企業(yè)物資采購成本控制方法研究

鄭開

【摘要】采購成本控制是企業(yè)發(fā)展對采購管理的要求。通過控制采購項目成本可以完善企業(yè)的內(nèi)部經(jīng)營機(jī)制，提高公司的經(jīng)營管理水平和經(jīng)濟(jì)效益，有利于提高成本管理工作的效率，有利于公司的競爭能力，使其走上制度化和法制化的軌道。通過控制采購項目成本可以降低公司的產(chǎn)品成本，使企業(yè)在激烈的市場競爭中永遠(yuǎn)立于不敗之地。本文通過對采購過程及采購成本的分析，得出在市場經(jīng)濟(jì)條件下價值規(guī)律，供求關(guān)系、競爭機(jī)制使采購成本處在各種抉擇關(guān)系的焦點，采購成本控制是不斷變化的國際市場的要求。闡述了采購成本降低的方法，然后對降低采購成本的實施步驟進(jìn)行了描述。

【關(guān)鍵詞】采購成本;控制方法;平衡

采購的基本任務(wù)是以適當(dāng)?shù)膩碓?、適當(dāng)?shù)膬r格、適當(dāng)?shù)乃拓浄绞剑蛊髽I(yè)獲得其需要的材料和商品，這需要我們對采購的成本與供應(yīng)商之間達(dá)到一個平衡。同時，保證產(chǎn)品的正常供應(yīng)、建立穩(wěn)定的供應(yīng)關(guān)系以提高利潤。采購成本是指采購活動中所發(fā)生的各種費用，是所消耗的各種物化勞動和活化勞動的總和。采購成本因其具有隱蔽性;而且與其它物流成本存在“效益背反”關(guān)系;它對提高企業(yè)效益具有較大的潛力。

1、采購的原則

采購應(yīng)當(dāng)在適當(dāng)?shù)臅r候以適當(dāng)?shù)膬r格從適當(dāng)?shù)墓?yīng)商處買回所需數(shù)量物品。

（1）適時。適時原則要求供應(yīng)商在規(guī)定的時間準(zhǔn)時交貨，防止交貨延遲和提前交貨。

（2）適質(zhì)。適質(zhì)原則要求采購的物料和倉庫發(fā)到生產(chǎn)或銷售現(xiàn)場的物料或商品，質(zhì)量應(yīng)是企業(yè)要求的，即質(zhì)量不高也不能低。

（3）適量。適量原則要求采購物料的數(shù)量應(yīng)是適當(dāng)?shù)?，即對買方來說是經(jīng)濟(jì)的訂貨數(shù)量。

（4）適價。適價原則要求在確保滿足其它條件的情況下采購價格盡量低。

（5）適地。適地原則要求采購物料原產(chǎn)地的地點適當(dāng)，與使用地的距離越近越好。

2、采購的方式

2.1分散采購

所謂分散采購是指企業(yè)將采購的權(quán)力分散在下屬不同的部門，部門根據(jù)經(jīng)營需要和資金情況，自行組織進(jìn)貨。

分散采購的優(yōu)點：

（1）分散采購具有較強(qiáng)的主動性;

（2）分散采購具有較強(qiáng)的時效性;

（3）分散采購能較好的滿足需求。

分散采購的缺點：

（1）分散采購不利于監(jiān)督。由于采購權(quán)力分散在不同的部門，這無疑增加了對采購監(jiān)督工作的難度和工作量。由于監(jiān)督的困難容易造成監(jiān)督工作的不深入和流于形式，而缺乏有效的監(jiān)督，就容易導(dǎo)致在采購過程中產(chǎn)生腐敗現(xiàn)象。

（2）分散采購成本高。實行分散采購，各部門自行設(shè)立采購部門，各部門每次的采購量不大，這樣就享受不到大批量采購的優(yōu)惠價格，提高了采購成本。

（3）分散采購容易造成資源的浪費。實行分散采購，各部門都設(shè)有采購機(jī)構(gòu)和采購人員，容易形成采購人員過多、工作量不飽和、人浮于事的現(xiàn)象，造成人員費用、管理費用、運輸費用等 各種費用支出的增加，造成資源的浪費。

2.2集中采購

集中采購是指企業(yè)在核心管理層建立專門的采購機(jī)構(gòu)，將各經(jīng)營部門分散的采購職能一律納入系統(tǒng)，實行統(tǒng)一采購、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一配送。

