信息化條件下對(duì)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的探討

陳鳳高

（山東省榮成市總工會(huì)，山東 榮成 264300）

進(jìn)入新時(shí)代，我國(guó)提出了全面深化改革的口號(hào)。在此背景下，事業(yè)單位的改革也勢(shì)在必行。事業(yè)單位的改革進(jìn)程中，檔案管理工作是改革的重點(diǎn)部分。在新時(shí)代的背景下，傳統(tǒng)的工作模式以及管理模式已經(jīng)明顯不能適應(yīng)工作需求。傳統(tǒng)的工作理念給目前的工作帶來(lái)了一些困難，降低了工作效率。因此，事業(yè)單位對(duì)于創(chuàng)新管理模式和管理理念，結(jié)合最新的時(shí)代背景使得事業(yè)單位的發(fā)展適應(yīng)時(shí)代潮流的需求十分迫切。面對(duì)互聯(lián)網(wǎng)信息化產(chǎn)生的海量信息數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)的檔案管理工作感到非常吃力。因此，檔案管理工作需要得到創(chuàng)新。

1 事業(yè)單位檔案管理的基本要求

1.1 做到規(guī)范化和靈活化的協(xié)調(diào)統(tǒng)一

國(guó)家對(duì)于事業(yè)單位檔案管理的工作有一套明確的標(biāo)準(zhǔn)。因此，事業(yè)單位一切的檔案管理操作規(guī)范必須在這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)下進(jìn)行。這一工作體系也充分體現(xiàn)了事業(yè)單位標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理工作制度。但是必須杜絕千篇一律的工作方式，要?jiǎng)?chuàng)新工作理念，形成工作特點(diǎn)。所以，不能對(duì)事業(yè)單位的管理方式和制度規(guī)范不能進(jìn)行統(tǒng)一的要求。各個(gè)類型的事業(yè)單位應(yīng)該要切合自身實(shí)際情況以及各個(gè)部門的不同情況，在國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)下進(jìn)行合理的調(diào)整。探索研究開(kāi)發(fā)出符合單位實(shí)際情況的規(guī)章制度。只有各單位在嚴(yán)格遵守國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的情況下，開(kāi)發(fā)出適合自己的具有自身單位特點(diǎn)和崗位特點(diǎn)的規(guī)章管理制度，才能保證各事業(yè)單位各部門流暢地進(jìn)行工作，并且能夠適應(yīng)時(shí)代根據(jù)社會(huì)的發(fā)展不斷地對(duì)自身體系進(jìn)行靈活的調(diào)整。

1.2 明確職責(zé)的同時(shí)保障好員工權(quán)益

對(duì)事業(yè)單位各領(lǐng)導(dǎo)干部的工作職責(zé)進(jìn)行劃分和明確，對(duì)于檔案管理工作的制度制定以及落實(shí)非常重要。比如對(duì)于事業(yè)單位中檔案管理的工作任務(wù)以及工作目標(biāo)的制定、檔案整理的周期、檔案管理工作檢查和指導(dǎo)目標(biāo)等，這些方面工作可以由行政事業(yè)單位的檔案部門分管領(lǐng)導(dǎo)來(lái)負(fù)責(zé)。在對(duì)事業(yè)單位各部分工作職責(zé)進(jìn)行明確時(shí)，應(yīng)該要注意切實(shí)保障事業(yè)單位各工作人員的自身權(quán)益，工作條例和管理規(guī)范的制度必須在保障員工權(quán)權(quán)益的前提下來(lái)制定。

只有確保各工作人員的權(quán)益不受損害，各工作人員在崗位上才能保持工作的積極性，從而能夠切實(shí)遵守所制定的檔案管理制度，做好工作本，分擔(dān)起自己所負(fù)責(zé)的工作責(zé)任，確保事業(yè)單位的穩(wěn)定運(yùn)行。因此在對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行改革、制定新的工作制度時(shí)必須要把保護(hù)工作人員權(quán)益和明確工作職責(zé)放到同等的位置。要努力運(yùn)用靈活的管理手段，將這個(gè)兩方面都做到最好。

1.3 將制定的規(guī)則落到實(shí)處

事業(yè)單位檔案管理的基本原則，最重要的一點(diǎn)在于所制定政策的執(zhí)行。如果一個(gè)政策經(jīng)過(guò)層層討論被制定出來(lái)之后，其執(zhí)行部分出現(xiàn)問(wèn)題，沒(méi)有將制定出來(lái)的政策落實(shí)到位，則事業(yè)單位的整體工作狀況不會(huì)得到任何進(jìn)步。久而久之，事業(yè)單位整體會(huì)與社會(huì)脫節(jié)，出現(xiàn)較大的問(wèn)題。因此，必須狠抓政策的落實(shí)情況。

