企業(yè)科技檔案管理存在的問題及對策分析

肖艷麗

摘? 要：科技檔案管理因其本身的特殊性，一直是企業(yè)檔案管理的核心內(nèi)容，并對企業(yè)的創(chuàng)新性發(fā)展起到?jīng)Q定性影響。但是在進入新時期以后，企業(yè)科技檔案管理會受到更多因素的影響而出現(xiàn)較多的問題，其一定程度上阻礙了企業(yè)的快速發(fā)展。據(jù)此，文章就企業(yè)科技檔案管理存在的問題及對策進行了論述與分析。

關(guān)鍵詞：企業(yè)科技檔案管理;存在問題;對策

引言

探討并分析企業(yè)科技檔案管理存在的問題及對策，需明確企業(yè)科技檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀，從企業(yè)的科技檔案管理流程出發(fā)，判斷其當前面臨的主要問題，以問題為導向來制定對應(yīng)的優(yōu)化對策，切實解決阻礙企業(yè)發(fā)展的諸多問題，并進一步強化企業(yè)的科技檔案管理水平，維護企業(yè)健康發(fā)展。

1 企業(yè)科技檔案管理存在的問題

1.1 工程檔案管理未受到足夠的重視

很多電力工程施工企業(yè)都會存在著“重工程建設(shè)、輕工程檔案管理”的問題，特別是在檔案資料收集、整理、歸納、總結(jié)與應(yīng)用等方面的意識淡薄;部分施工企業(yè)檔案管理以外的部門則是認為檔案管理為檔案部門的事務(wù)，與其不存在較多的關(guān)聯(lián);也有一些工程管理人員認為檔案資料管理只需重視竣工資料即可，導致在工程施工前、中期缺乏必要的干涉與管控，導致檔案管理效率低下;最后，一些部門認為檔案收集與移交過于復雜、麻煩，不愿意去進行檔案歸檔。導致以上現(xiàn)象出現(xiàn)的核心因素是檔案管理未受到足夠的重視，從而使得檔案管理質(zhì)量下降。

1.2 檔案管理責任未落實到位

部分工程檔案管理缺乏相應(yīng)的管理機制，仍舊會存在“一崗多職”、“一職多崗”的問題，這使得在出現(xiàn)具體的檔案問題時，同級別、同類型的崗位間進行責任相互推諉，這不但不利于迅速鎖定問題原因、問題點，還會使得問題造成損失的進一步擴大，不利于供電企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。此外，亦會有一些企業(yè)為設(shè)定專業(yè)的檔案管理人員，檔案的管理工作是靠行政、運行等其他部門兼職完成，這使得很多檔案管理的責任人難以及時的確定，檔案信息的可靠性、真實性難以得到保障[1]。

1.3 兼職檔案人員對工程檔案管理業(yè)務(wù)不熟悉

電力工程檔案的收集、整理、立卷歸檔是一項系統(tǒng)化，對專業(yè)性要求較高的工作，但是兼職負責檔案管理的人員通常未經(jīng)歷過專業(yè)的培訓，只是能夠負責一些簡單的整理工作，在深入研究與應(yīng)用方面能力不足。此外，兼職人員本身即有著其本身的專職工作，很難有足夠的時間與精力投入到檔案管理中，且供電企業(yè)缺乏必要的激勵機制，難以讓兼職人員充滿熱情、激情地投入到系統(tǒng)的檔案管理進程中，使得供電企業(yè)的檔案管理效率較低。

2 企業(yè)科技檔案管理優(yōu)化對策

2.1 提升工程檔案管理重視程度

其一，要求供電企業(yè)領(lǐng)導人能夠提升對工程檔案管理的重視程度，以此來發(fā)揮出其本身的典型示范作用，由上而下、由點及面的提升整個供電企業(yè)對檔案管理的重視程度;其二，

