淺談新形式下如何提高檔案管理人員的素質(zhì)

呂忠偉

引言：檔案管理質(zhì)量的優(yōu)劣直接取決于檔案管理人員素質(zhì)水平的高低，因此，檔案管理者的素質(zhì)如何在檔案管理工作中起著至關(guān)重要的作用。檔案管理工作包括三個(gè)基本要素:檔案，必要的物質(zhì)條件以及檔案專業(yè)人員。其中人是最為重要也是最為關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)，所以，只有真正提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)才能切實(shí)提高檔案管理工作的質(zhì)量，二者是密不可分的。

隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大發(fā)展和科技知識(shí)的長(zhǎng)足進(jìn)步，檔案管理工作在知識(shí)經(jīng)濟(jì)中起著至關(guān)重要的作用，也因此受到了管理者更大的重視。如何做好新時(shí)期的檔案管理工作，設(shè)施提高檔案管理工作的工作效率，就要健全和完善檔案管理系統(tǒng)和檔案管理設(shè)施，但是檔案管理人員的素質(zhì)欠佳，配置也十分的不合理。這就從源頭上直接降低了檔案管理工作的質(zhì)量。

一、目前檔案管理和檔案管理人員的現(xiàn)狀

（一）目前檔案管理工作的現(xiàn)狀

1、電子信息技術(shù)的大發(fā)展

21世紀(jì)就是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，它是以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為核心的信息時(shí)代，這就意味著我國(guó)的檔案管理工作也進(jìn)去到了信息時(shí)代，逐步改變著檔案管理工作的模式和觀念。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的出現(xiàn)，大大提高了工作效率，也為電子檔案管理系統(tǒng)的產(chǎn)生和發(fā)現(xiàn)提供了可能性因此，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用直接直接影響著基層檔案管理工作。目前，檔案管理工作處于電子管理和人為管理嗯交替階段，這就要求檔案管理人員必須提高自身的綜合素質(zhì)來適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理工作。

2、人員流動(dòng)性加大致使斷檔現(xiàn)象十分嚴(yán)重

隨著社會(huì)化大生產(chǎn)的發(fā)展和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，人員流動(dòng)性逐漸加強(qiáng)。人才流出，檔案仍然存于原來的工作單位，人才流入，檔案資料并未隨之進(jìn)入，因此，檔案管理人員無法隨時(shí)更新檔案信息，致使出現(xiàn)十分嚴(yán)重的斷檔現(xiàn)象。還有一大半企業(yè)根本沒有存檔資質(zhì)，在引進(jìn)人才后，不接受其檔案，使人才檔案一直掛于人才市場(chǎng)，使得檔案無法有效更新，這也是形成檔案斷檔現(xiàn)象的重要原因之一。

3、對(duì)于人事檔案不重視，存在嚴(yán)重的拋檔現(xiàn)象

很多企業(yè)認(rèn)為只要引進(jìn)人才，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益即可。對(duì)于檔案并不是十分重要，即使企業(yè)為了便于員工的考核為其建立了臨時(shí)檔案，但是考慮到管理成本的問題，企業(yè)不愿意接收檔案，更不愿意建檔。但是，人才市場(chǎng)管理檔案也有一定的管理期限，，期限一過便不在出具接檔手續(xù)，致使檔案成為“死檔”，甚至是拋檔。

（二）目前，檔案管理人員的現(xiàn)狀

就目前而言，我國(guó)欠缺專業(yè)的檔案管理人員，他們沒有經(jīng)過系統(tǒng)的訓(xùn)練和專業(yè)的知識(shí)培養(yǎng)，沒有專業(yè)素養(yǎng)。致使其管理水平和文化水平參差不齊，無法滿足時(shí)代的發(fā)展要求。具體的表現(xiàn)為檔案管理人員知識(shí)面狹窄，專業(yè)能力缺乏，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，現(xiàn)代化的知識(shí)欠缺（比如電子信息化技術(shù)）。如此這些嚴(yán)重阻礙著檔案管理工作質(zhì)量的提高，新時(shí)期，新形勢(shì)對(duì)檔案管理人員提出了越來越高的要求。

二、新時(shí)期檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備的素質(zhì)

（一）必須具備極高的政治素養(yǎng)

