淺談項(xiàng)目管理在企業(yè)實(shí)際應(yīng)用中存在的問題與對策

摘要：隨著社會的進(jìn)步與發(fā)展，企業(yè)的項(xiàng)目流程日趨復(fù)雜，涉及的產(chǎn)品日益豐富，交付的要求也不斷提升，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能有效地滿足項(xiàng)目的需求。在此種新的形勢下，挑戰(zhàn)和機(jī)遇并存，項(xiàng)目管理的作用將會越來越大，越來越多的企業(yè)開始應(yīng)用項(xiàng)目管理來為企業(yè)帶來超期的效益。然而現(xiàn)實(shí)中，企業(yè)運(yùn)用項(xiàng)目管理往往只停留在了理念層面，雖然試圖建立某些項(xiàng)目管理流程，但是并未涉及實(shí)際的應(yīng)用。項(xiàng)目管理在實(shí)際應(yīng)用中會遇見各種常見的問題，如果不能結(jié)合項(xiàng)目管理知識對其進(jìn)行系統(tǒng)地分析，那么存在的問題得不到解決，項(xiàng)目管理應(yīng)用的失敗也在情理之中。本文將基于項(xiàng)目管理在企業(yè)實(shí)際應(yīng)用過程中常常遇到的問題進(jìn)行分析，并給與相對應(yīng)的對策，以便能夠幫助企業(yè)在具體實(shí)施項(xiàng)目管理時(shí)提供有效的思路與方法。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理;總結(jié)經(jīng)驗(yàn);嚴(yán)格控制;方法

一、項(xiàng)目管理概述

項(xiàng)目是指在限定的資源及時(shí)間內(nèi)需要完成的任務(wù)。例如一項(xiàng)工程、一次展會、一項(xiàng)課題研究等。項(xiàng)目管理顧名思義也就是指通過使用工具和手段，使得項(xiàng)目能夠在有限的人力和資源所限制的條件下來滿足或者遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出客戶的要求和期待，并最終實(shí)現(xiàn)這個(gè)項(xiàng)目的目標(biāo)。項(xiàng)目管理通過對項(xiàng)目中的相關(guān)活動進(jìn)行整體地的監(jiān)測和管控，并配合其他手段來實(shí)現(xiàn)所設(shè)置的目標(biāo)，它是管理學(xué)的一個(gè)重要分支。通俗地說，項(xiàng)目管理是由項(xiàng)目小組運(yùn)用一定的知識、技術(shù)和專業(yè)知識，按照一定的流程去梳理錯(cuò)綜復(fù)雜的事情和活動，完成既定任務(wù)的一種管理過程。

項(xiàng)目管理的宗旨主要包括提高完成項(xiàng)目的效率，保質(zhì)保量地完成項(xiàng)目的任務(wù)以及有效地控制項(xiàng)目的成本。因此如果一個(gè)項(xiàng)目在管理過程中做到：一是在規(guī)定的時(shí)間完成了既定的任務(wù);二是成本控制在批準(zhǔn)的預(yù)算內(nèi);三是項(xiàng)目的最終交付物能夠滿足客戶要求或者符合相關(guān)的技術(shù)和性能要求;四是項(xiàng)目的主要利益者滿意項(xiàng)目的管理和執(zhí)行過程。那么我們認(rèn)為此次項(xiàng)目管理是成功的，否則，便需要對此做出調(diào)整和改進(jìn)。

導(dǎo)致項(xiàng)目管理失敗的原因五花八門，企業(yè)在項(xiàng)目管理的實(shí)際應(yīng)用中會遇到如下一些常見問題。比如，缺乏對項(xiàng)目需求的理解計(jì)劃考慮不周全;人際關(guān)系處理不當(dāng)出現(xiàn)問題相互推諉;無效溝通過多導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)度延遲;項(xiàng)目成員執(zhí)行力欠缺或是成本浪費(fèi)嚴(yán)重等等。這些問題是阻礙企業(yè)的發(fā)展的絆腳石，企業(yè)投入了大量資源卻未得到應(yīng)有的收益，同時(shí)還降低了企業(yè)的核心競爭力。因此，通過項(xiàng)目管理的知識分析遇到的疑難雜癥，并對癥下藥就顯得極為關(guān)鍵。

