城市軌道交通建設(shè)中甲方合同管理精細(xì)化實(shí)踐及思考

齊歡

上海市建設(shè)工程管理有限公司 上海 200135

一個(gè)企業(yè)合同管理的關(guān)鍵是對(duì)其的精細(xì)化管理。合同精細(xì)化管理就是在合同管理過(guò)程中對(duì)根據(jù)工程目標(biāo)對(duì)合同進(jìn)行分解、細(xì)化及落實(shí)，并對(duì)合同管理流程和內(nèi)容作規(guī)劃，這樣不僅能有效貫徹到每個(gè)執(zhí)行環(huán)節(jié)使其充分發(fā)揮作用，還能夠不斷提升整個(gè)企業(yè)的合同執(zhí)行能力。

1 研究背景

隨著經(jīng)濟(jì)進(jìn)入到轉(zhuǎn)型升級(jí)新階段，人口正在加速向中心城市集聚。軌道交通的發(fā)展，極大地緩解了城市的交通壓力，加速了人流、物流等要素在都市區(qū)范圍內(nèi)的流通。當(dāng)前我國(guó)基建補(bǔ)短板的重要內(nèi)容之一就是加快城市軌道交通建設(shè)。

截止2021年年底上?？偫锍踢_(dá)831公里。根據(jù)2018年12月，國(guó)家發(fā)改委批復(fù)的《上海軌道交通第三期建設(shè)規(guī)劃(2018-2023年)》文件，預(yù)計(jì)到2030年，上海市城市軌道交通線網(wǎng)總長(zhǎng)度將達(dá)到1642公里，其中地鐵線1055公里。

城市軌道交通建設(shè)管理中具有投資規(guī)模大、建設(shè)周期長(zhǎng)、涉及專業(yè)廣、參與單位和合同數(shù)量多的特點(diǎn)，因此周期長(zhǎng)、數(shù)量多是合同管理的主要特點(diǎn)和難點(diǎn)。為了維護(hù)工程項(xiàng)目順利、高效建設(shè)的重要作用，積極推動(dòng)合同管理精細(xì)化在實(shí)踐中的運(yùn)用，將成為甲方在軌道交通建設(shè)中防范風(fēng)險(xiǎn)、提高效益的重要管理環(huán)節(jié)和最有效舉措。

2 甲方在工程建設(shè)合同管理中的重要性

在工程項(xiàng)目管理工作開展中，合同管理作為項(xiàng)目管理體系中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一，與各個(gè)參建方的切身利益直接相關(guān)，倘若忽視了研究合同的條款，沒(méi)有重視執(zhí)行過(guò)程中對(duì)合同的監(jiān)控，很可能會(huì)危及整個(gè)工程的成本、進(jìn)度、質(zhì)量以及安全無(wú)法得到保證。作為重要的參與方、組織者和實(shí)施者，甲方從工程項(xiàng)目工可上報(bào)到通車條件驗(yàn)收及質(zhì)保期結(jié)束，實(shí)行全過(guò)程的管理，其管理作用和優(yōu)勢(shì)具有不容忽視的作用，工程的順利、有序落實(shí)直接關(guān)系和體現(xiàn)其管理水平高低。

3 合同管理精細(xì)化的重要性

隨著服務(wù)質(zhì)量的 提升以及社會(huì)分工的精細(xì)化，精細(xì)化管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的必經(jīng)之路。它是在精、準(zhǔn)、嚴(yán)、細(xì)的理念指導(dǎo)下，企業(yè)管理者以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，用運(yùn)現(xiàn)代管理理論和管理技術(shù)，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理的過(guò)程實(shí)施監(jiān)控，以獲得更高工作效率、更多經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展。現(xiàn)代管理學(xué)認(rèn)為，科學(xué)化管理有三個(gè)層次：第一個(gè)層次是規(guī)范化，第二層次是精細(xì)化，第三個(gè)層次是個(gè)性化。

