大數(shù)據(jù)時代下檔案管理人才應(yīng)具備的能力分析

張 暉

（武則天紀(jì)念館，山西 呂梁 032100）

在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案信息量迅猛增長，人們對信息的需求也在不斷擴(kuò)大，傳統(tǒng)的檔案管理方式和手段已經(jīng)難以滿足大數(shù)據(jù)時代的需求。大數(shù)據(jù)時代的到來使得檔案管理出現(xiàn)了新的特征，檔案管理工作也發(fā)生了一定的轉(zhuǎn)變，這對檔案管理人才的業(yè)務(wù)能力、綜合素養(yǎng)都提出了更高的要求，作為檔案管理人員一定要結(jié)合時代的特征來提升自己。

1 大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理出現(xiàn)的新特征

1）檔案信息量增長迅速。大數(shù)據(jù)時代之所以稱之為大數(shù)據(jù)時代就是因為每時每刻都能夠產(chǎn)生海量的數(shù)據(jù)[1]。在大數(shù)據(jù)時代，信息傳播變得更加便捷，數(shù)據(jù)的處理和存儲也變得更加便利，檔案管理的信息量和信息類型也都在迅猛增長，這使得檔案管理的工作量大幅度提升。當(dāng)前事業(yè)單位的檔案信息種類變得更加豐富，除了傳統(tǒng)的辦公文檔之外，還出現(xiàn)了網(wǎng)頁、視頻、音頻和圖片等種類的信息形式，這些信息形式也具有非常重要的保存價值。在這樣的背景下，檔案信息的數(shù)據(jù)收集和存儲的范圍變得更加廣闊，數(shù)據(jù)量的增加使得檔案管理的工作量大幅增加。2）用戶信息需求擴(kuò)大。當(dāng)前各類檔案信息的數(shù)量越來越多，檔案服務(wù)的范圍和對象也在慢慢增加，檔案用戶對檔案信息的需求量也在增加。檔案的收集和管理本身就是為檔案的利用而服務(wù)，當(dāng)前在社會不斷發(fā)展的背景下，各種類型的檔案信息需求都有所增加，檔案發(fā)揮出來的作用和價值越來越明顯，進(jìn)一步要求檔案管理人員要做好檔案管理工作，確保檔案的利用價值能夠發(fā)揮出來。

2 大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理工作轉(zhuǎn)變

1）文件材料管理工作的轉(zhuǎn)變。在以往的檔案管理中，管理人員主要對紙質(zhì)文件和材料進(jìn)行整理和存儲，一般會建立相應(yīng)的檔案收集和儲存標(biāo)準(zhǔn)。但是傳統(tǒng)的檔案管理主要采用人工收集材料和整理材料，在工作落實的過程中可能會出現(xiàn)一定的疏漏，比較常見的問題包括文件原件的破損、丟失等，雖然出現(xiàn)問題的概率比較低，但是卻會帶來非常嚴(yán)重的后果，會嚴(yán)重影響檔案的利用。而在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理人員可以借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)來將紙質(zhì)的文件轉(zhuǎn)化為數(shù)字文件，并借助計算機(jī)技術(shù)來實現(xiàn)對數(shù)字文件的即時整理和歸檔，能夠有效提升工作效率，同時還能夠避免人工管理過程中出現(xiàn)的一些問題。2）檔案數(shù)據(jù)信息內(nèi)容能夠?qū)崿F(xiàn)深度開發(fā)。檔案的收集、歸納和整理最終的目的就是利用，發(fā)揮出檔案的使用價值[2]。但是傳統(tǒng)的檔案管理由于采用人工管理的方式，難以實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的深度開發(fā)，這會限制檔案的利用，導(dǎo)致檔案的利用價值難以最大化發(fā)揮出來。而在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理人員可以充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來對檔案數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行深度挖掘。大數(shù)據(jù)能夠?qū)崿F(xiàn)對海量數(shù)據(jù)的處理，要求檔案的管理人員不要采用傳統(tǒng)的方式和眼光來對相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行管理和處理，而是從大數(shù)據(jù)的視角來處理相關(guān)的工作，不僅僅是對檔案資料和數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理和存儲，同時還能夠通過對檔案數(shù)據(jù)的深度開發(fā)來預(yù)測一些可能發(fā)生的特定事件，為事業(yè)單位的管理活動決策以及未來的發(fā)展方向提供可靠的參考。3）檔案管理工作人員角色轉(zhuǎn)變。在以往的檔案管理過程中，檔案管理人員的服務(wù)意識不強(qiáng)，一般只負(fù)責(zé)檔案的收集和保管，更像是檔案的保管者。而在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理人員要真正從檔案的保管者轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案的管理者，這對檔案管理人員提出了更高的要求。檔案管理人員要學(xué)習(xí)信息化的知識和技術(shù)，把握大數(shù)據(jù)技術(shù)及其應(yīng)用，同時要轉(zhuǎn)變觀念，充分發(fā)揮出現(xiàn)先進(jìn)的信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)來實現(xiàn)對檔案的收集、歸納和管理，以此來滿足大數(shù)據(jù)時代對檔案管理人員提出的新的要求和需求。

