淺析氣象事業(yè)單位業(yè)務制度建設

王 帥

（廣西氣象服務中心，廣西 南寧 530022）

事業(yè)單位的制度創(chuàng)新是指對事業(yè)單位的傳統(tǒng)管理制度、運行機制等方面進行揚棄，研究、探索并最終建立起符合事業(yè)單位發(fā)展規(guī)律、能有效促進事業(yè)單位發(fā)展的一系列全新的事業(yè)單位管理制度和運行機制的創(chuàng)造性活動[1]。業(yè)務制度是單位根據(jù)自身業(yè)務工作特點而制定的辦理具體業(yè)務應遵行的具體操作規(guī)范和流程，是本單位實現(xiàn)業(yè)務工作目標的重要保障和工具。業(yè)務工作是氣象事業(yè)的根基，是氣象事業(yè)單位管理的重中之重。因此，如何適應新時期氣象事業(yè)和氣象業(yè)務工作快速發(fā)展，建立一套科學、完善、合理、高效的業(yè)務制度，讓其真正為管理工作提供便捷、為業(yè)務工作提供保障、為氣象事業(yè)健康發(fā)展保駕護航，是管理人員和業(yè)務人員都需要慎重考慮和解決的問題。

1 業(yè)務制度的基本要求

按照一般分級管理的理念，一級制度為規(guī)定本單位全面工作要遵循的總的指導思想和原則，二級制度為規(guī)定本單位管理各部分的工作機制和程序，三級制度為規(guī)定各個業(yè)務環(huán)節(jié)的規(guī)范和方法，因此，業(yè)務制度應屬于本單位的三級制度，其制定的目的一般可概括為三大方面，一是支持和保障本單位業(yè)務的良好運行；二是統(tǒng)一業(yè)務流程、保證業(yè)務質量；三是提高業(yè)務效率，促進單位業(yè)務發(fā)展。業(yè)務制度的制定一般應遵循以下基本要求：

1.1 依法、合規(guī)

合規(guī)管理制度是由不同層次的管理制度文件和流程共同構架的一個制度體系[2]。業(yè)務制度是單位為了保障業(yè)務規(guī)范、有序運行而制定的內(nèi)部規(guī)則，是業(yè)務運行的規(guī)范性流程、管理依據(jù)。毋庸置疑，依法、合規(guī)是制定業(yè)務制度的最根本要求，所有業(yè)務制度必須嚴格遵循國家和地方的法律、法規(guī)，以及上級管理部門的相關規(guī)定、制度和要求。

需要注意的是，依法、合規(guī)的制定不僅包括業(yè)務制度的內(nèi)容，還包括制度本身的建立、完善需要合法的制定和生效程序，即從業(yè)務制度的規(guī)劃、制定、審核到生效，都應當符合一定的程序要求。另外，對于業(yè)務制度在制定時，還用充分考慮制度的執(zhí)行者，即勞動者的合法權益不能受到侵害。

1.2 合理、適用

所有業(yè)務制度應當符合本單位業(yè)務工作的實際情況、合理利用現(xiàn)有業(yè)務資源，有效保障業(yè)務的有序化、規(guī)范化、統(tǒng)一化運行。因此，在制定業(yè)務制度之前，應充分做好相應的“準備工作”，例如制度需求分析、現(xiàn)有業(yè)務操作及流程梳理、前瞻性分析、存在問題反饋及解決方法研究等等。同時，還要講求實效，充分考慮制度執(zhí)行者的差異性，以及實際可操作性，從而最終制訂出符合本單位業(yè)務工作實際情況的業(yè)務管理制度。

另外，在業(yè)務制度的制定過程中，除了充分考慮本單位實際情況外，也可以參考、借鑒其他單位的相關業(yè)務制度、流程，取長補短、開闊思路，但是必須根據(jù)本單位實際情況進行調(diào)整和修改，不可直接原封照搬。某些標準和規(guī)范需要進行轉換和細化，充分考慮本單位實際情況，才能成為本單位業(yè)務工作可操作的具體制度。

1.3 清晰、簡潔

業(yè)務制度在制定時應注意使用規(guī)范的術語、格式，語言的使用和文本內(nèi)容應清晰、簡潔，應避免歧義和便于理解，同一單位內(nèi)部的業(yè)務制度最好使用統(tǒng)一模板，以免對后期制度執(zhí)行造成不必要的影響。另外，同一單位各業(yè)務制度之間的邏輯也要清晰，要嚴格避免相互矛盾或重復，以免影響制度的執(zhí)行，使制度執(zhí)行者無所適從。

2 現(xiàn)行業(yè)務制度常見問題

業(yè)務制度常見的問題有很多種，一般來說，主要有制度制定倉促、制度內(nèi)容重疊或矛盾、制度用語和格式不規(guī)范、發(fā)布方式不統(tǒng)一、業(yè)務流程覆蓋不全面、執(zhí)行不到位、缺少監(jiān)督或評估環(huán)節(jié)、職責不清晰、制度執(zhí)行者對制度內(nèi)容不夠熟悉等等。概括而言，即缺乏前瞻性和規(guī)劃性、執(zhí)行力不夠、缺乏動態(tài)管理三大原因。

