地籍檔案管理存在的問題及措施分析

劉美杉

（青島市城陽區(qū)自然資源局，山東 青島 266109）

隨著社會經濟水平的不斷提高，我國土地資源管理也成了地籍檔案管理的核心內容。為了有效管理好土地資源，使每一寸土地都能得到充分利用，土地管理部門需要不斷創(chuàng)新地籍檔案管理體系，促進其在土地的數(shù)據收集、管理中充分發(fā)揮作用，使土地管理部門不僅能夠清楚掌握當前土地的數(shù)量及質量，了解當前土地的使用、建設用地的現(xiàn)狀等情況，在面對土地權屬變更等問題上還能及時進行監(jiān)督，為人們的土地生產、用地建設等提供更好的服務，進而滿足我國經濟的深入發(fā)展的需求。

1 地籍檔案的概述

地籍檔案也就是指在地籍管理中所記錄的土地位置、數(shù)量、用途、權屬、界址等信息，在此記錄過程中通過不同形式所形成的活動具有保存、參考價值的，比如：地籍管理中采用文字進行記錄、也可以是采用圖表或是磁帶、磁盤的形式進行記錄，以上這些活動都稱為地籍檔案。在地籍檔案管理中，其主要工作內容是按照檔案管理的原則和要求，對土地進行科學的管理，如：土地數(shù)據收集、整理、統(tǒng)計、歸檔、保管等地籍檔案資料進行管理，為土地管理部門提供準確、全面的土地利用現(xiàn)狀數(shù)據服務。

2 地籍檔案管理的作用

在科學技術高速發(fā)展背景下，對地籍檔案管理工作也提出了更高的要求，為了滿足當前社會發(fā)展需求，推進地籍檔案管理現(xiàn)代化、信息化發(fā)展，地籍檔案管理人員需要不斷豐富地籍檔案管理的內容，創(chuàng)新地籍檔案管理的工作模式，使土地登記檔案的作用能夠充分發(fā)揮出來。具體作用如下：

2.1 促進作用

多年來，我國因為土地問題所引發(fā)的問題一直不斷，其中，土地權屬所引發(fā)的糾紛占了大部分。為了有效降低、減少這類問題的發(fā)生，在土地管理中通過運用地籍檔案管理，能夠有效地消除土地權屬所引發(fā)的各類問題，以確保土地權屬可以清晰，土地得到規(guī)范利用，土地交易能夠安全，為我國經濟發(fā)展和社會穩(wěn)定充分發(fā)揮了地籍檔案管理的促進作用。

2.2 保護作用

在傳統(tǒng)的土地管理中，由于人們土地權屬登記意識低，沒有對土地進行權屬登記，使得土地權屬糾紛問題不斷，人們的土地得不到保障。自從應用地籍檔案進行土地管理，并將當前土地依據我國土地管理相關條例規(guī)定進行權屬登記后，任何企業(yè)、單位或個人不能占有，這也進一步對取得產權證土地的發(fā)揮了保護合法權利的作用。

2.3 規(guī)范作用

在土地管理中，為了防止出現(xiàn)欺詐等不正當交易行為，土地管理部門通過采用地籍檔案管理，對土地進行確權登記，使土地權屬都能明確、清晰。同時，也是維護土地權利人的合法利益。為此，必須要充分發(fā)揮地籍檔案規(guī)范管理的作用，因為只有對土地依法進行確權登記，才能建立公平、公正的土地市場，才能清楚掌握土地市場交易情況，避免出現(xiàn)為了達到目的而采用欺詐手段的行為，進一步規(guī)范土地市場。

2.4 預防作用

在地籍檔案管理中，土地所反映出來的信息都是以宗地為基礎，如：宗地的幾何描述、宗地上設施設備的價值以及土地權益等信息的記錄等，這些檔案信息的記錄可以為土地稅收、銀行貸款等部門提供相關參考依據，從而有效降低金融風險；而地籍檔案信息的公開查詢，可以為土地交易、置業(yè)購房人員提供全面的信息服務，以減少購房者的經濟風險，進一步將地籍檔案管理預防金融風險的作用充分發(fā)揮出來。

