新時期核電檔案工作轉(zhuǎn)型升級思考

徐曉萌

摘 ?要：社會經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展推動了我國發(fā)展的改革，在改革開放之后由于發(fā)展理念的不同使得核電工作的側(cè)重點(diǎn)也發(fā)生了變化，核電工作中的檔案管理工作得到了進(jìn)一步重視，在以往的檔案管理中檔案都是以紙質(zhì)材料為主，而在新時期下隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的出現(xiàn)使得檔案管理工作也向著電子文檔的方向發(fā)展，這種發(fā)展形勢下為了有效地提升核電檔案工作，就必須從檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級中來實(shí)現(xiàn)。本篇文章主要就是對新時期核電檔案工作轉(zhuǎn)型升級進(jìn)行分析和研究。

關(guān)鍵詞：新時期;核電檔案;轉(zhuǎn)型升級;分析研究

一、新時代下檔案工作發(fā)生的變化

在以往的核能行業(yè)文檔管理工作中，檔案的作用主要是為科研人員提供參考，這種情況阻礙了核能行業(yè)檔案管理工作的有效提升。改革開放以來社會主義市場經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展，用電壓力增大，由于核電清潔能源的特性使得30年來核電建設(shè)的數(shù)量和規(guī)模得到了大發(fā)展，在核電數(shù)量和規(guī)模得到提升的同時也使得核電檔案管理工作的難度面臨前所未有的挑戰(zhàn)，相應(yīng)人員對于核電檔案查閱和需求量也變得越來越大，由于核電檔案都是以紙質(zhì)形式保存，所以在查閱的過程中有著很多的問題，這種問題也成為了上世紀(jì)核電檔案管理的主要難題。

為了滿意日益增長的檔案查閱需求，就必須對現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，將紙質(zhì)的核電檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，電子核電檔案就是對檔案進(jìn)行數(shù)字化，提高檔案的利用率，進(jìn)而能夠更好地為科研人員服務(wù)，所以電子化的核電檔案已經(jīng)成為了新時期核電檔案轉(zhuǎn)型升級的主要方向。

二、核電文檔管理現(xiàn)狀和問題

20世紀(jì)90年代以來，隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，電子文件開始在各系統(tǒng)中大量出現(xiàn)，但從傳統(tǒng)檔案管理的角度看，電子文件的可靠性和證據(jù)力方面得不到有力保障，無法長期保存。因此，出于對文件證據(jù)要求及長久可讀的考慮，在原2002年頒布的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）、2003年國家檔案局第6號令、2004年國家檔案局發(fā)布的《國有企業(yè)文件材料歸檔辦法》等文件中，提到電子文件歸檔時都規(guī)定“必須”同時保存紙質(zhì)版本，即強(qiáng)制雙套制保存，即將具有保存價值的電子文件轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件并且同時保存文件的兩種版本，實(shí)行“雙套制”。雙套制保管模式下，對數(shù)據(jù)進(jìn)行雙重備份，確保了檔案的原始性和真實(shí)性，雙重安全保障、信息不易丟失，電子文件與紙質(zhì)文件相互依存，優(yōu)勢互補(bǔ)、劣勢互抵等優(yōu)點(diǎn)，但同時也具有耗費(fèi)雙重制作成本、保管成本、人力、物力和財(cái)力等一系列問題。

三、新時期核電檔案工作轉(zhuǎn)型的有效措施

（一）文件歸檔單套制

在2016年國家檔案局令第79號《會計(jì)檔案管理辦法》，2018年國家檔案局發(fā)布的第13號令、第14號令等文件中，提到特定文件“可以僅以電子形式歸檔”。2020年新修訂的《檔案法》第三十七條明確規(guī)定，“電子檔案應(yīng)當(dāng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”、“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”。

在核電檔案管理的工作中要實(shí)現(xiàn)文件歸檔的單套制，首先需要制定相應(yīng)的規(guī)章制度來對單套制歸檔進(jìn)行約束，由于核電檔案的文件類型多種多樣，其不同類型的文件管理方式上也都存在差異，為了保障不同類型核電檔案管理工作的有效進(jìn)行也需要制定不同的管理標(biāo)準(zhǔn)。其次，為了保障電子核電檔案的真實(shí)性，在進(jìn)行電子核電檔案的接收工作時，檔案管理人員必須對檔案真實(shí)性、安全性、完整性和可用性等多個方面進(jìn)行檢查。

通過對以往的核電檔案管理工作進(jìn)行研究后發(fā)現(xiàn)，以往的核電檔案驗(yàn)收工作大部分都是由檔案管理人員來完成的，由于文檔為紙質(zhì)資料，所以在進(jìn)行驗(yàn)收工作時除了要對文件進(jìn)行專業(yè)鑒定也要對紙質(zhì)文件進(jìn)行規(guī)范化整理，正是由于核電文件來源廣、數(shù)量巨大;內(nèi)容復(fù)雜、形式多樣;文件形成質(zhì)量參差不齊;文件相互交叉和關(guān)聯(lián)，所以進(jìn)行工作時要消耗大量的人力和時間，而在檔案電子化以后，業(yè)務(wù)人員可以在文檔管理系統(tǒng)中就進(jìn)行文件的整理、組卷和移交工作，組卷完成之后系統(tǒng)自動生成案卷目錄和備考表，所以采用單套制管理方式能夠極大程度的提升歸檔的質(zhì)量和效率。

