關(guān)于辦公室日常工作效率的提高策略探討

沈衛(wèi)沖

（啟東市科學(xué)技術(shù)局，江蘇 啟東 226200）

作為辦公室工作人員，自身最主要的工作職責(zé)就是實(shí)現(xiàn)保證企業(yè)各項(xiàng)工作運(yùn)轉(zhuǎn)的有效性，而且要以高質(zhì)量、高效率為目標(biāo)來完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)所布置的所有任務(wù)，并輔助領(lǐng)導(dǎo)開展檢查工作，這樣才能保證各部門在執(zhí)行任務(wù)時(shí)能夠提升執(zhí)行質(zhì)量，進(jìn)而通過發(fā)揮好自身的職來并提高企業(yè)的效益。對(duì)此，如果辦公室人員無法有效保證自身的工作效率，必然也會(huì)影響到企業(yè)的正常發(fā)展。

1 日常工作中辦公室存有的薄弱環(huán)節(jié)

1）工作目標(biāo)不明確。對(duì)于部分企業(yè)而言，辦公室各項(xiàng)工作的開展并沒有實(shí)現(xiàn)依據(jù)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)指示目標(biāo)來實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作的接洽，這就導(dǎo)致辦公室在各項(xiàng)工作開展前，沒有通過工作計(jì)劃的有效落實(shí)來保證各項(xiàng)工作開展的有效性。而且，對(duì)于辦公室的整體運(yùn)作情況來看，如果干部職工沒有接到領(lǐng)導(dǎo)的命令，往往會(huì)讓辦公室其他職員進(jìn)行待命，這也導(dǎo)致很多工作的開展并沒有起到實(shí)質(zhì)性作用，甚至根本就沒有開展。與此同時(shí)，這種長期處于待命狀態(tài)的工作模式，也必然導(dǎo)致只有領(lǐng)導(dǎo)安排任務(wù)才能讓辦公室工作有序進(jìn)行，所以這也導(dǎo)致辦公室工作就無法通過制定長期計(jì)劃來實(shí)現(xiàn)保障各項(xiàng)工作開展的有序性[1]。此外，對(duì)于很多企業(yè)而言，其辦公室的成立主要以輔助角色出現(xiàn)，這就導(dǎo)致很多辦公室職員自身沒有建立個(gè)人的長期發(fā)展目標(biāo)，并且對(duì)于自身的崗位工作也沒有進(jìn)行全面分析，這樣就缺乏了合理定位，從而也會(huì)導(dǎo)致各項(xiàng)工作的開展具有盲目性。

2）職員定位較模糊。很多企業(yè)當(dāng)中的辦公室職員其實(shí)沒有弄清楚辦公室工作開展的意義，而且也沒有認(rèn)識(shí)到辦公室的主要工作職能就是實(shí)現(xiàn)為企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的開展提供有效服務(wù)。同時(shí)，很多辦公室工作人員在各項(xiàng)工作開展時(shí)，會(huì)臨時(shí)充當(dāng)輔助部門，這就導(dǎo)致各項(xiàng)工作的開展，往往會(huì)隨著決策層決定的改變而出現(xiàn)變化，這也使得這種主觀性較強(qiáng)的工作模式就無法實(shí)現(xiàn)保障辦公室工作的效率。此外，在各項(xiàng)工作開展中，由于辦公室職員只能聽從辦公室領(lǐng)導(dǎo)層的指揮，而并沒有實(shí)現(xiàn)對(duì)一線員工實(shí)際工作需求進(jìn)行調(diào)查與反饋，這就導(dǎo)致很多臨時(shí)制定出來的工作制度以及運(yùn)行機(jī)制，無法得到其他職工部門的有效支持，進(jìn)而就會(huì)導(dǎo)致整體工作的運(yùn)轉(zhuǎn)出現(xiàn)不良情況，這也會(huì)使企業(yè)在運(yùn)轉(zhuǎn)中出現(xiàn)各種危機(jī)。

3）工作形式較單一。由于辦公室的工作十分單一，這就導(dǎo)致很多長期在辦公室工作的人員會(huì)出現(xiàn)工作沒有激情的問題。而且，很多企業(yè)當(dāng)中的辦公室工作制度一般也是沿用過去所遺留下來的老舊工作制度及管理方式，這就導(dǎo)致在整體運(yùn)轉(zhuǎn)的過程中，忽略了現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展情況，從而就會(huì)使一些新鮮血液無法對(duì)此種管理模式進(jìn)行認(rèn)同[2]。并且，很多企業(yè)在運(yùn)轉(zhuǎn)的過程中，沒有依據(jù)自身行業(yè)變化來實(shí)現(xiàn)對(duì)辦公室制度的有效改善，這種工作模式也會(huì)使很多辦公室工作人員感到壓抑。此外，由于當(dāng)前針對(duì)辦公室運(yùn)行制度的制定也是由企業(yè)管理人員來進(jìn)行操作，這就導(dǎo)致很多注重效益的企業(yè)往往會(huì)忽略辦公室工作形勢(shì)的改變，進(jìn)而就導(dǎo)致很多辦公室工作人員在工作中無法發(fā)揮自身的職能作用，從而就逐漸使其喪失工作的激情，最終也無法實(shí)現(xiàn)由辦公室人員發(fā)展出全新的工作形式，這就會(huì)對(duì)企業(yè)造成不良影響。同時(shí)，辦公室人員的服務(wù)對(duì)象是企業(yè)整體，如果其自身缺乏了工作激情以及創(chuàng)新的能力，那么在發(fā)生問題時(shí)就無法實(shí)現(xiàn)有效反饋，還會(huì)出現(xiàn)責(zé)任推諉的現(xiàn)象，這也會(huì)制約辦公室整體的工作效率。

