基于木桶定律淺析現(xiàn)代秘書工作素質(zhì)的重要性

于思雨

華北理工大學(xué)

前言：秘書學(xué)在我國(guó)產(chǎn)生于20世紀(jì)80年代，一經(jīng)產(chǎn)生，便以不可阻擋之勢(shì)發(fā)展開來。80年代是我們國(guó)家社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的關(guān)鍵期，經(jīng)濟(jì)的發(fā)展也帶來了思想的開放和文化的繁榮。在之前我國(guó)的秘書主要在機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作，但市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，解放了生產(chǎn)力，經(jīng)濟(jì)制度形式多樣，股份制公司，中外合資企業(yè)，私營(yíng)企業(yè)等等都如雨后春筍般成長(zhǎng)起來。在此大背景下，無論是國(guó)家機(jī)關(guān)還是企業(yè)都明顯表現(xiàn)出對(duì)秘書的需要。尤其是在國(guó)企改革后，進(jìn)一步釋放市場(chǎng)活力，企業(yè)運(yùn)營(yíng)理念更加成熟先進(jìn)，管理人員也逐漸重視進(jìn)行“放管”的平衡，找到自身定位。定位的落實(shí)則離不開秘書的積極配合和有效的工作。為此，秘書的工作素質(zhì)關(guān)乎來工作效率，關(guān)系著企業(yè)或是機(jī)關(guān)事業(yè)單位等社會(huì)團(tuán)體或組織的科學(xué)運(yùn)營(yíng)以及“協(xié)調(diào)可持續(xù)”發(fā)展。秘書作為參與經(jīng)濟(jì)社會(huì)的個(gè)體之一，可以在經(jīng)濟(jì)定律中找到發(fā)展自身的經(jīng)驗(yàn)，用經(jīng)濟(jì)學(xué)的智慧來促進(jìn)秘書的工作能力得到提升，從而促進(jìn)我國(guó)秘書行業(yè)的高效發(fā)展。

一、木桶原理的引申義及其與秘書發(fā)展關(guān)系

木桶原理是由美國(guó)管理學(xué)家彼得提出的，該原理闡釋的一只水桶盛水的多少，并不取決于桶壁上最高的那塊木塊，而取決于桶壁上最短的那塊，若增加此木桶盛水量，只有換掉短板或?qū)⑵浼娱L(zhǎng)才行。對(duì)于企業(yè)來說，企業(yè)的每一塊資源都要圍繞一個(gè)核心，每一個(gè)部門都要圍繞這個(gè)核心目標(biāo)而用力，作為管理人員來說，偏頗任何一個(gè)部門都會(huì)對(duì)木桶的最后儲(chǔ)水量帶來影響。在企業(yè)現(xiàn)代化管理中，秘書作為上傳下達(dá)關(guān)機(jī)鍵一環(huán)，卻往往容易被忽視，卻也常常會(huì)成為企業(yè)發(fā)展的“短板”。

二、目前我國(guó)秘書工作素質(zhì)現(xiàn)狀

1.我國(guó)秘書人員內(nèi)部素質(zhì)差別較大，質(zhì)量參差不齊。即便我國(guó)有相關(guān)的職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范，但實(shí)際落地嚴(yán)格度不足，秘書的選聘渠道很寬，界限模糊。一些用人單位為降低用工成本，往往會(huì)降低對(duì)秘書的要求，無論是在學(xué)歷還是工作能力方面。市場(chǎng)上的這種錯(cuò)誤的信號(hào)反饋給秘書市場(chǎng)，使得秘書人員自身也會(huì)降低要求，從而形成不良循環(huán)。

2.企業(yè)普遍對(duì)培養(yǎng)秘書的工作素質(zhì)的重視程度欠缺，缺乏外生動(dòng)力。社會(huì)多數(shù)人還將秘書的工作停留在傳統(tǒng)的接待和端茶倒水方面，認(rèn)為其不必具備太多工作技巧與能力。實(shí)際上，目前秘書培養(yǎng)導(dǎo)向是通才型人才，或通才―專才型人才，展現(xiàn)出對(duì)秘書人員能力的高度要求，體現(xiàn)秘書的工作的重要性。而現(xiàn)實(shí)中人們卻極易忽視這一點(diǎn)，在企業(yè)中就表現(xiàn)為對(duì)秘書的人力資本投資極為匱乏。

