PDCA 循環(huán)管理在科技計劃項目質(zhì)量改進中的運用

沙 銳，吳 根

（科學(xué)技術(shù)部高技術(shù)研究發(fā)展中心，北京 100044）

科技計劃是政府支持科學(xué)研究和技術(shù)開發(fā)的重要方式。近些年，我國研究與試驗發(fā)展(R&D)經(jīng)費支出逐步遞增，2018 年達到19 657 億元，比上年增長了11.6%［1］。隨著國家對科技計劃的重視和不斷投入，對科研計劃項目質(zhì)量水平的關(guān)注也日益增加。2018 年7 月，國務(wù)院印發(fā)了《國務(wù)院關(guān)于優(yōu)化科研管理提升科研績效若干措施的通知》，其中就明確表示了要推動項目管理從重數(shù)量、重過程向重質(zhì)量、重結(jié)果轉(zhuǎn)變。可見，為了更好應(yīng)對全球日益激烈的科技競爭壓力，如何提高科技計劃項目質(zhì)量水平已經(jīng)成為我國經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展所面臨的一個重要課題。

1 科技計劃項目質(zhì)量改進

科研活動基本過程遵循“輸入→方法→輸出”，輸入是現(xiàn)有的認(rèn)識，輸出是新的認(rèn)識，本質(zhì)上是一種生產(chǎn)活動，所以對科研活動的生產(chǎn)過程、輸出產(chǎn)物進行質(zhì)量管理是至關(guān)重要的。按照科技計劃項目的特點和管理原則，圍繞科技項目各項活動進行計劃、組織和調(diào)節(jié)，以保障和控制科技項目的結(jié)果滿足質(zhì)量目標(biāo)［2］。

質(zhì)量改進作為質(zhì)量管理的主要支撐，始終貫穿在質(zhì)量管理各個環(huán)節(jié)之中，是指致力于增強質(zhì)量滿足質(zhì)量目標(biāo)與要求的管理活動［3］。從標(biāo)準(zhǔn)制定的角度來看，不存在最優(yōu)標(biāo)準(zhǔn)，只有更優(yōu)的標(biāo)準(zhǔn)，任何標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范都有改進優(yōu)化的地方，是一種螺旋上升式的思考方式。組織開展質(zhì)量改進時，通常包括如下步驟：分析和評價現(xiàn)狀，識別改進區(qū)域；確定改進目標(biāo)；尋找可能的實現(xiàn)目標(biāo)的辦法；確定并實施解決辦法；測量、驗證、分析和評價實施的結(jié)果，以確定改進目標(biāo)己經(jīng)實現(xiàn)；更改標(biāo)準(zhǔn)，正式采納等［4］。而這一系列質(zhì)量改進活動與PDCA 循環(huán)（P 即plan/計劃，D 即do/執(zhí)行，C 即check/檢查，A 即act/處理）步驟不謀而合。PDCA 循環(huán)作為一種有效的質(zhì)量改進方法，最初主要應(yīng)用于企業(yè)全面質(zhì)量管理，而后因其展現(xiàn)出的邏輯嚴(yán)謹(jǐn)性、管理層次多樣性、操作簡單便捷且效果顯著而在管理活動中逐漸擴展適用邊際。本研究嘗試通過PDCA 循環(huán)表達和指導(dǎo)科技計劃項目質(zhì)量改進活動，通過其標(biāo)準(zhǔn)模塊化的流程完善項目管理機制，達到提升科技計劃項目質(zhì)量的最終目的。

需要注意的是，目前PDCA 循環(huán)的應(yīng)用場景主要分為兩類，一種是達成計劃類型，另一種是解決問題類型，兩者適用于不同的場景，步驟也不盡相同。這二者最主要的區(qū)別在于循環(huán)的開始：達成計劃類型的主要工作是針對一項新開始的項目或任務(wù)，確定目標(biāo)和實施方案；而解決問題類型的主要工作是分析現(xiàn)狀，尋找存在的問題，制定措施或整改計劃。我們可以把解決問題看作是在達成計劃的過程中發(fā)現(xiàn)了問題，進而進入“解決問題”的PDCA 循環(huán)中，是達成計劃類型的延伸。將PDCA 循環(huán)應(yīng)用到科技計劃項目質(zhì)量管理之中，目的是查漏補缺，提高項目的完成質(zhì)量，更傾向于發(fā)現(xiàn)問題和解決問題。所以，接下來對于PDCA 循環(huán)的介紹和具體操作，以解決問題類型為主。

