檔案管理存在的問(wèn)題與改善策略

仝翠蘭

摘? 要：經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，人們?cè)絹?lái)越重視檔案管理工作。提高檔案管理的科學(xué)水平是提高檔案管理效率的有效手段之一。檔案管理是事業(yè)單位管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作之一，是事業(yè)單位具有保存價(jià)值的各種文字、圖表，聲像等不同形式的歷史記錄。相關(guān)單位和領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視檔案管理工作，并能夠認(rèn)真分析檔案管理工作中存在的問(wèn)題，通過(guò)有效途徑解決問(wèn)題。提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，使檔案管理工作在服務(wù)單位各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展中發(fā)揮應(yīng)有價(jià)值。

關(guān)鍵詞：檔案管理; 主要問(wèn)題; 解決措施

在每個(gè)部門(mén)的發(fā)展過(guò)程中，往往會(huì)產(chǎn)生很多重要的信息資料，而這些信息資料的保存便會(huì)在使用過(guò)程中有序地歸置到檔案中，產(chǎn)生一定的記錄作用，對(duì)于部門(mén)的各種活動(dòng)、重大事項(xiàng)、典型事跡等都進(jìn)行記載和保留。檔案的最大作用就是能夠在部門(mén)的發(fā)展道路上提供歷史性的鋪墊。比如在提高經(jīng)濟(jì)水平方面，財(cái)務(wù)部門(mén)能夠提取檔案中歷年的經(jīng)營(yíng)情況，對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)作出對(duì)比，在之前舊模式的基礎(chǔ)上改善和創(chuàng)新，從而使部門(mén)得到長(zhǎng)足發(fā)展。

一.檔案管理過(guò)程中的主要問(wèn)題

1.檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)普遍缺乏

人們基于對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作的認(rèn)知，認(rèn)為該工作簡(jiǎn)單易做，只是對(duì)一些檔案信息進(jìn)行簡(jiǎn)單的整理、匯總及存檔即可，并不需要經(jīng)過(guò)相關(guān)的專(zhuān)業(yè)教育或培訓(xùn)，在一些單位中通常是由老弱病殘的職工來(lái)負(fù)責(zé)。可以說(shuō)，這種錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)也在一定程度上影響了管理層對(duì)檔案管理工作的人事安排，制約了檔案工作的有序開(kāi)展，使得此項(xiàng)工作的從業(yè)人員素質(zhì)堪憂，檔案管理方面專(zhuān)業(yè)素質(zhì)更是無(wú)從談起。因此，應(yīng)該加大對(duì)檔案管理從業(yè)人員的再教育再培訓(xùn)力度，不斷提升其專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，從而推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化進(jìn)程。

2.對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)程度不夠

檔案管理工作對(duì)于國(guó)家和社會(huì)發(fā)展具有十分重要的作用，但目前，阻礙我國(guó)檔案管理科學(xué)化水平提高的重要因素之一，即為相關(guān)領(lǐng)域的工作人員對(duì)于檔案的重要性認(rèn)識(shí)程度不夠。部分工作人員認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)可有可無(wú)的工作，沒(méi)有檔案管理也能照常運(yùn)轉(zhuǎn)。由于此種意識(shí)和觀念長(zhǎng)期存在，造成了工作人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，工作不積極態(tài)度不認(rèn)真，進(jìn)而導(dǎo)致了檔案管理工作效率低下，檔案管理過(guò)程中文件丟失的情況也時(shí)有發(fā)生。

3.檔案管理制度仍需完善

關(guān)于中國(guó)檔案管理的現(xiàn)狀，還有許多不足之處，由于檔案管理系統(tǒng)的不完善，檔案管理面臨著巨大的困難，在檔案管理中產(chǎn)生了混亂的現(xiàn)象。尚沒(méi)有比較健全的規(guī)則和條例，造成許多細(xì)節(jié)無(wú)法解決，特別是一些基層單位存在的管理問(wèn)題，比如缺乏統(tǒng)一的管理效率和質(zhì)量，再加上收集的大量數(shù)據(jù)檔案，沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的管理制度，導(dǎo)致文件資源混亂，甚至丟失文件，造成了一定的經(jīng)濟(jì)損失。因此，由于缺乏系統(tǒng)性的管理和明確的規(guī)則及條例，人為破壞和更改，導(dǎo)致錯(cuò)誤頻繁出現(xiàn)，阻礙了檔案管理工作的順利開(kāi)展。

二.解決檔案管理工作中問(wèn)題的對(duì)策措施

1.創(chuàng)新檔案管理技術(shù)

