檔案管理信息化視角下的檔案管理研究

周曉芹

摘? 要：當(dāng)前社會(huì)生產(chǎn)力也在迅猛的發(fā)展，信息技術(shù)帶來(lái)的信息化時(shí)代更是對(duì)各行各業(yè)都產(chǎn)生了巨大的影響，檔案管理工作也因此進(jìn)入到一個(gè)全新的發(fā)展階段，檔案管理工作是以各種形式儲(chǔ)存社會(huì)有價(jià)值的信息，對(duì)促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步有著重大意義，所以要不斷創(chuàng)新管理模式與方法，提高管理的效率。數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展和通信技術(shù)的應(yīng)用，使得檔案實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程傳輸和共享體系，為了促進(jìn)檔案的信息化建設(shè)，要加強(qiáng)檔案管理工作，本文簡(jiǎn)述了信息化檔案管理內(nèi)容，并對(duì)檔案管理信息化視角下檔案管理的有效措施進(jìn)行了研究，希望可以為提升檔案的管理水平提供一份參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理信息化;提升;工作效率

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日新月異，檔案管理信息化已經(jīng)成為必然的產(chǎn)物，而對(duì)于檔案管理部門(mén)而言，必須要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，做好檔案管理的相關(guān)工作，檔案管理現(xiàn)代化與信息化是并存的，在實(shí)際工作中，必須要處理好兩者之間的管理，實(shí)現(xiàn)兩者之間的共贏，為檔案事業(yè)的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。檔案管理工作信息化，能夠有效提高檔案管理工作效率，解決傳統(tǒng)檔案管理中的諸多問(wèn)題。我國(guó)已經(jīng)明確指出了“信息化帶動(dòng)工業(yè)化”發(fā)展的具體發(fā)展要求，國(guó)家檔案局也將“信息化”作為了檔案管理工作的重要發(fā)展目標(biāo)。因此，探討檔案管理信息化建設(shè)的必要性，具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一.信息化檔案管理內(nèi)容與作用

1.檔案管理信息化提升了工作效率

以往，檔案管理主要是以紙質(zhì)檔案管理為主，檔案管理人員要?dú)w檔、查詢(xún)，都需要以“翻閱”的方式來(lái)尋找紙質(zhì)檔案，在這一過(guò)程中，就有可能導(dǎo)致檔案被損壞，導(dǎo)致信息遺漏。而檔案管理信息化，將紙質(zhì)文檔直接轉(zhuǎn)化為了電子文檔，檔案信息傳輸不會(huì)受到空間、時(shí)間的束縛，檔案管理工作人員通過(guò)電子設(shè)備就可完成對(duì)檔案的歸類(lèi)、整理、查閱，這就有效提高了檔案管理工作的安全性以及效率。另外，紙質(zhì)檔案在存放的過(guò)程中，極其容易受到高溫、高濕度、高酸性環(huán)境所影響，紙張也會(huì)逐漸老化，檔案在存放的過(guò)程中，不可避免的會(huì)遭受一定的損傷，而電子檔案的儲(chǔ)存則相對(duì)比較安全，通過(guò)“云儲(chǔ)存、熱備份”等方式，即便是儲(chǔ)存設(shè)備損壞，也不會(huì)導(dǎo)致檔案損壞、丟失。

2.信息化檔案資源技術(shù)

是指在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中采用信息技術(shù)將檔案轉(zhuǎn)為信息資源，包括檔案的傳輸、分類(lèi)以及儲(chǔ)存等，傳統(tǒng)的管理方式是將檔案呈現(xiàn)于不同載體之上，而信息化檔案資源技術(shù)是利用科技手段將檔案進(jìn)行分類(lèi)，從而使得檔案資源能夠準(zhǔn)確、有序的進(jìn)行儲(chǔ)存，也方便日后的查找以及使用。在這一過(guò)程中，信息技術(shù)起到了一定的促進(jìn)和支撐作用，能夠根據(jù)檔案的具體情況及時(shí)、準(zhǔn)確的建立相關(guān)目錄，在管理時(shí)具有一定的便捷性，并且還可以通過(guò)建設(shè)相應(yīng)的平臺(tái)對(duì)檔案資源進(jìn)行有效的儲(chǔ)存，其相應(yīng)的輸出技術(shù)手段在一定程度上促進(jìn)了檔案管理行業(yè)的發(fā)展。