3 大數(shù)據(jù)時代檔案管理的優(yōu)勢

1）減少檔案毀損的風(fēng)險。在傳統(tǒng)的檔案管理中主要是對紙質(zhì)材料和文件進(jìn)行管理，而紙質(zhì)材料抗風(fēng)險的能力比較差，在存儲的過程中容易出現(xiàn)損壞。紙質(zhì)檔案的存儲對環(huán)境要求比較高，如果外界的環(huán)境發(fā)生了重大的變化，那么紙質(zhì)的檔案材料很容易受到破損和毀壞，最終導(dǎo)致檔案的缺失。不僅如此，紙質(zhì)的檔案經(jīng)過長時間的保存也容易出現(xiàn)字跡不清的情況，在使用時無法清晰的對紙質(zhì)的文字進(jìn)行辨別，這也會影響檔案的利用效果。而在大數(shù)據(jù)時代，可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，在互聯(lián)網(wǎng)上實現(xiàn)對檔案的管理和存儲，能夠有效減少對檔案造成的損壞，還能夠有效縮小檔案的存放空間，讓檔案的保存質(zhì)量得到提升。2）降低檔案管理的成本。在大數(shù)據(jù)時代采用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)來對檔案進(jìn)行管理，能夠大大縮減檔案管理的成本。在以往對紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理的過程中，紙質(zhì)檔案對周圍的環(huán)境要求比較高，并且存儲的空間需求比較大，使得整體的成本比較高。而在大數(shù)據(jù)時代，采用先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來對檔案進(jìn)行存儲，就能夠有效降低檔案的存儲成本，并且維護(hù)起來也比較方便，不需要耗費(fèi)大量的人力和物力。傳統(tǒng)的檔案管理工作內(nèi)容比較繁瑣，都需要手工完成，需要消耗很大的時間和精力，時間成本非常高。而在大數(shù)據(jù)時代，采用大數(shù)據(jù)技術(shù)來進(jìn)行管理，能夠快速、高效、精準(zhǔn)管理，實現(xiàn)高效工作，時間成本大幅下降。

3）充分挖掘檔案的價值。大數(shù)據(jù)技術(shù)的利用能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案價值的深度挖掘[3]。在檔案管理過程中可以通過大數(shù)據(jù)存儲模式來實現(xiàn)檔案管理，采用分布存儲的方式，能夠有效將傳統(tǒng)檔案管理過程中存在的一些弊端消除。大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)對海量數(shù)據(jù)的分析、對比，從中發(fā)現(xiàn)一定的規(guī)律，挖掘出有用的信息，能夠大大提高檔案的利用價值。