3 地籍檔案管理中存在的主要問題

在土地管理中，運用地籍檔案管理中雖能有效降低土地權屬糾紛等問題，但由于地籍檔案數(shù)量比較大，技術含量比較高，形式也比較多樣，保管比較分散和周期長以及具有動態(tài)及現(xiàn)實性等特點，使得地籍檔案管理過程中存在許多問題，嚴重阻礙了地籍檔案管理水平的提升，具體問題如下：

3.1 保護管理制度不健全

當前，由于部分地區(qū)地籍檔案管理人員仍存在比較看重業(yè)務，對檔案管理工作不重視的現(xiàn)象，使得一些地籍檔案不能在規(guī)定時間內及時提交到檔案管理人員手上保管，而是存放在業(yè)務科室辦公室內，這也導致部分地區(qū)存在地籍檔案保護制度不健全，地籍檔案資料信息存在缺失、保管不理想的現(xiàn)象頻頻發(fā)生。如：有些業(yè)務人員由于保存室空間有限，直接就將檔案放置于業(yè)務科室辦公室內，使檔案與業(yè)務人員同處一個辦公室內，這種做法對檔案的保管是非常不利的，還有可能給檔案埋下安全隱患；而檔案借閱規(guī)章制度的不健全，導致一些檔案被借閱后不能及時歸還，從而造成地籍檔案被弄丟，很多檔案數(shù)據信息與實際上不符合的現(xiàn)象頻出。

3.2 檔案處理技術水平低

伴隨著地籍檔案信息量的逐漸增長，地籍檔案管理人員的不足現(xiàn)象愈加明顯，加上受到傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，當前很多地區(qū)的地籍檔案處理工作仍處于一半工作人員手動管理，一半信息化管理的階段，這也使得地籍檔案人員在處理土地信息資料時，不能細致的對土地資料進行收集、整理再歸檔保管，而是直接將這些土地資料放到檔案室算是完成任務，導致很多地籍檔案信息資料被擱置得不到充分利用，土地利用效率低。

此外，由于地籍檔案室儲存設施設備落后，大多需要依靠人力來完成檢索工作，而人工檢索時間長，工作效率比較低，很難從地籍檔案真實需求去分類管理，而無法滿足當前社會發(fā)展對土地信息的利用需求。

3.3 缺乏檔案專業(yè)人才

當前，部分地區(qū)地籍檔案管理人員大多只是經過簡單的業(yè)務培訓，卻沒有經過系統(tǒng)性專業(yè)知識教育培訓，在面對土地資料信息查詢、歸類、保管等工作時，他們的業(yè)務知識能力、管理水平都無法滿足當前工作需求；此外，部分地區(qū)管理層對檔案工作重視程度不夠，使得檔案工作沒能設立專門檔案管理人員，而是由其他業(yè)務人員代為管理，這種不合理的人員安排，導致土地檔案管理缺乏專業(yè)的管理人才，使得土地檔案管理工作被忽，土地利用效率低，嚴重影響到地籍檔案管理水平的提升。

4 提升地籍檔案管理水平的對策

根據上文土地檔案管理中所存在的問題可以看出，若想地籍檔案充分發(fā)揮其管理作用，進而提高土地的利用效率，提升土地檔案管理水平，就必須運用科學、合理的管理措施，通過不斷創(chuàng)新、不斷完善地籍檔案管理中的各項制度，以推進地籍檔案管理工作模式的創(chuàng)新，同時，加強地籍檔案管理設施設備以及地籍檔案管理隊伍的建設，進一步提升地籍檔案業(yè)務能力及管理水平。具體管理對策如下：

4.1 提高地籍檔案管理意識，促進檔案管理工作的創(chuàng)新

由于地籍檔案管理是一項內容雜亂，瑣碎事情比較多的工作，如果要做好地籍檔案管理工作，自然離不開各個部門的配合與支持。畢竟，在土地管理過程中，有很多原始資料都是產于土地各項業(yè)務活動中。基于此，有必要提高各個相關部門領導層與業(yè)務工作人員地籍檔案管理意識，通過學習檔案的相關法律法規(guī)來提升他們的檔案意識以及檔案法律規(guī)章觀念，以此推進地籍檔案管理工作的順利開展。

