醫(yī)院辦公室行政管理中的問題及提升措施探討

譚必濤

（瀘溪縣人民醫(yī)院，湖南 湘西土家族苗族自治州 416100）

隨著現(xiàn)階段醫(yī)療市場競爭愈加激烈，目前大多數(shù)醫(yī)院的行政管理依然存在管理體系不健全、不完善、管理經(jīng)驗少、和行政流程不合理的一系列問題。想要營造良好的醫(yī)院辦公環(huán)境，要不斷去完善行政管理的制度、優(yōu)化行政管理的流程，利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)使醫(yī)院行政管理中水平不斷提高，為促進醫(yī)院的可持續(xù)性發(fā)展建立保障。

1 醫(yī)院辦公室行政管理工作內(nèi)容

醫(yī)院辦公室是院內(nèi)行政管理的綜合職能部門和辦事機構(gòu)，是院領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，負責(zé)處理全院性的行政工作及院長授權(quán)的其他事宜。醫(yī)院辦公室的行政管理工作比較繁雜，程序較為復(fù)雜，其涉及的范圍面較廣，它主要的職能有管理、協(xié)調(diào)、和服務(wù)。其中管理是主干，協(xié)調(diào)是核心，服務(wù)是根本。其主要負責(zé)醫(yī)院行政會議會務(wù)工作的督促、檢查會議決定，并向院領(lǐng)導(dǎo)反饋和落實情況。同時協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)處理日常的行政事務(wù)，配合院領(lǐng)導(dǎo)開展調(diào)研活動，以及負責(zé)醫(yī)院行政工作的計劃等?？梢哉f，醫(yī)院的大小事都由醫(yī)院行政辦公室負責(zé)，例如：要做好全院文書檔案的收集與整理并執(zhí)行保密制度，負責(zé)院領(lǐng)導(dǎo)參加各種會議等服務(wù)、公務(wù)接待承辦與協(xié)調(diào)工作，要負責(zé)醫(yī)院值班管理的考勤與車輛的管理工作，負責(zé)全院標(biāo)識定制管理審核，還有要做好信訪接待處理工作。以此看來，行政管理工作在醫(yī)院戰(zhàn)略管理中是一個較為重要的組成部分。

2 醫(yī)院行政管理人員目前存在的問題

2.1 行政管理人員缺乏行政管理經(jīng)驗

隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)不斷發(fā)展，對醫(yī)院管理行政提出了更高更細的要求。醫(yī)院行政管理人員具有管理經(jīng)驗較少，知識面狹窄，在專業(yè)、學(xué)歷、知識和年齡結(jié)構(gòu)布局不合理，多憑資歷、經(jīng)驗和行政命令進行管理，在工作中創(chuàng)新思維少，主動積極性不足，管理技能嚴(yán)重落后，導(dǎo)致工作缺少活力，無法滿足現(xiàn)代醫(yī)院行政管理的實踐性和創(chuàng)新性要求。當(dāng)前醫(yī)院對行政人員的培養(yǎng)力度遠遠不如臨床衛(wèi)生技術(shù)人員，加之缺乏現(xiàn)代管理知識和技能，大多數(shù)行政人員仍感到工作壓力大、工作效率低下。他們雖然從事醫(yī)院的行政管理工作，但離職業(yè)化要求相差較遠，這樣的管理隊伍很難對醫(yī)院進行有效的管理。還有有少數(shù)管理者在其位不謀其政，工作缺乏主動性，遇事怕得罪人，出現(xiàn)扯皮、推諉等現(xiàn)象。因此，要想在這樣的管理背景下獲得較高的管理水平，是很艱辛的。

