探討基層疾病預防控制中心檔案管理現(xiàn)代化

毛 雁

（無棣縣疾病預防控制中心，山東 濱州 251900）

檔案管理信息化建設(shè)是信息化社會發(fā)展的必然結(jié)果，也是我國檔案管理模式從檔案實體為中心轉(zhuǎn)變成檔案信息為中心的重要舉措，有利于我國疾病防控工作質(zhì)量，能夠為諸多疾病防控創(chuàng)造便利。

1 疾控檔案管理現(xiàn)代化的重要性

檔案管理現(xiàn)代化是科學技術(shù)進步的表現(xiàn)，而且對全國整體性的疾病預防有著極為重要的作用[1]；目前，隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)在不斷的進步和發(fā)展，時代在向著信息化智能化的方向不斷發(fā)展，各項工作的處理也與信息化智能化技術(shù)越來越不可分開，檔案的管理是一項比較復雜且困難的工作，傳統(tǒng)的檔案管理辦法是采用紙質(zhì)檔案歸檔的管理方式，紙質(zhì)檔案歸檔的方式若是面對信息量較小的檔案還能夠應(yīng)對，但是如今社會為一個信息化爆炸的年代，隨時都會產(chǎn)生巨大的信息量，紙制存檔給工作人員帶來巨大的工作量[2]，由于人的能力和工作能力有限等原因，由人眼來識別信息和歸檔經(jīng)常會出現(xiàn)紕漏和錯誤之處，形成較大的工作麻煩。后來隨著光盤、磁盤等技術(shù)的出現(xiàn)，檔案管理工作也逐漸的引入這類工具協(xié)助檔案管理工作，但是由于磁盤、光盤的容量有限，面對日益增大的信息量也會出現(xiàn)磁盤空間不夠等問題，并且運用磁盤、光盤等工具讀取數(shù)據(jù)運用也不方便，光盤、磁盤等容易丟失和被盜取，檔案信息安全程度不高。因此檔案管理實現(xiàn)信息化建設(shè)迫在眉睫，基層疾控檔案管理實現(xiàn)信息化管理對提升基層檔案管理效率、提高基層疾控檔案管理的安全性具有重要意義[3]。

2 基層疾控中心檔案管理存在的問題

1）管理制度不完善。目前各個基層疾控管理工作非?；靵y，由于基層檔案管理當中設(shè)備不齊全，檔案管理基本依靠人來采用紙質(zhì)版檔案歸檔，手寫輸入，科室人員歸檔操作不規(guī)范。不注意保存工作當中形成的文件資料等，紙質(zhì)檔案存檔于科室當中由于存放的年代久遠，檔案會容易損壞，不容易取出使用，給檔案的管理使用形成較大的麻煩?；鶎訉τ跈n案管理流程和制度不規(guī)范，許多重要文件和閑雜文件混在一起，如有文件丟失則會無從查起。

2）基層疾病控制中心對信息化建設(shè)的投入不足[4]。由于基層疾控中心對檔案管理工作的重視程度不夠，在資金資金的建設(shè)投入上不足，雖然改變了辦公條件，但是對檔案管理相關(guān)工作的重視程度依然不足，對檔案管理實現(xiàn)信息化管理的重要性認識不足。據(jù)了解，基層疾控中心檔案“八防”設(shè)施、密集架等尚未普及，雖然有些基層疾控中心已經(jīng)添置了計算機等設(shè)備，但是沒有充分的利用到大數(shù)據(jù)等網(wǎng)絡(luò)信息管理平臺，在檔案管理過程中依然有大部分需要用人手工抄寫錄入，檔案的歸檔、拿出等依然需要人工檢索，數(shù)字化程度非常低。

3）人員管理結(jié)構(gòu)不平衡。疾病預防控制工作是一項專業(yè)性很強的工作，在疾病預防中心的工作人員一般是醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)人員，并非檔案管理信息管理相關(guān)專業(yè)畢業(yè)的人員，由于所學習的專業(yè)不符，對檔案信息和檢索技術(shù)運用不熟練，對相關(guān)的業(yè)務(wù)不熟悉[5]，并且新成員沒有專業(yè)的導師指導，在整理資料信息時難免會發(fā)生錯亂，導致許多疾控專業(yè)數(shù)據(jù)不能及時歸檔和有效的整理，基層疾控中心的各類專業(yè)工作人員比例失衡，信息化無法順利的實現(xiàn)。