要求強化宣傳教育，改變科技檔案管理人員的管理理念，提升其對于工程檔案的正確認知，在學習各項檔案管理技術(shù)的同時，提升對各種工程檔案的甄別能力，正確分辨各項檔案的正確價值，以此來依托其專業(yè)技術(shù)來實現(xiàn)各類檔案的正確分類與歸檔;其三，要求完善檔案管理流程，要求各個管理部門主管人員加強對檔案管理的重視程度，指派專人負責檔案資料的收集與移交工作，確保不會影響導致企業(yè)的整體化檔案管理;其四，要求更新檔案管理的檔案管理觀念與意識，使其了解到檔案管理涉及到工程管理的整個過程，尤其是工程決策階段、設(shè)計階段的檔案管理，其直接關(guān)系到后續(xù)電力工程施工、監(jiān)理與竣工驗收效果，以此來完善其檔案管理意識，推動其通過各種手段與措施來提升自身的檔案管理技能，以此來應(yīng)對檔案管理過程中的諸多挑戰(zhàn)[2]。

2.2 落實檔案管理責任

其一，要求針對工程檔案管理中的“一崗多職”、“一職多崗”問題推動整體化管理、精細化管理、目標管理，針對工程檔案管理的各個階段設(shè)定合理的檔案管理目標，再將整體化目標加以細化，結(jié)合崗位責任制，將目標細化到對應(yīng)的檔案管理崗位，以此來精簡崗位設(shè)定，降低人力成本壓力，并讓所有崗位的人員皆能承擔對應(yīng)的崗位任務(wù)，以檔案管理人員的目標完成度來對其加以評價管理，根據(jù)評價結(jié)果來判定其對企業(yè)的貢獻度，給與其對應(yīng)的獎勵;其二，在崗位責任制推進過程中，要求根據(jù)檔案管理的具體效果來對其加以內(nèi)化與調(diào)整，根據(jù)社會發(fā)展情況、供電企業(yè)工程優(yōu)化狀況來對檔案管理流程進行不斷的完善，使其能夠與各個階段的企業(yè)發(fā)展一一對應(yīng)[3]。

2.3 提升檔案管理專業(yè)性

其一，建議優(yōu)化綜合檔案室整體運營，一方面需完善各種軟硬件設(shè)備，另一方面嚴格執(zhí)行各項管理制度，嚴格執(zhí)行文件收集、整理、立卷歸檔、借閱利用、文件銷毀、考核評價等方面的管理制度;其二，重視過程性檔案的整理收集與歸檔。深化文書、電網(wǎng)建設(shè)、基建項目、采購活動、科學技術(shù)研究項目、會計、照片、錄音錄像、實物檔案等方面的業(yè)務(wù)整理規(guī)范;其三，需要加強對工程建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位兼職檔案員的業(yè)務(wù)知識培訓，使其熟悉標準的檔案整理規(guī)范，以確保工程檔案的齊全、完整與規(guī)范;其四，要求各級單位檔案部門或檔案人員應(yīng)參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項目驗收、設(shè)備開箱驗收等活動，負責檢查應(yīng)歸檔文件材料的完整性與系統(tǒng)性;其五，堅持檔案管理利用服務(wù)導向。檔案只有不斷的開發(fā)利用才可發(fā)揮出其最大的價值與效用，因此要求檔案管理人員改變以往“重藏輕用”的管理理念，改為“藏用并行”，以需求為導向來制定檔案利用方案，將企業(yè)科研工作者的滿意程度、企業(yè)的創(chuàng)新性發(fā)展為評價指標，切實提升檔案的利用程度，推動企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展[4]。

3 結(jié)語

綜述，文章就企業(yè)科技檔案管理存在的問題及對策進行了論述與分析，探討了其核心要點，并從管理意識、管理水平、重視程度等多個方面進行了剖析，建議檔案管理人員給予其足夠的重視，改變以往管理理念，探索更加有效的管理方式，推動企業(yè)科技檔案管理水平的穩(wěn)定提升，以此來實現(xiàn)對各項科技檔案的有效化管理。

參考文獻：

[1]賴文俊.企業(yè)科技檔案管理中存在的問題及對策研究[J].2019，（30）：53-54.

[2]李群.淺析科技檔案管理工作中存在的問題及對策[J].技術(shù)與市場，2019，（12）：2.

[3]王帥.信息化時代科技檔案管理面臨的問題和對策[J].寫真地理，2020，（15）：1.

[4]賴文俊.企業(yè)科技檔案管理中存在的問題及對策研究[J].蘭臺內(nèi)外，2019，（30）：2.