2.2 行政和其他部門之間協(xié)調(diào)機制運轉(zhuǎn)不暢通

在醫(yī)院中，行政管理統(tǒng)籌醫(yī)院眾多部門，在部門與部門之間橫向溝通較少，相互之間的工作層面也有了片面的局限性，一定程度上阻礙了管理工作的開展。在目前信息化時代下，醫(yī)院的各個部門劃分比較大，部門之間的溝通需求也更加大，否則難以實現(xiàn)醫(yī)院的高效率運轉(zhuǎn)。但現(xiàn)實中醫(yī)院的協(xié)調(diào)手段過分依賴于正式溝通，沒有發(fā)揮非正式溝通的正效應(yīng)等問題，致使協(xié)調(diào)機制面對復(fù)雜工作狀況時難以高效運轉(zhuǎn)。上級部門因其關(guān)注點不同，往往對下級提請的協(xié)調(diào)事項不聞不問。有的部門領(lǐng)導(dǎo)主動協(xié)調(diào)意識不夠，平級協(xié)調(diào)的難度較大，若一個事項涉及多個部門，主辦部門往往不愿主動與平級協(xié)辦部門協(xié)調(diào)，使待辦事項遲遲無法啟動；有時即使主辦部門積極與同級協(xié)辦部門協(xié)調(diào)，卻因協(xié)辦部門的“冷落”而挫傷積極性。同時，部分人員溝通意識淡薄，同等級人員溝通較少，一個事情需要與多部門相結(jié)合共同完成，但由于工作基本被前者所包攬，則導(dǎo)致后者的積極性和主動性大大減少，影響了工作無法順利的展開。

2.3 管理體系不健全，組織結(jié)構(gòu)多樣化

由于行政管理者缺乏一定的管理知識，醫(yī)院在快速發(fā)展的同時受到市場經(jīng)濟的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，醫(yī)院行政管理缺乏科學(xué)的管理體系，沒有正確完善管理制度，沒有高素質(zhì)的管理人才，嚴(yán)重制約了醫(yī)院衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展；由于行政管理者缺乏專業(yè)的管理知識，難以建立科學(xué)、全面的醫(yī)院管理體系，使得醫(yī)院的整體工作效率不高，員工的工作積極性不高，傳統(tǒng)醫(yī)院在組織結(jié)構(gòu)上的復(fù)雜性和多樣化，導(dǎo)致管理機構(gòu)辦事流程比較混亂，辦事效率低下。醫(yī)院現(xiàn)存的行政管理、后勤服務(wù)的管理機制已不適應(yīng)當(dāng)下醫(yī)院的發(fā)展，不能滿足人們對醫(yī)療服務(wù)需求。所以醫(yī)院要加強完善管理體系。

3 改善醫(yī)院辦公行政管理問題的措施

3.1 加強綜合協(xié)調(diào)能力，確保部門之間溝通

醫(yī)院辦公室的工作是承上啟下的橋梁和紐帶，要想樹立醫(yī)院的良好形象，就必須使辦公室工作人員的綜合協(xié)調(diào)能力逐漸增強，才能體現(xiàn)出辦公室工作能有效運轉(zhuǎn)。保證醫(yī)院各項工作有序銜接，各個部門之間溝通暢通，做好協(xié)調(diào)工作，按程序辦事，提高辦事效率，在日常的工作中體現(xiàn)出創(chuàng)新意識。

3.2 完善醫(yī)院的管理體制

構(gòu)建科學(xué)的管理體系，才能為醫(yī)院提供良好的服務(wù)平臺。醫(yī)院要全面建成綜合性的服務(wù)體系，提高醫(yī)療水平和服務(wù)質(zhì)量，滿足人們的健康需求，并且也要在管理中不斷總結(jié)深思，使管理體制更加完善。實現(xiàn)管理制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。

4 結(jié)束語

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展與醫(yī)院的改革穩(wěn)步推進，現(xiàn)代醫(yī)院離不開高效精細化的行政管理，要加強醫(yī)院辦公室行政管理工作，有助于為醫(yī)院各個部門之間的聯(lián)系搭建橋梁，增強整體的凝聚力，對醫(yī)院發(fā)展產(chǎn)生重要的推動和促進作用。要借簽科學(xué)管理模式，變被動為主動，在忙亂之中加強有效工作，積極改善目前普遍存在的問題和矛盾，真正發(fā)揮醫(yī)院辦公室的職能作用，提升服務(wù)效能，進而促進可持續(xù)發(fā)展，提升醫(yī)院自身在本行業(yè)的競爭能力。