4）實現(xiàn)檔案資源的共享。以往在需要使用和利用檔案時，往往需要經(jīng)過一系列繁瑣的過程才能搜集和查看相關(guān)的檔案。將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理過程中，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息和資料的共享，將不同區(qū)域以及不同領(lǐng)域的檔案信息整合在一起，能夠更好地發(fā)揮檔案的利用價值。

4 大數(shù)據(jù)時代下檔案管理人才應(yīng)具備的能力和素養(yǎng)

1）較高的業(yè)務(wù)水平。大數(shù)據(jù)時代檔案管理表現(xiàn)出新的特征，人們對檔案管理人員也提出了更高的要求，檔案管理人員要想適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的要求，就一定要具備較高的業(yè)務(wù)水平。對于檔案管理人員來說，業(yè)務(wù)能力包括對檔案的收集、整理、歸納和處理等能力，檔案管理人員要能夠有效處理各種類型的檔案信息和資料，并采用信息化技術(shù)來實現(xiàn)信息化處理，具備良好的信息應(yīng)用意識。檔案學(xué)專業(yè)和其他的專業(yè)相比獨(dú)立性更強(qiáng)，專業(yè)性非常強(qiáng)，知識體系更加完善。在大數(shù)據(jù)時代要想順利開展檔案管理工作，要求檔案管理人員要具備創(chuàng)新管理的意識和能力，并具有獨(dú)立研究的精神，充分利用基礎(chǔ)檔案管理理論的知識和檔案管理的操作技術(shù)和技巧來實現(xiàn)檔案的管理工作，并深度把握檔案管理的相關(guān)方針和政策，只有這樣，才能順利完成檔案管理這項工作。2）良好的職業(yè)精神和職業(yè)道德。檔案管理是一項比較特殊的工作，檔案管理本身非常重要，但是檔案管理的工作也非常繁瑣，檔案管理人員整天面對大量的檔案資料和數(shù)據(jù)，工作的過程非?？菰锖头ξ?。這就要求檔案管理人員要具備良好的職業(yè)精神和職業(yè)道德，要認(rèn)同、認(rèn)可自己的職業(yè)，并默默無聞開展相關(guān)的工作，做到愛崗敬業(yè)，在工作過程中保持平和的心態(tài)。當(dāng)前檔案管理具有服務(wù)屬性，所以檔案管理人員也可以看成是服務(wù)人員，在工作中要保持良好的服務(wù)精神，熱愛自己的工作，并結(jié)合用戶的實際需求來耐心開展相關(guān)的管理工作。檔案管理人員還要具備良好的責(zé)任感，要以認(rèn)真、細(xì)致、一絲不茍的精神來對待工作，避免消極、應(yīng)付式的工作態(tài)度，這樣才能全面提升檔案管理的質(zhì)量和水平。3）良好的信息意識和信息處理能力。在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理人員要能夠利用先進(jìn)的信息技術(shù)來對檔案資源進(jìn)行高效管理，所以管理人員要具備良好的信息意識，并熟練掌握處理信息的能力[4]。大數(shù)據(jù)時代檔案管理人員需要面臨數(shù)量龐大的檔案信息，并且各種檔案信息的內(nèi)容非常復(fù)雜和繁瑣，檔案管理人員要能夠?qū)τ袃r值的檔案進(jìn)行全面、準(zhǔn)確收集和管理，這就要求檔案管理人員具備良好的信息意識。要正確認(rèn)識到檔案管理的重要性，并跟隨時代的進(jìn)步和發(fā)展來轉(zhuǎn)變檔案管理的理念，更新檔案管理的方式，避免固守成規(guī)和一成不變。（1）檔案管理人員要具備收集和整理檔案信息的能力。在檔案數(shù)字化時代，檔案信息的收集方式、整理方式發(fā)生了重大的轉(zhuǎn)變，管理者要能夠充分利用相關(guān)的技術(shù)來快速、精準(zhǔn)搜集檔案資料，并進(jìn)行整理歸納，實現(xiàn)對檔案信息數(shù)據(jù)的資源整合。（2）檔案管理人員還要具備判別檔案信息的能力，要能夠準(zhǔn)確評估檔案信息的權(quán)威性、真實性。