2 PDCA 循環(huán)內(nèi)容

PDCA 循環(huán)是從著名統(tǒng)計學(xué)家Shewhart［5］的PDS（即計劃、執(zhí)行和檢查）演化而來，后由美國著名質(zhì)量管理專家Deming［6］于1950 年挖掘、改進和運用，故又稱為“戴明環(huán)”。PDCA 循環(huán)管理的實施需要經(jīng)歷計劃、執(zhí)行、檢查和處理這4 個階段［7］。如圖1 所示，第一階段是計劃，工作程序分為4 個步驟：分析現(xiàn)狀，找出現(xiàn)存的質(zhì)量問題；分析產(chǎn)生問題的原因和影響因素；從各種原因中找出主要影響因素；針對影響質(zhì)量的主要原因和影響因素制定整改方案，明確預(yù)期目標(biāo)，確定方案具體的執(zhí)行者、執(zhí)行時間、執(zhí)行進度、執(zhí)行地點和完成方法等方面。第二階段是執(zhí)行，按照預(yù)定計劃和實施方案付諸于行動，以貫徹和實現(xiàn)計劃目標(biāo)。第三階段是檢查，對照預(yù)定目標(biāo)和執(zhí)行結(jié)果，檢查整改計劃的執(zhí)行是否達到預(yù)定的目標(biāo)以及執(zhí)行過程中是否產(chǎn)生了新的問題，如有并加以解決。第四個階段是處理，分為2 個步驟：總結(jié)成功的經(jīng)驗，將效果好的方法、措施提煉為標(biāo)準(zhǔn)以供今后遵循，對于失敗的教訓(xùn)也要加以整理記錄，供以后借鑒；對于檢測階段沒有解決的遺留問題，轉(zhuǎn)入下一個管理循環(huán)，作為下一輪循環(huán)的素材。

圖1 PDCA 循環(huán)管理的階段和步驟

PDCA 循環(huán)管理的特點包括：

（1）閉環(huán)管理。計劃、執(zhí)行、檢查、處理4 個階段形成一個循環(huán)，4 個階段缺一不可，必須形成閉環(huán)管理；至于是否能細分成8 個步驟應(yīng)視具體使用場景而定。

（2）大環(huán)套小環(huán)、小環(huán)保大環(huán)。PDCA 循環(huán)的4 個階段都可各有一個屬于自身的 PDCA 循環(huán)，大環(huán)套小環(huán)、小環(huán)保大環(huán)。如圖2 所示。

圖2 PDCA 循環(huán)中的大環(huán)套小環(huán)

（3）階梯式上升。PDCA 循環(huán)不是沿著水平方向前進，而是每完成一次循環(huán)就解決了一部分問題、質(zhì)量水平提高了一步，如此周而復(fù)始、持續(xù)改進，是一種階梯式上升的質(zhì)量改進過程。如圖3 所示。

圖3 PDCA 循環(huán)階梯式質(zhì)量改進過程

（4）應(yīng)用的靈活性。PDCA 循環(huán)的應(yīng)用具有一定的靈活性，例如日本著名質(zhì)量管理專家池澤辰夫認(rèn)為，可以先從C、A 階段開始，即檢查、處理前一循環(huán)目標(biāo)的實施效果后，再進入新的PDCA 循環(huán)制定計劃方案［8］。

3 PDCA 循環(huán)在科技計劃項目質(zhì)量改進中的研究現(xiàn)狀

PDCA 循環(huán)作為一種先進的質(zhì)量管理手段在企業(yè)質(zhì)量管理中已實踐多年，具有扎實的研究基礎(chǔ)；除此之外，有關(guān)PDCA 循環(huán)在醫(yī)院以及護理管理中的研究也較為豐富。但是在科技管理領(lǐng)域，特別是科技計劃項目管理，PDCA 循環(huán)的應(yīng)用與研究遠沒有深入?？萍柬椖孔鳛橐环N知識運動，創(chuàng)新性、復(fù)雜性和風(fēng)險性等因素使其復(fù)雜程度遠超過了一般的企業(yè)項目，其管理模式也不等同于企業(yè)生產(chǎn)或醫(yī)院護理管理，科技項目PDCA 循環(huán)質(zhì)量改進因此不能盲目照搬企業(yè)模式。

