提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對策研究

梁美紅

（文水縣能源局，山西 呂梁 032100）

1 引言

所謂檔案信息化，其功能是對檔案進行數(shù)字化加工，進行一系列包括信息采集、處理轉(zhuǎn)化、存儲歸檔等全過程管理，讓其檔案具有可擴展性和實用性，實現(xiàn)單位資源共享，檔案利用率大幅度提升。檔案信息的數(shù)字化變革，改變了過去以紙質(zhì)保管、實體呈現(xiàn)為主，轉(zhuǎn)變?yōu)橐詳?shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化為核心的檔案管理，這就要求事業(yè)單位順應(yīng)檔案管理發(fā)展需求，轉(zhuǎn)變思路，采用當(dāng)代信息技術(shù)，開展檔案信息化建設(shè)，從而提高檔案管理工作的水平與質(zhì)量。

2 概述

檔案信息化是指采用信息技術(shù)方法配置檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫，利用網(wǎng)絡(luò)平臺作為基礎(chǔ)和支持，對檔案信息資料進行處理、存儲、管理和利用。經(jīng)濟社會正在加快發(fā)展，信息化發(fā)展速度也在不斷提高，信息資源也成為目前主要的戰(zhàn)略資源。檔案屬于原生信息資源，發(fā)揮的作用也越來越重要。檔案信息化的主要作用就是全面應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處理、存儲和管理，為經(jīng)濟社會發(fā)展提供有力的基礎(chǔ)條件和服務(wù)[1]。一般來說，檔案信息化分為檔案信息數(shù)字化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化和檔案信息一體化三個方面，有機融合接收信息、傳遞信息、存儲信息和使用信息。檔案信息化建設(shè)主要分為兩個方面：一方面是檔案本身內(nèi)容信息化，另一方面是對相關(guān)檔案進行整合。比如，城市建設(shè)檔案信息化建設(shè)的主要目標(biāo)是在新型技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，將城市建設(shè)檔案和社會系統(tǒng)進行結(jié)合，不僅可以在社會中推廣，還可以和其他社會信息進行融合，在社會系統(tǒng)中進行充分利用，進而提高社會服務(wù)能力和水平，促進二者共同發(fā)展和進步。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化的重要作用

對于事業(yè)單位來說，其檔案管理信息化建設(shè)工作簡單來說就是展開檔案管理后續(xù)工作內(nèi)容的同時，將原本的實體化信息轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)檔案管理的新型模式。該種檔案管理模式由于設(shè)置了標(biāo)簽?zāi)夸浺约叭萘看蟮忍攸c，兼具了實用性與便捷性的應(yīng)用優(yōu)勢，為事業(yè)單位的后續(xù)檔案管理工作提供了極大的方便，繼而保證了檔案管理工作的開展全面性。而在構(gòu)建符合當(dāng)下信息檢索與處理需要的檔案管理體系的過程中，相關(guān)部門應(yīng)注意定期更新其中所包含的技術(shù)手段，保證手段應(yīng)用的合理性，為后續(xù)的檔案管理工作的進一步創(chuàng)新提供完備的技術(shù)條件，也是不斷提升信息查詢效率與保存效果的關(guān)鍵因素。在全面推廣應(yīng)用該種方式后，原本 反復(fù)的工作流程得以被簡化，工作質(zhì)量提升的基礎(chǔ)上，也隨著經(jīng)驗積累使得檔案管理體系不斷完善。作為事業(yè)單位應(yīng)意識到檔案信息化建設(shè)體系的意義，拓寬信息化建設(shè)體系的完善渠道，為構(gòu)建完善的檔案管理模式奠定基礎(chǔ)[2]。除此之外，傳統(tǒng)檔案管理模式下，都是以紙質(zhì)檔案形式存在，隨著時間的推移，這些紙質(zhì)檔案經(jīng)過很多人的翻閱，不僅容易字跡模糊，還會出現(xiàn)破損問題，并在紙質(zhì)檔案受材質(zhì)所限，長時間的存儲會導(dǎo)致紙張本身也會變得薄而脆，經(jīng)受不住磨損，嚴重時還會導(dǎo)致一些寶貴的信息丟失。而通過加強檔案管理信息化建設(shè)，使得檔案得以采用數(shù)字化形式保存，一般只要做好數(shù)字化檔案信息加密備份工作，能夠顯著提高檔案保存的持久性，并且數(shù)字化形式呈現(xiàn)的檔案無需占用較大空間，在節(jié)約檔案管理成本方面也有著顯著的優(yōu)勢。