2.1 缺乏前瞻性和規(guī)劃性

由于缺乏前瞻性，未能根據(jù)單位發(fā)展規(guī)劃、業(yè)務發(fā)展方向及時統(tǒng)一規(guī)劃業(yè)務制度建設，常常出現(xiàn)“先有問題、后有制度”；或者對已制定的制度不甚了解，新制定的制度不能很好地填補制度框架的空白點。而在制度制定實施后，由于前期缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，常常出現(xiàn)制度之間缺乏邏輯性，不能很好地相互補充、相互均衡、相互協(xié)調(diào)，甚至出現(xiàn)相互矛盾、重復等情況，對管理和制度執(zhí)行都造成不利影響。甚至對業(yè)務制度的后期修訂以及新業(yè)務制度的制定，都造成一定困難。

2.2 執(zhí)行力不夠

執(zhí)行是制度發(fā)揮作用的決定性環(huán)節(jié)，只有堅決貫徹執(zhí)行，制度才能發(fā)揮其應有的作用。然而在實際工作中，由于宣貫力度不夠、執(zhí)行者對制度不夠理解和熟悉、存在習慣性和經(jīng)驗性操作、制度本身強制性不夠、監(jiān)督和反饋不到位等因素，常常導致制度落地執(zhí)行效果大打折扣，使得許多業(yè)務制度出現(xiàn)有名無實、無法發(fā)揮實際作用的情況。更有甚至者，一些單位存在業(yè)務制度一大堆，但是卻僅僅停留在紙面上，執(zhí)行者連制度的名稱、內(nèi)容都不知曉，按制度執(zhí)行更是無從談起。規(guī)章制度的嚴肅性、強制性、權威性未能完全體現(xiàn)[3]。最終使得制訂出的業(yè)務制度被束之高閣，業(yè)務工作缺乏約束力和規(guī)范操作及流程，威脅業(yè)務工作良好運行。

2.3 缺乏動態(tài)管理

業(yè)務制度是單位業(yè)務管理的重要方式，只有合法合規(guī)、適應社會和單位業(yè)務發(fā)展、保障和促進業(yè)務規(guī)范有序進行的業(yè)務制度，才是合理、有用的業(yè)務制度，因此業(yè)務制度本身即是管理的手段和依據(jù)，也是被管理的對象之一。許多業(yè)務制度被制定頒布后，在宣貫、執(zhí)行、反饋、修訂、廢止等方面疏于管理，導致執(zhí)行率低、內(nèi)容與實際業(yè)務工作存在分歧、某些內(nèi)容跟不上最新規(guī)定或業(yè)務變化等情況。

3 業(yè)務制度作用提升對策

業(yè)務制度是氣象事業(yè)業(yè)務工作順利開展的重要工具和保障，提升業(yè)務制度作用是提升業(yè)務工作水平的一項重要措施。每一項業(yè)務制度的產(chǎn)生都有其重要背景和原因。因此在日常工作中，要積極加強業(yè)務制度建設能力，確保制度的制定合理。而在業(yè)務制度頒布實施后，還要加強宣貫、提高各層的重視程度，確保制度的執(zhí)行。另外，對業(yè)務制度的管理應貫穿其整個“生命期”，從制定甚至規(guī)劃制定開始，就應有相應的部門負責；在制度生效后，管理者一方面需要做好監(jiān)督，保證制度的執(zhí)行，另一方面也要關注制度本身的適用性，保證制度的合理。

3.1 加強業(yè)務制度建設能力

首先，要規(guī)范業(yè)務制度的制定和管理流程，制定相應的制定、生效和管理程序，明確從制度立項、起草、審核、頒布、實施、監(jiān)督、評估、修訂等的規(guī)范流程和職責歸口，作為后期制度管理和制定依據(jù)。

其次，對已經(jīng)制定的業(yè)務制度應進行全面梳理，從權責清晰性、約束合理性、流程準確性、制度協(xié)同性、文字規(guī)范性、宣貫實效性六個方面進行動態(tài)診斷、評估，并根據(jù)評估結論對相關制度進行優(yōu)化[4]。一是對各業(yè)務制度進行單項評估優(yōu)化；二是對各制度之間重復、空缺、矛盾等情況進行整體評估優(yōu)化。修訂、廢止過時條款、制度，整合歸并重復、交叉制度，查、補缺失條款、制度。

