淺析辦公室檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展

邢澤英

引言：隨著科學(xué)技術(shù)水平的發(fā)展與進(jìn)步，社會(huì)已經(jīng)步入了信息化時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)成為人們生活中必不可少的溝通與信息交流渠道。傳統(tǒng)的辦公室管理方法已經(jīng)不適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需求，應(yīng)該充分發(fā)揮科學(xué)技術(shù)的重要作用，進(jìn)行積極的改革與創(chuàng)新。本文主要對(duì)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展過程中應(yīng)該堅(jiān)持的原則以及其中存在的不足進(jìn)行了詳細(xì)的分析與總結(jié)，并提出了相應(yīng)的措施。

辦公室檔案管理工作主要是對(duì)信息的收集、保存于管理，可是面對(duì)信息更新速度不斷提高的網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無法滿足社會(huì)的發(fā)展需求，這主要是因?yàn)槠洳粌H效率低，很容易因?yàn)楣芾砣藛T的疏忽而造成不必要的損失，而且還非常的給枯燥乏味。新時(shí)期的檔案管理工作必須進(jìn)行改革以創(chuàng)新，只有充分利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)與管理方法，才能夠促進(jìn)辦公室檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。近年來，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作變得日益繁重，檔案管理員需要花費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行信息的分類與處理。而現(xiàn)代化的信息管理方法不僅能夠有效減少檔案管理員的工作量，提高工作效率與信息處理的準(zhǔn)確率，還能夠在做好各項(xiàng)檔案管理基本工作的基礎(chǔ)上對(duì)檔案中的各項(xiàng)資源與有用信息進(jìn)行深層次的開發(fā)與利用，在提高了社會(huì)資源利用率的同時(shí)也促進(jìn)了社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步。

一、檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展應(yīng)堅(jiān)持的原則

隨著社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展是一種必然趨勢，也是檔案管理工作的未來發(fā)展方向。檔案管理在現(xiàn)代化發(fā)展的過程中必然會(huì)遇到一定阻礙，但也不能盲目前進(jìn)，應(yīng)該在堅(jiān)持一定原則的基礎(chǔ)上進(jìn)行不斷地改革與創(chuàng)新，具體內(nèi)容為：

1.1信息共享原則

傳統(tǒng)的檔案管理主要就是對(duì)信息的收集、保存與管理工作，沒有對(duì)檔案中的各項(xiàng)資源與有用信息進(jìn)行深層次的開發(fā)與利用，嚴(yán)重阻礙了人事檔案真正作用的發(fā)揮。而檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展過程中首先就要對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的整理與分類，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)手段將檔案里的有益信息與資源共享，充分發(fā)揮檔案的重要作用。

1.2真實(shí)性原則

辦公室檔案信息的真實(shí)性直接關(guān)系到員工的調(diào)動(dòng)、升遷、退休等，所以為了促進(jìn)各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，就要保證檔案的真實(shí)性?？墒?，由于事業(yè)單位的人事檔案管理不夠嚴(yán)格，有些人利用這一漏洞，隨意篡改檔案信息，導(dǎo)致大量虛假檔案信息的出現(xiàn)，嚴(yán)重影響了檔案的真實(shí)性。

1.3實(shí)效性原則

管理的科學(xué)有效是檔案管理工作現(xiàn)代化的主要表現(xiàn)形式。所以檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)該從自己的實(shí)際情況出發(fā)，及時(shí)的引進(jìn)相關(guān)領(lǐng)域的最新的技術(shù)和設(shè)備，將其充分運(yùn)用到日常的管理工作當(dāng)中。在日常的管理工作中要保持高度的靈敏性，對(duì)于有價(jià)值的資料要及時(shí)的收集和保存，從而確保檔案的時(shí)效性，這樣才能確保檔案本身的價(jià)值。

二、辦公室檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展中存在的不足

近年來，我國的辦公室檔案管理工作得到了明顯改善，但仍然存在一定不足需要在發(fā)展的過程中不斷完善，這樣才能夠滿足現(xiàn)代化的發(fā)展需求，具體內(nèi)容為：

2.1檔案管理人員的整體素質(zhì)較差

辦公室檔案管理人員的整體素質(zhì)直接影響到檔案管理工作的工作效果，可是現(xiàn)階段我國從事辦公室檔案管理工作的人員整體素質(zhì)較差，出現(xiàn)這種狀況的原因主要有以下幾方面：第一、單位對(duì)辦公室檔案管理工作不夠重視，很多單位都不是很重視辦公室檔案管理工作，所以很少組織辦公檔案管理人員的培訓(xùn)工作，工作方案仍然停留在傳統(tǒng)階段，長期如此就導(dǎo)致這些檔案管理人員無法運(yùn)用現(xiàn)代化的管理軟件；第二、缺乏嚴(yán)格的招聘程序，單位對(duì)檔案管理人員的招聘要求比較低，所以很多文化水平不高的人都可以從事這一職業(yè)，嚴(yán)重影響了檔案管理人員的整體素質(zhì)；第三、辦公室檔案管理工作過于枯燥、乏味，而且工資待遇不是很好。很多優(yōu)秀的人才并不是很愿意從事這一行業(yè)，只有少數(shù)檔案管理專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生走上這一工作崗位。

