基于文書檔案管理工作的幾點建議

鄭 莉

（河南航天精工制造有限公司，河南 信陽 464100）

文書檔案管理工作不是簡單是文件歸檔行為，而是一種具有高度專業(yè)性的工作。在新時代，計算機技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)都在迅猛發(fā)展，單位的檔案信息量隨之變大，信息內(nèi)容也變得繁復(fù)，對于文書管理工作來說，又是一個不小的挑戰(zhàn)[1]。

1 文書檔案管理工作的重要性

具有一定價值的，且可轉(zhuǎn)化為文件資料的各種類型的檔案被稱為文書檔案。文書檔案的作用不只是存檔，更多的是可以為其他部門提供數(shù)據(jù)支持、信息檢索以及法律憑證。文書檔案也能夠?qū)n案資料大大豐富，對檔案部門的檔案工作開展也是非常有利的。

1.1 文書檔案管理工作可提供信息檢索

文書檔案管理工作可以為單位內(nèi)部的其他部門提供信息檢索。為相關(guān)的部門提供各種類型的信息檢索，也有助于提升文書檔案資料的利用價值及效率。通過文書檔案整理和資料的深度發(fā)掘，都能對存檔活動的開展進行進一步的梳理及提煉。在有效記載本單位與相關(guān)的部室之間所發(fā)生的業(yè)務(wù)等資料的同時，也可以對資料進行更好地利用，為下一次的活動提供寶貴的經(jīng)驗。

1.2 文書檔案管理工作可提供法律憑證

單位的建立、變更、注銷等相關(guān)業(yè)務(wù)活動都記錄在文書檔案資料中，因為記載的都是詳細資料，所以它可以將單位的真實運轉(zhuǎn)情況及各項活動的開展情況準確的呈現(xiàn)出來。在各級管理部門或者紀檢監(jiān)察部門進行例行檢查或者因違法活動而進行調(diào)查時，這些文書檔案就成為重要的依據(jù)。真實的文書檔案管理記錄也是一種具備法律效力的憑證，其他工作的開展也可以在其輔助下進行良好的開展。

1.3 文書檔案管理工作是國家檔案工作重要組成部分

檔案部門在近年來所接收的信息資源愈加全面，經(jīng)濟社會文化的各領(lǐng)域它都有所涉及，在各行各業(yè)的發(fā)展歷程中，他們的變化也被記錄在冊，成為國家檔案的重要組成部分。辦公室文書檔案管理工作的作用在于，它可以為檔案部門提供非常詳實與客觀真實的資料，這是國家檔案管理工作的在末端的一種延伸。因此文書檔案管理工作不僅關(guān)系到辦公室其他工作的展開，也同時影響到國家檔案工作[2]。

2 當前文書檔案管理工作中存在的問題及改進建議

2.1 當前文書檔案管理工作中存在的問題

2.1.1 文書檔案管理工作人員素質(zhì)不高

在部分單位，文書檔案管理人員空有上崗證，在實際工作中，卻鮮見參加檔案培訓繼續(xù)教育相關(guān)的活動。工作人員素質(zhì)不高，僅僅是對文書檔案管理工作有初步的了解，知識庫并沒有更新，這對于將來開展的繁冗的文書檔案管理工作非常不利。

2.1.2 文書工作與檔案工作銜接不利

文書工作和檔案工作兩者之間的關(guān)系是統(tǒng)一又內(nèi)在存在明確分工，又有聯(lián)系又有一定程度的區(qū)別。在實際工作中，文書工作與檔案工作是互相配合關(guān)系，它們形成一個分體式的管理形式。文書與檔案分塊管理，可以有效、科學地進行進一步工作。但是，這種形式也存在弊端，它的存在使得文書工作與檔案工作產(chǎn)生了一定的差距。文書人員意識不到檔案工作的重要性，檔案人員不考慮文書工作，這兩者在銜接工作過程中進行出現(xiàn)磨合與偏差[3]。

2.2 做好文書檔案管理工作的幾點建議

2.2.1 充分做好文書規(guī)范管理工作

做好文書規(guī)范管理，是做好檔案管理的基礎(chǔ)。檔案的管理會受到文書的數(shù)量、格式、種類以及處理方式的影響。當今辦公自動化浪潮下，這種關(guān)系較之從前更為密切。在文件形成之初便應(yīng)考慮好將來的歸檔工作。在文書的處理方式及程序上，一定要時刻注意，與檔案管理工作銜接緊密，切實將檔案管理工作與文書工作有序而高效地進行結(jié)合。

2.2.2 提升文書檔案管理工作人員素質(zhì)

要想提高文書檔案管理工作的水平，那么提升文書檔案管理人員的素質(zhì)刻不容緩?，F(xiàn)有從業(yè)人員的繼續(xù)教育必須加強，各種學習培訓必須即刻安排。在電子檔案管理方面，從業(yè)人員更應(yīng)該注重。從業(yè)人員的知識、閱歷、新技術(shù)、新管理方法的掌握，都是直接影響文書檔案管理工作的因素。只有從根本解決這些問題，全面提升從業(yè)人員的素質(zhì)，才能真正搞好文書檔案管理工作。

2.2.3 文書檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)一定要加快進程

當前信息化浪潮中，所有工作都朝著信息化與現(xiàn)代化方面發(fā)展，文書檔案管理也不例外。在文書檔案管理工作中，應(yīng)用計算機信息技術(shù)，可大大提升工作效率。文書檔案的保存、管理、信息資源處置過程中，如果應(yīng)用了計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將會使得工作更為輕松與高效。主要可以從以下兩個方面進行：

1）各類信息數(shù)據(jù)庫的建立、紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，都要確保所有的檔案格式一致、數(shù)據(jù)真實且規(guī)范、具有安全可靠特征，并具有長期效力。

2）在文書檔案的搜集、整理及錄入庫的過程中，將計算機網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用逐步融入，穩(wěn)步提升自動化管理水平[1]。

2.2.4 完善文書檔案管理工作制度

文書檔案管理工作的開展取決于檔案管理制度的完善程度。健全的檔案管理制度是確保文書檔案管理工作有效進行的重要保證和準則、尺度。制度并非一成不變的，而是要在發(fā)展進程中，進行反復(fù)的修訂。過時的制度一定要及時剔除，之前欠缺的空白區(qū)域也要及時進行補充。

3 結(jié)束語

文書檔案管理工作是一項非常重要的工作，辦公室工作效率的高低取決于文書檔案管理的水平高低，文書檔案管理工作的水平處于高水平，那么整個辦公效率就會提升一大步。因此，文書檔案管理工作人員應(yīng)充分認識到這項工作的重要性，時刻用保持一顆學習的心，也要與其他部門積極溝通，最終實現(xiàn)文書檔案管理的規(guī)范化，并從本質(zhì)上提升辦公室管理水平[2]。