4 事業(yè)單位檔案管理信息化問題

4.1 檔案管理信息化系統(tǒng)尚未建立

從目前事業(yè)單位檔案信息化管理工作的開展過程中不難看出，其中存在管理理念有待完善的問題。許多檔案管理人員并沒有從根本上意識到信息化管理的重要作用，仍然采取傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法。這對檔案資源的利用以及事業(yè)單位的發(fā)展都會產(chǎn)生嚴重影響。另一方面，當(dāng)前多數(shù)事業(yè)單位并未做好整體規(guī)劃，單位檔案管理、安全信息以及生產(chǎn)監(jiān)控等工作系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換并不匹配，無法協(xié)調(diào)運行，以致運行效率較低。除此之外，檔案資料的利用效率也較低，實際工作中，多數(shù)檔案管理人員無法有效記憶檔案資料的類別與數(shù)量，僅通過目錄卡與庫價目錄進行查找。這種查找方式只可以檢索檔案的名稱、管理號、圖號以及頁碼等信息，無法獲取實際的資料信息[3]。檔案管理人員無法獲得檔案的實際庫存量與流通情況，也不能準(zhǔn)確核實用戶、部門是否存在重復(fù)借閱檔案的行為。

4.2 硬件設(shè)施不全

由于事業(yè)單位的信息化建設(shè)工作仍處于初期發(fā)展階段，目前國內(nèi)比較成熟的管理信息系統(tǒng)較為稀少。部分事業(yè)單位沒有采取統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，不同部門間的數(shù)據(jù)統(tǒng)計整合標(biāo)準(zhǔn)都是不同的，在后期信息篩查階段造成麻煩。事業(yè)單位中高層管理者對于檔案信息化建設(shè)重視不足，經(jīng)費投入有限，導(dǎo)致檔案系統(tǒng)軟件并不全面，只能進行簡單的信息錄入和篩選，而且錄入工作十分麻煩，還需要挨個數(shù)據(jù)錄入，一定程度上增加了人工錄入的難度和失誤率，由于軟件權(quán)限和功能有限，檔案管理信息化建設(shè)工作需要不斷完善。管理信息系統(tǒng)版本較低，導(dǎo)致一旦系統(tǒng)操作過于頻繁，就會導(dǎo)致死機等Bug出現(xiàn)，嚴重影響數(shù)據(jù)的輸入和信息資源的合理化運用，領(lǐng)導(dǎo)者無法見到管理信息系統(tǒng)的優(yōu)勢，如此惡性循環(huán)，不利于檔案管理的信息化體系建設(shè)。

4.3 信息安全問題

檔案信息安全是檔案管理信息化建設(shè)中很重要的一項任務(wù)。檔案信息化給我們帶來便捷的同時，也給我們的檔案信息安全提出了相應(yīng)要求。由于檔案信息質(zhì)量非常高，這就使得很多非法組織或者是別有用心的人員采用各種技術(shù)去攻擊檔案儲存地，獲取機密檔案信息，以便滿足非法目的。為此，這就需要我們對電子檔案做安全性保護，采取相應(yīng)的安全措施來保護電子檔案，以免因不注意操作而使檔案信息流失。例如，可以設(shè)置訪問人制度，需要通過指紋加密碼的方式才可以訪問，減少檔案信息被竊取的可能，同時也可以定期對信息庫的安全性進行檢查，刪除可能存在的電腦病毒，確保檔案信息的絕對安全。

5 提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對策

5.1 構(gòu)建檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

事業(yè)單位應(yīng)做好《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)的宣傳工作，在提升工作人員工作自覺性的基礎(chǔ)上，明確執(zhí)法的嚴肅性，杜絕檔案管理過程的錯誤思想。除此之外，還應(yīng)做好檔案管理工作的制度與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作，在單位發(fā)展規(guī)劃與年度計劃中納入檔案信息化管理工作，并在資金與人力方面給予大力支持，確保檔案信息化管理落到實處。事業(yè)單位檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)主要有：一是管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是對電子文件及檔案信息進行管理的一套規(guī)則，包括計算機安全法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)字檔案信息資源合法性的確認等。二是業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是對電子文件及檔案業(yè)務(wù)處理的規(guī)范，其范圍包含電子文件及檔案的術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)及管理規(guī)范。國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔及管理規(guī)范》是電子文件歸檔、管理及安全有效利用的規(guī)范。三是技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范包括電子文件及檔案的數(shù)據(jù)存儲壓縮格式規(guī)范、數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、數(shù)據(jù)加密、水印技術(shù)規(guī)范和系統(tǒng)軟硬件設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。

