淺談基層檔案管理信息化建設(shè)工作思路

閻 鑫

（高密市人民政府朝陽街道辦事處，山東 高密 261500）

信息化時(shí)代背景下，基層單位檔案管理工作備受影響，面對(duì)日益復(fù)雜多樣的檔案資料，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)跟不上時(shí)代的步伐，這便要求著基層單位需要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)力度，由此去推動(dòng)基層檔案管理工作的有條不紊地進(jìn)行，處理檔案管理工作中面臨的相關(guān)問題，全面提升檔案管理水平，助力單位健康發(fā)展。

1 基層單位檔案

我們通常所說的基層單位檔案，指的就基層單位信息，是對(duì)基層單位生產(chǎn)、管理、技術(shù)等各類活動(dòng)的狀況、變化、相互聯(lián)系、特征等予以客觀反映的一種記錄。上世紀(jì)90年代中期，國家檔案局頒布的《關(guān)于目前檔案工作情況和今后工作安排的報(bào)告中》提出了“技術(shù)檔案”概念?？偟膩碚f，基層單位檔案有以下四個(gè)含義：

基層單位檔案是對(duì)基層單位生產(chǎn)、管理技術(shù)等各種活動(dòng)進(jìn)行記錄的一種信息集合?；鶎訂挝粚儆谝粋€(gè)復(fù)雜的綜合體，活動(dòng)形式和活動(dòng)內(nèi)容也有很多，以生產(chǎn)活動(dòng)和管理活動(dòng)以及技術(shù)活動(dòng)為主，基層單位信息便是對(duì)上述幾類活動(dòng)內(nèi)容的真實(shí)反映。

基層單位檔案是突出基層單位各種活動(dòng)的“發(fā)展變化和相互聯(lián)系”的信息。需要注意的是，基層單位各種活動(dòng)構(gòu)成了一個(gè)有機(jī)整體，活動(dòng)各環(huán)節(jié)之間是彼此制約、彼此聯(lián)系的關(guān)系，因此基層單位檔案務(wù)必要真實(shí)反映出這種發(fā)展層面的變化和相互聯(lián)系的具體情況。

基層單位檔案是可以反映基層單位各種活動(dòng)特征的信息?；鶎訂挝粰n案通過大量數(shù)據(jù)和文件去真實(shí)反映出基層單位各種活動(dòng)的特點(diǎn)，譬如活動(dòng)質(zhì)量和受眾滿意度。換言之，基層單位信息都是價(jià)值性較高的信息。

基層單位檔案是對(duì)基層單位各種活動(dòng)的客觀反映?？梢赃@樣去理解，基層單位檔案一定要具備原始性特點(diǎn)和真實(shí)性特點(diǎn)以及準(zhǔn)確性特點(diǎn)。因?yàn)楦黝愐蛩氐慕徊嬗绊?，所以?dǎo)致一些信息真?zhèn)坞y辨，但基層單位信息的定義要求不能有偽信息存在，檔案管理人員要對(duì)信息加工環(huán)節(jié)和信息篩選環(huán)節(jié)以及信息甄別環(huán)節(jié)等進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，務(wù)必保證基層單位信息可以客觀、真實(shí)地反映基層單位活動(dòng)的情況。

2 基層檔案管理信息化建設(shè)的必要性分析

應(yīng)該了解到，基層檔案管理工作開展中，其工作任務(wù)尤為繁重，特別是在當(dāng)前時(shí)期的社會(huì)發(fā)展中，諸多內(nèi)容規(guī)劃均要立足于單位可持續(xù)發(fā)展角度去進(jìn)行，若未能根據(jù)積極的方式去應(yīng)對(duì)，日后勢(shì)必會(huì)對(duì)各項(xiàng)工作開展造成影響。所以當(dāng)務(wù)之急便是要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理信息化模式，由此去突破重重困境，獲取高效的檔案管理業(yè)績。就基層單位檔案管理信息化建設(shè)工作來說，其對(duì)單位的建設(shè)和發(fā)展起到了至關(guān)重要的作用：

通過加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，可以有效提升檔案管理工作的科學(xué)性。因?yàn)閭鹘y(tǒng)管理模式在檔案登記劃分上不夠科學(xué)，但是在引進(jìn)信息化技術(shù)后，可以有效提升檔案的保密性，通過指紋技術(shù)、虹膜識(shí)別技術(shù)的應(yīng)用，便可實(shí)現(xiàn)有效的檔案保護(hù)，如此不單單可以減少工作失誤，還能夠促進(jìn)責(zé)任分工，提升團(tuán)隊(duì)合作效力，減少單位內(nèi)部矛盾滋生。

基層單位檔案管理信息化建設(shè)期間，可以結(jié)合不同種類的檔案資料，也可立足于基層單位發(fā)展需求，去針對(duì)性的構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)。當(dāng)前，隨著信息時(shí)代的到來，多項(xiàng)信息技術(shù)融合趨勢(shì)日趨明顯，基層單位檔案管理系統(tǒng)需要不斷進(jìn)行完善，特別是云存儲(chǔ)技術(shù)得以普及，使得檔案保存空間和載體得以拓展，這便為基層單位檔案管理的長久發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。

