醫(yī)院公文常見問題及對策

姚 潔

（福建省南平市第一醫(yī)院營銷部，福建 南平 353000）

1 標(biāo)題常見問題及對策

1.1 存在問題：格式不規(guī)范

一般情況下，公文標(biāo)題必須完整，應(yīng)具備“三要素”即責(zé)任者、內(nèi)容、文種詞。如《××醫(yī)院關(guān)于加強(qiáng)醫(yī)用垃圾管理的通知》，這份公文“××醫(yī)院”是發(fā)文機(jī)關(guān)（責(zé)任者），“醫(yī)用垃圾管理”是內(nèi)容，“通知”是文種詞。這樣讀標(biāo)題便一目了然什么單位、什么內(nèi)容、什么性質(zhì)的公文了。公文標(biāo)題常見不規(guī)范的有：

例1《通知》；

例2《××醫(yī)院決定》；

例3《××醫(yī)院關(guān)于要求撥款修繕重癥監(jiān)護(hù)室的請示報(bào)告》；

例4《××醫(yī)院物價(jià)檢查情況通報(bào)》；

例5《××醫(yī)院關(guān)于舉辦學(xué)術(shù)講座的有關(guān)事宜》。

1.2 解決對策

例1無發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和公文主題，應(yīng)改為《××醫(yī)院關(guān)于××事項(xiàng)的通知》；

例2無公文主題，應(yīng)改為《××醫(yī)院關(guān)于××事項(xiàng)的決定》；

例3是請示與報(bào)告混合、文種不分，“請示”和“報(bào)告”應(yīng)刪除其中一個，要求上級批復(fù)的用“請示”，向上級報(bào)告問題的用“報(bào)告”；

例4是物價(jià)前少了“關(guān)于”；

例5中“有關(guān)事宜”不是文種應(yīng)改為“通知”。

在特定的情況下，可省略部分要素，如較短的公文，標(biāo)題可以只標(biāo)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和公文文種詞，但在任何情況下，都不能缺少公文種類的文種詞。必要的省略應(yīng)以不致影響公文的處理，管理的方便及其效能的顯示為原則，也不要給立卷歸檔和檔案管理帶來困難。

1.3 存在問題：語言不簡煉

標(biāo)題是一句短語，作者應(yīng)惜黑如金，用最簡短的文字來標(biāo)明各個要求，使讀者一目了然。除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。如《××醫(yī)院關(guān)于我院要求擴(kuò)增床位編制、人員編制、比例的請示》，標(biāo)題中有很多文字是多余的，已有××醫(yī)院就不必再寫“我院”，“擴(kuò)”和“增”意思重復(fù)，床位編制即包含人員數(shù)與床位比例，故可刪除“人員比例”等字，其中的三個標(biāo)點(diǎn)“頓號”也是多余的，標(biāo)題中的具體內(nèi)容可在正文中表述。

1.4 解決對策

這個標(biāo)題可概括為《××醫(yī)院關(guān)于增加床位編制的請示》，文字可縮短近一半，顯得簡潔明朗。

1.5 存在問題：公文標(biāo)題出現(xiàn)文字錯漏

工作中發(fā)現(xiàn)標(biāo)題出現(xiàn)文字錯漏并不少見，在制發(fā)過程中，一般對標(biāo)題的校對比較薄弱，容易出現(xiàn)錯漏現(xiàn)象。如《××醫(yī)院2004年工作計(jì)件》中的“件”應(yīng)為“劃”等影響辦公質(zhì)量，削弱嚴(yán)肅性，有的甚至因錯漏造成政治性錯誤。

1.6 解決對策

應(yīng)從發(fā)文程序的擬稿、核稿、分發(fā)層層把關(guān)，特別是把好繕印、校對關(guān)，嚴(yán)肅認(rèn)真杜絕錯漏。

公文標(biāo)題雖只選一個短句，都是公文不可缺少的重要構(gòu)成部分，是公文的總提要，位于公文的正上端，給人的突出的印象，具有揭示公文內(nèi)容和性能的功能，其標(biāo)題要做到力求結(jié)構(gòu)完整、文字簡明概括，調(diào)用標(biāo)題質(zhì)量、克服病證。

2 文種常見問題及解決對策

2.1 存在問題：文種不恰當(dāng)

公文標(biāo)題文種出現(xiàn)差錯，會影響公文辦理的效率和質(zhì)量。主要應(yīng)防止兩方面。第一，公文種類適用不當(dāng)。表現(xiàn)在分不清“報(bào)告”與“請示”的適用范圍，有的甚至“請示報(bào)告”混用同時出現(xiàn)在標(biāo)題上；第二，害怕用“函”，不隸屬的單位之間商洽工作，詢問或答復(fù)問題，向有主管部門請示批準(zhǔn)，擔(dān)心用“函”會被對方認(rèn)為不尊重，會影響有關(guān)問題的解決，因而產(chǎn)生畏懼心理，不敢用“函”而用“請示”或“報(bào)告”，這種現(xiàn)象較為普遍；第三，同是下行文，上級機(jī)關(guān)向下級機(jī)關(guān)傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件，內(nèi)容性質(zhì)重要用“指示”、“決定”等，針對單一機(jī)關(guān)可用“批復(fù)”，內(nèi)容性質(zhì)一般或普發(fā)性的用“通知”或“通報(bào)”等；第四，同是上行文，下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，提出建議簽復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問用“報(bào)告”，向有隸屬關(guān)系的上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)用“請示”；第五，同是平行文，不相隸屬關(guān)系機(jī)關(guān)之行的普發(fā)性公文可用“通知”，有針對性的商洽工作，詢問或簽復(fù)問題，要求解決有關(guān)事項(xiàng)待一律用“函”。

