化動態(tài)儲存和管理，要不斷地實現(xiàn)和檢測，確保能夠更好地進行操作，要讓智能操作設備和技術在安全保障的前提下推行，這樣才符合數(shù)字化建設最初的出發(fā)點和質(zhì)的要求。同時，在與各個科室與部門交接工作和內(nèi)容時，要增強其溝通性，確保人員的保密性和安全性。對于相對應的問題，要建立暢通的信息溝通渠道和交流渠道，進而增加其相互溝通協(xié)調(diào)的有效性，保障相關檔案信息的安全正確和完整高效性，這樣既可以提高工作效率，又可以提高資源溝通的水平。

智能操作符合人事檔案數(shù)字化建設的理念和具體實施方法，但我們要有群體受眾性，面向的是單位的整體人員，這涉及多個部門，不同程度的接受者。所以，在設計板塊和具體操作上要讓人事檔案數(shù)字化建設更加清楚明晰，方便操作，這樣才能讓智能化推動時效性。此外，在人事檔案數(shù)字化建設中，對于單位年長的群體，要設置圖形圖表操作流程，增強其對數(shù)字化發(fā)展的認同，以實際操作去實現(xiàn)真正的安全高效。針對原先相關部門對人事檔案相關手續(xù)的步驟和操作進行簡化和統(tǒng)一，減少不必要的多個審批流程和檔案工作人員的查閱檔案的時間和程序。這些實際過程的改善和提升能夠更好地讓智能化操作與安全保障同行，共同推動人事檔案數(shù)字化建設發(fā)展。

4 基礎設施建設與服務水平提升共存

人事檔案數(shù)字化建設推動和發(fā)展離不開基礎設施配套建設，其是一整套體系。當前，各個單位對人事檔案基礎設施配比缺乏、重視度不夠等問題比較突出，基礎設施建設是整個人事檔案工作的關鍵一步。從整個發(fā)展需要的部門、設備、規(guī)章制度、管理標準等要與當前時代發(fā)展統(tǒng)一，更有針對性和時效性。建設相關的閱檔室、檔案室、辦公室等多個分層部門，方便協(xié)調(diào)分工和明確工作性質(zhì)。對相關數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)軟件和設備的引進，要對應相關部門的工作設置，建立檔案網(wǎng)站、開發(fā)人事檔案系統(tǒng)、建立辦公室綜合系統(tǒng)等。對這些設備和功能的操作和更新?lián)Q代要與實際工作接軌，使檔案工作得到更有力的技術支撐和硬件保障。人事檔案數(shù)字化發(fā)展要與信息化建設結(jié)合，完善當前的管理標準、建立相匹配的規(guī)章制度、增加其監(jiān)管檔案的設施標準，使一整套基礎設施建設更有保障和操作性，做好人事檔案數(shù)字化建設的基礎保障，這樣才能更有利于數(shù)字化建設的開展。

人事檔案實現(xiàn)數(shù)字化建設后，對檔案信息資源的利用會實現(xiàn)最大程度，對其保護和整理也更加安全高效。當前，人事檔案數(shù)字化發(fā)展不僅要增強管理工作人員的數(shù)字信息理念，還要增強其服務水平。與過去不同的是，服務意識要由被動轉(zhuǎn)成主動，檔案管理工作人員要在原有的知識儲備和技能掌握基礎上，主動對數(shù)字化檔案各部分工作情況有所了解、分析，并能夠?qū)n案資源進行優(yōu)化處理。同時，對建立的檔案查詢和借閱平臺，要熟悉其流程和操作步驟，在實際工作運用中能夠得心應手。并且隨著數(shù)字信息化發(fā)展，需要具備的能力和素質(zhì)也會相應的增加，要不斷開拓進取，使其自身能夠具備相應的數(shù)字化背景下網(wǎng)絡系統(tǒng)的操作能力、計算機信息處理能力、相關軟件的應用能力等，樹立現(xiàn)代化觀念理念，能夠?qū)θ耸聶n案信息化建設管理起到優(yōu)化效果，進一步增強人事檔案數(shù)字化建設進程和實際效果。

5 結(jié)語

人事檔案數(shù)字化建設不是一項短而促的工程，其統(tǒng)籌規(guī)劃和發(fā)展要涉及多個環(huán)節(jié)、多個部門。人事檔案因其特殊重要性所在，在數(shù)字信息化時代，其發(fā)展要與時代接軌，要正確看待和解決過去單位人事檔案管理工作中的不足和缺漏，對實體管理和信息化管理要緊密結(jié)合，亦步亦趨，使實體操作發(fā)展跟上數(shù)字信息化步伐。在具體人事檔案數(shù)字信息化建設中，要把握系統(tǒng)操作要義，能夠熟練地進行相對應的智能化操作。同時，人事檔案數(shù)字化建設發(fā)展離不開的關鍵因素之一是安全保障性能，在具體發(fā)展中不可顧此失彼。對于相關設備、人員、部門都要有效地溝通交流，使智能化操作與安全保障共同施行，這樣才能不顧此失彼。基礎設施建設在人事檔案數(shù)字建設中是基礎工程，根基要立深立好，相關設施配備齊全才能更好地促進工作的開展和提升。

【參考文獻】

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