二、項(xiàng)目管理在企業(yè)實(shí)際應(yīng)用中存在的問題

（一）未能充分理解項(xiàng)目管理的需求

項(xiàng)目管理應(yīng)該以需求為核心，項(xiàng)目需求是整個(gè)項(xiàng)目管理的行動綱領(lǐng)，只有準(zhǔn)確理解項(xiàng)目需求才能不偏離軌道。如果無法完整的識別客戶的需求，或者沒有正確的理解客戶的需求，就會導(dǎo)致最終提交的項(xiàng)目交付物無法滿足客戶要求，終將導(dǎo)致項(xiàng)目的失敗?？v觀項(xiàng)目管理中的成功和失敗案例，其中大部分失敗的案例都是由于對項(xiàng)目管理的需求缺乏充分理解，沒有明晰項(xiàng)目目標(biāo)，或是在項(xiàng)目執(zhí)行的過程中不斷變化項(xiàng)目目標(biāo)，進(jìn)而使得項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)心態(tài)失衡，承受重大壓力，最終半途而廢;相反，成功的項(xiàng)目管理都有著明確而堅(jiān)定的目標(biāo)，并根據(jù)目標(biāo)制定周詳?shù)捻?xiàng)目計(jì)劃，最終使得項(xiàng)目能夠完美交付。

（二）無法妥善處理項(xiàng)目管理活動中的人際關(guān)系

在推進(jìn)項(xiàng)目的過程中，人際關(guān)系的處理是非常重要的一環(huán)，并且此類問題難以避免。如果項(xiàng)目過程中無法妥善處理人際關(guān)系，會導(dǎo)致項(xiàng)目成員之間的合作不悅、團(tuán)隊(duì)士氣低落，項(xiàng)目任務(wù)無人負(fù)責(zé)，互相推諉扯皮，引發(fā)各種口水戰(zhàn)，以及各個(gè)方面的人際關(guān)系紛爭。當(dāng)項(xiàng)目成員把注意力都放在項(xiàng)目過程中的人際紛爭時(shí)，大家自然也無法再為完成項(xiàng)目任務(wù)而努力，項(xiàng)目必然走向失敗。項(xiàng)目成員的合作效率是決定項(xiàng)目管理成敗的關(guān)鍵，只有處理好人際關(guān)系才能讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)擰成一股繩，齊心協(xié)力完成項(xiàng)目目標(biāo)。

（三）存在大量無效的信息溝通

在項(xiàng)目的影響要素中，其中一條便是強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目的溝通。溝通貫穿于整個(gè)項(xiàng)目管理活動，所以溝通在項(xiàng)目管理中占據(jù)了重要位置，但是并不是所有的溝通都是有效的。事實(shí)上，企業(yè)在項(xiàng)目管理過程中存在大量無效的溝通，很多是由于雙方獲取的信息不對等，或者是溝通在信息傳遞過程中造成的表達(dá)偏差等等。良好的溝通可以為項(xiàng)目順利向前推進(jìn)保駕護(hù)航，如果沒有良好的溝通，項(xiàng)目成員對內(nèi)和對外都無法做到密切配合、無法協(xié)同的情況下要把項(xiàng)目向前推進(jìn)可謂是難如登天。無效的溝通將會導(dǎo)致信息無法傳遞，命令無法執(zhí)行，項(xiàng)目目標(biāo)延期甚至無法實(shí)現(xiàn)的嚴(yán)重后果。

（四）缺乏相應(yīng)的項(xiàng)目績效管理體系

對企業(yè)來說，大多數(shù)項(xiàng)目的成員都是從各個(gè)部門抽調(diào)出部分人員組合成的新的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。這些項(xiàng)目成員在項(xiàng)目啟動后開始完成項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)分配的任務(wù)，同時(shí)本身還需要處理自己部門原本的常規(guī)工作。從此前的多數(shù)企業(yè)項(xiàng)目管理案例來看，大部分企業(yè)的團(tuán)隊(duì)管理都沒有相應(yīng)的績效管理體系，項(xiàng)目成員完成項(xiàng)目目標(biāo)的意愿度和配合度都不甚理想，也是項(xiàng)目延遲或無法交付的原因之一。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)管理雖然一般采用激勵(lì)政策，但是激勵(lì)只有和獎勵(lì)或者報(bào)酬相結(jié)合才能保證激勵(lì)的有效性，才能有效激發(fā)團(tuán)隊(duì)成員工作熱情，全力配合完成項(xiàng)目管理，否則沒切實(shí)可行的激勵(lì)方式，團(tuán)隊(duì)成員的工作效率和項(xiàng)目完成效果都將大打折扣。

