提升企業(yè)辦公室行政管理實效性的方法

郝亞川

企業(yè)各項工作是否可以順利開展與辦公室行政管理水平有著相當(dāng)重要聯(lián)系和影響。企業(yè)辦公室行政管理工作中主要包含：企業(yè)內(nèi)部和外部事情的聯(lián)與系溝通;企業(yè)內(nèi)部各類信息和文件傳遞與發(fā)放;各種工作、事情的牽頭和匯總;組織和承辦各項會議。

一、企業(yè)辦公室行政管理工作的主要職能

1. 協(xié)調(diào)職能。辦公室企業(yè)里是重要的信息中轉(zhuǎn)站，需要將單位內(nèi)部中的信息及時地傳遞，做好下情上報、上情下傳任務(wù)。做好上下協(xié)調(diào)、橫向協(xié)調(diào)、內(nèi)外協(xié)調(diào)、應(yīng)急協(xié)調(diào)四個方面的協(xié)調(diào)工作。上下協(xié)調(diào)工作是指要及時準(zhǔn)確地掌握單位的工作重點和領(lǐng)導(dǎo)的決策方向，做到“身處兵位、心為將謀”，對單位內(nèi)部基層部門的溝通對接要及時，能全面了解基層的工作情況，及時準(zhǔn)確地向上級領(lǐng)導(dǎo)反饋信息。橫向協(xié)調(diào)面向企業(yè)內(nèi)部的每一個部門，由辦公室負責(zé)牽頭，使得各單位及每個部門在協(xié)調(diào)方面加強合作。內(nèi)部和外部的協(xié)調(diào)是辦公室要發(fā)揮的窗口作用，既要了解企業(yè)外部的發(fā)展需求，又要展現(xiàn)良好的企業(yè)形象和實力。應(yīng)急協(xié)調(diào)是在突發(fā)事件或突發(fā)事件信息的跟蹤、報告、各方面資源的協(xié)調(diào)以及各類突發(fā)事件的適當(dāng)處理中發(fā)揮積極作用。

2. 參謀職能。辦公室作為全企業(yè)上傳下達的重要部門，同樣也是領(lǐng)導(dǎo)左臂右膀的角色，因此不能簡單地把行政管理工作理解為受理登記、收發(fā)文件等事項。做好企業(yè)的行政管理工作，需要有一個共同的全局思想和戰(zhàn)略，在企業(yè)發(fā)展的過程中緊緊抓住工作重心，有效的信息要及時提供給領(lǐng)導(dǎo)，要為企業(yè)的全面發(fā)展提供必要的謀略。

3. 服務(wù)職能。細碎繁雜是行政管理工作的特點，服務(wù)功能作為企業(yè)辦公室行政管理工作中的主要功能，必須保證服務(wù)質(zhì)量，以保證各項工作的正常運行。因此，企業(yè)辦公室不僅要做領(lǐng)導(dǎo)的顧問，還要做好其它部門的后勤。一方面，在實地調(diào)研基層部門具體情況的基礎(chǔ)上，做一個總結(jié)報告，通過語言協(xié)助的方式，為領(lǐng)導(dǎo)工作思路的制定提供參考;另一方面，加強與企業(yè)內(nèi)部各單位的協(xié)調(diào)與合作，搭建上下級溝通的橋梁。

4.組織職能。根據(jù)企業(yè)工作部署和部門需求計劃，辦公室需要提前準(zhǔn)備好重要會議和活動，以及重要客戶的接待工作，持續(xù)改善后勤服務(wù)管理，建立起企業(yè)良性的組織服務(wù)體系。

二、企業(yè)辦公室行政管理存在的問題

1.組織目標(biāo)不明確。企業(yè)由于受到體制、政府決策的影響，部分企業(yè)變革和創(chuàng)新的步伐跟不上市場的需求，競爭意識不強，還抱著老觀念進行行政管理，企業(yè)結(jié)構(gòu)不合理，層級管理單一，導(dǎo)致工作效率低下，經(jīng)濟利潤無法保證，有的甚至連年虧損。組織目標(biāo)不明確帶來的管理散漫、辦公室行政效率低下等問題十分突出，組織內(nèi)部的監(jiān)督管理也只是表面工作，應(yīng)引起企業(yè)的高度重視。

2. 管理層級多。企業(yè)往往管理層級較多，審批事項較多，事項推進受此制約，辦公室行政效率大大降低，并且人員冗余雜亂，水平參差不齊，極易導(dǎo)致行政管理缺位，導(dǎo)致走過場、敷衍工作的現(xiàn)象。同時，由于存在吃大鍋飯的思想，部門間多存在推諉扯皮現(xiàn)象，部門之間協(xié)同作戰(zhàn)能力差，相互推卸責(zé)任，不作為、亂作為現(xiàn)象時有發(fā)生。

3. 執(zhí)行能力差。由于部分企業(yè)的組織目標(biāo)不明確、管理層級多，也就直接導(dǎo)致了部分企業(yè)在執(zhí)行方面存在諸多問題。企業(yè)很多事項無法上傳下達，信息不對稱，如此一來不僅會制約企業(yè)的經(jīng)營決策，還會對企業(yè)發(fā)展的目標(biāo)產(chǎn)生影響，也就導(dǎo)致了企業(yè)員工工作熱情、積極性低下，辦公室行政管理理念跟不上發(fā)展節(jié)奏，不能主動溝通協(xié)調(diào)，往往被動去處理事情，很多問題無法得到有效解決，反過來又極大地影響了行政效率，形成了惡性循環(huán)。