在對運用PDCA 循環(huán)改進科技計劃項目質(zhì)量有關(guān)文獻進行檢索時，僅有的幾篇文獻都是理論層面上對科技計劃闡析，如邵登魁［9］和田斌等［10］的研究，沒有具體結(jié)合實際管理現(xiàn)狀，與實踐應(yīng)用存在一定的脫節(jié)。本研究在理論研究的基礎(chǔ)上，針對科技計劃項目過程管理所存在的問題，以“里程碑節(jié)點管控”這一整改方案為例，運用PDCA 循環(huán)進行實際管理操作，對PDCA 循環(huán)管理在科技項目質(zhì)量改進中的應(yīng)用進行實踐探索。

4 具體應(yīng)用操作——里程碑節(jié)點管控

4.1 計劃階段（P）

目前國家重大科技計劃項目在實施管理的過程中，由于頂層設(shè)計、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、分類資助方式不夠完善，存在著重復(fù)、分散、低效等現(xiàn)象，資源配置“碎片化”、管理有效性缺失等問題突出（PDCA循環(huán)的第一個步驟）。按照PDCA 循環(huán)流程，借助因果圖對科技項目全生命周期管理進行分析，辨認(rèn)出現(xiàn)上述問題的癥結(jié)所在以及哪些問題是可以通過PDCA 循環(huán)解決優(yōu)化（PDCA 循環(huán)的第二、三個步驟），歸納總結(jié)出4 個方面的原因（見圖4）：

（1）過程管理方面?，F(xiàn)有過程管理措施，包括年度報告、中期檢查，都存在一定程度的局限性。年度結(jié)束未必是一個階段性研究任務(wù)的結(jié)束，年度報告可能因為沒有明確的交付物而無法檢查到目標(biāo)實質(zhì)性的進展；中期檢查是在項目執(zhí)行中期，根據(jù)已完成任務(wù)情況對最終是否能完成預(yù)期目標(biāo)作出判斷，然而如果在項目中期才發(fā)現(xiàn)項目偏離預(yù)定軌道，此時糾偏和處理風(fēng)險難度加大。

（2）驗收方面。項目結(jié)題驗收存在重形式走過場、重數(shù)量輕質(zhì)量的傾向，對項目本身的質(zhì)量關(guān)注不夠，容易對項目立項的有效性產(chǎn)生不良影響；評價指標(biāo)不夠科學(xué)，存在發(fā)表論文、獲得獎勵相關(guān)指標(biāo)片面、扭曲使用等現(xiàn)象，導(dǎo)致評價結(jié)論不夠準(zhǔn)確客觀。

（3）經(jīng)費方面。在經(jīng)費決算過程中專業(yè)領(lǐng)域技術(shù)專家決策權(quán)重不夠，僅依靠財務(wù)專家的評審判斷；在項目實施過程中沒有區(qū)分管理與監(jiān)督，二者集于一身存在混淆，一方面對于管理，較少引入科學(xué)的管理理論與管理手段，另一方面對于監(jiān)督，缺乏對于事前的監(jiān)督，經(jīng)費使用過程中事中監(jiān)督不完善，更多地仍然停留在事后的審計。

（4）人力資源方面。專家團隊組成不均衡，項目負責(zé)人由技術(shù)專家擔(dān)任，技術(shù)人才在項目團隊中占據(jù)絕對主導(dǎo)地位，而管理人才的地位并沒有得到充分的重視，結(jié)果將不善管理的技術(shù)專家推到了項目管理和組織實施的前臺，由于這種信息的不對稱性，對于項目計劃的制定會影響其科學(xué)性和合理性；而在項目的實施過程中，則會影響項目的組織，如相應(yīng)的責(zé)、權(quán)、利如何界定等，最終對項目實施的管理效率和項目目標(biāo)的實現(xiàn)造成不良影響。

圖4 運用PDCA 循環(huán)改進科技計劃項目質(zhì)量的計劃階段分析

下一步應(yīng)針對上述原因及主要影響因素制訂整改方案。對于項目驗收方面，科技管理部門已經(jīng)認(rèn)識到其中的不足，制定了相應(yīng)的政策規(guī)范，如2018年12 月科技部印發(fā)了《國家重點研發(fā)計劃項目綜合績效評價工作規(guī)范（試行）》，其中規(guī)定了對突出代表性成果和項目實施效果評價，破除國家重點研發(fā)計劃組織實施中的“四唯”現(xiàn)象，樹立科研質(zhì)量、貢獻和績效評價導(dǎo)向，構(gòu)成對項目承擔(dān)單位的激勵與約束機制，進一步優(yōu)化完善我國科研項目驗收管理；2020 年2 月科技部會同財政部印發(fā)《關(guān)于破除科技評價中“唯論文”不良導(dǎo)向的若干措施（試行）》，針對全國科研評價體系提出了全面且具體的改革方案。這一系列政策的頒布，在為科技計劃項目驗收管理改革指明方向的同時提供了制度保障。