三、解決項(xiàng)目管理在企業(yè)實(shí)際應(yīng)用中存在問題的對策

（一）建立完善的項(xiàng)目需求管理機(jī)制

對項(xiàng)目需求的充分理解是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵。因此企業(yè)在一開始就要建立完善的項(xiàng)目需求管理機(jī)制。主要包含三部分內(nèi)容：第一是項(xiàng)目需求的獲取，包含了理解和確定客戶需求及期望的整體過程管理，為了實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)需要定義、記錄并分析干系人員的需求。第二是項(xiàng)目需求的確認(rèn)，包含項(xiàng)目實(shí)施者和需求干系人共同對需求文件進(jìn)行審核，雙方對項(xiàng)目需求達(dá)成共識后做出書面承諾，使需求文件能夠充分體現(xiàn)出一種商業(yè)性合作的效果。第三是項(xiàng)目需求的變更管理，由于項(xiàng)目需求確定之后，隨著項(xiàng)目的實(shí)際推進(jìn)，不可避免會產(chǎn)生項(xiàng)目需求變更的情況，因此如何控制和管理需求變更，是保障項(xiàng)目目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的重要環(huán)節(jié)。此部分包含了市場經(jīng)濟(jì)學(xué)中關(guān)于企業(yè)管理活動中的需求變化控制與管理及對企業(yè)需求變化影響的分析。可以考慮通過“變更申請-變更審批-需求更改-重新確認(rèn)”的工作流程來進(jìn)行處理，以確保需求的變更不會失控而導(dǎo)致項(xiàng)目發(fā)生混亂，同時(shí)要對項(xiàng)目需求的變更進(jìn)行影響分析，避免隨意或頻繁的變更項(xiàng)目需求。

（二）組建高效的項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)

項(xiàng)目目標(biāo)能夠順利推進(jìn)和實(shí)現(xiàn)，需要團(tuán)隊(duì)成員具備項(xiàng)目所需的技能，此外，也需要成員之間建立充分的信任和良好的溝通模式。如何組建一支高效的項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)，主要有以下三個(gè)重點(diǎn)：

一是抓好組織的規(guī)劃。根據(jù)項(xiàng)目規(guī)模的大小，難易程度確定人員配置。只有形成完整的組織體系，才能更好地完成項(xiàng)目管理目標(biāo)。同時(shí)確立崗位職責(zé)白皮書，明晰每個(gè)崗位的工作安排和任職要求，包括學(xué)歷、專業(yè)技術(shù)水平、工作能力要素、性格特性、工時(shí)安排等等。

二是組建核心團(tuán)隊(duì)。一方面需要選好項(xiàng)目管理負(fù)責(zé)人。作為優(yōu)化團(tuán)隊(duì)的關(guān)鍵控制點(diǎn)，項(xiàng)目經(jīng)理崗位的人選尤其重要。而項(xiàng)目其他的成員選擇除了滿足人員配備的基本要求之外，也要充分考慮以往的工作經(jīng)驗(yàn)、個(gè)人性格特征和業(yè)余愛好等人力資源因素。另一方面是健全團(tuán)隊(duì)職能，團(tuán)隊(duì)成員的選擇要以工作內(nèi)容為依據(jù)合理配備團(tuán)隊(duì)人員?？梢詮亩喾N渠道多種方式來物色團(tuán)隊(duì)成員，將符合要求的人員納入項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中。之后根據(jù)組織規(guī)劃初期的角色設(shè)定及責(zé)任向團(tuán)隊(duì)成員分配相應(yīng)任務(wù)，同時(shí)要求大家通力配合。每個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)各個(gè)成員各有所長，一般分七種角色：①主導(dǎo)者，正確決策的領(lǐng)導(dǎo);②執(zhí)行者，腳踏實(shí)地的辦事人員;③技術(shù)黨，解決團(tuán)隊(duì)技術(shù)層面的問題;④創(chuàng)新者，用于實(shí)踐，具有發(fā)散思維，提供新思路;⑤協(xié)調(diào)者，擁有共情能力，關(guān)心他人，化解團(tuán)隊(duì)矛盾。⑥資源查探者，能夠建立多方聯(lián)系，懂得善用他人長處。⑦監(jiān)察者，認(rèn)真仔細(xì)分析意見，考察團(tuán)隊(duì)決策和執(zhí)行。