加強(qiáng)技術(shù)創(chuàng)新是提高檔案管理水平的重要手段，現(xiàn)代化檔案管理要實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展，離不開(kāi)科技的支持，把現(xiàn)代化手段應(yīng)用到檔案管理中有利于推動(dòng)檔案管理事業(yè)的蓬勃發(fā)展。創(chuàng)新檔案管理技術(shù)，要采取以計(jì)算機(jī)管理為主的新型管理模式，手工管理起到輔助的作用，充分體現(xiàn)現(xiàn)代化的管理特點(diǎn)，也是判定管理水平的衡量標(biāo)準(zhǔn)。技術(shù)創(chuàng)新應(yīng)該作為指導(dǎo)思想貫穿于各個(gè)階段，通過(guò)采用先進(jìn)的技術(shù)促使檔案管理向著正規(guī)化和現(xiàn)代化的方向轉(zhuǎn)變。

2.建立規(guī)范的檔案管理體系

為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的計(jì)算機(jī)化發(fā)展，需要對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，并建立一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)。在過(guò)去，我們國(guó)家檔案管理的質(zhì)量很差，檔案管理的重要性也沒(méi)有得到重視。為了促進(jìn)檔案管理的電腦化發(fā)展，我們必須建立統(tǒng)一和有效的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和制度。這是實(shí)現(xiàn)信息檔案管理的前提。然而，我們國(guó)家的檔案管理仍然相對(duì)薄弱，更有必要促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的建立和發(fā)展，以確保檔案管理的持續(xù)發(fā)展，并為信息化奠定基礎(chǔ)。

3.重視培養(yǎng)和提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平

為了確保新形勢(shì)下檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，其從業(yè)人員必須具備相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，切實(shí)擔(dān)負(fù)起管理職責(zé)，那么就要求相關(guān)人員的能力水平與崗位要求高度匹配，才能確保工作任務(wù)圓滿完成。筆者認(rèn)為，提高相關(guān)人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和水平需要從以下幾個(gè)方面入手，一是改變對(duì)傳統(tǒng)檔案管理相關(guān)工作方面的認(rèn)識(shí)，重視相關(guān)人員聘用資質(zhì)的考察和把關(guān)，以保證所招聘人員的素質(zhì)能夠滿足當(dāng)前檔案管理工作的需要;相關(guān)素質(zhì)主要包括其對(duì)當(dāng)前檔案管理工作重要性的認(rèn)知程度，是否充分了解并切實(shí)把握當(dāng)前先進(jìn)的檔案管理模式，是否具備相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，是否經(jīng)歷過(guò)相關(guān)培訓(xùn)等等。二是重視對(duì)相關(guān)從業(yè)人員的再教育再培訓(xùn)，因?yàn)殡S著科技的進(jìn)步，檔案管理工作的模式和方法都已經(jīng)發(fā)生了很大改變，只有重視從業(yè)人員的教育培訓(xùn)，才能確保其及時(shí)了解和掌握先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和管理方法，做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高檔案管理工作水平，確保檔案管理工作的規(guī)范化。

4.檔案管理人員要不斷提升信息化現(xiàn)代化管理水平

作為檔案管理者要能夠掌握科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理技能，尤其是掌握檔案管理的數(shù)字化、信息化應(yīng)用技術(shù)，這應(yīng)該成為檔案管理工作者的重點(diǎn)研究對(duì)象。檔案管理者要明白，檔案管理工作與辦公自動(dòng)化息息相關(guān)，一篇文稿的起草、修改、到打印、登記、匯集、統(tǒng)計(jì)等，各個(gè)環(huán)節(jié)的工作都離不開(kāi)辦公自動(dòng)化。作為檔案工作人員，只有掌握了這一現(xiàn)代技術(shù)，才能適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作的需要，才能有效提高自己的檔案管理工作的效率和質(zhì)量。因此，檔案管理者認(rèn)真學(xué)習(xí)現(xiàn)代技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理是必備素質(zhì)之一。

結(jié)束語(yǔ)：綜上所述，檔案管理工作對(duì)于部門(mén)的發(fā)展是非常重要的。部門(mén)要大力加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度，從各方面改善檔案管理的工作環(huán)境，保證檔案管理的有效進(jìn)行。當(dāng)然，不同的部門(mén)在檔案管理方面都會(huì)存在不同的問(wèn)題，這就需要部門(mén)意識(shí)到自身的問(wèn)題，從而針對(duì)這些問(wèn)題產(chǎn)生的原因，從根本上制定解決措施，有效避免后續(xù)問(wèn)題的產(chǎn)生，保證部門(mén)的長(zhǎng)足發(fā)展。

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