靈活就業(yè)人員人事檔案管理問題研究

張宏偉

（山東省泗水縣社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)中心，山東 濟(jì)寧 273200）

對(duì)于我國(guó)而言，經(jīng)過了數(shù)十年的努力奮斗，不僅在經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域擺脫了“野蠻生長(zhǎng)”的尷尬局面，經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)正向著更加規(guī)范化的方向發(fā)展，人事檔案管理模式也更加標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化，不再只是片面地追求人事檔案覆蓋范圍的擴(kuò)大，更加注重于人事檔案管理的細(xì)節(jié)，以此來提高人事檔案管理的工作質(zhì)量。在這種情勢(shì)下，我國(guó)的人事檔案管理在第三產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域產(chǎn)生了較大矛盾，第三產(chǎn)業(yè)催生出了大量的靈活就業(yè)人員，這部分人員的流動(dòng)性較強(qiáng)，不利于人事檔案的精細(xì)化管理，存在許多棄檔、多頭管理等現(xiàn)象，使得人事檔案管理在看不見的角落之中，還存在較多的瑕疵和不足之處。故而，只有做好靈活就業(yè)人員人事檔案管理工作，才標(biāo)志著我國(guó)人事檔案管理模式日趨完善。

1 靈活就業(yè)人員人事檔案管理的主要特征

1）人事檔案流動(dòng)頻率較高。在當(dāng)下社會(huì)環(huán)境中，第三產(chǎn)業(yè)方興未艾，為我國(guó)經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)注入了更多的活力，但同時(shí)，更加靈活的工作方式，也必將催生出更加靈活的工作人員，使得人事檔案變動(dòng)更加靈活，難以進(jìn)行有效管理。根據(jù)調(diào)查研究結(jié)果顯示，由于第三產(chǎn)業(yè)的特殊性質(zhì)，員工變換工作場(chǎng)所的頻率較高，這也就導(dǎo)致人事檔案流動(dòng)頻率較高[1]。

2）人事檔案使用頻率較高。為了進(jìn)一步促進(jìn)經(jīng)濟(jì)流通，同時(shí)讓人民群眾日常生活能夠更加便利，近年來，公安部門逐漸取消了部分證明業(yè)務(wù)，人事檔案成為靈活就業(yè)人員就業(yè)過程中的唯一證明材料，是經(jīng)濟(jì)機(jī)構(gòu)招聘的重要參考依據(jù)。由上文可知，第三產(chǎn)業(yè)員工流動(dòng)性較大，在放棄原有工作崗位后，勢(shì)必還會(huì)重新進(jìn)入工作崗位，這就導(dǎo)致靈活就業(yè)人員人事檔案使用頻率較高。

3）人事檔案管理難度較高。由靈活就業(yè)人員人事檔案管理的流動(dòng)頻率、使用頻率較高的特性，可以推導(dǎo)出人事檔案管理工作的困難性，龐大復(fù)雜的變動(dòng)關(guān)系，使得靈活就業(yè)人員人事檔案管理變成一團(tuán)亂麻，要想系統(tǒng)性的梳理，勢(shì)必存在較大的阻礙。更為關(guān)鍵的是，由于第三產(chǎn)業(yè)興起時(shí)間較短，我國(guó)缺乏針對(duì)第三產(chǎn)業(yè)的立法，導(dǎo)致部分第三產(chǎn)業(yè)機(jī)構(gòu)缺乏正規(guī)性，沒有在官方部門進(jìn)行備案，使得人事檔案管理工作難度進(jìn)一步提高[2]。

2 靈活就業(yè)人員人事檔案管理中的不足之處

4）靈活就業(yè)人員人事檔案面臨雙重管理困境。在當(dāng)下，我國(guó)的靈活就業(yè)人員人事檔案可以放置于人才服務(wù)中心和職業(yè)介紹中心，兩者均是我國(guó)權(quán)威人事檔案管理機(jī)構(gòu)，在其中的一個(gè)機(jī)構(gòu)選擇存放人事檔案就可以了。但是由于靈活就業(yè)人員工作地點(diǎn)變動(dòng)較大，常常會(huì)在多個(gè)城市之間調(diào)動(dòng)，可能在a城市距離人才服務(wù)中心較近，就將人事檔案寄放在人才服務(wù)中心，而到了b城市，又會(huì)由于種種原因，直接寄放到職業(yè)介紹中心，導(dǎo)致靈活就業(yè)人員人事檔案面臨重合管理的困境。并且，人才服務(wù)中心和職業(yè)介紹中心分屬不同機(jī)構(gòu)，工作交流較少，不能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案的有效對(duì)接，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)靈活就業(yè)人員和人事檔案脫節(jié)的情況，既不便于靈活就業(yè)人員的工作生活，也不利于人事檔案的有序管理[3]。

