檔案工作管理體制和運(yùn)行機(jī)制的改革與創(chuàng)新

于 微 宋宛苧

（吉林省地勘局物業(yè)管理中心，吉林 長(zhǎng)春 130061）

1 引言

檔案工作是社會(huì)管理活動(dòng)的重要內(nèi)容，檔案部門(mén)是政府機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位組織結(jié)構(gòu)的重要組成，檔案工作的高效開(kāi)展對(duì)推動(dòng)單位科學(xué)發(fā)展起到關(guān)鍵作用。而隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案工作管理體系和運(yùn)行機(jī)制已經(jīng)無(wú)法保證較好的檔案管理質(zhì)量，為滿足實(shí)際檔案工作情況，推動(dòng)管理體制和運(yùn)行機(jī)制的科學(xué)創(chuàng)新對(duì)推動(dòng)檔案管理效能的強(qiáng)化提供有效支持。

2 檔案管理工作內(nèi)涵

檔案管理是通過(guò)對(duì)資料信息的全面歸檔收集、科學(xué)分類、妥善管理，形成完善的檔案資料，是單位管理運(yùn)行情況的全面呈現(xiàn)，對(duì)單位管理運(yùn)行和業(yè)務(wù)工作開(kāi)展提供有效的依據(jù)和憑證作用。檔案工作的高效開(kāi)展對(duì)單位發(fā)展提供基礎(chǔ)保障，通過(guò)對(duì)檔案資源的高效利用，為單位管理決策和發(fā)展戰(zhàn)略的制定提供科學(xué)的依據(jù)，通過(guò)對(duì)檔案資料的總結(jié)分析，對(duì)單位發(fā)展歷程形成準(zhǔn)確的掌握，對(duì)單位發(fā)展提供有效的借鑒意義[1]。

3 檔案工作管理體制的特點(diǎn)

管理體制是指管理部門(mén)的組織機(jī)構(gòu)和管理方式的高效總結(jié)，能夠形成對(duì)管理系統(tǒng)的直觀呈現(xiàn)。檔案工作具有較強(qiáng)專業(yè)性，其管理體制具有鮮明的特點(diǎn)。一是檔案管理部門(mén)的組織結(jié)構(gòu)較為完善，我國(guó)的檔案管理法律法規(guī)建設(shè)相對(duì)全面，對(duì)各級(jí)檔案工作進(jìn)行科學(xué)的規(guī)范，對(duì)檔案組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行了明確的規(guī)定，為檔案工作的高效開(kāi)展提供了體制基礎(chǔ)。二是不同單位的檔案管理體制具有較大的差異，能夠有效適應(yīng)單位的實(shí)際檔案工作需求，在管理范圍、工作重點(diǎn)和管理方式方法上存在著較為顯著的區(qū)別，有效滿足不同的檔案管理環(huán)境[2]。

4 檔案工作管理體制和運(yùn)行機(jī)制的現(xiàn)狀

1）檔案管理意識(shí)相對(duì)薄弱。檔案管理工作的高效開(kāi)展對(duì)推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展起到積極作用，在單位管理工作中，檔案工作涉及單位業(yè)務(wù)工作和經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)推動(dòng)單位發(fā)展起到關(guān)鍵作用。但是在實(shí)際的管理活動(dòng)中，檔案部門(mén)是管理活動(dòng)的關(guān)鍵主體和主導(dǎo)者，相關(guān)職能部門(mén)和干部職工的檔案管理意識(shí)相對(duì)薄弱，對(duì)檔案價(jià)值缺乏正確的認(rèn)識(shí)，在日常工作中不能對(duì)檔案規(guī)章制度進(jìn)行嚴(yán)格地遵守，影響歸檔效果。同時(shí)單位對(duì)檔案工作的重視和支持力度相對(duì)不足，管理體制得不到有效地強(qiáng)化，管理部門(mén)的組織結(jié)構(gòu)相對(duì)固定，管理方式方法缺乏有效的創(chuàng)新，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案工作水平的提升[3]。

2）管理隊(duì)伍建設(shè)相對(duì)滯后。高質(zhì)量的檔案管理隊(duì)伍是推動(dòng)檔案工作高效開(kāi)展的重要基礎(chǔ)，是推動(dòng)管理體制和運(yùn)行機(jī)制科學(xué)完善的關(guān)鍵主體，而在實(shí)際管理過(guò)程中，單位對(duì)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的投入相對(duì)滯后，崗位配置無(wú)法有效適應(yīng)單位發(fā)展需求，缺乏優(yōu)秀專業(yè)人才的引進(jìn)，管理人員的素質(zhì)能力存在不足，培訓(xùn)教育活動(dòng)開(kāi)展不夠到位，無(wú)法保證管理工作的高質(zhì)量開(kāi)展[4]。

3）管理制度不夠完善。完善的管理制度是檔案運(yùn)行機(jī)制的直觀體現(xiàn)，能夠?qū)n案管理流程形成全面細(xì)致的規(guī)范，是保證檔案管理水平的重要基礎(chǔ)。而當(dāng)前管理制度建設(shè)存在不足，無(wú)法形成長(zhǎng)效管理機(jī)制，相關(guān)規(guī)章制度無(wú)法有效適應(yīng)檔案工作實(shí)際情況，特別是信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用推動(dòng)了檔案管理模式的科學(xué)轉(zhuǎn)型，而現(xiàn)有的管理制度已經(jīng)無(wú)法滿足檔案工作需求，無(wú)法實(shí)現(xiàn)相關(guān)制度的針對(duì)性調(diào)整。