4）基層疾控中心對檔案管理的現(xiàn)代化信息重要性認識不足。上至高層領(lǐng)導，下至基層員工，他們的思想都較為保守，沒有能夠認識到現(xiàn)代信息化的重要性，對信息化建設(shè)的認識不夠。

3 基層疾控中心檔案管理現(xiàn)代化對策

1）迎合新時代的潮流，制定現(xiàn)代化疾控預防數(shù)據(jù)檔案管理制度。現(xiàn)代化檔案管理是一種新型的管理模式，實現(xiàn)這一過程并不是胡亂的做管理和建設(shè)，而是需要根據(jù)相關(guān)的法定法規(guī)實行，在基層及控制中心檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)過程中需要遵守《檔案法》和《檔案管理暫行規(guī)定》，集合現(xiàn)代化科學技術(shù)來制定具有高可行性的檔案現(xiàn)代化管理制度，在確保檔案的安全性、真實性的前提下建立良好的科學管理制度。在建設(shè)過程中一定要抓好落實工作。

2）加大軟硬件的投入。檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化需要許多現(xiàn)代化科學設(shè)備輔助，引進新型的文件掃描機、打印機、交換機、路由器、網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備，建設(shè)高性能的網(wǎng)絡(luò)安全軟件等。開展檔案信息多途徑檢索方式，將原有的舊檔案錄入檔案管理系統(tǒng)中。利用OA辦公自動化網(wǎng)絡(luò)平臺，使文件從最初的擬稿、核對、收文、批辦到檔案的著錄、檢索、編研保管、利用的整個過程相互銜接起來，向檔案館移交檔案都通過計算機和網(wǎng)絡(luò)進行管理。只有從根本上解決檔案保管的軟硬件環(huán)境，夯實檔案工作基礎(chǔ)才能使檔案工作獲取最大的使用效益。

3）做好電子檔檔案管理。電子檔檔案的管理要確保檔案的真實性、有效性、安全性，確保文檔的完整，基層疾控中心要以檔案館管理辦法為指導，做好電子檔案的歸檔時間、歸檔范圍和歸檔檔案的分類，歸檔的軟件、系統(tǒng)等，嚴格規(guī)定電子檔案的格式、命名方式，規(guī)定檔案存放的數(shù)據(jù)庫位置等，這樣便于檔案的查找調(diào)用。

4）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)能力和完善人員結(jié)構(gòu)。檔案管理人員的現(xiàn)代化信息科技運用能力高低是能否做好檔案管理的關(guān)鍵，疾控中心應(yīng)當改善檔案管理人員的結(jié)構(gòu)，在疾控中心不能僅僅招收醫(yī)療衛(wèi)生相關(guān)人員來做工作，應(yīng)當放寬所招收的工作人員的專業(yè)范疇，多招攬信息化管理、檔案管理等相關(guān)專業(yè)人員[6]。對現(xiàn)有的檔案管理人員應(yīng)當送到高校當中或相關(guān)的檔案管理培訓教學機構(gòu)進行學習進修，檔案管理人員和疾控中心的領(lǐng)導應(yīng)當加強對檔案管理重要性的認識程度。自覺樹立信息化檔案管理觀念，不斷的學習現(xiàn)代化信息管理技術(shù)，要保持一顆不斷學習進取的心，保持學習和競爭能力，充分的利用現(xiàn)代化信息平臺提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

4 總結(jié)

計算機技術(shù)是現(xiàn)代化進程當中不可缺少的工具之一，現(xiàn)在任何的工作都無法完全的離開計算開展而來，計算機技術(shù)在工作和生活當中占據(jù)著越來重要的作用，對生活和工作有著重要的影響，特別是大數(shù)據(jù)興起的時代，醫(yī)療管理工作正在接受著計算機技術(shù)的深刻影響，基層疾控中心的檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化信息管理是根據(jù)時代的需要進行的，也是歷史的大勢和必然，目前基層疾控中心檔案管理存在管理制度不完善、人才結(jié)構(gòu)不平衡、基層疾控中心對檔案管理的現(xiàn)代化信息重要性認識不足等原因，導致檔案管理的安全性和效率不高。加強基層疾控中心的檔案管理的現(xiàn)代化能夠提升檔案管理的效率，能夠有效的提升檔案管理的安全性和檔案保存的時效性。