2.2辦公室的檔案管理程序不夠完善

目前，我國辦公室檔案管理的內(nèi)容單一、材料分類混亂，缺乏完善的管理體系。多數(shù)單位辦公室檔案都只記錄了員工的基本信息，而且還存在大量雷同，因?yàn)楹苌儆腥巳リP(guān)注檔案的詳細(xì)內(nèi)容以及其完善性?？墒?，隨著社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，人才之間的競爭變得越來越激烈，辦公室檔案的內(nèi)容成為了單位人才錄用的重要依據(jù)，而由于辦公室檔案管理程序不夠健全，檔案內(nèi)容單一、落后，不能為單位招聘人才提供有力參考，嚴(yán)重影響了員工的長遠(yuǎn)發(fā)展。

2.3辦公室檔案管理工作的規(guī)范性較差

完善的管理制度是保證各項(xiàng)工作順利進(jìn)行的關(guān)鍵，可是辦公室檔案管理制度不夠健全，方法落后，對(duì)檔案管理工作不夠重視，認(rèn)為辦公室員工都比較穩(wěn)定，很少出現(xiàn)工作變動(dòng)，沒有必要浪費(fèi)太多的經(jīng)理與資金在檔案管理上，所以檔案意識(shí)薄弱。長期如此，導(dǎo)致辦公室檔案管理越來越落后，缺乏先進(jìn)性，甚至有些辦公室的檔案管理工作還停留在原始的人工整理與分類管理階段，已經(jīng)無法跟上時(shí)代的腳步，這就嚴(yán)重制約了辦公室檔案管理工作的健康發(fā)展。

三、實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理現(xiàn)代化的基本措施

3.1積極培養(yǎng)高素質(zhì)的現(xiàn)代化人才

作為一名現(xiàn)代化的檔案管理人員不僅要具備扎實(shí)的理論知識(shí)基礎(chǔ)，良好的職業(yè)素養(yǎng)，還應(yīng)該能夠掌握現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)操作技術(shù)，熟練運(yùn)用各項(xiàng)檔案管理操作系統(tǒng)。所以，要想實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展就要認(rèn)識(shí)到人才的重要作用，積極培養(yǎng)高素質(zhì)的現(xiàn)代化人才。近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，辦公方式與檔案管理方法得到了明顯改進(jìn)，這就需要培養(yǎng)一批能夠操作先進(jìn)辦公軟件與設(shè)備的現(xiàn)代化人才。而對(duì)檔案管理的人才培養(yǎng)和引進(jìn)還要注重對(duì)工程技術(shù)人員、組織管理人員、技術(shù)操作和維修人員的分類培養(yǎng)。此外，企業(yè)還要定期對(duì)相關(guān)的工作人員進(jìn)行在崗的專業(yè)技能和現(xiàn)代企業(yè)管理的理念培訓(xùn)，以此來打造一支充滿活力的企業(yè)檔案管理工作的專業(yè)型人才隊(duì)伍。

3.2加強(qiáng)辦公室檔案管理的規(guī)范性

嚴(yán)格工作規(guī)范，保證審核整理工作高標(biāo)準(zhǔn)，高質(zhì)量。為了確保辦公室檔案審核整理和目標(biāo)管理達(dá)標(biāo)升級(jí)工作質(zhì)量，在檔案審核整理工作中需要建立一系列工作程序。在檔案整理過程中始終堅(jiān)持材料內(nèi)容要真實(shí)，收集要全面，分類要準(zhǔn)確，編排要有序，裝訂要整齊，入庫要美觀這一原則，做到高起點(diǎn)，高標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)要求。層層把好質(zhì)量關(guān)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正、返工，力求做到鑒別認(rèn)真、分類清楚、目錄清楚，從而在材料鑒別審核上注意真實(shí)性；在材料分類上注重準(zhǔn)確性。只有這樣，辦公室檔案的整體質(zhì)量才會(huì)有一個(gè)明顯的提高。

3.3使檔案管理的建筑和設(shè)備達(dá)標(biāo)

從硬件設(shè)施建設(shè)方面來說，要實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，就必須要建立高標(biāo)準(zhǔn)的檔案存放庫，對(duì)存放檔案的建筑物的要求一定要達(dá)標(biāo)，要從屋子的濕度、溫度、位置等各個(gè)方面來考慮，要確保檔案存放的安全性和可靠性，還要加入一些可控溫、控制濕度的電子信息設(shè)備等，加大檔案管理的科學(xué)性，爭取早日實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的現(xiàn)代化目標(biāo)

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