另外，應結合單位發(fā)展、業(yè)務工作發(fā)展，做好業(yè)務制度制定的前期規(guī)劃，在業(yè)務制定前期，以單位業(yè)務工作為整體，從前瞻性、系統(tǒng)性、完整性、邏輯性等方面，對業(yè)務制度的制定進行分析。充分考慮單位內(nèi)部各業(yè)務制度之間的關聯(lián)性和相互支撐情況；以業(yè)務工作實際情況和業(yè)務發(fā)展方向規(guī)劃為出發(fā)點，做好業(yè)務制度的需求分析及制定規(guī)劃；綜合考慮各業(yè)務制度是否可以涵蓋業(yè)務管理工作的各個環(huán)節(jié)，并且不存在相互矛盾或重復；制定業(yè)務制度建設框架目錄，有規(guī)劃地開展業(yè)務的制定工作；確保業(yè)務制度規(guī)范和保障業(yè)務工作的良好運行，進而提高工作效率、促進業(yè)務發(fā)展，而不是成為業(yè)務工作中的“絆腳石”或者“空架子”。

3.2 加強宣貫，提高重視

事業(yè)單位各項規(guī)章制度的執(zhí)行與落實，需要單位內(nèi)部全體人員的積極主動配合參與，倘若不了解相應規(guī)章制度，參與執(zhí)行則無從談起[5]。制度的執(zhí)行力度需要從主觀與被動兩方面來進行加強，其中主觀方面即執(zhí)行者從主觀意愿上對制度足夠了解、能夠熟練操作，并高度重視，從而嚴格按照業(yè)務制度所要求的流程、操作執(zhí)行。制度頒布后，應有規(guī)劃性的組織開展宣貫和培訓學習，定期整理、匯編，便于查閱和管理文件動態(tài)，確保制度執(zhí)行者充分了解、熟悉制度內(nèi)容，并且能完成業(yè)務制度所要求的操作。同時，要加強各層面對業(yè)務制度執(zhí)行的重視程度，管理者要注重提高業(yè)務制度執(zhí)行的管理和監(jiān)督意識，執(zhí)行者要注重提高制度的執(zhí)行意識，確保按照業(yè)務制度流程執(zhí)行、規(guī)范操作、統(tǒng)一標準。

需要注意的是，許多管理者誤認為只需要在業(yè)務制度頒布實施的初期對執(zhí)行者開展制度宣貫和培訓工作。然而，在實際工作中，由于人員變更等原因，應定期對業(yè)務制度，尤其是重點業(yè)務制度開展宣貫和培訓，不斷加強和鞏固執(zhí)行者對制度內(nèi)容的了解和重視程度，從而從主觀上真正積極主動配合、參與和執(zhí)行。

3.3 做好動態(tài)管理

業(yè)務制度的動態(tài)管理主要分為三大部分，第一部分為規(guī)劃與制定，主要包括前期規(guī)劃、需求分析、起草、討論、審批、頒布等環(huán)節(jié)，此時的管理重點在于保證業(yè)務制度制定的合理性，主要是合法合規(guī)、主題明確、流程合理、權責清晰、內(nèi)容規(guī)范完整等，是確保業(yè)務制度發(fā)揮作用的基礎階段。

第二部分為實施，是確保業(yè)務制度發(fā)揮實效的重要階段，主要包括實施、監(jiān)督等環(huán)節(jié)，此時的管理重點在于保證業(yè)務制度的執(zhí)行，通過做好宣貫、培訓學習等方式，加強執(zhí)行者對制度內(nèi)容的了解，掃清執(zhí)行可能存在的潛在障礙；做好監(jiān)督管理，確保制度的執(zhí)行到位；建立相應的考核機制，促進和加強業(yè)務制度的執(zhí)行力度等。

第三部分為反饋變更，主要包括反饋、整理、修訂、廢止等環(huán)節(jié)，業(yè)務制度不是一成不變，制度的制定也不可能一勞永逸，在業(yè)務制度頒布實施后，還需要制度管理者及時關注相關法律法規(guī)、上級文件要求、單位業(yè)務工作變化等新變化和新要求，收集、整理實際執(zhí)行過程中的各種意見建議。內(nèi)部規(guī)章制度建立后，應定期或不定期對其執(zhí)行狀況進行考核評估，及時堵塞制度漏洞，形成制度體系完整閉環(huán)[6]。對于需要更改的條文或內(nèi)容，及時提出制度修改建議；對于不適宜的條文或內(nèi)容，甚至某個業(yè)務制度，及時提出廢止建議。

4 結語

科學合理的業(yè)務制度是氣象事業(yè)單位良好運行的重要幫手，它的作用不僅僅在于對業(yè)務工作和其執(zhí)行者形成規(guī)范和約束、讓單位運轉良好、為管理提供便利和依據(jù)，還可以維護單位公平公正的業(yè)務環(huán)境，充分調(diào)動執(zhí)行者的積極性，進而提高業(yè)務工作質量，促進氣象事業(yè)健康快速發(fā)展?？偠灾?，氣象事業(yè)單位業(yè)務制度建設工作任重而道遠，對其的管理工作也應該貫穿始終，只有認真規(guī)劃、謹慎制定、確保執(zhí)行、有效監(jiān)督、適時調(diào)整，讓業(yè)務制度真正成為單位業(yè)務工作管理的好幫手，為單位業(yè)務工作保駕護航。