4 合同管理概述

上海軌道交通15號(hào)線從建立之初就成立了計(jì)劃財(cái)務(wù)部，負(fù)責(zé)合同的歸口管理。合同管理工作主要職責(zé)是：(1) 負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目合同的談判、合同草擬、報(bào)批手續(xù)及合同簽訂等項(xiàng)工作。(2) 督促供應(yīng)商履約、檢查合同執(zhí)行情況。(3) 負(fù)責(zé)將己生效合同向相關(guān)合同履行人員進(jìn)行合同交底工作。(4) 建立合同的臺(tái)帳，負(fù)責(zé)將己生效合同正本保存直至合同銷號(hào)、歸檔。(5) 負(fù)責(zé)已正式簽署合同的執(zhí)行、變更和辦理已完合同的銷號(hào)、歸檔等手續(xù)。(6) 跟蹤和檢查項(xiàng)目總投資的變動(dòng)情況，重大費(fèi)用變更及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。(7) 負(fù)責(zé)發(fā)生合同糾紛時(shí)協(xié)助按照司法程序進(jìn)行處理。

為了全面提升上海建設(shè)管理精細(xì)化水平，自2009年以來(lái)申通地鐵開始推廣建管平臺(tái)。將項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的各項(xiàng)目公司員工、承包商、設(shè)計(jì)院、 施工監(jiān)理、投資監(jiān)理、咨詢單位等納入應(yīng)用的范圍。已完成了建管平臺(tái)與集團(tuán)財(cái)務(wù)系統(tǒng)及陽(yáng)光采購(gòu)平臺(tái)對(duì)接，創(chuàng)新性地將成本中心落到責(zé)任人，形成內(nèi)部的成本中心控管體系。將合同竣工結(jié)算流程從紙質(zhì)流轉(zhuǎn)變成線上流轉(zhuǎn)，將合同管理從技術(shù)方案報(bào)審、合同會(huì)簽、合同變更審批、合同支付會(huì)簽及審批、合同竣工結(jié)算以及合同銷號(hào)全過(guò)程的管理全部納入建管平臺(tái)應(yīng)用中，完整體現(xiàn)了合同管理的全生命周期，提升了合同管理的的系統(tǒng)性，提供更及時(shí)準(zhǔn)確的動(dòng)態(tài)管理廣告牌供領(lǐng)導(dǎo)決策。

5 合同管理存在主要難點(diǎn)

(1) 合同數(shù)量巨大。申通地鐵集團(tuán)2016年4月和2016年11月發(fā)布的《上海軌道交通建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)計(jì)劃編制的指導(dǎo)意見(jiàn)》和《軌道交通建設(shè)工程非招標(biāo)項(xiàng)目計(jì)劃編制指導(dǎo)意見(jiàn)》分別指出，招標(biāo)項(xiàng)目共分為四大類93項(xiàng)，非招標(biāo)項(xiàng)目共分四大類57項(xiàng)分類。以軌道交通15號(hào)線工程為例，目前已簽訂合同800余個(gè)，涉及多種專業(yè)和供應(yīng)商，對(duì)甲方的合同管理要求提出了很大的挑戰(zhàn)。

圖1 供應(yīng)商情況

(2) 合同內(nèi)容不夠嚴(yán)謹(jǐn)。15號(hào)線從工可批復(fù)到通車載客運(yùn)營(yíng)共經(jīng)歷了5.5年時(shí)間，如果在合同條款中職責(zé)劃分不明確，條款不嚴(yán)謹(jǐn)，一旦在工程項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，會(huì)給責(zé)任追究帶來(lái)困難[1]。主要表現(xiàn)為：合同條款不全面、不完整，有缺陷、有漏洞。如招投標(biāo)時(shí)建筑材料鋼筋、混凝土及渣土運(yùn)輸?shù)日{(diào)差條款，在投標(biāo)報(bào)價(jià)的時(shí)候如果調(diào)差條款設(shè)置條件太低，則投資成本太高；如果材料漲價(jià)風(fēng)險(xiǎn)不被考慮，一旦施工單位可以接受的材料價(jià)格漲浮超過(guò)一定范圍，必然會(huì)因成本提高引起扯皮甚至導(dǎo)致工程停工，難以在風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移中體現(xiàn)合同價(jià)值。