集中采購的優(yōu)點：

（1）降低成本。實行集中采購，可以將各經(jīng)營部門小批量的采購單集中起來，同時由于采購機(jī)構(gòu)減少。

（2）避免腐敗行為的發(fā)生。實行集中采購，有利于強(qiáng)化監(jiān)督制約機(jī)制，使采購工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和透明化。

（3）有利于提高采購質(zhì)量。貨品的質(zhì)量得到雙方面控制：一是采購人員自身對貨品質(zhì)量的控制，二是使用單位對貨品質(zhì)量的控制。

集中采購的缺點：

集中采購的缺點正是分散采購所具有的優(yōu)點。集中采購的缺點主要體現(xiàn)在以下幾方面：采購流程長、時效性差;采購與需求分開，容易導(dǎo)致缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。

2.3集中與分散采購相結(jié)合

集中與分散采購相結(jié)合是集中采購與分散采購相結(jié)合的采購方式，既有統(tǒng)一的采購機(jī)構(gòu)，又在各經(jīng)營部門配備專門的采購人員。

3、采購活動的內(nèi)容

一項完整的采購作業(yè)包括制定采購計劃、尋找貨源、選擇供應(yīng)商、組織進(jìn)貨和采購績效評估等五項內(nèi)容。

3.1制定采購計劃

采購計劃除了包括采購的數(shù)量外，還應(yīng)包括采購貨品的時間、質(zhì)量和價格等。

3.2尋找貨源

企業(yè)如果有固定的供應(yīng)商，那么就可以向供應(yīng)商直接發(fā)出訂貨，若采購物品企業(yè)沒有固定的供應(yīng)商，采購人員就應(yīng)該想辦法尋找貨源了。采購人員可以根據(jù)以往的采購情況尋找貨源，也可以開發(fā)新的貨源。

3.3選擇供應(yīng)商

當(dāng)企業(yè)面臨提供所需貨品的供應(yīng)商不只是一個時，就需要從合格供應(yīng)商中選擇出優(yōu)秀的供貨商。

3.4組織進(jìn)貨

一般采取供應(yīng)商送貨或快遞上門，企業(yè)只負(fù)責(zé)驗收和入庫等工作，一般少采取自提方式。

3.5采購績效評估

每月固定時間對采購績效進(jìn)行評價，指標(biāo)主要包括品質(zhì)、交期、配合度、價格等方面進(jìn)行綜合評估，評估后得出供應(yīng)商得分，指導(dǎo)下月采購比例。

4、降低采購成本的方法

4.1比較價格分析

比價分析：為檢驗供應(yīng)商所提供的報價與合理的基準(zhǔn)作比較，而不檢驗及評估個別成本結(jié)構(gòu)及利潤構(gòu)成要素。

主要適用于低單價、低附加值，一般標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品及簡單制成產(chǎn)品（規(guī)格非常清楚）的采購作業(yè);

分析方法比較簡單，采購人員需要較少的訓(xùn)練，也不需要深入了解成本構(gòu)成要素，主要有以下幾種分析方法：

主要比價方法

比較分析各供應(yīng)商競標(biāo)之價格，拿其它供應(yīng)商價格對比即可;

比較市場價格或目錄價格。

次要比價方法

比較之前的合約價;

比較供應(yīng)商之前的報價;

比較類似產(chǎn)品的價格;

進(jìn)行初步成本估算。

4.2供應(yīng)商成本結(jié)構(gòu)分析

承前所述，價格=制造成本+管理費用+利潤

多找?guī)准夜?yīng)商，要到供應(yīng)商的成本價格，直接物料與直接人工費用的比例，設(shè)備產(chǎn)量，損耗，產(chǎn)品利用率和不良率，然后對價格進(jìn)行綜合分析，供應(yīng)商合理價格也能確定在一定的范圍內(nèi)。（要包含QC檢查成本）

4.3供應(yīng)商盈虧平衡分析

變動成本隨著產(chǎn)量而增加，固定成本則不會，當(dāng)公司的營業(yè)收入等于總成本時，就產(chǎn)生損益平衡的現(xiàn)象，這一平衡點稱為損益平衡點，只有超過這一點后公司才會有利潤產(chǎn)生。