事業(yè)單位整體制度的建設(shè)最主要是根據(jù)各個(gè)單位不同部門的不同工作需要以及自身發(fā)展特點(diǎn)和員工個(gè)人情況所不斷探索、創(chuàng)新、研究出來(lái)的。在這種情況下所制定出來(lái)的制度一般是對(duì)事業(yè)單位整體的發(fā)展十分有利的，能夠使得事業(yè)單位中各個(gè)員工的利益以及各部分工作的有效完成有所保障。如果制定的政策不能得到有效執(zhí)行，一方面是浪費(fèi)了制度制定者的時(shí)間和精力，最主要的一點(diǎn)是政策失去執(zhí)行力只會(huì)使得單位整體運(yùn)行機(jī)制癱瘓。因此，確保政策和制度的有效執(zhí)行，對(duì)于調(diào)動(dòng)工作人員的工作積極性十分重要。

2 目前事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題

2.1 對(duì)檔案管理工作重視程度不夠

目前而言，我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作中存在較多問(wèn)題。檔案管理工作效率比較低下。主要原因是由于。工作人員仍然沿用傳統(tǒng)的工作模式，秉持成就的工作理念。將自己封閉起來(lái)，沒(méi)有做到積極了解最新的。工作模式，結(jié)合新型工作手段。強(qiáng)化工作效率。導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作的效率和質(zhì)量都不能夠適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。拖慢了事業(yè)單位的改革進(jìn)程。

首先，事業(yè)單位整體的員工以及領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)人事部門的檔案管理工作沒(méi)有引起足夠的重視，仍然用傳統(tǒng)的眼光看待檔案管理的工作內(nèi)容。認(rèn)為檔案管理所涉及的信息數(shù)據(jù)仍然處在一個(gè)可以通過(guò)簡(jiǎn)單原始的工作手段進(jìn)行控制的范圍內(nèi)。這說(shuō)明事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)部門沒(méi)有將自己的工作思想與時(shí)俱進(jìn)，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理部門的工作已經(jīng)處于超飽和狀態(tài)，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的效率低下給事業(yè)單位整體工作所造成的負(fù)面影響。

檔案管理工作人員也沒(méi)有做到及時(shí)將工作情況和異常對(duì)上級(jí)部門進(jìn)行匯報(bào)，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到自身的工作職責(zé)對(duì)于整個(gè)單位運(yùn)行的重要性，思想存在惰性。沒(méi)有積極探索新型工作方式，更新工作理念，導(dǎo)致檔案管理工作常常存在混亂信息丟失等情況。對(duì)于檔案信息的保密工作以及檔案的存放都很不合理，導(dǎo)致工作人員搜索目標(biāo)檔案時(shí)十分困難，嚴(yán)重降低檔案管理的工作效率。

2.2 檔案管理工作人員素質(zhì)不達(dá)標(biāo)

事業(yè)單位所需要處理和收集保管的信息一般都十分重要，與地方的行政政策息息相關(guān)，有些信息甚至達(dá)到了機(jī)密的級(jí)別。因此這些重要的信息一旦發(fā)生丟失或者錯(cuò)漏，輕則會(huì)給事業(yè)單位的工作造成不小的困難，重則會(huì)導(dǎo)致整個(gè)地方的政策難以實(shí)施，對(duì)事業(yè)單位所負(fù)責(zé)的地方民生和群眾生活造成影響。如此重要的信息需要有十分豐富的工作經(jīng)驗(yàn)、具備科學(xué)的檔案管理素質(zhì)的人員來(lái)負(fù)責(zé)。然而，目前事業(yè)單位信息管理部門大部分員工自身素質(zhì)不高，對(duì)于工作積極性不強(qiáng)，存在許多應(yīng)付式工作的情況。大部分工作人員對(duì)于提高自身工作素質(zhì)的主動(dòng)性不夠，其管理素質(zhì)以及思維道德高度都達(dá)不到要求，致使重要的檔案信息丟失情況時(shí)有發(fā)生。并且這種情況延續(xù)很久而沒(méi)有得到改善，對(duì)新時(shí)代下我國(guó)提出的全面深化改革的政策在事業(yè)單位內(nèi)部的推進(jìn)形成不小的阻力。

2.3 沒(méi)有形成科學(xué)系統(tǒng)的檔案管理機(jī)制

許多事業(yè)單位由于重視程度不夠而對(duì)檔案管理部門投入的資金和關(guān)注較少，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足檔案管理工作在新時(shí)代下的需求，導(dǎo)致檔案管理部門的管理體系一直處在散亂無(wú)規(guī)則的狀態(tài)，使得檔案管理的檔案保存、整理、歸類等工作混亂，在尋找檔案時(shí)往往需要花費(fèi)大量的時(shí)間，對(duì)于事業(yè)單位其他部分的日常工作造成極大的阻力。不僅拉低了檔案管理的工作質(zhì)量和效率，還致使事業(yè)單位的工作進(jìn)度和改革步伐受到羈絆。