5.2 完善檔案信息化配套設(shè)施

在事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)進程中，需要提升管理信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性、功能性，保障檔案信息的安全保密性和數(shù)據(jù)真實規(guī)范。首先，重視管理信息系統(tǒng)的專業(yè)性。事業(yè)單位在甄選管理信息系統(tǒng)合作商的時候，要了解同行業(yè)內(nèi)比較成熟的事業(yè)單位所采用的信息管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和使用情況，選取性價比較、性能較為穩(wěn)定、功效齊全的軟件供應(yīng)商。由于事業(yè)單位的檔案信息數(shù)據(jù)量較大，需要尤其注意存儲空間和運行速度等。其次，結(jié)合事業(yè)單位的實際運行情況，對于檔案信息系統(tǒng)進行不斷維護，保障信息的安全保密性，不僅從檔案建設(shè)有關(guān)工作人員的管理意識層次出發(fā)，提升工作人員的信息保密意識，還需要從系統(tǒng)角度出發(fā)，增強系統(tǒng)防火墻維護，保障事業(yè)單位內(nèi)所有信息的安全有效。針對事業(yè)單位的檔案管理工作，提高信息化建設(shè)水平，完善事業(yè)單位的大數(shù)據(jù)信息庫，通過引進新的信息管理技術(shù)，爭取實現(xiàn)信息的自動采集和信息檔案的高效共享，提高事業(yè)單位的信息管理程度。

5.3 注重信息安全保護

事業(yè)單位的檔案管理需要加強自我建設(shè)，推動檔案信息化水平，加強人員管理職責(zé)，完善管理技術(shù)，通過完善檔案管理機制來更好地確保檔案管理的各項工作有序推進。例如可充分采用數(shù)字水印技術(shù)來保障檔案信息的真實性，還可借助PDF及多頁圖像技術(shù)來完整保存檔案資料。并且，還需在此基礎(chǔ)上做好檔案信息的備份工作，針對信息數(shù)據(jù)的載體做好定期維護保養(yǎng)，并及時進行數(shù)據(jù)核查。再就是意識層面，由于當(dāng)前各種信息化技術(shù)不斷更新，檔案管理工作應(yīng)加強信息化意識，探索和優(yōu)化檔案管理的各個細節(jié)。為此，檔案管理人員需要進一步加強檔案信息安全保護意識，以自身實際工作作為基礎(chǔ)，夯實工作人員的現(xiàn)代化能力，打破傳統(tǒng)認知，在思想上徹底扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)的管理理念，樹立起全新的管理認知。同時，還應(yīng)建立基層報表數(shù)據(jù)庫，及時通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)直接將報送與反饋的數(shù)據(jù)信息填入數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，并在滿足上級要求的基礎(chǔ)上，進行針對性調(diào)整。事業(yè)單位應(yīng)利用自動化辦公系統(tǒng)建立檔案基本數(shù)據(jù)庫與動態(tài)數(shù)據(jù)查詢系統(tǒng)，方便用戶訪問公開、非保密的檔案信息。且對保密檔案設(shè)置查閱權(quán)限，并建立電子檔案信息數(shù)據(jù)備份中心、災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)以及事故應(yīng)急響應(yīng)系統(tǒng)等，保證檔案信息的保密性與安全性。

6 結(jié)束語

綜上所述，信息技術(shù)的快速發(fā)展不僅對人們的工作與生活帶來了積極的作用與影響，同時在很大程度上也影響著事業(yè)單位檔案信息化管理工作的展開。對于事業(yè)單位而言，檔案管理信息化體系建設(shè)是一項需要長期堅持、耗費大量人力、物力、財力的工作，難以在短期內(nèi)見到成果，在短期內(nèi)見證到對于事業(yè)單位發(fā)展的重要作用，但是確實事業(yè)單位長遠穩(wěn)定發(fā)展所必須具備的。因此，為保證在信息技術(shù)支持下的事業(yè)單位檔案信息化管理工作能夠有序進行，需要檔案管理人員掌握不同的先進技術(shù)與管理技巧，并將其應(yīng)用于信息化管理中，促進事業(yè)單位檔案信息化管理水平得到提升，同時提高檔案資源利用率，這對事業(yè)單位的發(fā)展具有積極影響。