在數(shù)字化時代每時每刻都能夠產(chǎn)生海量的信息，并且人人都能夠成為信息的發(fā)布者和傳播者，這就使得信息的真實性難以保障，而檔案管理人員面對海量的信息，要具有甄別檔案信息真實性的能力。管理者要對收集和存儲的檔案信息進(jìn)行分析，按照信息的價值來做好歸檔工作，更好地為人們提供服務(wù)。（3）大數(shù)據(jù)時代要求檔案管理者要從海量的信息中提取出有價值的信息，深度挖掘檔案信息的價值。管理者要對檔案信息保持較高的敏感度，能夠結(jié)合用戶的需求來深度挖掘和利用檔案信息，為用戶提供精準(zhǔn)服務(wù)。（4）檔案管理人員還要具備大數(shù)據(jù)分析能力和挖掘能力。采用大數(shù)據(jù)來對檔案信息進(jìn)行分析，要數(shù)量掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)，在梳理檔案信息時確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和意志性，確保檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量。當(dāng)前部分單位在檔案管理的過程中引入了可視化的分析新技術(shù)，通過可視化分析新技術(shù)能夠直觀展示檔案數(shù)據(jù)，這對于檔案的管理和分析具有非常突出的價值。作為檔案管理人員要能夠熟練掌握新的技術(shù)，合理利用語義來將零散的數(shù)據(jù)整合起來，形成檔案數(shù)據(jù)庫，更好地預(yù)測和處理檔案的數(shù)據(jù)內(nèi)容，實現(xiàn)對檔案管理的質(zhì)量控制。管理者還要具備大數(shù)據(jù)挖掘能力，能夠?qū)n案庫中的數(shù)據(jù)、WEB型數(shù)據(jù)和文本數(shù)據(jù)等進(jìn)行深度挖掘。4）較強(qiáng)的服務(wù)意識。新時代檔案管理的服務(wù)屬性在不斷增強(qiáng)，作為檔案管理人員要想適應(yīng)新時代的要求，還應(yīng)該具備較強(qiáng)的服務(wù)意識。從目前的情況來看，事業(yè)單位的檔案管理服務(wù)屬性非常強(qiáng)，但是檔案管理人員自身的服務(wù)意識比較薄弱，沒有充分發(fā)揮出檔案的價值來為人們提供服務(wù)。針對這種情況，檔案管理人員要樹立服務(wù)意識，從服務(wù)者的角度來為相關(guān)的工作人員提供服務(wù)，了解用戶對檔案信息的需求，立足用戶的需求來開展相關(guān)的工作，主動為人們解決疑惑，為用戶提供有價值的信息，讓用戶在整個過程中感受到優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在為人們提供檔案服務(wù)時，要擁有耐心，對于用戶不明白的地方要耐心為其解答，避免出現(xiàn)不耐煩的情緒。5）較高的道德品質(zhì)和法治意識。檔案管理工作者還要具備良好的道德品質(zhì)，在日常的工作中要規(guī)范自己的言行舉止，深度把握檔案管理和檔案利用方面的法律法規(guī)，遵守檔案信息保密制度來開展工作[5]。檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)相關(guān)的法律法規(guī)知識，可以通過在線平臺來學(xué)習(xí)，也可以由事業(yè)單位通過針對性地培訓(xùn)來提升檔案管理者的法治意識，讓他們熟悉法律法規(guī)的相關(guān)知識和政策。

5 結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代的到來使得檔案管理表現(xiàn)出新的特征，檔案管理工作出現(xiàn)了一定的變化，為了適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的需求，檔案管理人員要具備較高的業(yè)務(wù)水平、良好的職業(yè)精神、良好的信息分析和處理能力和較高的道德品質(zhì)和法治意識，還有具備較高的服務(wù)意識，這樣才能在大數(shù)據(jù)時代來順利開展檔案管理工作。