Excel在財(cái)務(wù)管理信息化中的應(yīng)用

楊 帆

（北京京北職業(yè)技術(shù)學(xué)院，北京 101400）

隨著國(guó)內(nèi)互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，信息處理技術(shù)也隨之不斷做出調(diào)整改變。各企業(yè)為了能在競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的市場(chǎng)中站穩(wěn)腳跟，對(duì)財(cái)務(wù)管理信息化的重視程度是越來(lái)越高。如何提高企業(yè)相應(yīng)工作人員在財(cái)務(wù)管理信息化工作中的效率及準(zhǔn)確度，成為考慮的要點(diǎn)。直到Excel的推出及功能不斷完善，開(kāi)始廣泛被人們使用，尤其在財(cái)務(wù)管理信息化中的應(yīng)用更加頻繁。

1 Excel的特點(diǎn)及常用的功能

1）Excel辦公軟件的特點(diǎn)。在現(xiàn)代化辦公中，Excel可以說(shuō)是每個(gè)人最常用的辦公軟件，不僅能對(duì)數(shù)目龐雜的數(shù)據(jù)進(jìn)行快速有效的整理分類等，還能篩選掉一些無(wú)用的數(shù)據(jù)信息，留下對(duì)企業(yè)重要的財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)。Excel作為一款國(guó)民軟件，新手使用難度低，相較于企業(yè)內(nèi)部的大型信息化系統(tǒng)，簡(jiǎn)單培訓(xùn)就可上手。而且如果大型系統(tǒng)部分功能不完善，無(wú)法滿足需求時(shí)，工作人員也可以先將需求寫入Excel，并且進(jìn)行業(yè)務(wù)梳理，讓企業(yè)開(kāi)發(fā)系統(tǒng)可以少走很多彎路。而且Excel辦公軟件最大的特點(diǎn)就是可以對(duì)接受到的信息進(jìn)行合理有序的編輯，并通過(guò)函數(shù)運(yùn)算公式將信息變?yōu)楦庇^的數(shù)據(jù)，在利用統(tǒng)計(jì)表、統(tǒng)計(jì)圖等功能對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，找到優(yōu)劣點(diǎn)及趨勢(shì)。公司后續(xù)可以根據(jù)數(shù)據(jù)分析來(lái)進(jìn)行針對(duì)性的改革和管理。

2）Excel辦公軟件最常用的功能。Excel辦公軟件在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中最常用的就是工作表格。不僅可以對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)信息進(jìn)行整理和統(tǒng)計(jì)，還可以用最直觀的表現(xiàn)方式來(lái)將數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出來(lái)，例如：篩選和排序功能，篩選功能可以將這些財(cái)務(wù)信息中有用的部分留下，無(wú)用的直接刪除，可以使得財(cái)務(wù)信息一目了然；排序功能可以將數(shù)據(jù)按照企業(yè)意愿進(jìn)行相應(yīng)的排序，更加方便快捷地找到有利于企業(yè)的數(shù)據(jù)，明顯提高信息和數(shù)據(jù)的處理效率。不僅如此，Excel辦公軟件在實(shí)際應(yīng)用中還有更多有用的功能，可以高效、準(zhǔn)確且靈活地處理信息，非常實(shí)用，而且性價(jià)比超高。

2 財(cái)務(wù)管理信息化的概念及意義

1）財(cái)務(wù)管理信息化概念。財(cái)務(wù)管理信息化一詞，其實(shí)在近幾年才被人們熟知。主要是通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)在工作中的運(yùn)用配合數(shù)據(jù)庫(kù)的功能，對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)中的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，從而可以對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)信息達(dá)到有效的掌控，使得企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出。相較于過(guò)去的會(huì)計(jì)電算來(lái)說(shuō)，財(cái)務(wù)管理信息化不僅在設(shè)計(jì)范圍上更廣，且還將會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)進(jìn)行了進(jìn)一步的融合。直接從管理層次到?jīng)Q策層次，實(shí)際工作中更加傾向于與其他系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一。