三、提升秘書工作素質(zhì)的必要性

1.職能性質(zhì)要求。桶的長(zhǎng)久儲(chǔ)水量，還取決于各木板的配合緊密性，配合要有銜接，沒有空隙。一個(gè)團(tuán)隊(duì)，如果沒有良好的配合意識(shí)，不能做好互相的補(bǔ)位和銜接，最終儲(chǔ)水量也不能提高。單個(gè)木板再長(zhǎng)也沒用，這樣的木板組合只能說是一堆木板，而不是一個(gè)完整的木桶。雖然秘書不直接參與企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策、業(yè)務(wù)拓展。但是秘書一頭連著管理者，一頭連著基層人員，是一個(gè)企業(yè)良好運(yùn)轉(zhuǎn)的潤(rùn)滑劑。秘書每一份工作都與企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理息息相關(guān),在企業(yè)行政管理中占據(jù)著重要地位并且發(fā)揮關(guān)鍵作用。所以，只有一個(gè)秘書的工作素質(zhì)過硬，才能起到為企業(yè)保駕護(hù)航的作用。

2.產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的調(diào)整加大對(duì)高質(zhì)量秘書的需求。伴隨產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整，第三產(chǎn)業(yè)日益活躍起來，對(duì)文秘的需求也不斷增加，對(duì)其工作要求也日益提高。應(yīng)變能力、溝通能力、理解能力、實(shí)踐能力、表達(dá)能力等，又或是英語水平、計(jì)算機(jī)水平等這些工作素質(zhì)都是必不可少的。企業(yè)的發(fā)展需要這些能力的融合。作為派生需求的高質(zhì)量秘書會(huì)在產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整的促使下變得越發(fā)搶手。

四、提高秘書工作素質(zhì)及能力的建議

1.拓展自身知識(shí)結(jié)構(gòu)，基礎(chǔ)知識(shí)、專業(yè)知識(shí)、輔助知識(shí)融合學(xué)習(xí)。保持完善的專業(yè)化、持久的永業(yè)化是秘書職業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)在因素。完善的專業(yè)化是一種職業(yè)資質(zhì)，秘書在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展中，必須確立職業(yè)的專業(yè)知識(shí)技能和素質(zhì)。而這種職業(yè)資質(zhì)是秘書特有的，保證秘書并立于其他社會(huì)職業(yè)之中，所以確立和完善其職業(yè)的核心資質(zhì)非常重要。比如秘書的“第二專業(yè)”知識(shí)和工作悟性，應(yīng)當(dāng)是專業(yè)資質(zhì)的重要內(nèi)容。持久的永業(yè)化是要逐步建立穩(wěn)定的秘書隊(duì)伍、合理的秘書人才結(jié)構(gòu)。完善的專業(yè)化是永業(yè)化的一個(gè)基礎(chǔ)，秘書的考核與晉升制度、秘書的職業(yè)準(zhǔn)入和職業(yè)等級(jí)制度，也是永業(yè)化的重要因素。

2.結(jié)合科技化手段，提升工作效率。科學(xué)技術(shù)作為第一生產(chǎn)力，對(duì)企業(yè)發(fā)展至關(guān)重要。秘書人員工作素質(zhì)還在于隨機(jī)應(yīng)變和接受新事物的能力方面?，F(xiàn)代企業(yè)管理愈發(fā)重視信息化建設(shè)。所以，秘書在本身職責(zé)多樣化、工作復(fù)雜化的前提下，合理運(yùn)用信息技術(shù)于工作中是于己于他都是合理的決策。

3.加強(qiáng)秘書行業(yè)準(zhǔn)入規(guī)范，提高進(jìn)入門檻。國(guó)家要嚴(yán)格準(zhǔn)入規(guī)則，嚴(yán)抓“供給側(cè)”質(zhì)量，倒逼秘書行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)提升。要針對(duì)“短板”，鼓勵(lì)采取企業(yè)采取有效措施提高本單位的秘書人員文化素質(zhì)，從而促進(jìn)企業(yè)治理有序，經(jīng)濟(jì)社會(huì)可持續(xù)發(fā)展。

4.企業(yè)加強(qiáng)培訓(xùn)，適度加大人力資本投資。人力資本投資的收益是一種未來收益。所以企業(yè)要著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)，結(jié)合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，制定短時(shí)期發(fā)展戰(zhàn)術(shù)，并將對(duì)秘書人員的培養(yǎng)融入其中。從實(shí)際出發(fā)，根據(jù)本單位秘書人員的工作需要、文化程度情況，按照不同專業(yè)、不同層次要求，有針對(duì)性地開辦不同類型的培訓(xùn)班、或組織進(jìn)修等。

結(jié)語：我國(guó)現(xiàn)代秘書行業(yè)起步較晚，尚且年輕。還有諸多問題有待解決，但是在找對(duì)策之時(shí)，要與時(shí)俱進(jìn)，補(bǔ)短板，落實(shí)效。如此，秘書的真正價(jià)值才會(huì)被挖掘出來，秘書在企業(yè)發(fā)展中的積極作用才會(huì)予以發(fā)揮出來。秘書人員自身也會(huì)有的放矢，社會(huì)對(duì)秘書的認(rèn)識(shí)也會(huì)客觀開放，秘書行業(yè)發(fā)展才會(huì)更加穩(wěn)定持久！