(3) 合同簽訂后沒(méi)有向相關(guān)合同履約人員進(jìn)行合同交底。職責(zé)劃分不明的情況，很多單位投標(biāo)人員和中標(biāo)后的執(zhí)行人員不同，合同簽訂與合同執(zhí)行脫節(jié)，對(duì)合同的內(nèi)的特殊條款和合同價(jià)格調(diào)整條款等不了解，給日后的合同糾紛埋下了隱患。如某土建施工合同中：“重大變更須經(jīng)甲方同意并批準(zhǔn)，以單體工程（如單個(gè)車站或單個(gè)區(qū)間）為統(tǒng)計(jì)單位，當(dāng)該統(tǒng)計(jì)范圍內(nèi)變更合計(jì)費(fèi)用的絕對(duì)值≥該統(tǒng)計(jì)范圍內(nèi)工程合價(jià)的3%或100萬(wàn)元（兩者取小值）時(shí)，則超出部分費(fèi)用可作相應(yīng)調(diào)整；當(dāng)統(tǒng)計(jì)范圍內(nèi)變更合計(jì)費(fèi)用的絕對(duì)值＜該統(tǒng)計(jì)范圍內(nèi)工程合價(jià)的3%或100萬(wàn)元（兩者取小值）時(shí)，則費(fèi)用不作調(diào)整?！边@一條款中“單個(gè)車站或者區(qū)間”定義應(yīng)在在合同交底中對(duì)相關(guān)人員交底明確[2]。

(4) 疏于對(duì)合同的變更管理在合同執(zhí)行過(guò)程中常常發(fā)生。合同簽約方為了達(dá)成特定的目的，只有通過(guò)修改原合同條款，才能以保證合同順利執(zhí)行。應(yīng)該變更的合同沒(méi)有及時(shí)變更，主要是管理人員在工程項(xiàng)目開展過(guò)程中缺乏這種及時(shí)變更的意識(shí)，結(jié)果造成了損失。

(5) 軌道交通是國(guó)有資金投資100%項(xiàng)目，如何保證撥付給總承包單位的資金只使用在本項(xiàng)目上，如何做到安全和高效，尤其是建設(shè)工程材料和農(nóng)民工工資發(fā)放是否及時(shí)和足額，也直接影響到工程的進(jìn)度、質(zhì)量和安全。

6 建設(shè)項(xiàng)目合同管理思考和建議

6.1 加強(qiáng)合同管理全員參與意識(shí)

從源頭上增強(qiáng)合同管理，首先要落實(shí)到人，只有合同管理意識(shí)達(dá)成全員共識(shí)，才會(huì)取得預(yù)期的效果。

(1) 建設(shè)管理機(jī)制的建立要以合同管理為核心，先明確各參建方關(guān)系,理順各職能部門及人員在合同執(zhí)行過(guò)程中的職責(zé)和工作內(nèi)容，進(jìn)而形成有效的管理運(yùn)行機(jī)制。在項(xiàng)目施工過(guò)程中，著重強(qiáng)化合同管理意識(shí)，對(duì)合同的條款應(yīng)該逐字逐句認(rèn)真理解、研究和運(yùn)用，隨著工程的開展及時(shí)作好各種原始資料和數(shù)據(jù)的收集和整理工作，為風(fēng)險(xiǎn)管理工作提供依據(jù)[3]。

(2) 項(xiàng)目實(shí)施階段重視合同的交底工作。合同是簽訂方履行職責(zé)和義務(wù)、保護(hù)各自合法權(quán)益的依據(jù)。合同的全部?jī)?nèi)容，項(xiàng)目參建各方須熟悉，對(duì)合同條款形成統(tǒng)一的理解、共識(shí)，以避免糾紛。精細(xì)化的內(nèi)部合同交底，應(yīng)明確公司內(nèi)部招標(biāo)經(jīng)理與商務(wù)經(jīng)理的一級(jí)交底，也應(yīng)明確項(xiàng)目公司與承包商的二級(jí)交底。對(duì)比之前的項(xiàng)目公司內(nèi)部一級(jí)承包商集中一次交底的做法，二級(jí)交底確保了招標(biāo)時(shí)合同條款及要求能夠準(zhǔn)確地傳遞到合同管理者以及合同執(zhí)行者中，更有利合同的順利執(zhí)行。

6.2 合理使用建設(shè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)中合同管理平臺(tái)

為了全面提升建設(shè)管理精細(xì)化水平，需要通過(guò)管理咨詢形成地鐵建設(shè)精細(xì)化的五大核心管理能力（設(shè)計(jì)管理、建造管理、進(jìn)度管理、商務(wù)管理、組織管理），建立集管理制度與表單體系的甲方項(xiàng)目管理體系。