4.4付款時間折扣

現(xiàn)金付款比銀行承兌付款通常價格低;付款時間越短，付款價格優(yōu)惠，不同付款方式下供應(yīng)商的報價不同。

4.5數(shù)量折扣分析

不同采購數(shù)量下供應(yīng)商的報價不同。

4.6學(xué)習(xí)曲線分析

學(xué)習(xí)曲線有時也稱為改善曲線，是指隨著產(chǎn)品的累計產(chǎn)量增加，單位產(chǎn)品的成本會以一定的比例下降。

學(xué)習(xí)效益是由于產(chǎn)品在投產(chǎn)初期經(jīng)驗不足，產(chǎn)品的品質(zhì)保證、生產(chǎn)機(jī)器維護(hù)等需要較多的精力投入以致帶來較高的成本，隨著累計產(chǎn)量的增加，管理漸趨成熟，所需的人、財、物力逐漸減少，工人越來越熟練，質(zhì)量越來越穩(wěn)定，前期生產(chǎn)學(xué)習(xí)期間的各種改進(jìn)逐步見效，因而成本不斷降低。當(dāng)員工反復(fù)從事一項相同作業(yè)時，隨著次數(shù)的增加，每一次所需花費的時間就會減少，同時生產(chǎn)設(shè)備和工程的協(xié)調(diào)改善也使利用率達(dá)到最高水平。

采購人員可利用學(xué)習(xí)曲線來分析學(xué)習(xí)對每單位成本的影響?？蓱?yīng)用于大批量生產(chǎn)企業(yè)的長期戰(zhàn)略決策，應(yīng)用于成熟、穩(wěn)定的產(chǎn)品，根據(jù)數(shù)量簽訂合同，每累積一定數(shù)量的產(chǎn)品，價格下調(diào)一定的百分比。

4.7招標(biāo)采購比價分析

企業(yè)已經(jīng)量產(chǎn)或即將量產(chǎn)的產(chǎn)品，可通過大型招標(biāo)會的方式，在企業(yè)網(wǎng)站公開發(fā)布需要招標(biāo)產(chǎn)品及要求，并約定一定時間，邀請各供應(yīng)商來企業(yè)進(jìn)行投標(biāo)?？筛鶕?jù)招標(biāo)結(jié)果，與相應(yīng)供應(yīng)商簽訂長期協(xié)議，從面降低采購成本，但是要注意的是，需要與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，否則質(zhì)量得不到保證，也得不償失。

綜上所述，當(dāng)出現(xiàn)以下情況時，將是有助于在采供過程中有效降低成本：

① 新廠商/料源開發(fā)成功時;

② 有代用品開發(fā)成功時;

③ 采購量增加時;

④ 行情變化價格看跌時;

⑤ 匯率變動有利于廠商時;

⑥ 廠商有超量庫存或存貨時;

⑦ 規(guī)格要求變更，采用價廉材質(zhì)時;

當(dāng)然，價格總不會是一成不變的，如果原材料價格波動，或者受到市場供求關(guān)系的影響，價格總會隨著這些因素的影響而產(chǎn)生變動，如何正確處理供應(yīng)商提出的漲價問題：采購人員必須對供應(yīng)商所提出的價格上漲問題提出異議，而不能僅僅看成是既有成本。與供應(yīng)商一起協(xié)商將價格上漲限定在一個合理的、公正的范圍內(nèi)是很重要的。進(jìn)一步講，采購人員應(yīng)該建立一套處理供應(yīng)商提出的漲價問題的系統(tǒng)方法。

這個系統(tǒng)至少要能做到以下幾點：

① 確定價格上漲的原因;

② 確認(rèn)價格上漲對公司總成本的影響;

③ 確定合理的價格上漲幅度;

④ 回顧價格上漲情況;

⑤ 制訂處理價格上漲的戰(zhàn)略;

⑥ 采取降低其它價格因素的方法或提高供貨效率，以抵消價格上漲帶來的影響。

采購人員應(yīng)該與供應(yīng)商合作使用其它的補(bǔ)償措施以抵消價格上漲帶來的影響，這此補(bǔ)償措施包括：減少送貨提前期以減少庫存、提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、品質(zhì)降低管理成本或供應(yīng)商與公司一起承擔(dān)。為了限制價格上漲，采購管理過程中需要設(shè)置價格保護(hù)條款，要求供應(yīng)商需要提前30天、60天或90天通知。

作為價格變動管理程序的一部分，在采購人員同意漲價之前，一定要確知本次價格上漲會對公司產(chǎn)品成本造成的影響。

在供應(yīng)條件有限或者通貨膨脹等市場條件下，采購人員通常會一次性購買高于本企業(yè)需求的商品。這種活動可稱為“提前購買”，主要是為了防止商品短缺或價格上漲給本企業(yè)帶來的影響。但是，使用這種方法會增加企業(yè)的庫存占用公司資金。如果使用這種戰(zhàn)略，采購人員必須綜合權(quán)衡庫存持有成本增加與商品短缺或價格上漲的影響大小。

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