本研究選取過程管理方面作為示例進行后續(xù)PDCA 循環(huán)管理的操作說明，按照計劃階段的工作要求，針對過程管理方面的問題提出“里程碑節(jié)點管控”這一整改意見（PDCA 循環(huán)的第4 個步驟)?！袄锍瘫笔侵疙椖繄?zhí)行過程中重要的時間點或事件，圍繞關(guān)鍵節(jié)點、檢查點、可交付成果等概念展開。作為一種框架性管理模式，特定時間明確交付項目成果的中間產(chǎn)品是里程碑管理的一個顯著特點。里程碑節(jié)點管控的作用，一是提供一種對科研項目動態(tài)監(jiān)控的有效手段，有助于降低項目實施風(fēng)險；二是提供對項目進展情況的評價尺度；三是提供經(jīng)費按期撥款的依據(jù)，有助于實現(xiàn)對科研經(jīng)費的有效監(jiān)控。

為了保證里程碑節(jié)點管控整改意見的有效落實，科技計劃項目管理專業(yè)機構(gòu)以及項目承擔(dān)單位應(yīng)在該階段建立整改小組，對整改內(nèi)容進行溝通并形成正式方案（見表1）。可以通過回答“4W2H”這6方面的問題，從上到下將方案目標(biāo)從宏觀分解到微觀，梳理關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程，明確整改小組各環(huán)節(jié)責(zé)任人的職責(zé)權(quán)限，確保整改方案順利實施。

表1 科技計劃項目質(zhì)量改進的里程碑節(jié)點管控整改方案細則

4.2 執(zhí)行階段（D）

根據(jù)里程碑節(jié)點管控整改方案的要求，執(zhí)行階段需要開展的工作按照時間順序包括：

（1）設(shè)置里程碑節(jié)點。在項目初期完成里程碑計劃的編制，從項目目標(biāo)開始，反向推算其緊前關(guān)鍵目標(biāo)，以此類推出所有關(guān)鍵目標(biāo)，設(shè)置里程碑節(jié)點。例如針對產(chǎn)品開發(fā)類的科研項目計劃，從整個產(chǎn)品開發(fā)周期的“技術(shù)概念—模擬運行—真實運行”3個層面出發(fā)，將模擬樣機開發(fā)完成、最終產(chǎn)品開發(fā)完成等定義為計劃完成過程中的里程碑事件，明確最晚完成時間和節(jié)點交付物，依次制定里程碑節(jié)點計劃。

（2）里程碑節(jié)點計劃評審。對設(shè)置的里程碑節(jié)點進行評審確認(rèn)，里程碑需要具有明確的可檢驗性以及合理的數(shù)量，確保里程碑節(jié)點計劃制定合理有效。

（3）項目實施過程監(jiān)督反饋。在項目實施過程中，在預(yù)先設(shè)定的里程碑節(jié)點處通過將計劃數(shù)據(jù)與階段執(zhí)行數(shù)據(jù)比對，以此了解項目真實進展情況，判斷是否存在問題，并采取補救措施。例如，節(jié)點處沒有達到交付物要求，應(yīng)將其視為項目的風(fēng)險來處理，通過專家評審審查主要原因是來自于項目承擔(dān)單位主觀執(zhí)行問題，還是項目本身的客觀難度；對于后者，應(yīng)及時采取備選方案，調(diào)整后續(xù)時間節(jié)點，減緩因技術(shù)成熟度不足所造成的項目成本增加或進度延遲。

里程碑節(jié)點管控方案的執(zhí)行包含從項目立項到項目實施過程，重行為，也重結(jié)果，是一個有目的、有準(zhǔn)備、有指導(dǎo)和有溝通的過程。在方案執(zhí)行過程中需要注意：一是對明確方案涉及到的各項規(guī)章制度、操作流程，作為相關(guān)人員行動的規(guī)范和準(zhǔn)則，提高執(zhí)行過程的規(guī)范化、程序化和標(biāo)準(zhǔn)化；二是整改小組自身或者委托第三方機構(gòu)對方案執(zhí)行過程進行全面監(jiān)控和過程記錄；三是關(guān)注執(zhí)行過程中是否出現(xiàn)新的問題；四是整改小組應(yīng)予以保障動態(tài)配置各項工作所需的人力、財力等資源，確保方案順利進行。