三是健全管理機(jī)制。首先要注重工作流程的重塑，平衡各個(gè)項(xiàng)目成員之間的職責(zé)，建立分工明確，責(zé)任清晰的工作體系，要充分調(diào)動各個(gè)項(xiàng)目成員的創(chuàng)造性和積極性，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)合作的士氣，使團(tuán)隊(duì)更加完整，目標(biāo)一致。其次要強(qiáng)化民主和科學(xué)的決策機(jī)制，要鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員提出不同的意見，表達(dá)不同的觀點(diǎn)，將錯(cuò)誤當(dāng)成學(xué)習(xí)和提高的機(jī)會而不是懲罰的理由，要健全處理和解決問題的機(jī)制，團(tuán)隊(duì)要定期共同探討項(xiàng)目實(shí)施過程中存在的缺點(diǎn)和不足，需要問題和困難，團(tuán)隊(duì)盡力共同解決問題而不是互相推諉。此外要健全團(tuán)隊(duì)的行為規(guī)范和工作守則，要求明確團(tuán)隊(duì)的紀(jì)律，形成定期召開項(xiàng)目進(jìn)度回顧會議的習(xí)慣，各方及時(shí)和高效的反饋信息和問題。

（三）實(shí)施有效的溝通策略

有效的溝通策略和技巧會給企業(yè)的項(xiàng)目管理工作帶來促進(jìn)作用。通過以下三個(gè)方面實(shí)施有效的溝通策略能夠事半功倍。

一是要構(gòu)建完善的溝通體系。首先，企業(yè)要從自身的發(fā)展實(shí)際出發(fā)，以鏈?zhǔn)綔贤楹诵?，?gòu)建一個(gè)多層次，跨部門的溝通網(wǎng)絡(luò)，為項(xiàng)目的有效溝通提供便利性。其次，制定內(nèi)部溝通計(jì)劃，根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況明確各個(gè)項(xiàng)目成員在信息溝通、戰(zhàn)略溝通、制度溝通中的職責(zé)和權(quán)限，要求在溝通中突出情感交流和溝通，以營造積極向上的企業(yè)氛圍，構(gòu)建良好的人際工作關(guān)系。所以，需要項(xiàng)目經(jīng)理在從基礎(chǔ)上做好溝通管理工作，可以通過開展項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)團(tuán)建活動，私下詢問溝通和定期召開團(tuán)隊(duì)會議等方式增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)成員的相互熟悉程度，了解成員的真實(shí)想法，化解團(tuán)隊(duì)矛盾，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)和諧。

二要樹立正確的溝通態(tài)度。溝通態(tài)度決定了你與他人溝通的是否有效，個(gè)體如果只從自身的地位、職務(wù)、身份去溝通，而不考慮對方的想法和感受，必然會加大和對方的溝通難度和隔閡。因此要求在溝通過程中首先要學(xué)會從別人的思維范疇去考慮問題，進(jìn)而體會對方的看法，站在對方的立場理解對方所提出的問題。然后用真摯的言語去準(zhǔn)確地表達(dá)自己的想法，使對方能夠也從自己的立場去體會和理解自己的想法。過程中，團(tuán)隊(duì)成員如果都能抱著合作共贏，體諒和理解的態(tài)度去看待對方、看待問題，并能積極承擔(dān)自身的責(zé)任，那么就能形成良性溝通。尤其是在業(yè)務(wù)溝通過程中，只有適當(dāng)考慮對方的需求，找出有歧義或雙方產(chǎn)生爭執(zhí)的關(guān)鍵點(diǎn)，同時(shí)以整體性為前提，在利益上雙方共同退一步，才能取得良好的溝通效果，雙方才能擁有更大的合作空間和收益。

