大數(shù)據(jù)背景下行政事業(yè)單位信息化檔案管理研究

丁 俊

（湖北省石首市巡察信息中心，湖北 石首 434400）

在事業(yè)單位中，檔案管理與信息化技術(shù)結(jié)合，能夠減少事業(yè)單位人力和物力的投入，規(guī)范檔案管理工作，減少簡單而繁瑣的工作步驟，減輕檔案管理工作人員的工作壓力，顯著提高工作效率，而且也減少了在檔案管理工作中存在的錯誤概率。雖然目前行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化已經(jīng)獲得了廣泛地運用，但是在事業(yè)單位的管理上仍然存在著信息技術(shù)的人才缺乏、硬件設(shè)施欠缺、資金投入少以及管理制度不完善的問題。應(yīng)根據(jù)信息化時代發(fā)展的特點，深入探究檔案管理科學(xué)化的對策，以適應(yīng)信息化時代對檔案管理的工作要求，以適應(yīng)激烈的市場競爭的需求，建立健全檔案管理科學(xué)化的體系，發(fā)揮出檔案管理的真正價值。

1 事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的意義

1.1 精簡檔案管理工作人員的工作程序，提高工作效率

行政事業(yè)單位每年都有大量的文件需要進行歸納整理，甚至有些大單位每年高達數(shù)萬份文件需要進行整理，而且有些人事檔案或重大事件的文件需要長期保存，因此檔案管理人員的工作量十分大。在沒有事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的年代，紙質(zhì)檔案的整理、篩選和歸檔保存都是一項十分龐大的工作。實施信息化檔案管理之后，顯著節(jié)約了人力物力，提高了工作效率。

1.2 有利于檔案信息的永久保存

紙質(zhì)檔案不利于長久保存，特別是遇有陰雨天氣或自然災(zāi)害，很容易導(dǎo)致紙質(zhì)檔案信息的破損丟失，而且紙質(zhì)檔案占用空間大，不好提取查找。進行檔案管理科學(xué)化之后，利用信息技術(shù)進行檔案管理，能夠永久地解決這些問題，使得檔案的存儲和提取都變得十分簡單快捷。

1.3 有利于快速查找檔案信息

常規(guī)紙質(zhì)檔案具有不可移動而且不利于傳承的特點。而進行檔案科學(xué)化管理之后，各種信息資源不是以紙質(zhì)形式出現(xiàn)，而是以電子信號的形式出現(xiàn)，這樣就促進了信息資源的交流和利用。

2 大數(shù)據(jù)背景下行政事業(yè)單位信息化檔案管理研究

2.1 構(gòu)建完善的信息化檔案管理機制

為了切實推動行政事業(yè)單位檔案信息化工作的科學(xué)發(fā)展，有必要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，加強對檔案管理工作的重視，有效監(jiān)管日常的檔案管理行為，充分調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，讓檔案管理人員認識到檔案管理對推動行政事業(yè)單位發(fā)展的重要性，從而樹立良好的責任意識。同時，行政事業(yè)單位還應(yīng)結(jié)合自身檔案信息化管理與發(fā)展需求，適當調(diào)整檔案管理方法，科學(xué)利用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備滿足信息化發(fā)展需求，構(gòu)建完善的信息化檔案管理機制，從而對檔案管理人員的行為形成約束，確保檔案管理工作的有序進行。

2.2 提高檔案管理的信息化水平

在大數(shù)據(jù)背景下，行政事業(yè)單位的檔案管理工作面臨著更多的挑戰(zhàn)。為了合理應(yīng)對新時期的各種挑戰(zhàn)，行政事業(yè)單位應(yīng)當結(jié)合自身的實際發(fā)展狀況，加強對現(xiàn)代化信息技術(shù)的合理應(yīng)用，全面優(yōu)化信息化檔案管理流程，推動檔案管理與信息技術(shù)的一體化發(fā)展。由于檔案管理的信息化需要有良好的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，因而行政事業(yè)單位還需要對檔案管理進行優(yōu)化，要求檔案管理人員掌握一定的計算機操作技術(shù)，并且熟練運用各種信息化檔案管理設(shè)施，從而真正提高事業(yè)單位檔案管理的信息化水平。此外，互聯(lián)網(wǎng)本身是檔案管理信息化的核心所在，行政事業(yè)單位還要推動辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的融合，確保所有檔案資料與信息都能實現(xiàn)快速傳遞與分享，實現(xiàn)其利用價值。