3.科學(xué)的檔案管理方法

是指在當(dāng)今信息化社會(huì)環(huán)境下，根據(jù)實(shí)際的檔案管理情況進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃和設(shè)計(jì)，既要保證檔案能夠被有效的保管和應(yīng)用，又要使社會(huì)新技術(shù)、新研究成果能夠及時(shí)的得到錄入，為實(shí)踐工作和業(yè)務(wù)提供一定的參考、借鑒。另外，除了可以利用專(zhuān)業(yè)化管理手段之外，還可以使用行政手段以及經(jīng)濟(jì)手段，適當(dāng)?shù)倪x擇行政手段、經(jīng)濟(jì)手段能夠?qū)n案管理發(fā)展產(chǎn)生一定的刺激作用，而且可以保障有效的管理方式得到推廣和應(yīng)用，從這個(gè)層面出發(fā)，科學(xué)化的檔案管理方式是發(fā)展檔案事業(yè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

二.檔案管理信息化視角下檔案管理的有效措施

1.做好基礎(chǔ)工作，創(chuàng)造信息化條件

在檔案管理信息化視角下有效的進(jìn)行檔案管理需要得到一定的信息化條件作為支撐，所以一定要做好基礎(chǔ)性工作?；A(chǔ)性工作主要包括以下幾個(gè)方面：一是建立相應(yīng)的管理制度，管理制度是保證管理工作能夠順利開(kāi)展的重要基礎(chǔ)，所以要建立和完善相應(yīng)的檔案管理制度，并且不斷的創(chuàng)新管理方法，在保證不影響工作順利進(jìn)行的情況下，進(jìn)行程序簡(jiǎn)單化，但要有原則的簡(jiǎn)化，而且要嚴(yán)格控制檔案資源的質(zhì)量。二是要注重檔案管理重點(diǎn)環(huán)節(jié)的把控，在改善檔案管理涉及的硬件環(huán)境基礎(chǔ)上，加大對(duì)新增設(shè)施設(shè)備的管理和更新力度，保證檔案室的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)符合要求，還要重點(diǎn)關(guān)注檔案審核審批的管理工作。

2.建立數(shù)字檔案館

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、人工智能技術(shù)和自動(dòng)化技術(shù)的發(fā)展與完善，使得各企業(yè)的電子文檔變得越來(lái)越多，所以建立數(shù)字檔案館會(huì)是未來(lái)進(jìn)行檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。首先，需要從統(tǒng)一管理、統(tǒng)一規(guī)劃的角度出發(fā)，進(jìn)行系統(tǒng)性的思考，企業(yè)可以將紙質(zhì)的檔案掃描處理，然后運(yùn)用相關(guān)的軟件將電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一處理，要使紙質(zhì)檔案與電子檔案的格式相統(tǒng)一，建立相應(yīng)的數(shù)字檔案。其次，要根據(jù)企業(yè)的具體生產(chǎn)和運(yùn)行狀況，制定檔案管理的管理要求與管理目的，以此為依據(jù)選取相應(yīng)的檔案管理軟件，為建立數(shù)字檔案館奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。最后，檔案管理部門(mén)要能充分的了解自身特點(diǎn)，根據(jù)優(yōu)勢(shì)制定出比較全面的管理機(jī)制，建立管理系統(tǒng)，在最大程度上為檔案管理者提供幫助，讓檔案管理工作能夠穩(wěn)定的進(jìn)行，也能推動(dòng)檔案管理工作向著更加標(biāo)準(zhǔn)化、更加智能化以及更加規(guī)范化的方向發(fā)展。

3.完善管理制度

必須建立起完善的檔案管理信息化制度，才能夠讓各項(xiàng)工作做到有法可依。單位、企業(yè)要針對(duì)檔案管理信息化的主要內(nèi)容，結(jié)合單位實(shí)際情況，構(gòu)建完善的信息化制度。如：資料、文檔、數(shù)據(jù)等必須有效組織、整理和歸檔備案;檔案信息必須在xx日內(nèi)轉(zhuǎn)化為電子檔，并整理、歸檔等。另外，還要建立起完善的保密制度、獎(jiǎng)懲制度，通過(guò)剛性管理以及柔性管理，提高檔案管理人員的責(zé)任心以及保密意識(shí)。所謂剛性管理主要是利用制度來(lái)約束檔案管理人員的行為，柔性管理主要是指通過(guò)內(nèi)部文化風(fēng)氣，來(lái)讓檔案管理人員樹(shù)立起正確的保密意識(shí)。

三.結(jié)束語(yǔ)

總而言之，檔案作為重要的信息資源，涵蓋了各種珍貴的經(jīng)驗(yàn)，在信息化時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足管理需求，所以為了使檔案管理工作得到更優(yōu)的效果，要從轉(zhuǎn)變管理理念開(kāi)始，不斷的創(chuàng)新管理方式和管理技術(shù)，使檔案管理在信息化視角下實(shí)現(xiàn)最大價(jià)值、發(fā)揮出最大作用。

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