物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案數(shù)字化管理中的應(yīng)用分析

徐 超

（中交第一航務(wù)工程勘察設(shè)計(jì)院有限公司，天津 300220）

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)是將互聯(lián)網(wǎng)通過相關(guān)的信息傳輸設(shè)備與一些物品相連接，從而實(shí)現(xiàn)信息的及時傳輸，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)通過智能化的識別定位以及及時的追蹤實(shí)現(xiàn)管理的智能化。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)智能化和及時化等眾多特點(diǎn)，使得物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在各行各業(yè)都得到了廣泛的應(yīng)用。在檔案管理中運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對提升檔案管理水平有著十分重要的意義。

1 物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)概念與特征

當(dāng)前研究對物聯(lián)網(wǎng)的定義并不統(tǒng)一，只是對這個方面進(jìn)行了簡單的描述。但是針對物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用特征來看，人們認(rèn)為物聯(lián)網(wǎng)是將物品通過射頻識別等信息傳感設(shè)備與智能網(wǎng)絡(luò)相連接，實(shí)現(xiàn)物品的智能化識別與管理，實(shí)現(xiàn)人類社會與物理系統(tǒng)之間的整合與運(yùn)用。在實(shí)際的運(yùn)用當(dāng)中的物聯(lián)網(wǎng)主要表現(xiàn)出幾個特征：

1.1 廣泛性與時效性

現(xiàn)代發(fā)展對網(wǎng)絡(luò)的要求都是覆蓋率廣，而且具備很強(qiáng)的時效性的特征。廣泛性就是物聯(lián)網(wǎng)無線自動聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的傳感范圍具備廣泛性的特征，同樣也泛指該技術(shù)在實(shí)際的運(yùn)營當(dāng)中的非常廣泛，比如檔案管理、教育、軍事、醫(yī)療等多個領(lǐng)域內(nèi)，都在運(yùn)用不同的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。時效性是指物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在這個方面的傳遞速度快捷、感知快速，具備很強(qiáng)的時效性。

1.2 有自動性和智能性

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)未來的發(fā)展必然朝著自動化的方向發(fā)展，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的智能化是物聯(lián)網(wǎng)最終發(fā)展形勢。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的自動性和智能性可以實(shí)現(xiàn)各個設(shè)備之間的有效控制和信息的傳遞，這種信息智能化的高效處理方式，大大地提升了信息處理的效率。在檔案管理中應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，使物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案管理中充分發(fā)揮其自動性和智能性，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化，提升檔案管理的水平。

1.3 包容性與創(chuàng)新性

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)系統(tǒng)包含了多個關(guān)鍵技術(shù)，比如射頻識別技術(shù)、信號處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)識別等，在網(wǎng)絡(luò)載體方面也起到了非常多的作用。因此在實(shí)際的需求當(dāng)中將物聯(lián)網(wǎng)與多個領(lǐng)域、行業(yè)技術(shù)融合在一起，實(shí)現(xiàn)物聯(lián)網(wǎng)的包容性發(fā)展。而且物聯(lián)網(wǎng)的廣泛運(yùn)用也能夠?yàn)槿藗兲峁┤碌乃季S模式，讓虛擬世界和現(xiàn)實(shí)世界相互融合，從而引領(lǐng)信息時代的創(chuàng)新與變革，促進(jìn)了現(xiàn)代信息的發(fā)展與進(jìn)步。

2 新時代企業(yè)檔案管理中的問題

2.1 不清楚的內(nèi)容定義

隨著社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的迅速發(fā)展趨勢，我國企業(yè)檔案管理方式發(fā)生了變化，許多企業(yè)發(fā)展環(huán)節(jié)已逐漸實(shí)現(xiàn)了我國企業(yè)檔案管理方式的改變。但是，仍然有一些企業(yè)無法在整個開發(fā)過程中意識到這項(xiàng)工作的變化。在當(dāng)前情況下，該企業(yè)無法跟蹤檔案管理工作的變化，并且缺乏健全而有目的的規(guī)章制度。許多企業(yè)僅依靠管理經(jīng)驗(yàn)來執(zhí)行檔案管理工作中的鏈接。這項(xiàng)工作是單方面的，缺乏科學(xué)研究規(guī)則和系統(tǒng)的應(yīng)用。企業(yè)發(fā)展的整個過程涉及很多材料，而這種材料不能被包括在材料檔案庫中，這導(dǎo)致管理方法缺乏一致性和系統(tǒng)化，不可能合理地使用這種材料。