檔案管理人員必須具備極高的政治素養(yǎng)，要堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，愛崗敬業(yè)，遵守紀(jì)律，不因名，不圖利，不計(jì)較個(gè)人得失，熱賣社會(huì)主義，無私奉獻(xiàn)。檔案管理工作具有極高的機(jī)密性和極強(qiáng)的政治性，所以檔案管理人員必須做到守口如瓶，嚴(yán)守秘密。除此之外，檔案管理工作還具有服務(wù)性的特點(diǎn)，這就要求檔案管理人員提高自身的服務(wù)意識(shí)，積極的開發(fā)檔案信息，服務(wù)于社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)。

（二）必須具備敏銳的洞察力和創(chuàng)新精神

新時(shí)期是知識(shí)經(jīng)濟(jì)，網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)的大爆炸時(shí)期，墨守成規(guī)的工作方法已經(jīng)無法適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展要求，尤其是科學(xué)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)現(xiàn)，多種載體的檔案信息越來越呈現(xiàn)出多樣化的表現(xiàn)模式和發(fā)展趨勢(shì)。因此，要求檔案管理人員勇于創(chuàng)新，積極探索，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的問題，不僅要在思維上銳意進(jìn)取，更要在思路上開拓創(chuàng)新，從而切實(shí)提高檔案管理工作的工作效率。

（三）具有較強(qiáng)的專業(yè)業(yè)務(wù)素質(zhì)和法律意識(shí)

較好的專業(yè)業(yè)務(wù)素質(zhì)是檔案管理人員順利開展檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，它所要求的就是必須不斷充實(shí)自己的專業(yè)知識(shí)，不斷掌握各種新興技能。而且，還要具備較高的文字寫作，表達(dá)，組織能力，可以獨(dú)立自主的開展檔案管理工作？隨著電子信息化的大發(fā)展，要求檔案管理人員具備一定的電子信息技術(shù)，由于電子檔案對(duì)技術(shù)設(shè)備有依賴性，要求檔案管理人員掌握最為基本的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平和電子信息技術(shù)，以便可以方便快捷的解決各種技術(shù)問題。檔案管理人員也要具備較高的法律意識(shí)，必須依法建檔，這是保障檔案工作順利健康發(fā)現(xiàn)的必要條件。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，較強(qiáng)的法律意識(shí)尤其重要，對(duì)于私自建立檔案的行為要嚴(yán)厲打擊。

三、影響檔案管理人員綜合素質(zhì)的因素

作為新時(shí)期一名合格的檔案管理人員必須具備較高的政治素養(yǎng)，崇高的職業(yè)道德，大膽得創(chuàng)新精神，嚴(yán)于律己的工作作風(fēng)，以及全面過硬的專業(yè)業(yè)務(wù)能力。但是，新時(shí)期仍然存在著許多影響其綜合素質(zhì)提高的因素？首先是，檔案管理人員的文化水平較低，思想觀念跟不上時(shí)代的發(fā)展進(jìn)步。計(jì)算機(jī)能力和外語能力水平低下；其次是，領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理，以為只要看管保守即可，沒有給予足夠的重視，沒有從根本意識(shí)上注意到檔案管理工作的重要性；最后是，單位領(lǐng)導(dǎo)只是單純的重視專業(yè)技術(shù)人員的培養(yǎng)教育，沒有將檔案管理人員納入到再教育的范疇，為了節(jié)約成本對(duì)檔案管理人員的資金投入不足，檔案管理的技術(shù)設(shè)備落后，致使檔案管理人員不能及時(shí)的更新自己的致使儲(chǔ)備。

四、如何提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

（一）培養(yǎng)檔案管理人員良好的職業(yè)道德

做好檔案管理工作的前提條件就是愛崗敬業(yè)，具備良好的職業(yè)道德，檔案管理工作作為一門專業(yè)性極強(qiáng)的工作，要求檔案管理人員提高工作責(zé)任感和職業(yè)道德，時(shí)刻保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，良好的職業(yè)道德是發(fā)展業(yè)務(wù)能力的基礎(chǔ)。也是提高檔案管理工作質(zhì)量的保障，檔案管理工作是經(jīng)理活動(dòng)的重要組成部分，因此必須培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)道德。

（二）強(qiáng)化檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)

做好檔案管理工作的基礎(chǔ)就是提高檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，檔案管理人員必須樹立服務(wù)人民的價(jià)值觀，要以主動(dòng)服務(wù)作為日常工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，還要緊跟時(shí)代的發(fā)展進(jìn)程。

（三）加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)

利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來簡(jiǎn)歷電子系統(tǒng)檔案管理，因此檔案管理人除了要具備專業(yè)的管理知識(shí)外，還要加強(qiáng)自身的電子信息能力。利用新的技術(shù)，新的方法，新的技巧，科學(xué)合理的手段管理檔案。

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