EXCEL在疾控中心檔案管理中的意義及價值評價

馮建新

（山東省臨朐縣疾病預(yù)防控制中心，山東 濰坊 262600）

近年來，隨著我國信息技術(shù)不斷發(fā)展，醫(yī)療管理中心不斷對各領(lǐng)域進行管理改革，檔案管理電子化已經(jīng)成為目前醫(yī)療機構(gòu)關(guān)注的重點。在傳統(tǒng)的疾控中心檔案管理中，其主要采取封閉式手工操作模式，EXCEL管理方式改善了傳統(tǒng)手工操作模式中的單一性以及低效率等缺點，增加了管理人員的管理質(zhì)量，同時加快了數(shù)據(jù)查詢速度，使數(shù)據(jù)錄入更加準確，使疾病的分類走向趨勢和流行因素，實現(xiàn)檔案管理社會性進步[1]。對此，本次研究針對本院疾控中心檔案管理采用EXCEL管理措施，旨在分析EXCEL在管理中的應(yīng)用效果，詳見下文所示。

一、資料與方法

1.一般資料

將本院2019年1月至12月的疾控中心檔案管理措施作為對照組研究對象，其中所涉及管理人員5名，男性3名，女性2名，年齡21～45歲，平均（26.4±3.5）歲；衛(wèi)計等科室人員50名，男性18名，女性32名，平均年齡（34.2±2.1）歲；另將2020年1月至12月的疾控中心檔案采用的EXCEL管理措施作為觀察組研究對象，所涉及管理人員5名，男性2名，女性3名，年齡24～46歲，平均（26.3±3.2）歲；衛(wèi)計等科室人員50名，男性19名，女性31名，平均年齡（34.3±2.2）歲；兩組管理人員、衛(wèi)計人員的年齡等資料對比無明顯差異（P＞0.05）。

2.方法

對照組采取常規(guī)管理措施，觀察組患者采用EXCEL管理措施，管理方式為：2.1文檔的收集和建立：將全年工作中的文檔收集后整理，將紙質(zhì)檔案錄入電子文檔，嚴格按照管理相關(guān)規(guī)定進行分類，紙質(zhì)檔案裝訂；建立主文檔和子文檔，主文檔主要包括檔案的主要類別、檔案架編號等整理完成后輸入檔案類別信息簡歷建立文檔；子文檔主要為檔案的二類級別，根據(jù)文檔的收集年份、名稱、年限以及保密級別等進行分類管理，將所用檔案的信息全部錄入到子文檔中，根據(jù)相關(guān)規(guī)定表示為Y、C、D。2.2軟件設(shè)置：將分類完成的可供查閱的文檔設(shè)置為只讀文檔，將紙質(zhì)檔案整理后按照類別分別放入相應(yīng)的文件夾，并將紙質(zhì)文檔通過掃描儀掃描后建立相應(yīng)的文檔，部分次要的文檔或短期保存的過程性文檔只采取紙質(zhì)文檔建立；將主文檔以及對應(yīng)的子文檔檔案名稱建立超級鏈接，對部分重要的文檔建立相關(guān)鏈接，增加檔案的保密性，對部分需要嚴格保密的文檔采取設(shè)置密碼等措施。2.3檔案保存：在建立檔案后，將裝訂好的紙質(zhì)檔案按照EXCEL子文檔中的相關(guān)編號進行編號后裝入檔案盒，將其放置在置物架上相應(yīng)的位置，并將電子檔案制定成光盤等進行保存。

3.觀察指標(biāo)

分析兩種不同的管理方式下，兩組管理人員工作效率、分類管理質(zhì)量、數(shù)據(jù)查詢速度，管理人員對認為EXCEL管理方式能夠提高工作效率、管理質(zhì)量以及數(shù)據(jù)查詢速度的占比，衛(wèi)計等人員對檔案管理和查詢的滿意度。

滿意度：分為滿意、較滿意以及不滿意，總分為100分，分值0～100分，80～100分為滿意，60～79為較滿意，59分及以下為較滿意，檔案管理和查詢的總滿意度為滿意以及較滿意總和。

4.統(tǒng)計學(xué)方法

研究數(shù)據(jù)的處理由軟件SPSS 20.0執(zhí)行，計量資料用均數(shù)±標(biāo)準差（±s）表示，計數(shù)資料用率（%）表示，采用t和x2檢驗，P＜0.05為差異有統(tǒng)計學(xué)意義。

二、結(jié)果

1.分析兩組管理人員工作效率、分類管理質(zhì)量、數(shù)據(jù)查詢速度

相較于對照組，觀察組管理人員工作效率、分類管理質(zhì)量以及數(shù)據(jù)查詢速度評分明顯更高，對比統(tǒng)計學(xué)差異明顯（P＜0.05），詳見表1所示。