在合同管理平臺(tái)中，參建各方在其中進(jìn)行項(xiàng)目相關(guān)文檔的流轉(zhuǎn)、審批，各類文檔的流轉(zhuǎn)過(guò)程及流轉(zhuǎn)結(jié)果均被記錄，并自動(dòng)通過(guò)系統(tǒng)生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表[5]。同時(shí)，相關(guān)實(shí)施人員每月定期檢查、評(píng)估、整改，以確保系統(tǒng)應(yīng)用的規(guī)范性、提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度、有效性。通過(guò)與其他平臺(tái)或者系統(tǒng)（協(xié)同平臺(tái)、財(cái)務(wù)、采購(gòu)平臺(tái)等）對(duì)接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通，最終實(shí)現(xiàn)合同管理數(shù)據(jù)的迭代和更新。

6.3 重視招標(biāo)文件中的合同條款

招標(biāo)文件中的標(biāo)準(zhǔn)合同本文是簽訂施工合同的基礎(chǔ)。投標(biāo)單位對(duì)招標(biāo)文件中條款的響應(yīng)視為對(duì)施工合同進(jìn)行了承諾，招標(biāo)人招標(biāo)時(shí)，除了要重視招標(biāo)文件中工期、技術(shù)規(guī)格書、投標(biāo)人資格要求、評(píng)標(biāo)定標(biāo)方法等，更要重視施工合同條款。招標(biāo)文件發(fā)布前，發(fā)包人應(yīng)該對(duì)最新的施工合同標(biāo)準(zhǔn)文本起草字斟句酌，根據(jù)建設(shè)項(xiàng)目規(guī)模、使用功能、周邊環(huán)境、市場(chǎng)趨勢(shì)、法規(guī)政策等實(shí)際情況，在不違反法律、法規(guī)、規(guī)章制定等相關(guān)規(guī)定的前提下，對(duì)招標(biāo)文件中施工合同范本進(jìn)行調(diào)整和增加，最后確定符合建設(shè)項(xiàng)目要求的施工合同條款，確保合同文本已在招標(biāo)文件中定稿完成，保持合同文本與招標(biāo)文件的一致性[4]。

6.4 加強(qiáng)合同動(dòng)態(tài)履約管控制度

動(dòng)態(tài)履約管控是指在合同履行過(guò)程中，對(duì)于履約行為的管理、控制。動(dòng)態(tài)履約管控它可以起到加強(qiáng)工程建設(shè)過(guò)程的協(xié)同性，有利于建設(shè)單位提高建設(shè)效率和節(jié)約投資成本。對(duì)合同進(jìn)行動(dòng)態(tài)履約管控，已是一個(gè)重點(diǎn)問(wèn)題不容忽視。

6.4.1 強(qiáng)化合同變更管理

因?yàn)楹贤髻r的重要依據(jù)就是合同，所以對(duì)合同變更的處理要做到有據(jù)可查，高效、完整、全面。在工程實(shí)施過(guò)程中，合同變更指令的依據(jù)及資料應(yīng)在限定的時(shí)間內(nèi)上報(bào)有關(guān)人員或部門批準(zhǔn)，獲批后應(yīng)立即響應(yīng)和落實(shí)，程序上要講究時(shí)效性。

合同履行應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行合同約定，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自變更。合同變更可分為：技術(shù)變更、設(shè)計(jì)變更和專報(bào)事項(xiàng)采取分級(jí)管理模式。如涉及合同價(jià)款變更，應(yīng)按國(guó)家《建設(shè)工程工程量清單計(jì)價(jià)規(guī)范》明確15種情況，在申報(bào)時(shí)明確標(biāo)注，并以專報(bào)形式事項(xiàng)報(bào)批，對(duì)變更事項(xiàng)進(jìn)行合規(guī)性審查。組織會(huì)審，對(duì)共性、重大、歧義事項(xiàng)，需要召開審查專家會(huì)議。合同的方案報(bào)審、合同審批、合同備案、合同變更處理以及合同支付和合同銷號(hào)流程均在合同信息系統(tǒng)中完成，實(shí)現(xiàn)了合同檔案管理的精細(xì)化，動(dòng)態(tài)化，可視化，數(shù)字化。