4）服務(wù)對(duì)象不清晰。一般來講，企業(yè)辦公室職工通常都屬于行政崗位，這也導(dǎo)致很多工作員工認(rèn)為自身就是為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)的，而且只要在各項(xiàng)工作開展中，將上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)所布置的工作全部做完即可，這就導(dǎo)致在實(shí)際工作開展時(shí)，辦公室很難實(shí)現(xiàn)對(duì)基層干部的需求進(jìn)行有效反饋，所以這也導(dǎo)致這種沒有深入了解的工作形式，就會(huì)導(dǎo)致辦公室在各項(xiàng)工作開展中，出現(xiàn)了上下銜接不當(dāng)?shù)膯栴}。對(duì)此，這種管理嚴(yán)重脫軌的工作形式，必然就會(huì)抑制辦公室工作的效率，并且長此以往也會(huì)嚴(yán)重影響到企業(yè)的實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)情況。

2 提高辦公室日常工作效率的策略

1）制定標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)轉(zhuǎn)流程。對(duì)于辦公室工作開展來看，為提高其工作效率，必須要保證其工作流程能夠?qū)崿F(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化處理，這樣才能防止各項(xiàng)功能出現(xiàn)交叉，而且也能有效保證在管理工作開展中降低成本。因此，這就需要依據(jù)企業(yè)實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)需求來實(shí)現(xiàn)制定工作程序，更要依據(jù)辦公室特色為主來實(shí)現(xiàn)保障辦公室全體員工能夠?qū)ψ陨硭?fù)責(zé)的工作進(jìn)行全面總結(jié)，這樣才能依據(jù)現(xiàn)實(shí)情況制定工作制度，并以詳細(xì)流程羅列為主來保證各項(xiàng)工作的工作方法以及工作內(nèi)容能夠通過精細(xì)化管理進(jìn)行優(yōu)化[3]。同時(shí)，對(duì)于不同員工所負(fù)責(zé)的信息傳遞內(nèi)容以及對(duì)接部門的工作開展來看，也要做好整理工作，這樣才能提高專注性，并且要保證辦公室工作人員能夠依據(jù)工作內(nèi)容進(jìn)行反思整理，這樣才能將實(shí)際問題進(jìn)行妥善處理，并通過有效反饋來實(shí)現(xiàn)共同解決，以此才能提高整體辦公室工作的效率，還也能為企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)打下良性基礎(chǔ)。

2）做好宣傳保障工作。為保證辦公室日常工作可以通過合理分配來保證辦公室職員能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)自身工作的有效開展，則必須要保證在辦公室人員入職時(shí)做好一系列的宣傳工作，這樣才能讓辦公室員工更加了解自身工作的內(nèi)容。而且，辦公室人員在開展工作前也要做好宣傳工作，更要保證在各項(xiàng)基本工作開展中，能夠使企業(yè)上下都能夠?qū)k公室工作的開展有著絕對(duì)性的重視程度，這樣才能得到其他部門的充分配合，以此才能提高其工作效率。

3）全面落實(shí)信息建設(shè)。為保證創(chuàng)新工作的開展能夠有效提高辦公室工作的效率，也需要實(shí)現(xiàn)以現(xiàn)代化建設(shè)工作的開展來完善現(xiàn)有工作方式，更要保證在各項(xiàng)工作開展中，既重視質(zhì)量，也要重視效率，以此才能通過活化工作的開展點(diǎn)燃工作員工的激情。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的有效建設(shè)也能夠使辦公室職員工作開展更加便捷，更能夠依據(jù)其自身需求來實(shí)現(xiàn)對(duì)接部門網(wǎng)絡(luò)功能的模塊化處理，以此既能夠?qū)崿F(xiàn)簡(jiǎn)單操作，也能降低錯(cuò)誤問題的發(fā)生，更能保證各項(xiàng)工作開展的透明性與連續(xù)性。

4）明確工作服務(wù)對(duì)象。對(duì)于辦公室工作開展來看，辦公室員工必須認(rèn)識(shí)到自身工作的服務(wù)對(duì)象不僅僅是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層，更是要將整個(gè)企業(yè)看作一個(gè)整體來進(jìn)行服務(wù)，這樣才能減少弊端問題的發(fā)生。而且，在基本工作開展中，辦公室也要定期實(shí)現(xiàn)輪崗工作，這樣讓一線員工到部門進(jìn)行工作，并由辦公人員到一線生產(chǎn)部門進(jìn)行工作，這樣就能以輪換的方式來讓辦公室員工認(rèn)識(shí)到不同崗位之間的差異性，從而就能保證在各項(xiàng)工作開展中，提高一線生產(chǎn)部門與辦公室工作銜接的有效性。

3 總結(jié)

對(duì)于辦公室來看，它是企業(yè)當(dāng)中的重要管理職能部門，所以如果無法實(shí)現(xiàn)提高其工作效率，并保證其工作質(zhì)量，就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)在運(yùn)轉(zhuǎn)中出現(xiàn)各種各樣的問題。因此，只有辦公室員工認(rèn)清自身的崗位職能作用，并有效發(fā)揮好自身的職能，才能保證企業(yè)的蓬勃發(fā)展。