2）財(cái)務(wù)管理信息化的意義。財(cái)務(wù)管理信息化是直接用信息系統(tǒng)工作的，對(duì)日常的財(cái)務(wù)進(jìn)行處理，可以極大地保障企業(yè)的財(cái)務(wù)信息。對(duì)于大型集團(tuán)公司來(lái)說(shuō)，財(cái)務(wù)管理信息化的作用就更為顯著了，首先不僅可以統(tǒng)一管理企業(yè)內(nèi)部資金，合理分配、合理利用；而且還可以保障資金的安全性，減少資金成本浪費(fèi)的情況出現(xiàn)，大大提升了企業(yè)的管理能力。其次，財(cái)務(wù)管理信息化還可以將企業(yè)內(nèi)部制定的管理政策嚴(yán)格執(zhí)行下去，并將執(zhí)行過(guò)程中的人為干擾因素最小化。那么如何將財(cái)務(wù)管理信息化做好，一是可以引進(jìn)國(guó)外一些先進(jìn)的技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)；二是使用Excel等方便快捷的輔助軟件工具，本文主要講Excel在財(cái)務(wù)管理信息化中的應(yīng)用。

3 Excel在財(cái)務(wù)管理信息化中的應(yīng)用

1）Excel在固定資產(chǎn)折舊中的應(yīng)用。目前，國(guó)內(nèi)大多數(shù)企業(yè)在對(duì)固定資產(chǎn)折舊的統(tǒng)計(jì)計(jì)算中，就常用到Excel技術(shù)。相關(guān)工作人員在統(tǒng)計(jì)了解了企業(yè)固定資產(chǎn)的數(shù)量、價(jià)值和使用期限等信息后，可以使用Excel軟件中的直線折舊法、雙倍余額遞減等運(yùn)算方法對(duì)企業(yè)的固定資產(chǎn)折舊進(jìn)行分析、計(jì)算，從而為企業(yè)提供數(shù)據(jù)，進(jìn)行針對(duì)性的整改。下面就來(lái)詳細(xì)講下這些功能怎么在Excel軟件中實(shí)現(xiàn)：直線折舊法、雙倍余額遞減法等，主要是對(duì)企業(yè)內(nèi)部的固定資產(chǎn)進(jìn)行核實(shí)、計(jì)算。在Excel軟件中可以通過(guò)SLN函數(shù)、DDB函數(shù)來(lái)進(jìn)行計(jì)算，以返回固定資產(chǎn)每期現(xiàn)行折舊費(fèi)用的方式來(lái)輸入函數(shù)，通過(guò)系統(tǒng)的計(jì)算將會(huì)得出相應(yīng)的數(shù)據(jù)。然后根據(jù)得到的數(shù)據(jù)去計(jì)算固定資產(chǎn)的折舊費(fèi)用，就能得到實(shí)際的具體價(jià)格。在實(shí)際工作中，Excel軟件不僅僅可以對(duì)企業(yè)的固定資產(chǎn)折舊費(fèi)進(jìn)行精確的計(jì)算，在企業(yè)資產(chǎn)的時(shí)間管理和固定資產(chǎn)的未來(lái)改革更新規(guī)劃中也可以用Excel軟件來(lái)進(jìn)行計(jì)算，對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理信息有至關(guān)重要的作用。