此外，還需要不斷豐富地籍檔案工作人員的專業(yè)知識，使他們能夠掌握創(chuàng)新的檔案管理理論知識，因為創(chuàng)新的理論知識是提升地籍檔案管理水平和技術水平的重點，檔案人員的理論知識若沒有進步，那么，檔案工作只能原地踏步?？梢?，檔案管理人員唯有掌握創(chuàng)新的檔案理論知識，才能在土地的收集、整理、歸檔儲存、利用上運用現(xiàn)代信息化、數(shù)字化技術進行處理，以確保土地檔案能夠保持檔案的原始性、真實性、保密性。同時，不斷創(chuàng)新土地檔案管理工作，進一步推動地籍檔案管理的深入發(fā)展。

4.2 完善檔案管理設備建設，引進地籍檔案信息化管理

在土地檔案管理中，其技術水平的提升離不開檔案部門硬件的建設，為此，需要加大土地檔案硬件的資金投入，避免出現(xiàn)土地檔案庫房與辦公室混用的現(xiàn)象。如：對基層地籍檔案庫房與業(yè)務辦公室同為一室的情況進行整改，單獨建設一個土地專用檔案室，專門用于土地檔案資料的儲存保管。

此外，在地籍檔案管理中，還需不斷引進信息化技術，提升土地檔案管理技術的創(chuàng)新。如：通過在土地檔案管理中利用信息化技術與電子數(shù)據，其保存、備份技術能夠促進電子文件的形成、運行、整理與歸檔。同時，還能促進土地檔案數(shù)據的自動處理、自動歸檔、自動儲存以及實時統(tǒng)計分析，這樣不僅降低紙質的使用率，提升儲存空間的使用率，還能方便土地管理部門隨時隨地查閱。

4.3 優(yōu)化檔案管理各項制度，推進檔案服務工作的創(chuàng)新

為了有效提升地籍檔案管理水平，提高地籍檔案管理服務質量，在檔案管理過程中，必須要對地籍檔案的立卷、借閱、鑒定、統(tǒng)計、保管、移交等各項管理制度進行優(yōu)化與落實，使土地檔案的歸類存檔，借閱登記、資料的鑒定與土地數(shù)據的統(tǒng)計能夠更加規(guī)范化的。而地籍檔案管理制度的優(yōu)化離不開信息化技術的輔助，必須要加強地籍檔案信息化管理，不斷創(chuàng)新地籍數(shù)據的錄入、掃描等工作方式，推進計算機信息技術的普及應用，使信息化技術的優(yōu)勢得到充分的發(fā)揮，進而實現(xiàn)地籍檔案信息化、數(shù)字化管理，使土地利用得到規(guī)范化。與此同時，對于一些不涉及國家機密的地籍信息資料，可以在系統(tǒng)上公開，為各個相關部門提供查閱平臺，進一步提升地籍檔案的服務 質量。

4.4 加強檔案管理隊伍建設，推動檔案人才教育的創(chuàng)新

在現(xiàn)代化社會發(fā)展背景下，土地開發(fā)利用數(shù)據也逐年增長，這就需要地籍檔案管理人員具備專業(yè)的檔案知識，以及熟練掌握信息化技術，才能有效做好土地的整體規(guī)劃。但在實際土地檔案管理中，仍缺乏能擔當相應工作的專業(yè)人才。為此，國土資源管理部門要提高地籍檔案人才建設的重視程度。如：可以通過引進相關專業(yè)的高素養(yǎng)、高水平優(yōu)秀人才，以不斷壯大地籍檔案管理隊伍；而對于在崗的地籍檔案管理人員，可通過安排在崗培訓、在崗繼續(xù)教育等方式來推進檔案人才教育的創(chuàng)新，促使他們不斷豐富自身專業(yè)知識，提高自身檔案管理水平，以及檔案審核、分析、調配、規(guī)劃等各項業(yè)務能力，使他們更專業(yè)、更高效地完成地籍檔案管理工作。

5 總結

根據上文所述可以看出，土地檔案管理作為土地管理的基礎工作，其在國家經濟發(fā)展中占有十分重要的作用。為此，通過將現(xiàn)代化信息技術引入到地籍檔案管理之中，不斷創(chuàng)新地籍檔案工作模式，完善地籍檔案管理制度，進而提升地籍檔案管理水平與業(yè)務能力，為社會經濟發(fā)展提供更優(yōu)質的服務。