改革人事檔案管理，促進(jìn)人才資源利用

崔 彥

（河北省人才交流服務(wù)中心，河北 石家莊 050051）

人事檔案管理是一個(gè)單位人力資源部工作的重點(diǎn)內(nèi)容在現(xiàn)階段得到了高度重視，通過詳細(xì)記錄單位員工的真實(shí)履歷在人力資源的優(yōu)化配置、人才培養(yǎng)考核和職務(wù)變化方面具有舉足輕重的作用，在新時(shí)期人才流動(dòng)頻繁和單位持續(xù)發(fā)展的背景下必須加強(qiáng)人事檔案管理最大程度促進(jìn)人才資源的開發(fā)。

1 人事檔案的內(nèi)涵和對(duì)人才資源的重要意義

人事檔案具有精確科學(xué)的定義主要是指以個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、職業(yè)生涯、獎(jiǎng)懲情況和職稱變化等為主要內(nèi)容檔案信息，作為人力資源管理中的特殊檔案記錄了員工的成長(zhǎng)路程隨著工作年限的增長(zhǎng)在不斷補(bǔ)充完善，一般情況下單位員工的人事檔案保存于人力資源部全面反應(yīng)了一個(gè)人的基本信息。人事檔案對(duì)全體職工的職業(yè)經(jīng)歷、個(gè)人能力和思想政治水平進(jìn)行全面記錄，作為人才利用的參考依據(jù)對(duì)于職稱評(píng)定、領(lǐng)導(dǎo)選拔和人事調(diào)動(dòng)產(chǎn)生了積極的影響因素，必須順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展和時(shí)代的進(jìn)步來增強(qiáng)人事檔案的管理力度以推進(jìn)人才資源的發(fā)展。人事檔案在人力資源管理過程中具有舉足輕重的作用，構(gòu)建系統(tǒng)的檔案查詢系統(tǒng)可以隨時(shí)調(diào)出某一個(gè)員工的所有信息，明確個(gè)人基本技能和基礎(chǔ)職能的真實(shí)情況從而可以進(jìn)行人員調(diào)配，大大提升了人力資源部的整體工作效率使得全體員工各司其職進(jìn)入適合自己的工作崗位，只有加強(qiáng)單位的人力資源管理工作方可以開發(fā)利用人才資源促進(jìn)單位的健康穩(wěn)定發(fā)展。

2 當(dāng)前我國(guó)人事檔案管理現(xiàn)狀

信息技術(shù)飛速發(fā)展的新形勢(shì)下人事檔案管理目標(biāo)進(jìn)一步提高考察著人力資源部的工作效率和質(zhì)量，針對(duì)單位對(duì)于綜合素質(zhì)高、個(gè)人能力突出優(yōu)秀人才需求量大的實(shí)際情況，必須高度重視人事檔案管理工作的優(yōu)化，真實(shí)反饋員工的全部信息以發(fā)揮人事檔案在人力資源中起到的積極正面作用。目前人事檔案管理存在的問題總結(jié)為以下幾點(diǎn)：第一，人事檔案管理理念落后，無論是領(lǐng)導(dǎo)者還是工作人員重視程度明確不足使得人力資源開發(fā)沒有達(dá)到預(yù)期的效果，特別是仍然存在以紙質(zhì)檔案為主的管理形式?jīng)]有發(fā)揮出信息技術(shù)的價(jià)值；第二，人事檔案管理缺乏科學(xué)性，由于工作人員的整體素養(yǎng)偏下對(duì)于檔案管理的認(rèn)知能力明顯不足，人事檔案管理需要在發(fā)展的過程中成形及時(shí)更新管理理念補(bǔ)充新的內(nèi)容。優(yōu)化人力資源的調(diào)配以保證人事檔案的管理效率；第三，人事檔案利用程度不足單位太過于重視檔案的保存沒有進(jìn)行利用，需要結(jié)合社會(huì)發(fā)展中對(duì)于員工能力和技能方面的要求進(jìn)行培訓(xùn)，發(fā)揮出互聯(lián)網(wǎng)背景下人事檔案管理的優(yōu)勢(shì)提升人力資源的開發(fā)利用效率。

3 改革人事檔案管理利用人才資源的高效策略

3.1 全面革新單位人事檔案管理理念，合理開發(fā)利用人才資源

強(qiáng)化人事檔案管理可以保證單位職能部門的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和提升發(fā)展水平，對(duì)于單位的人力資源部門而言良好的檔案管理對(duì)于人才選拔、崗位調(diào)動(dòng)起到了重要的參考作用，針對(duì)單位人事檔案管理的實(shí)際情況革新管理理念是解決單位發(fā)展問題關(guān)鍵所在。人事檔案的全面性、真實(shí)性對(duì)于人力資源管理工作的正常開展起著決定性的作用，對(duì)于員工的檔案需要核定真實(shí)性才可以記錄到個(gè)人的檔案體系中，對(duì)于人力資源部領(lǐng)導(dǎo)需要從思想層面重視人事檔案的管理，對(duì)于人力資源部的檔案管理工作人員必須實(shí)事求是強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，保證每一個(gè)人的檔案內(nèi)容完善、信息齊全和及時(shí)補(bǔ)充完善，真正做到科學(xué)歸檔和規(guī)范管理提升了人事檔案的管理效率。