表1 兩組管理人員工作效率、分類管理質(zhì)量、數(shù)據(jù)查詢速度對（±s）

表1 兩組管理人員工作效率、分類管理質(zhì)量、數(shù)據(jù)查詢速度對（±s）

組別 例數(shù) 工作效率 分類管理質(zhì)量 數(shù)據(jù)查詢速度觀察組 5 85.6±3.6 91.3±2.1 92.7±3.8對照組 5 69.5±3.4 81.2±2.2 81.2±3.3 t 22.990 23.482 16.157 P 0.001 0.001 0.001

2.分析管理人員對認為EXCEL管理方式能夠提高工作效率、管理質(zhì)量以及數(shù)據(jù)查詢速度的占比

相較于對照組，觀察組管理人員認為EXCEL管理方式能夠提高工作效率、管理質(zhì)量以及數(shù)據(jù)查詢速度的占比明顯更高，對比統(tǒng)計學(xué)差異明顯（P＜0.05），詳見表2所示。

表2 管理人員對認為EXCEL管理方式能夠提高工作效率、管理質(zhì)量以及數(shù)據(jù)查詢速度的占比[n（%）]

3.分析衛(wèi)計等人員對檔案管理和查詢的滿意度

相較于對照組，衛(wèi)計等人員對觀察組管理質(zhì)量以及數(shù)據(jù)查詢速度滿意度明顯更高，對比統(tǒng)計學(xué)差異明顯（P＜0.05），詳見表3所示。

表3 兩組衛(wèi)計等人員對檔案管理和查詢的滿意度對比[n（%）]

三、討論

檔案管理是一個機構(gòu)運行重要的一部分，部分檔案具有一定的保密性，同時為保證在需要用到文檔時能夠快速查找到相關(guān)的文檔，需加強對文檔管理措施。研究認為，EXCEL管理方式能夠用快讀查找功能和檔案標(biāo)題，建立檔案與檔案之間的鏈接，以提高文檔的查找速度，將更有利于提高管理人員管理質(zhì)量。隨著我國各行業(yè)領(lǐng)域之間信息化的發(fā)展，EXCEL管理方式逐漸廣泛應(yīng)用在檔案管理中，其能夠?qū)崿F(xiàn)快速查找文檔的作用[2]。EXCEL方式下，根據(jù)文檔可閱讀的權(quán)限不同建立相應(yīng)的查閱機構(gòu)，對部分需要保密的文件設(shè)立密碼等保護措施，對部分文檔也可設(shè)置查閱權(quán)限，只有達到文檔查閱權(quán)限的要求才可查閱相關(guān)文獻，保證了文檔的安全。此外，有學(xué)者認為，EXCEL方式能夠?qū)n案管理數(shù)據(jù)庫建立在局域網(wǎng)以及互聯(lián)網(wǎng)的服務(wù)器中，能夠?qū)⒉糠治臋n實現(xiàn)資源共享，減輕了管理人員的工作壓力，提高工作效率[3]。而在EXCEL方式下，由于能夠?qū)崿F(xiàn)快速查找相關(guān)文檔，節(jié)約了不必要的查找時間，從而提高了衛(wèi)計等人員對文檔查找速度等的滿意度，具有操作方便，查找迅速等優(yōu)勢[4]。由此可見，在疾控中心檔案管理中采用EXCEL方式對文檔進行管理將更有利于提高文檔管理質(zhì)量[5]。

本次研究針對本院疾控中心檔案管理采用EXCEL管理措施，旨在分析EXCEL在管理中的應(yīng)用效果，研究表明，相較于對照組，觀察組管理人員工作效率、分類管理質(zhì)量以及數(shù)據(jù)查詢速度評分明顯更高（P＜0.05），由此可見，采用EXCEL管理措施對疾控中心檔案進行管理將更有利于提高管理人員工作效率以及管理質(zhì)量，提高相關(guān)數(shù)據(jù)查詢速度；不僅如此，本次研究中還發(fā)現(xiàn)，相較于對照組，觀察組管理人員認為EXCEL管理方式能夠提高工作效率、管理質(zhì)量以及數(shù)據(jù)查詢速度的占比明顯更高，衛(wèi)計等人員對觀察組管理質(zhì)量以及數(shù)據(jù)查詢速度滿意度明顯更高（P＜0.05）。由此可見，管理人員對EXCEL管理方式的認可度更高，而在EXCEL管理措施的應(yīng)用后，將更有利于提高衛(wèi)計等人員對管理人員檔案管理質(zhì)量以及數(shù)據(jù)查詢的速度滿意度。

綜上所述，在疾控中心檔案管理中采用EXCEL管理方式可明顯提高檔案管理質(zhì)量，縮短數(shù)據(jù)查詢時間，相較于常規(guī)管理模式更有利于提高衛(wèi)計等人員對管理質(zhì)量和數(shù)據(jù)查詢的滿意度，值得臨床廣泛應(yīng)用。