4.3 檢查階段（C）

針對上述里程碑節(jié)點管控整改方案的工作流程，PDCA 循環(huán)檢查階段的主要任務(wù)是確認(rèn)實際是否按方案流程進行操作。在整改方案實施過程中，需要通過有效途徑對關(guān)鍵階段進行數(shù)據(jù)采集分析，監(jiān)測成效，這里既要掌握方案實施的進度、效果，又要對出現(xiàn)的問題進行處理，防止目標(biāo)偏離。通常檢查階段的活動包括：

（1）實時記錄與溝通。保證監(jiān)控者及時獲得所需要的信息，記錄各環(huán)節(jié)的進展情況；項目管理專業(yè)機構(gòu)與項目承擔(dān)單位建立溝通管理體系，保證有正規(guī)的通道進行信息的高效傳遞和交流，便于地域分散時的在線合作。

（2）發(fā)現(xiàn)問題及時整改。對檢查過程中如果發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時記錄報告，整改小組內(nèi)明確責(zé)任人、解決方案以及解決期限，根據(jù)問題的嚴(yán)重程度調(diào)整溝通頻率；在新問題的解決過程中同樣要進行檢查，跟蹤糾偏，確保問題可以得到真正解決（可以作為檢查階段內(nèi)的一輪PDCA 循環(huán)，即大環(huán)套小環(huán)）。

4.4 處理階段（A）

PDCA 循環(huán)的核心理念是持續(xù)改進，因此處理階段是整個 PDCA 循環(huán)中最重要的一環(huán)，可以將質(zhì)量改進的機會變成現(xiàn)實。該階段一方面是對里程碑節(jié)點管控方案實施全過程的分析，根據(jù)最后的項目驗收結(jié)果判斷，通過里程碑節(jié)點管控是否有助于項目按期完成任務(wù)。如果答案是肯定的，就可以將此次經(jīng)驗經(jīng)過提煉和總結(jié)后，對現(xiàn)有管理模式作出相應(yīng)的更改，并納入正式的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范或程序手冊中；另一方面是對檢查階段的問題處理情況進行回顧，確定是否存在遺留問題，如果有，進而將這些問題轉(zhuǎn)入到下一個PDCA 循環(huán)加以解決，以實現(xiàn)持續(xù)的質(zhì)量改進。

5 PDCA 循環(huán)管理在科技計劃項目質(zhì)量改進中應(yīng)用的現(xiàn)實意義

（1）PDCA 循環(huán)可以為科技計劃項目質(zhì)量改進提供理論依據(jù)，保障標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量改進的各個流程逐步形成，各模塊劃分清晰，以克服一般科研管理中所產(chǎn)生的科研質(zhì)量難以控制等缺點，有利于提高科研質(zhì)量水平，達到提升科研績效的目的。

（2）PDCA 循環(huán)本身是一個自成體系、循環(huán)向上的系統(tǒng)，實現(xiàn)了計劃與執(zhí)行過程的緊密結(jié)合，可以形成不斷更新和升級的科技計劃項目質(zhì)量管理機制，依托PDCA 循環(huán)的持續(xù)改進，每一次循環(huán)都能帶來管理水平的進一步提高和管理機制的不斷健全與完善。

6 結(jié)論

本研究結(jié)合實證，對PDCA 循環(huán)在科技計劃項目質(zhì)量改進中的應(yīng)用進行分析，依據(jù)PDCA 循環(huán)管理的4 個階段，分析現(xiàn)狀、認(rèn)準(zhǔn)關(guān)鍵性問題、明確整改目標(biāo)、制定相應(yīng)的整改方案并組織實施，通過計劃、實施、檢查和總結(jié)4 個階段對系統(tǒng)內(nèi)部的各項活動和行為進行引導(dǎo)、限制、約束和糾偏，不斷處理問題和總結(jié)，推動科技計劃項目質(zhì)量管理持續(xù)改進，不斷提高科技項目管理工作水平，有助于實現(xiàn)科技計劃項目管理向重質(zhì)量、重結(jié)果的轉(zhuǎn)變。