3 基層單位檔案信息化建設(shè)中的現(xiàn)存問題

3.1 重視程度不足

第一，對(duì)檔案管理信息化管理模式認(rèn)知不深，且管理模式過于陳舊，依舊沿襲老一套的管理策略，未能對(duì)先進(jìn)的信息化資源充分利用起來。第二，未能形成化的檔案管理意識(shí)，未認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的重要意義。日常檔案管理工作開展中，檔案管理部門只負(fù)責(zé)單一化的檔案收集、檔案保存，未能有效發(fā)揮出基層單位檔案資源的作用和價(jià)值。第三，當(dāng)前基層單位檔案管理工作開展中嚴(yán)重缺乏創(chuàng)新意識(shí)，導(dǎo)致該項(xiàng)工作難以滿足基層單位的發(fā)展需求和社會(huì)發(fā)展需求。

3.2 人員素養(yǎng)良莠不齊

第一，基層單位檔案管理工作人員一般不是專業(yè)出身，多由辦公室文員兼任，他們沒有接受過系統(tǒng)化、專業(yè)化的訓(xùn)練，所以檔案管理能力存在不足。第二，基層單位檔案管理工作人員年齡結(jié)構(gòu)不夠合理，大部分檔案工作者的年齡偏高，并且學(xué)習(xí)動(dòng)力不強(qiáng)，不愿意主動(dòng)接受新知識(shí)、新理念、新方法。第三，基層單位檔案管理人員相對(duì)不足，有時(shí)也不固定。因?yàn)榛鶎訂挝粌?nèi)部站所要處理的事務(wù)有很多，因此不能實(shí)現(xiàn)檔案管理崗位上的充足人才部署，這就導(dǎo)致后續(xù)的檔案管理信息化建設(shè)存在短板。

3.3 投入力度不足

很多基層單位進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，表現(xiàn)出了投入乏力的情況，這便對(duì)檔案信息化建設(shè)工作造成了嚴(yán)重影響。譬如很多基層單位內(nèi)部都為設(shè)置專屬的檔案室，就算是成立了檔案部，文件保管設(shè)備也沒有做到一應(yīng)俱全，軟硬件建設(shè)乏力，進(jìn)而便難以實(shí)現(xiàn)基層單位檔案管理信息化建設(shè)的預(yù)期目標(biāo)。

3.4 檔案管理方式落后

一些基層單位中雖然安裝了很多計(jì)算機(jī)設(shè)備，但實(shí)際工作中卻很少應(yīng)用。部分檔案管理人員，因?yàn)樵馐苣挲g的影響和知識(shí)水平的限制，依舊依賴于傳統(tǒng)作業(yè)方法。還有就是工作人員進(jìn)行電子檔案數(shù)據(jù)處理時(shí)，仍使用單一化的歸類模式去保存數(shù)據(jù)。正因?yàn)槲茨苄纬煽茖W(xué)有效的檔案管理模式，所以就難以突出信息數(shù)據(jù)的系統(tǒng)性功能，并且在查找時(shí)過多依賴人力，致使檔案信息化建設(shè)進(jìn)度遲緩。

4 基層檔案管理信息化建設(shè)工作思路

4.1 創(chuàng)新工作理念

基層單位領(lǐng)導(dǎo)務(wù)必要形成正規(guī)化的檔案建設(shè)理念，掌握檔案管理信息化建設(shè)的必要性。立足于單位發(fā)展實(shí)情，將檔案管理信息化建設(shè)盡早提上日程。要持續(xù)性的加大人力資源、財(cái)力資源、物力資源等方面的投入，通過加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)、引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)管理手段、應(yīng)用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方法，使檔案管理信息化建設(shè)得到有條不紊地推進(jìn)。作為新時(shí)期的檔案管理者，務(wù)必要深度貫徹落實(shí)《檔案法》規(guī)定，日漸優(yōu)化崗位工作機(jī)制。還有就是要形成創(chuàng)新思維，不斷研究檔案管理信息化的新方式，采取行之有效的策略，推動(dòng)各類工作有序、有效開展，從根本上提升基層單位檔案管理水平，為檔案管理信息化建設(shè)開辟道路。同時(shí)，信息化建設(shè)與安全管理相互結(jié)合基層單位檔案信息化建設(shè)工作開展，務(wù)必要加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫的防護(hù)力度，跟進(jìn)多樣化的預(yù)防手段，做好檔案信息化系統(tǒng)的定期維護(hù)工作和管理工作，此時(shí)可應(yīng)用身份認(rèn)證的方式來提升檔案管理的安全水平。檔案信息化建設(shè)階段，應(yīng)該明確好系統(tǒng)用戶的多項(xiàng)使用權(quán)限，之后在此基礎(chǔ)上保證檔案管理系統(tǒng)在授權(quán)范圍內(nèi)開展，并要踐行“專人專用”的策略。另外，還應(yīng)該做好網(wǎng)絡(luò)防毒工作，在計(jì)算機(jī)中要安裝殺毒軟件和防火墻，進(jìn)而提升檔案管理的安全性和嚴(yán)謹(jǐn)性，循序漸進(jìn)推動(dòng)檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程，為各部門之間的檔案信息共享提供便利。