2.4 檔案管理設(shè)備陳舊落后

現(xiàn)在，各種科學(xué)技術(shù)手段和高科技設(shè)備已經(jīng)應(yīng)用到我們?nèi)粘Ｉ罟ぷ鞯姆椒矫婷?，各行各業(yè)通過(guò)使用高效的科學(xué)技術(shù)設(shè)備使得工作效率和質(zhì)量都得到了顯著的提升。而我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作在信息化和智能化方面顯得有點(diǎn)落后，沒(méi)有積極將先進(jìn)的科學(xué)設(shè)備運(yùn)用到檔案管理工作中。而是固執(zhí)的沿用傳統(tǒng)的工作方式，導(dǎo)致工作壓力不斷增大，工作效率降低。信息化手段和智能化設(shè)備在事業(yè)單位工作中的普及程度不足對(duì)事業(yè)單位適應(yīng)新時(shí)代的改革、提高事業(yè)單位工作水平有著負(fù)面作用。

2.5 檔案資源浪費(fèi)現(xiàn)象突出

目前我國(guó)事業(yè)單位對(duì)檔案管理和檔案的充分意識(shí)方面重視度不夠，大部分事業(yè)單位沒(méi)有意識(shí)到檔案資源對(duì)于單位發(fā)展的重要性，導(dǎo)致許多重要的答案沒(méi)有被充分利用起來(lái)，造成了資源的浪費(fèi)。相關(guān)人員在工作中只注重對(duì)檔案進(jìn)行管理，而沒(méi)有做到對(duì)檔案進(jìn)行良好的運(yùn)用，使得檔案喪失了其本身的價(jià)值，這對(duì)于優(yōu)化檔案管理工作來(lái)說(shuō)也是一種羈絆。

3 事業(yè)單位檔案管理新思路

3.1 從領(lǐng)導(dǎo)層入手加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視

首先應(yīng)該從事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)階層為切入口，提高對(duì)檔案管理工作的重視程度。通過(guò)開(kāi)會(huì)的方式將檔案管理工作的重要性普及給單位各個(gè)部門的員工，強(qiáng)化檔案管理部門在單位的影響力，從而給到檔案管理工作人員進(jìn)行高效工作、避免檔案資源浪費(fèi)、創(chuàng)新檔案管理工作模式以動(dòng)力。其次需要從監(jiān)管方面入手，對(duì)檔案管理部門的工作人員進(jìn)行績(jī)效考核，增加業(yè)績(jī)要求，避免工作人員消極工作。對(duì)于創(chuàng)新工作方式、提高工作效率的員工進(jìn)行物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和公開(kāi)表?yè)P(yáng)，積極落實(shí)獎(jiǎng)懲措施，調(diào)動(dòng)起檔案管理工作人員的工作積極性。

3.2 加強(qiáng)檔案管理工作人員的素質(zhì)提升

事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員職業(yè)素質(zhì)的要求，強(qiáng)制要求其對(duì)自己進(jìn)行職業(yè)素質(zhì)提升學(xué)習(xí)。積極從各渠道學(xué)習(xí)先進(jìn)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的操作。在事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理工作人員招聘時(shí)，必須要加強(qiáng)候選人在檔案管理經(jīng)驗(yàn)方面的要求，要求應(yīng)聘者能夠熟練地掌握各種現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理操作系統(tǒng)。

3.3 完善檔案管理工作機(jī)制

完善和改進(jìn)檔案管理和工作制度才能確保檔案管理工作有章可循，從而確保事業(yè)單位改革進(jìn)程的順利實(shí)施。相關(guān)人員應(yīng)該對(duì)檔案管理工作進(jìn)行深刻的剖析，制定出適合本單位發(fā)展的檔案管理工作改革方案，提升檔案管理工作效率。

3.4 對(duì)檔案管理設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代

信息化和智能化已經(jīng)普及到我國(guó)社會(huì)生活的方方面面，應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)先進(jìn)的硬件設(shè)備，安裝先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高效地對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析整理和歸類，將現(xiàn)代化設(shè)備和手段融入到事業(yè)單位檔案管理工作當(dāng)中。

3.5 加強(qiáng)檔案資料的收集工作

檔案管理工作屬于事業(yè)單位管理工作的一部分，但由于其工作的特殊性，需要做到相對(duì)獨(dú)立。應(yīng)當(dāng)建立起一個(gè)符合事業(yè)單位實(shí)際情況。的檔案管理整理體系，對(duì)事業(yè)單位其他部門形成督促作用，敦促其他部門將資料信息及時(shí)準(zhǔn)確的遞交到檔案管理部門。建立資料整理遞交考核體系，確保其他部門配合檔案管理的收集整理工作，避免由于其他部門的工作缺失導(dǎo)致檔案信息的錯(cuò)誤和丟失。明確檔案管理責(zé)任，從而在檔案收集整理時(shí)出現(xiàn)工作紕漏時(shí)能夠及時(shí)找到相關(guān)責(zé)任人。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在如今信息化和智能化已經(jīng)普及到工作和生活方方面面的新時(shí)代，事業(yè)單位應(yīng)該積極響應(yīng)國(guó)家全面深化改革進(jìn)程的口號(hào)，將改革落到實(shí)處，從檔案管理部門做起，改革檔案管理工作人員的工作觀念和工作模式。鼓勵(lì)創(chuàng)新，將信息化管理技術(shù)應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理部門，提高檔案管理部門人員的工作素養(yǎng)，符合新時(shí)代下檔案管理的工作要求，為事業(yè)單位持續(xù)深化改革提供保障。