要想提升事業(yè)單位的人事檔案管理質(zhì)量需要從實(shí)際出發(fā)進(jìn)行人才資源的開發(fā)利用，融入現(xiàn)代信息化或者新型的管理理念來優(yōu)化人事檔案管理，切實(shí)把人才建設(shè)和制度建立健全作為加強(qiáng)檔案管理的出發(fā)點(diǎn)。人才資源已經(jīng)成為當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展的核心驅(qū)動(dòng)力，一個(gè)單位要想實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定的發(fā)展需要時(shí)時(shí)刻刻把人才放在首要地位，重視人才和強(qiáng)化檔案管理工作來實(shí)現(xiàn)人才選拔和崗位調(diào)動(dòng)，在新型人事檔案管理理念的指導(dǎo)下我國(guó)的人力資源建設(shè)和人才服務(wù)管理工作得以順利開展。

3.2 積極創(chuàng)新單位人事檔案管理形式，提升人才資源利用效果

人才是一個(gè)國(guó)家發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步和事業(yè)單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的中堅(jiān)力量，特別是在當(dāng)前人才流動(dòng)規(guī)模增大、頻率加快的背景下必須設(shè)定全新的檔案管理目標(biāo)，改革傳統(tǒng)檔案管理模式融入信息技術(shù)手段進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)，提升檔案管理人員的專業(yè)技能保證檔案信息的可靠性。信息化人事檔案管理體系的建設(shè)對(duì)于推動(dòng)我國(guó)人力資源建設(shè)產(chǎn)生了積極的影響，結(jié)合單位在人事檔案管理工作存在的流程繁瑣、觀念落后以及其他問題需要開發(fā)信息化資源，全面深化改革把人事檔案管理工作做好做完善有利于加強(qiáng)人才資源的開發(fā)利用效率。

強(qiáng)化人事檔案管理工作的第一要?jiǎng)?wù)就是從實(shí)際情況出發(fā)來建立健全制度發(fā)揮，明確每一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)者和工作人員的職責(zé)采取“責(zé)任連坐”的制度，加強(qiáng)人事檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化和制度化發(fā)展趨勢(shì)對(duì)于創(chuàng)新管理形式提升管理效率起到了積極作用。構(gòu)建信息化人事檔案管理系統(tǒng)需要全面涉及人事檔案管理的所有工作內(nèi)容，尤其是個(gè)人信息的補(bǔ)充完整、職務(wù)調(diào)動(dòng)的記錄以及人才選拔工作的有效開展，對(duì)于檔案查詢或者是人力管理必須在主管部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后才可以進(jìn)行調(diào)取。

3.3 逐步提升單位人事檔案利用效率，服務(wù)人力資源管理工作

人事檔案管理與人力資源開發(fā)具有密不可分的聯(lián)系是單位考核員工的重要參考，無論是重大決策還是績(jī)效考核等小事應(yīng)當(dāng)著重考慮人事檔案，真正把單位的檔案和員工的檔案建設(shè)融為一體有利于提升個(gè)人的專業(yè)能力和綜合業(yè)務(wù)能力。開發(fā)人力資源需要人事檔案來真實(shí)和詳細(xì)記錄一個(gè)人的思想道德品質(zhì)、工作經(jīng)歷和生活狀態(tài)，由國(guó)家的機(jī)構(gòu)在社會(huì)組織管理和服務(wù)過程中逐步形成，依據(jù)人事檔案提供的真實(shí)可靠信息單位可以把人員安排在合適的崗位推動(dòng)單位管理效率的提升。本單位或者其他單位要想查閱一個(gè)人的人事檔案必須打報(bào)告經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后才可以調(diào)取，人事檔案管理人員必須按照正確的流程來進(jìn)行檔案管理以培養(yǎng)多元化的高素質(zhì)人才，有效開發(fā)單位的人才市場(chǎng)提供便捷的檔案查詢和服務(wù)工作。

人事檔案管理工作的有效開展決定了單位的人事資源建設(shè)的質(zhì)量，使得人力資源管理工作服務(wù)于人才建設(shè)需求，鞏固人事檔案管理工作的實(shí)際效果調(diào)動(dòng)全體工作人員參與單位日常管理活動(dòng)的積極性。人力資源建設(shè)以人才需求和單位的持續(xù)性發(fā)展為目標(biāo)，人事檔案作為核心環(huán)節(jié)決定了一個(gè)人的職業(yè)生涯有利于促使單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，落實(shí)我國(guó)的人才強(qiáng)國(guó)根本國(guó)策不斷增強(qiáng)社會(huì)民生工程建設(shè)發(fā)揮人才的關(guān)鍵作用。

總而言之，人事檔案管理作為單位人力資源工作中的重點(diǎn)內(nèi)容占據(jù)著核心教學(xué)地位，衡量了一個(gè)單位綜合管理水平、員工幸福指數(shù)和運(yùn)轉(zhuǎn)是否正常等內(nèi)容，新時(shí)期單位的發(fā)展必須以人事檔案建設(shè)為基礎(chǔ)基于實(shí)際情況開發(fā)和利用人才資源，構(gòu)建信息化、網(wǎng)絡(luò)化和系統(tǒng)化的人事檔案管理體系真正推動(dòng)了單位的改革和健康穩(wěn)定發(fā)展。