2.2 解決對策

筆者認(rèn)為，公文文種的選用要根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)的職能地位、行文關(guān)系、公文內(nèi)容和公文種類的適用范圍來選用，其它公文科類也應(yīng)根據(jù)具體情況選用。

2.2.1 理解含義 避免混淆

《現(xiàn)代漢語詞典》解釋，報(bào)告的含義有兩種：一是把事情和意見正式告訴上級或群眾；二是用口頭或書面形式向上級或群眾所做的正式陳述。報(bào)告有綜合性工作報(bào)告、專題性工作報(bào)告、總結(jié)報(bào)告、調(diào)查報(bào)告等類型。

請示的含義就是請求批示或批準(zhǔn)。請示有兩種在內(nèi)容、性質(zhì)、行文目的方面不盡相同的類型，即請求批示和請求批準(zhǔn)。

只有充分理解了報(bào)告與請示的含義，才能正確選用好兩個不同的文種。

2.2.2 了解區(qū)別 確定文種

行文目的不同。報(bào)告的目的是報(bào)告單位向上級部門匯報(bào)工作、反映情況、提出建議或意見供上級部門決策參考，有時是答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。

請示的目的主要是單位（科室）在工作中遇到無章可循,難以處理的問題，或有章可循但需上級部門審查批準(zhǔn)，或因情況特殊需變通處理的問題，通過請示獲得上級的指示或批準(zhǔn)，使相關(guān)問題得到解決。

辦理方式不同。報(bào)告，一般只安排內(nèi)部傳閱，掌握情況，不必答復(fù)，只有發(fā)現(xiàn)其中有必要指出的問題和意見時才做批示。請示，不僅要閱讀，而且要研究辦理。重要事項(xiàng)應(yīng)制發(fā)公文進(jìn)行批示或批準(zhǔn)，一般事項(xiàng)可采用電話或口頭答復(fù)。

形成階段不同。請示往往是形成于問題解決之前，而報(bào)告形成于問題或工作解決和完成之后。

寫作要求不同。請示的寫作必須是一文一事。而報(bào)告的內(nèi)容既可以是單一的，也可以是綜合性的。

明確了請示與報(bào)告的區(qū)別，是確定文種的關(guān)鍵。例如《××科關(guān)于要求增加人員崗位編制的請示報(bào)告》，讀此標(biāo)題就知道作者混淆并混用了兩個文種的含義，這是比較常見的誤用。其一，請示報(bào)告為兩個截然不同的文種，不可混合使用。其二，增加人員編制是需上級部門研究批準(zhǔn)答復(fù)的，屬請求類，應(yīng)刪除“報(bào)告”兩字。

2.2.3 掌握方法 規(guī)范撰寫

標(biāo)題三要素。公文標(biāo)題要具備：責(zé)任者、內(nèi)容、文種“三要素”。除法律、法規(guī)、文章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。標(biāo)題是一句短句，作者應(yīng)惜墨如金，用最簡短的文字來標(biāo)明各個要素。例如《南平市第一醫(yī)院關(guān)于改革與發(fā)展工作的報(bào)告》，這份標(biāo)題，“南平市第一醫(yī)院”是責(zé)任者（發(fā)文機(jī)關(guān)）“改革與發(fā)展工作”是主

要內(nèi)容，“報(bào)告”是文種。這樣讀標(biāo)題便一目了然什么單位、什么內(nèi)容、什么性質(zhì)的公文。

正文三結(jié)構(gòu)。報(bào)告與請示一般都由開頭、主體、結(jié)語三部分構(gòu)成。撰寫一般性報(bào)告，正文開首常用一段導(dǎo)語提示報(bào)告的起因，然后寫“現(xiàn)將情況報(bào)告如下”引出下文，即主要情況。報(bào)告的主體部分要實(shí)事求是、簡明扼要、避免冗長。做了什么工作、怎樣做、取得哪些成績、還存在哪些不足。反映情況時，也要把時間、地點(diǎn)、人物、事件、原因、結(jié)果敘述清楚。即便是提出建議的報(bào)告也要在匯報(bào)情況的基礎(chǔ)上，提出建議來。報(bào)告的結(jié)尾模式化的寫法是：“特此報(bào)告”；“以上報(bào)告，請審閱”等。

撰寫請示，正文開首常用一段導(dǎo)語引出請示的緣由，即為什么要寫請示。在請示事項(xiàng)中，對請示解決的問題要實(shí)事求是，文字表述要簡明扼要，理由充分，對有關(guān)問題處理的設(shè)想，或建議意見方案要具體，并切實(shí)可行，以便上級部門研究辦理，必要時應(yīng)提供有關(guān)材料作為附件。請示的結(jié)語，在主體之后，另起一行，常用的有“當(dāng)否，請批示”；“妥否，請批復(fù)”；“以上請示，請予審批”等。用“此致敬禮”結(jié)尾現(xiàn)象較普通，顯然是不妥的。

文末年月日。行文最后應(yīng)寫明成文日期，2004年我們在收集各科報(bào)送的材料中未寫成文日期的占30%，顯然這給歸檔和查考利用帶來不便。近幾年，在公文知識普及后，此現(xiàn)象已較少出現(xiàn)。

數(shù)碼勿混亂。公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語等必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，應(yīng)依次使用“一、（一）、1、（1）”。

筆者認(rèn)為，只要準(zhǔn)確把握以上幾點(diǎn)，就能較好地寫好公文標(biāo)題以及正確使用報(bào)告和請示這兩種容易誤用的文種。