2）Excel在企業(yè)員工工資管理中的應(yīng)用。財(cái)務(wù)管理在企業(yè)員工工資的管理上也非常重要。在一些大型企業(yè)中，員工的數(shù)量眾多且由于職務(wù)的不同結(jié)構(gòu)上也相對(duì)復(fù)雜，員工工資不僅數(shù)額龐大、各不相同，而且受到轉(zhuǎn)正、提成、工作年限等因素的影響，工資變化也非常大，如何將員工工資進(jìn)行便捷有效的管理，是每個(gè)企業(yè)都面臨的問(wèn)題。而通過(guò)Excel軟件的合理應(yīng)用，不僅可以將工資管理的難度降到最低，而且還可以確保員工工資發(fā)放的準(zhǔn)確。在實(shí)際的操作中，Excel軟件可以將員工的檔案與工資數(shù)據(jù)相匹配，并且系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)計(jì)算，最后將計(jì)算出來(lái)的工資匯總成為工資條，發(fā)放到員工手上，形成了一套全自動(dòng)工資管理的模式。實(shí)際操作如下：第一步，在Excel軟件中新建一個(gè)表格，將員工的姓名、工作崗位、工作編號(hào)、入職時(shí)長(zhǎng)、銷售業(yè)績(jī)等等基本信息填入到建好的表格中；第二步，建一個(gè)員工的工資表格，然后將之前建好的員工基本信息移到工資表格中。這樣簡(jiǎn)單的兩步操作就可以將員工的信息與工資結(jié)合起來(lái)，當(dāng)員工的某一項(xiàng)信息出現(xiàn)變化之后，相對(duì)應(yīng)的就可以直接在表格中體現(xiàn)出來(lái)，省下了繁雜枯燥且易出錯(cuò)的信息校對(duì)工作。第三步，將員工的工資、提成獎(jiǎng)金、績(jī)效、加班費(fèi)、交通補(bǔ)貼、住房補(bǔ)貼等錄入，發(fā)工資前核實(shí)員工當(dāng)月的五險(xiǎn)一金、全勤等等進(jìn)行相對(duì)應(yīng)的扣除項(xiàng)錄入到表格中。然后通過(guò)Excel的自動(dòng)計(jì)算功能，可以直接得出員工本月應(yīng)該實(shí)際發(fā)放的工資。最后呢，新建一個(gè)表格，將員工的工資銀行卡的賬號(hào)、公司名稱、姓名及得出的實(shí)際工資錄入到表格中，在將需要發(fā)放的工資通過(guò)Excel軟件進(jìn)行簡(jiǎn)單的加法運(yùn)算，這個(gè)月員工的工資總數(shù)就得出了。然后公司就可以直接發(fā)放工資或交由代發(fā)銀行發(fā)放。如果員工需要公司提供工資條，那么可以通過(guò)Excel軟件新建一個(gè)名為員工工資條的表格，直接將工資表里面的內(nèi)容同步復(fù)制過(guò)來(lái)。然后根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的處理。如果今后每月都需要工資條，只需要在下方新建一個(gè)名為工資條的工作表，然后表明月份即可。

3）Excel在企業(yè)財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)中的應(yīng)用。一家企業(yè)如果想要融資，那么財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)一定是最基本的工作。Excel軟件在企業(yè)財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)方面也能起到一定的作用，因?yàn)槠髽I(yè)想要做財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)，是必須要按照過(guò)往的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)去完成的，將企業(yè)的歷史信息、目前的資產(chǎn)信息和存在的債務(wù)信息進(jìn)行全面仔細(xì)的分析運(yùn)算。不僅數(shù)量龐大，而且數(shù)據(jù)過(guò)去龐雜，工作人員在手動(dòng)計(jì)算時(shí)工作量大且極易出現(xiàn)紕漏，而Excel軟件中的功能就可以完美的解決這些問(wèn)題。而且在通過(guò)Excel計(jì)算時(shí)，由于數(shù)據(jù)直觀且有對(duì)比性，還可以根據(jù)數(shù)據(jù)合理的改善企業(yè)財(cái)務(wù)管理現(xiàn)狀，為今后的發(fā)展奠定數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，財(cái)務(wù)管理信息化對(duì)企業(yè)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。企業(yè)可以通過(guò)Excel軟件的各項(xiàng)功能對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、統(tǒng)計(jì)和計(jì)算，不僅可以降低公司損耗而且還可以對(duì)員工工資進(jìn)行有效管理。為企業(yè)的管理層提供了直觀有效的數(shù)據(jù)信息，使企業(yè)能在依據(jù)精準(zhǔn)數(shù)據(jù)做出正確的決策，有利于企業(yè)的健康快速發(fā)展。