2.2 檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)條件依然欠缺

檔案數(shù)字化工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要一定的基礎(chǔ)條件作為保證，如人員、技術(shù)、設(shè)備和經(jīng)費(fèi)等。由于受到單位開展檔案數(shù)字化工作基礎(chǔ)條件的限制，檔案數(shù)字化工作的水平必然會受到一定的影響。例如：從檔案數(shù)字化整體工作的階段劃分，可以將其劃分為檔案目錄數(shù)字化和檔案全文數(shù)字化。全文數(shù)字化需要掃描設(shè)備才能對紙質(zhì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)換加工。單位如果經(jīng)費(fèi)充足，可以購置高速掃描儀，或根據(jù)不同幅面檔案采用不同功能的掃描儀。這樣可以提高工作效率，提高數(shù)字化成果的質(zhì)量。如果單位因經(jīng)費(fèi)等原因限制，無法購置專業(yè)掃描儀等設(shè)備，則只能開展目錄級的數(shù)字化加工，或者根據(jù)設(shè)備條件選擇數(shù)字化范圍，影響了檔案數(shù)字化建設(shè)的整體質(zhì)量。

2.3 人員技能素質(zhì)較低

管理人員是企業(yè)內(nèi)部檔案管理的實(shí)施者，也是企業(yè)檔案管理的實(shí)施者。經(jīng)理的專業(yè)能力與檔案管理的質(zhì)量緊密相關(guān)。根據(jù)分析，可以發(fā)現(xiàn)當(dāng)前的企業(yè)數(shù)據(jù)管理器管理水平低，綜合素養(yǎng)低，對檔案管理的重視程度不高。另外，企業(yè)上級部門對此并不重視，或者缺乏專業(yè)的技術(shù)管理人才，無法保證檔案管理的有序進(jìn)行。另外，檔案管理人員短缺并且人員流動很多。無法執(zhí)行企業(yè)的檔案管理工作阻礙了企業(yè)的發(fā)展趨勢和發(fā)展。

2.4 檔案數(shù)字化加工過程中的安全防范意識和安全保障措施尚待完善

管理檔案數(shù)字化工作中存在著安全問題主要來源于兩個方面，其一是加工過程中對實(shí)體檔案的安全問題，其二是計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)安全對檔案信息資源安全的影響。在規(guī)劃管理檔案的數(shù)字化加工過程中，很多環(huán)節(jié)都需要直接接觸檔案原件。安全工作不僅在于檔案原件的物理安全，也包括檔案信息內(nèi)容的安全，也就是不能泄密。規(guī)劃管理檔案數(shù)字化加工成果是存儲在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中的，成果的管理和利用需要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行，這就涉及計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)安全問題。包括：系統(tǒng)的安全、病毒的防范、非法入侵的預(yù)防等。

3 物聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中的重要性

在查詢或者調(diào)取檔案時，檔案室就會執(zhí)行相應(yīng)的檔案調(diào)取查閱的規(guī)章制度，確保檔案查詢和調(diào)取工作的規(guī)范性，為檔案的安全提供保障，由于具體的操作方式要嚴(yán)格按照規(guī)章制度來實(shí)施，繁瑣的操作方式就會增加檔案管理工作的難度，難以提升檔案管理工作的效率。例如：在查詢和調(diào)取檔案時，需要準(zhǔn)備規(guī)定的證件才能夠查看一些開放性的檔案資料，要想查看不對外開放的檔案時，就必須要持有相關(guān)的工作證明、介紹信或是一些證明身份的證件才可以查看。在查檔或是調(diào)檔前，必須要詳細(xì)填寫檔案登記表，并且只能在規(guī)定的閱覽室查閱檔案。這些檔案查閱規(guī)定是為了明確檔案查詢調(diào)取者的信息，從而確保檔案查閱調(diào)取的安全性，但是這種檔案管理方式降低了工作效率，因此要在檔案管理工作中應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，來提升檔案管理工作的效率。

4 物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)智能化檔案管理分析

4.1 提升硬件配備水平

傳統(tǒng)的檔案管理工作對硬件設(shè)備的科技水平要求不高，但是需要實(shí)體建筑與設(shè)備作為支撐開展檔案管理，受到諸多因素的影響，比如時間、空間、資源等，管理并不先進(jìn)。傳統(tǒng)的檔案管理需要投入大量資金與財(cái)力，尤其是人們在并不重視檔案管理的背景下，檔案管理缺乏專項(xiàng)基金、檔案庫房管理等硬件設(shè)備作為支撐。在檔案管理當(dāng)中計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備設(shè)施并不齊全，限制了檔案管理的現(xiàn)代化。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)是一項(xiàng)與生活各個方面相關(guān)聯(lián)的技術(shù)，人們使用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)打造新型智能化檔案實(shí)體庫房、提升軟件、硬件設(shè)備建設(shè)，為檔案管理水平的提升提供了條件。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)主要由感知、應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)層等組成，包括多項(xiàng)技術(shù)的運(yùn)用。在檔案庫房建設(shè)管理當(dāng)中，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能夠創(chuàng)建庫管理結(jié)構(gòu)體系，具備自動管理自動識別的能力。