5 檔案工作管理體制和運(yùn)行機(jī)制的革新

1）優(yōu)化檔案管理理念。檔案管理工作的高效開(kāi)展是推動(dòng)檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，推動(dòng)管理體制和運(yùn)行機(jī)制的革新對(duì)提升檔案管理水平起到關(guān)鍵作用，檔案管理部門(mén)要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，提升主動(dòng)創(chuàng)新意識(shí)，充分結(jié)合實(shí)際檔案工作情況和單位發(fā)展形勢(shì)，對(duì)管理體制和管理制度進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，優(yōu)化管理體系的結(jié)構(gòu)和組織形式，實(shí)現(xiàn)對(duì)各個(gè)管理環(huán)節(jié)的全面覆蓋。要加強(qiáng)宣傳教育，提升單位干部職工的檔案管理意識(shí)，對(duì)檔案工作的重要作用形成正確的認(rèn)識(shí)，在日常工作中能夠嚴(yán)格按照檔案規(guī)范進(jìn)行資料的整理和歸檔，為檔案工作開(kāi)展提供有效的環(huán)境基礎(chǔ)。

2）完善檔案運(yùn)行機(jī)制。管理部門(mén)要根據(jù)檔案工作實(shí)際情況，對(duì)運(yùn)行機(jī)制進(jìn)行科學(xué)完善，構(gòu)建長(zhǎng)效管理體系，對(duì)相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行動(dòng)態(tài)化調(diào)整，使管理制度能夠有效滿足檔案工作需求，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案工作流程的全面規(guī)范，保證管理制度的貫徹執(zhí)行。一是要強(qiáng)化責(zé)任機(jī)制，明確權(quán)責(zé)劃分，對(duì)管理崗位職能進(jìn)行明確，保證責(zé)任落實(shí)到人，加強(qiáng)與各個(gè)職能部門(mén)的協(xié)調(diào)溝通，實(shí)現(xiàn)對(duì)單位業(yè)務(wù)工作和管理運(yùn)行的全面覆蓋，為檔案工作開(kāi)展提供有效條件。二是要完善監(jiān)督機(jī)制，積極拓寬監(jiān)督渠道，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案工作流程的全面監(jiān)管，對(duì)管理工作中存在的問(wèn)題和不足做到及時(shí)地發(fā)現(xiàn)和解決，對(duì)相關(guān)管理制度進(jìn)行及時(shí)的優(yōu)化，提升運(yùn)行機(jī)制的科學(xué)性。

3）強(qiáng)化管理體制建設(shè)。檔案管理體制的科學(xué)創(chuàng)新對(duì)推動(dòng)檔案管理質(zhì)量的提升起到關(guān)鍵作用，管理部門(mén)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視，對(duì)管理體制進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，結(jié)合實(shí)際工作需求，對(duì)檔案部門(mén)的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行科學(xué)調(diào)整，對(duì)管理崗位職能進(jìn)行科學(xué)設(shè)置，推動(dòng)檔案管理效果的提升。同時(shí)要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理模式，充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，建設(shè)信息化管理體制，利用網(wǎng)絡(luò)渠道實(shí)現(xiàn)對(duì)各個(gè)管理環(huán)節(jié)的全面覆蓋，提升管理體制運(yùn)行效率。要利用專業(yè)信息設(shè)備，推動(dòng)資料存儲(chǔ)模式的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料進(jìn)行轉(zhuǎn)化，有效提升檔案資料的完整性，提升檔案利用效率。要利用技術(shù)手段對(duì)檔案資料進(jìn)行全面的分析，建設(shè)完善的資料數(shù)據(jù)庫(kù)，為檔案資源的利用提供有效的便利，能夠根據(jù)實(shí)際使用需求，對(duì)資料數(shù)據(jù)進(jìn)行準(zhǔn)確的定位。要利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的遠(yuǎn)程使用，有效提升檔案資源的利用效率，推動(dòng)管理體制的科學(xué)革新。

4）加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)。檔案工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，管理部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)管理隊(duì)伍建設(shè)的重視，積極引進(jìn)專業(yè)技術(shù)人才充實(shí)管理隊(duì)伍。要完善培訓(xùn)機(jī)制，結(jié)合檔案工作中存在的具體問(wèn)題，堅(jiān)持以問(wèn)題為導(dǎo)向，科學(xué)制定培訓(xùn)策略，有效提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。要完善考核機(jī)制，優(yōu)化激勵(lì)措施，對(duì)管理人員的崗位工作能力和思想水平形成準(zhǔn)確的評(píng)價(jià)，將考核結(jié)果與激勵(lì)政策進(jìn)行有效結(jié)合，有效激發(fā)管理人員的工作積極性和責(zé)任心。

6 結(jié)語(yǔ)

檔案工作管理體制和運(yùn)行機(jī)制的科學(xué)革新對(duì)推動(dòng)檔案管理質(zhì)量的提升起到關(guān)鍵作用，檔案管理部門(mén)要充分結(jié)合檔案工作實(shí)際情況，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思路，提升主動(dòng)創(chuàng)新意識(shí)，對(duì)管理體制和運(yùn)行機(jī)制進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，構(gòu)建完善的檔案管理體系，改革組織結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)，積極引進(jìn)先進(jìn)的管理理念和方式方法，推進(jìn)信息化建設(shè)，對(duì)管理制度進(jìn)行優(yōu)化，推動(dòng)檔案工作水平的提升。