（二）檔案服務(wù)知識化

核電檔案管理工作的主要目的是提供利用，所以檔案查閱的用戶量對檔案工作的發(fā)展也有著重要的影響，這種情況下為了實(shí)現(xiàn)核電檔案管理的轉(zhuǎn)型升級，就必須從提升核電檔案服務(wù)知識化角度中來提升用戶量。為了方便人員對核電檔案資源進(jìn)行查閱，可以利用現(xiàn)代技術(shù)建立便攜式檔案服務(wù)平臺，這樣用戶只要在有網(wǎng)絡(luò)的地方就能對所需要的核電檔案資料進(jìn)行獲取，這種方式也使得檔案管理的工作不受時間和空間上的限制。其次，核電企業(yè)也要建立相應(yīng)的知識庫，并對知識庫中的不同資料進(jìn)行合理的分類，知識庫的建立對提升核電企業(yè)的發(fā)展能夠起到促進(jìn)的作用[1]。

大數(shù)據(jù)時代，為了能夠更好地對用戶體驗(yàn)進(jìn)行提升，在核電檔案管理工作中也要對大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，以此來使核電檔案發(fā)展從被動轉(zhuǎn)為主動，通過對不同用戶的需求分析來為用戶推送具有價值的信息，這種方式在提升用戶體驗(yàn)感的同時也能實(shí)現(xiàn)檔案的主動服務(wù)。

除此之外，核電檔案管理工作的發(fā)展過程中也可以為用戶提供決策咨詢服務(wù)，在核電企業(yè)的發(fā)展中，不論是部門的負(fù)責(zé)人還是高層領(lǐng)導(dǎo)人員都需要進(jìn)行決策工作，而當(dāng)核電檔案管理平臺具有決策服務(wù)功能時就能在人員對核電檔案資料進(jìn)行查閱的過程中系統(tǒng)主動地為用戶提供決策類相關(guān)資料，核電檔案部門的這種發(fā)展也能有效地促使核電檔案管理部門向著知識管理部門方向轉(zhuǎn)變[2]。

（三）檔案管理前端化

在以往的核電檔案管理工作中，檔案歸檔之前的工作環(huán)節(jié)是極多的，不但要經(jīng)過多個部門的簽署和驗(yàn)收，還要進(jìn)行鑒定和分類，這些工作由于檔案管理部門不能有效地參與其中，所以造成了核電檔案管理工作出現(xiàn)管理人員對所管理的檔案并不了解的情況，以此使得在進(jìn)行資料的查閱時檔案管理人員不能有效地提供幫助，所以，為保證文檔管理的系統(tǒng)性，保持文件的內(nèi)在聯(lián)系，核電文檔管理人員不僅需要了解文檔管理知識，還需要熟悉工程建設(shè)。基于此種情況，為了提升檔案管理的前端化就要做好以下的工作：

第一，根據(jù)項(xiàng)目階段調(diào)整專業(yè)人員配置。項(xiàng)目在啟動時就建立好由建設(shè)單位、委托單位、總包單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位組成的項(xiàng)目文檔管理網(wǎng)絡(luò)，確定好溝通聯(lián)絡(luò)人。工程建設(shè)過程中重要節(jié)點(diǎn)文檔管理人員均應(yīng)參加。

第二，對前端文件進(jìn)行管控。檔案管理工作的特點(diǎn)造成在歸檔移交階段才發(fā)現(xiàn)文件質(zhì)量的缺陷，甚至因此不惜修改和重新編制已形成的原始記錄，使得記錄的原始性、有效性 無從保障。 因此只有前端做好控制，后期檔案工作才有保障。依托質(zhì)保監(jiān)查平臺實(shí)施文檔監(jiān)督檢查，避免重復(fù)檢查;要求總包方制定文檔監(jiān)督檢查計(jì)劃，參與總包文檔監(jiān)督檢查等都是保障歸檔質(zhì)量的有效手段。

四、結(jié)語：

綜上所述，在新時期，科學(xué)技術(shù)的出現(xiàn)既為核電檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)也帶來了機(jī)遇，這種情況下核電檔案管理工作要想有效地實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級，就需要抓住發(fā)展的機(jī)遇對先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行利用，不但能夠使檔案管理部門向著知識管理部門發(fā)展，也能提升核電檔案管理的質(zhì)量和效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]章外明.核電企業(yè)電子檔案管理的問題與對策[J].浙江檔案，2021（03）：56-57.DOI：10.16033/j.cnki.33-1055/g2.2021.03.023.

[2]楊林，孫家誠，嚴(yán)開.新時代核電檔案工作轉(zhuǎn)型升級思考[J].科技視界，2021（08）：53-55.DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2021.08.21.