三、提升企業(yè)辦公室行政管理實效性的方法

1.明確企業(yè)管理目標(biāo)，做好工作流程。目前，在實際工作中應(yīng)明確管理目標(biāo)，同時也要求員工按工作流程，以此促進辦公室行政管理精細化。①明確劃分崗位職責(zé)。按照企業(yè)不同辦公室的職能和工作流程，進行工作崗位設(shè)置，依照工作崗位的性質(zhì)和內(nèi)容明確各崗位的職責(zé)，切實實現(xiàn)崗位固定、個性化設(shè)置，明確分工，保障各崗位之間的獨立與合作。②工作流程進行優(yōu)化。對工作流程進行優(yōu)化，可以讓企業(yè)管理人員在經(jīng)營管理過程中，依據(jù)工作任務(wù)和性質(zhì)，把任務(wù)分成若干部分，然后進行工作流程的優(yōu)化，這樣不僅可以實現(xiàn)操作便捷簡單，還可以使得管理人員更直觀的面對工作任務(wù)，進而獲悉工作中每一環(huán)節(jié)，及時制定調(diào)整政策并提供意見反饋。③互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢明顯。利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，企業(yè)辦公實現(xiàn)自動化，如此方便全面搜集信息，可以對企業(yè)內(nèi)外工作的管理機制進行調(diào)節(jié)，對管理的空白有效預(yù)防，進而能避減少工作各個環(huán)節(jié)出現(xiàn)的管理漏洞。企業(yè)可以利用信息技術(shù)手段建立電子數(shù)據(jù)庫，收集并上傳文檔資料，同時進行分類處理，以便后期查找的方便。這樣不僅大大提高了文檔管理工作的效率，同時還緩解了相關(guān)工作人員的工作壓力，并為辦公室行政管理工作的順利開展奠定了良好的基礎(chǔ)。④考核標(biāo)準(zhǔn)及要求必須嚴格執(zhí)行。程序性工作和非程序性工作是企業(yè)辦公室的兩大工作內(nèi)容。這兩塊工作內(nèi)容在執(zhí)行時都必須要進行指標(biāo)量化的科學(xué)性。此外為增強員工的滿足感和自豪感，要做到獎懲分明。

2. 完善辦公室行政事務(wù)管理工作制度。對于企業(yè)來說，辦公室是形象的窗口，在工作中必須用全局的眼光看待和處理問題，要嚴格執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的決策，正確處理好各方關(guān)系，發(fā)揮好服務(wù)與管理的職能，持續(xù)推進辦公室行政事務(wù)的管理體系建設(shè)，完善每一項規(guī)章制度。例如，辦公室行政檔案管理、行政考勤制度等都應(yīng)該制定科學(xué)合理的系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，在日常工作中，嚴格按照制度辦事，要切實維護制度的權(quán)威性，利用完善的制度來促進辦公人員職能的規(guī)范化。

3. 加強建設(shè)行政管理隊伍。加強隊伍建設(shè)是企業(yè)行政管理的重要工作內(nèi)容，建設(shè)一支業(yè)務(wù)精湛、工作作風(fēng)優(yōu)良、服務(wù)高水平的管理隊伍，對辦公室管理向好發(fā)展起到積極的推動作用。可以從以下內(nèi)容開始： 第一，用人機制要完善，對辦公室人員結(jié)構(gòu)進行優(yōu)化。完善崗位職責(zé)相聯(lián)系的權(quán)責(zé)運行機制，打破在傳統(tǒng)用人機制上實現(xiàn)突破，持續(xù)擴大人才選拔范疇，建立健全崗位用人保障機制，對復(fù)合型行政管理人才要多加引用過來，從而實現(xiàn)辦公隊伍人員優(yōu)化，為人才儲備工作奠定良好基礎(chǔ)。第二，提高辦公室行政人員的素質(zhì)。要努力發(fā)掘一些基層工作經(jīng)驗豐富，對行政管理事務(wù)熟悉且善于思考的人才，對這些人才進行培訓(xùn)及交流等方式，進一步提升他們的服務(wù)意識和技能水平。另外，通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)增強能力，建設(shè)起梯隊人才的培養(yǎng)體系。

4. 提升辦公室行政管理部門對企業(yè)風(fēng)險的防范能力。企業(yè)在發(fā)展過程中，也會遇到多種風(fēng)險，如工程項目執(zhí)行風(fēng)險、項目經(jīng)理監(jiān)督管理能力不足風(fēng)險、承包合同風(fēng)險、建設(shè)項目施工風(fēng)險等。因此，有必要通過開展以下工作。首先，加強法律意識，在熟悉國家制定的有關(guān)法律法規(guī)具體規(guī)定的基礎(chǔ)上辦理各項事務(wù)，在受到侵犯自己利益時，使用法律武器來維護自身權(quán)益。其次，重視企業(yè)證件和印章的使用管理，有利于證件和印章使用的合理性和規(guī)范化，不允許隨意借用。因此，應(yīng)要求文件和印章用戶簽署隨附表格，明確文件和印章的使用時間、用途、退還時間、用戶個人信息等。再其次，加強行政管理人員預(yù)判和預(yù)防企業(yè)風(fēng)險的能力的培養(yǎng)，對管理人員的風(fēng)險識別和管理意識要持續(xù)增強，完善風(fēng)險管理體系和一些處理策略。

綜上所述，在企業(yè)改革與發(fā)展過程中，辦公室行政管理工作不可小覷，必須增強思想意識的全方位建設(shè)，采取切實可行的措施改善管理體制，實現(xiàn)資源優(yōu)化配置，進一步提高管理效率，從而推動企業(yè)持續(xù)向好發(fā)展。

（作者單位：中鐵十二局集團第四工程有限公司混凝土工程分公司）