圖2 合同變更流程圖

6.4.2 工程資金動(dòng)態(tài)監(jiān)管

工程資金監(jiān)管是指對(duì)合同所發(fā)生的工程建設(shè)資金進(jìn)行資金專項(xiàng)監(jiān)管。即根據(jù)工程進(jìn)度計(jì)劃，通過(guò)設(shè)立專用賬戶對(duì)合同項(xiàng)下的所有二級(jí)供應(yīng)商的費(fèi)用支付進(jìn)行監(jiān)管。監(jiān)管對(duì)象為總承包商在合同中的工程建設(shè)資金。總承包商根據(jù)招標(biāo)文件要求簽訂《工程資金監(jiān)管賬戶監(jiān)管協(xié)議》，并在甲方指定的銀行開立專用賬戶，用于本合同工程資金結(jié)算，并在合同履行完畢前不得將專用賬戶的資金挪作他用。同時(shí)在銀行設(shè)專職監(jiān)管員，按合同約定，根據(jù)總承包商提供的合同的二級(jí)供應(yīng)商費(fèi)用支付明細(xì)，核實(shí)總承包商資金實(shí)際支付流向，并向甲方提交資金支付監(jiān)管情況及其存在問(wèn)題的報(bào)告。若有確切證據(jù)證明總承包商有挪用工程款的行為，總承包商將立即將挪用的工程款歸還資金監(jiān)管賬戶，并對(duì)甲方造成的損失進(jìn)行賠償，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

合同中資金監(jiān)管，可應(yīng)運(yùn)用數(shù)字化手段，借助銀行監(jiān)管平臺(tái)，建立健全撥付施工單位建設(shè)資金延伸監(jiān)管機(jī)制，重點(diǎn)加強(qiáng)農(nóng)民工資資金的監(jiān)管，并定期向建設(shè)單位匯報(bào)資金監(jiān)管情況，確保建設(shè)資金專款專用，高效使用。

6.5 健全合同履約評(píng)價(jià)機(jī)制

施工企業(yè)在招標(biāo)投標(biāo)、簽訂合同、合同履約過(guò)程等不同環(huán)節(jié)，都有可能存在失信現(xiàn)象。建筑企業(yè)的失信行為主要表現(xiàn)在資質(zhì)掛靠、串標(biāo)、圍標(biāo)；非法轉(zhuǎn)包、分包；拖欠勞務(wù)人員工資和供貨商材料設(shè)備款；質(zhì)量安全事故頻發(fā)等幾方面。怎樣選擇一個(gè)好的施工單位顯得尤為重要?？梢酝ㄟ^(guò)建立信用評(píng)價(jià)制度[5]，在進(jìn)行充分調(diào)研供應(yīng)商各項(xiàng)信息的前提下，評(píng)價(jià)其綜合實(shí)力及在其參與其它工程項(xiàng)目中的履約情況，建立相應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)，相關(guān)供應(yīng)商的企業(yè)信息定期更新，甲方以年為周期動(dòng)態(tài)評(píng)估各供應(yīng)商的信用等級(jí)分?jǐn)?shù)，使得合同管理數(shù)據(jù)更具實(shí)效性，為今后擇優(yōu)選擇中標(biāo)人提供重要參考依據(jù)，提高合同風(fēng)險(xiǎn)的防范能力。

7 結(jié)束語(yǔ)

從1993年到2021年，短短28年時(shí)間，上海地鐵從零起步、高速發(fā)展，走過(guò)了西方發(fā)達(dá)國(guó)家城市一百多年的歷程。上海地鐵在合同管理方面進(jìn)行了大量工作，進(jìn)行了一系列有益探索，形成了具有自身特色的管理經(jīng)驗(yàn)。合同管理精細(xì)化是合規(guī)化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化、信息化成果的運(yùn)用效果體現(xiàn)，是一個(gè)貫穿合同全過(guò)程的系統(tǒng)性管理工作。要實(shí)現(xiàn)合同精細(xì)化管理的目標(biāo),首先要調(diào)動(dòng)全員積極性，以完善的制度體系、配套的組織架構(gòu)和良好的合同管理意識(shí)為基礎(chǔ)，同時(shí)還要隨著公司規(guī)模的發(fā)展為地鐵高質(zhì)量、可持續(xù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。