2）缺乏對(duì)人事檔案管理轉(zhuǎn)寄的重視。對(duì)于第三產(chǎn)業(yè)機(jī)構(gòu)來說，員工變動(dòng)大，人事檔案管理轉(zhuǎn)寄工作無疑是費(fèi)力不討好的行為，很可能人事檔案還沒有轉(zhuǎn)移過來，就面臨員工已經(jīng)辭職的尷尬局面。所以，在綜合考慮下，第三產(chǎn)業(yè)機(jī)構(gòu)一般都不會(huì)過于重視靈活就業(yè)人員的人事檔案管理轉(zhuǎn)寄工作。而對(duì)于靈活就業(yè)人員來說，人事檔案管理轉(zhuǎn)寄不影響正常就業(yè)，也很難引起當(dāng)事人足夠的重視。久而久之，靈活就業(yè)人員人事檔案管理存在極大的滯后性，可能靈活就業(yè)人員已經(jīng)轉(zhuǎn)換數(shù)個(gè)工作單位，人事檔案還保留在最初的工作單位，造成人事檔案管理滯后，不能夠起到有效監(jiān)督管理作用。

3 靈活就業(yè)人員人事檔案管理優(yōu)化的有效措施

1）健全人事檔案管理機(jī)制，推行一元化管理方案。為了改善靈活就業(yè)人員人事檔案的重合管理問題，就必須要立足于根本，從本質(zhì)上解決問題，并保障類似問題不會(huì)再次出現(xiàn)。究其根本，問題出現(xiàn)的主要原因是人事檔案管理機(jī)構(gòu)分屬不同，缺乏人事檔案信息交流。故而，一方面，人才服務(wù)中心和職業(yè)介紹中心可以加強(qiáng)溝通交流，促進(jìn)業(yè)務(wù)往來，共享人事檔案數(shù)據(jù)庫，做好人事檔案對(duì)接工作；另一方面，也可以由政府出面，通過相關(guān)政策的制定，推進(jìn)一元化管理方案，設(shè)立管理中心，使得人事檔案管理工作可以更加有條不紊地開展起來[4]。

2）提高對(duì)宣傳工作的重視程度，切實(shí)增強(qiáng)人事檔案管理意識(shí)。靈活就業(yè)人員，是人事檔案管理服務(wù)的主體，靈活就業(yè)人員人事檔案管理意識(shí)薄弱，正是人事檔案管理混亂的根本原因。故而，人事檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)宣傳工作的重視程度，不僅要充分利用好傳統(tǒng)媒體渠道，還要意識(shí)到在當(dāng)下信息化社會(huì)中，互聯(lián)網(wǎng)用戶群體持續(xù)擴(kuò)大，越來越多的人群受到新媒體的影響，并且新媒體具有極高的滲透性，對(duì)于靈活就業(yè)人員日常生活的影響力更大，要注重新媒體宣傳布局。在宣傳的過程中，要站在靈活就業(yè)人員的角度去考慮問題，要側(cè)重宣傳人事檔案管理對(duì)靈活就業(yè)人員的重要性，以及一旦出現(xiàn)人事檔案管理混亂現(xiàn)象，對(duì)于靈活就業(yè)人員的影響。

除此之外，還要增強(qiáng)招聘機(jī)構(gòu)的人事檔案管理意識(shí)，可以由國(guó)家出臺(tái)相關(guān)政策，或人力資源和社會(huì)保障部門出面，對(duì)于人事檔案管理良好的企業(yè)給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，對(duì)于人事檔案管理較差的企業(yè)進(jìn)行處罰，促進(jìn)企業(yè)積極主動(dòng)的管理靈活就業(yè)人員檔案，對(duì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化起到積極的推動(dòng)作用。

3）加強(qiáng)信息化建設(shè)，推進(jìn)電子檔案。相對(duì)于傳統(tǒng)人事檔案，電子檔案依托于互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)和現(xiàn)代信息技術(shù)，不僅在人事檔案轉(zhuǎn)寄的過程中可以突破空間距離的限制，真正做到無縫對(duì)接，使得人事檔案轉(zhuǎn)寄工作更加方便快捷；并且受到現(xiàn)實(shí)因素的影響較低，不存在磨損現(xiàn)象，保存投入較少。故而，人事檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)順應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展的潮流，積極推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)；開展電子檔案業(yè)務(wù)，是做好靈活就業(yè)人員人事檔案管理的基礎(chǔ)。同時(shí)，借助于搜索引擎，可以實(shí)現(xiàn)人事檔案的快速查找，極大地提高了人事檔案管理效率，能夠給靈活就業(yè)人員帶來更大的便利[5]。

4 結(jié)語

可以預(yù)見在不久的將來，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型工作的持續(xù)推進(jìn)，第三產(chǎn)業(yè)勢(shì)必會(huì)在我國(guó)經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域占據(jù)更加重要的地位，靈活就業(yè)人員在工作人群中所占比例也會(huì)進(jìn)一步提高，如果繼續(xù)沿用傳統(tǒng)人事檔案管理模式，由于制度上的缺陷和流程上的弊端，勢(shì)必會(huì)造成更大的人事檔案管理混亂的現(xiàn)象。因此，人事檔案管理的優(yōu)化改革，既是時(shí)代進(jìn)步的必然要求，也是社會(huì)發(fā)展的必要條件。