2.3 提升檔案管理人員的信息化素養(yǎng)

檔案管理人員的信息化素養(yǎng)將對檔案管理質(zhì)量有直接的影響，因此行政事業(yè)單位應(yīng)當加強檔案管理人員的信息化培訓(xùn)工作，提高其專業(yè)素養(yǎng)。為了引導(dǎo)檔案管理人員形成良好的自主學(xué)習(xí)意識與能力，行政事業(yè)單位可以采取激勵策略，通過獎懲機制來引導(dǎo)檔案管理人員參與到日常的信息化檔案管理學(xué)習(xí)活動中，并對表現(xiàn)良好的檔案管理人員提供適當?shù)母＠酮剟睢３藢I(yè)素養(yǎng)方面的培育外，還應(yīng)關(guān)注檔案管理人員的道德修養(yǎng)，培養(yǎng)其責任意識，要求其學(xué)習(xí)先進的檔案管理理念，為形成更加良好的檔案服務(wù)體系貢獻一己之力。

2.4 完善檔案管理科學(xué)化的管理制度

行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的工作重點就是相關(guān)行政管理工作人員 必須要認識到檔案管理科學(xué)化的重要意義，要加強對檔案管理科學(xué)化的宣傳力度。與此同時，可以借用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來進行檔案管理科學(xué)化的宣傳，對檔案管理科學(xué)化的知識、方法以及法律法規(guī)進行詳細講解，加深人們對事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化建設(shè)的認識，以此來提高對檔案管理科學(xué)化建設(shè)的重視度。在實際的行政事務(wù)中，更應(yīng)根據(jù)事業(yè)單位的自身的發(fā)展情況，制定檔案管理制度，把檔案管理的職責劃分到每個工作人員身上來，規(guī)范工作人員的日常工作流程及行為，來提高檔案管理的水平和質(zhì)量。另外，在落實檔案管理制度時，也需要借助多種手段，例如對檔案管理人員進行每個月的定期考核、對優(yōu)秀的人員進行獎勵、對于業(yè)務(wù)能力差的檔案管理人員要進行懲罰。只有通過獎懲措施的落實才能激發(fā)工作人員的積極性，提高檔案管理科學(xué)化。

2.5 加大資金投入

事業(yè)單位管理工作科學(xué)化，不僅要具備人員的綜合素質(zhì)的提升，而且還要資金的支持。只有事業(yè)單位具有完善的檔案管理的各項硬件設(shè)施，升級相應(yīng)的硬件和軟件設(shè)備，才能結(jié)合現(xiàn)有的技術(shù)來構(gòu)建完善的檔案管理系統(tǒng)。行政事業(yè)單位要對工作環(huán)境所需要的軟件進行升級改善，讓管理人員能夠擁有其所熟悉的工作環(huán)境，來激發(fā)管理工作人員的熱情。為了滿足檔案管理人員的工作需求，必須配備專業(yè)的庫房和消防設(shè)施。此外，檔案管理室必須配備計算機，而且每項計算機設(shè)備都要應(yīng)用到檔案管理工作中，提升檔案管理的效率。電子檔案能夠讓檔案的存儲和調(diào)取效率更高，而且還能進行備份，避免資料的損害遺失。最重要的是利用檔案管理科學(xué)化能夠顯著降低檔案管理的成本。

2.6 加大硬件建設(shè)力度

行政單位要想保證檔案資料的完整保存不受各種外界因素的影響，事業(yè)單位的檔案管理部門需要具有完善的硬件設(shè)施，才能保證檔案管理工作的順利進行以及對檔案的有效保護。并且檔案信息化管理后，需要運用新型的信息技術(shù)才能更有效地進行檔案信息的存儲，此時需要用到大儲存容量的便于信息存儲及提取工作的硬件，因此需要保證充足資金保證檔案管理工作所需的硬件設(shè)施的配置。

3 結(jié)束語

總而言之，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，信息技術(shù)成為推動檔案管理發(fā)展的核心所在，其能夠提高檔案管理的科學(xué)有效性，也可以逐步轉(zhuǎn)變檔案管理形式。因而行政事業(yè)單位應(yīng)認識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，并積極采取現(xiàn)代化檔案管理手段，加強對各類信息化設(shè)備的科學(xué)運用，優(yōu)化檔案管理流程，構(gòu)建完善的檔案管理機制，穩(wěn)步提升事業(yè)單位的檔案管理水平。