三是要運(yùn)用科學(xué)的溝通方法。項(xiàng)目管理中溝通的途徑多種多樣，包括口頭、書面、電話、會議、網(wǎng)絡(luò)等形式。溝通的關(guān)系也是多維的，包括了項(xiàng)目成員、客戶、同事、管理層等等。個(gè)體只有具備一定的溝通技巧才能確保溝通的有效性。所以需要個(gè)體加強(qiáng)溝通技巧的學(xué)習(xí)，運(yùn)用合理的方法運(yùn)用到多維溝通關(guān)系中。溝通的方式方法種類繁多，如何選擇也是一門學(xué)問。溝通可以選擇正式的、非正式的、委婉的、簡潔的等多種方式，溝通方法有認(rèn)同溝通法、類比溝通法、故事溝通法、發(fā)文溝通法、人格魅力溝通法、逆向溝通法、正反雙向溝通法、情緒溝通法、情感溝通法等等，個(gè)體要根據(jù)溝通對象和溝通事情選擇最合適的溝通方式和方法。例如在和管理層的溝通中要正式，要理解領(lǐng)導(dǎo)的需求，盡量用最簡潔的語言表達(dá)問題的關(guān)鍵，并給出解決方案供選擇。在與項(xiàng)目成員之間的溝通則可采用非正式的方式直接溝通，盡量站在項(xiàng)目整體性、站在集體的角度去分析問題，保證雙方的溝通是有效的。

（四）建立健全合理的項(xiàng)目成員績效管理體系

為了規(guī)范項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)成員的工作行為，明確績效管理導(dǎo)向，企業(yè)需要建立合理有效的項(xiàng)目成員績效管理體系，制定績效管理制度，進(jìn)一步明確、完善、優(yōu)化職責(zé)分工、考核內(nèi)容、評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)、考核程序和考核結(jié)果應(yīng)用等內(nèi)容。企業(yè)指派的項(xiàng)目經(jīng)理需要和項(xiàng)目成員在溝通的基礎(chǔ)上制定合理的績效計(jì)劃。當(dāng)績效計(jì)劃實(shí)施過程中也要關(guān)心和尊重團(tuán)隊(duì)成員，了解團(tuán)隊(duì)成員在項(xiàng)目過程中遇到的困難，給予必要的輔助和支持，并建立良好的績效溝通機(jī)制，依據(jù)實(shí)際情況對績效計(jì)劃做出優(yōu)化和調(diào)整?？冃ЫY(jié)果公布后給與相應(yīng)的獎勵(lì)或激勵(lì)，對于績效不合格的成員需要及時(shí)面談了解團(tuán)隊(duì)成員缺乏的技能或知識并安排相應(yīng)的培訓(xùn)，溝通和幫助團(tuán)隊(duì)成員改正問題，提高自身能力。

結(jié)語

項(xiàng)目是企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展目標(biāo)的載體。企業(yè)的使命、愿景、及各個(gè)階段的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)都是通過一個(gè)個(gè)項(xiàng)目目標(biāo)達(dá)成來實(shí)現(xiàn)的。成功的項(xiàng)目管理不僅能幫助企業(yè)提升運(yùn)營效率、實(shí)現(xiàn)發(fā)展目標(biāo)、擴(kuò)大市場規(guī)模，還可以鍛煉企業(yè)團(tuán)隊(duì)成員的能力、提升企業(yè)的核心競爭力。為了在實(shí)際中可以成功的應(yīng)用項(xiàng)目管理，企業(yè)可以基于自身的實(shí)際發(fā)展，通過建立完善的項(xiàng)目需求管理機(jī)制，組建高效的項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)，實(shí)施有效的溝通策略，建立健全合理的項(xiàng)目成員績效管理體系等方式來實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理的有效應(yīng)用，從而規(guī)避在實(shí)際應(yīng)用中遇到的各類問題。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳月園.企業(yè)項(xiàng)目管理溝通策略的探討[J].管理方略，2016.（1）.

[2]羅志敏.淺談工程項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)和管理[J].經(jīng)營管理者，2015.（3）.

[3]馬仙菊.項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員績效管理方法[J].項(xiàng)目管理評論，2018.（7）.

沛嘉醫(yī)療科技（蘇州）有限公司? 麻威