4.2 強(qiáng)化人員培訓(xùn)

若想有效提升基層單位檔案信息化管理成效，管理人員自身務(wù)必要加強(qiáng)素質(zhì)建設(shè)和修養(yǎng)建設(shè)。具體而言，檔案管理人員需要系統(tǒng)化的進(jìn)行檔案管理知識(shí)學(xué)習(xí)，尤其是檔案信息化管理方面的內(nèi)容，在工作中要端正態(tài)度，不僅要有責(zé)任心，還要有事業(yè)心，從容應(yīng)對(duì)各種檔案管理問題，滿足新時(shí)代背景下基層單位檔案工作建設(shè)的多種要求，扎實(shí)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)各項(xiàng)流程。就基層單位而言，務(wù)必要對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)加以重視，以優(yōu)質(zhì)的培訓(xùn)的卻強(qiáng)化檔案管理者的工作能力。另外，基層單位要聘請(qǐng)檔案管理人才和信息化專業(yè)人才，讓更多能力和水平兼具的高素質(zhì)人才入職，為單位注入新鮮血液，讓檔案信息化建設(shè)擁有良好的人才基礎(chǔ)。

4.3 加強(qiáng)投入和完善制度

基層單位檔案管理信息化建設(shè)過程中，需嚴(yán)格根據(jù)有關(guān)規(guī)定要求，計(jì)算機(jī)和掃描儀等設(shè)備要購置齊全，進(jìn)而達(dá)到檔案信息化建設(shè)的硬件指標(biāo)?；鶎訂挝恍枰獮闄n案信息化建設(shè)成立專項(xiàng)的資金，之后在此基礎(chǔ)上設(shè)置專屬部門進(jìn)行檔案管理，為檔案管理信息化建設(shè)提供有力支持。從長遠(yuǎn)角度去操作，單位檔案管理信息化建設(shè)的各項(xiàng)投入都不能中途斷鏈，要具備可持續(xù)性，禁止一味挪用之前的管理方式，要立足于長遠(yuǎn)角度，要有大局觀，對(duì)資金使用進(jìn)行詳細(xì)規(guī)劃，保障設(shè)備、技術(shù)方面的投入恰到好處，避免不必要的資金浪費(fèi)。同時(shí)，要加強(qiáng)制度建設(shè)。唯有創(chuàng)設(shè)出規(guī)范化、常態(tài)化、有效化的管理制度，方可讓檔案工作更具條理性。現(xiàn)在的基本情況是，基層單位內(nèi)部檔案管理人員均以兼職為主，長期任職人員數(shù)量相對(duì)較少，這就會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作效率低下、連續(xù)性不足，因此當(dāng)務(wù)之急便要加強(qiáng)制度建設(shè)，通過建立健全責(zé)任機(jī)制，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，如若發(fā)生問題第一時(shí)間進(jìn)行追責(zé)，如此便可高效的處理問題，使檔案管理信息化建設(shè)擁有強(qiáng)有力的制度保障。

4.4 業(yè)務(wù)重組

就檔案管理信息建設(shè)工作而言，其離不開網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的支持，在檔案工作開展中，務(wù)必要使用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)去提升檔案管理效率。要通過自動(dòng)化集成式的當(dāng)管理方法，剔除傳統(tǒng)檔案信息收集形式、管理形式，在文件處理階段進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)信息處理，讓公文處理和檔案管理相融，對(duì)多樣化的檔案信息加以統(tǒng)計(jì)，之后在此基礎(chǔ)上進(jìn)行統(tǒng)計(jì)報(bào)表制定，真正實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理之目標(biāo)。還有就是要通過有效使用計(jì)算機(jī)技術(shù)去實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)分類和自動(dòng)標(biāo)引以及自動(dòng)編目等，使用計(jì)算機(jī)檔案信息化系統(tǒng)，隨時(shí)調(diào)閱檔案，不斷去提升檔案工作效率。

5 結(jié)束語

基層單位檔案管理工作越來越重要，因?yàn)闄n案信息材料是對(duì)單位所有活動(dòng)的一種記錄，對(duì)基層單位各項(xiàng)工作的開展發(fā)揮著指導(dǎo)功效，所以在日常工作開展中，檔案管理人員務(wù)必要提高政治站位，樹牢檔案意識(shí)，加強(qiáng)技術(shù)和知識(shí)的學(xué)習(xí)，將信息化技術(shù)徹底融入到崗位工作中來，進(jìn)而從根本上提升檔案管理水平和效率，為基層單位未來的發(fā)展保駕護(hù)航。