4.2 簡化檔案查閱和調(diào)取操作流程

通過物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用可以簡化檔案查閱和調(diào)取的操作流程。在檔案查閱或調(diào)取時，只需要將檔案借閱卡放在檔案借閱設(shè)備的識別處，系統(tǒng)就會自動對查閱或調(diào)取的檔案進(jìn)行識別并對其個人信息識別記錄，識別通過后會自動打印出借閱清單，在歸還檔案時將檔案放在檔案借閱設(shè)備進(jìn)行掃描識別，就可完成檔案歸還操作。如此一來就可以實(shí)現(xiàn)檔案查閱和調(diào)取操作流程的簡化，實(shí)現(xiàn)信息核對的精準(zhǔn)化，減少人工操作的誤差。在檔案查閱和調(diào)取操作流程中運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以減少人為查找和歸還的操作。通過不同檔案獨(dú)立的電子標(biāo)簽，實(shí)現(xiàn)對檔案位置的精準(zhǔn)定位，縮短檔案查找和歸還的時間，減輕檔案管理人員的工作量，既節(jié)省借閱者的時間，又提高檔案管理水平。

4.3 完成對檔案存儲系統(tǒng)的監(jiān)控管理

實(shí)體檔案不利于資源保護(hù)、資源管理、資源調(diào)用，在現(xiàn)代化進(jìn)程當(dāng)中存在問題。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運(yùn)用能夠大幅度提高檔案管理的效率，保證了檔案資源管理的安全性和節(jié)能性、智能性等。具體作用有：1）安全保管、監(jiān)控物聯(lián)網(wǎng)的射頻識別與傳感技術(shù)能夠完成智能管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理一體化管理，使用微動偵測來管理檔案庫房區(qū)域內(nèi)或者是其他場所重要區(qū)域內(nèi)的人員進(jìn)出管理，對人員情況、活動情況做好管理控制。一旦發(fā)現(xiàn)異常，關(guān)聯(lián)位置的監(jiān)控?cái)z像機(jī)能夠?qū)崿F(xiàn)跟蹤、記錄、警報(bào)，特殊情況下通知相關(guān)人員，系統(tǒng)還可以自動關(guān)閉事發(fā)區(qū)域、通知安保人員。2）節(jié)能控制立足網(wǎng)絡(luò)層與信息的管理、處理分析方面，部署檔案庫房的智慧感知平臺，能實(shí)現(xiàn)對整個庫房信息數(shù)據(jù)的全面控制、全面監(jiān)管。比如在庫房內(nèi)的溫度調(diào)節(jié)控制系統(tǒng)當(dāng)中，智慧感知平臺會根據(jù)設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、自動管理溫濕度控制設(shè)備等來調(diào)節(jié)庫房內(nèi)的溫度，運(yùn)用自動化技術(shù)來調(diào)整環(huán)境參數(shù)，保證檔案館內(nèi)的溫度與濕度始終滿足人的需求。這種方式，可以減少設(shè)備的能量消耗，還可以提高檔案管理的安全系數(shù)。

4.4 檔案入庫實(shí)現(xiàn)自動化

現(xiàn)階段，檔案入庫的操作方式還是過于依賴人工操作，通過人工對檔案的條碼進(jìn)行掃描識別，這種檔案入庫的操作方式存在一定的缺陷，并且沒實(shí)現(xiàn)檔案入庫的自動化，在入庫操作過程中很容易出現(xiàn)失誤，物聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中的應(yīng)用可以極大改善檔案入庫的操作。以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)，對每一個檔案建立單獨(dú)的電子標(biāo)簽，在檔案入庫時可以及時獲得檔案相關(guān)的信息并生成入庫清單。物聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中的使用可以通過射頻技術(shù)對信息進(jìn)行自動化識別，促進(jìn)檔案入庫實(shí)現(xiàn)自動化，提升檔案入庫管理的高效性。

4.5 物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案館引用的特征

1）檔案資料的唯一標(biāo)識檔案數(shù)字化管理需要保存的資料有紙質(zhì)檔案案卷、書籍復(fù)本、電子資料等。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)使用EPC編碼技術(shù)，能夠?qū)蝹€物品編碼，能實(shí)現(xiàn)每一個檔案、書籍、電子文件載體的運(yùn)用提供唯一的標(biāo)識；而且也可以借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對每一個檔案載體的跟蹤和管理，比如檔案卷盒、書籍、電子文件載體等的跟蹤和管理，從而方便用戶、檔案管理人員對檔案的管理。2）讀取方便使用RFID電子標(biāo)簽來進(jìn)行標(biāo)記，上述內(nèi)容當(dāng)中我們說過，每一個檔案載體的詳細(xì)信息不同，因此要將檔案載體的詳細(xì)信息寫入到標(biāo)簽當(dāng)中，只要在閱讀范圍內(nèi)閱讀器就可以讀取，保證了檔案載體的識別效率。3）RFID電子標(biāo)簽使用環(huán)境廣RFID電子標(biāo)簽的壽命很長，在原本的檔案卷盒當(dāng)中，使用的紙質(zhì)或者是不干膠等打印信息作為標(biāo)簽，很容易脫落、污損。而RFID的電子標(biāo)簽?zāi)軌蛟诟呶廴?、放射性環(huán)境當(dāng)中使用，保證原本的性能。4）方便管理對于貼有電子標(biāo)簽的檔案載體在通過識讀器的掃描區(qū)域的時候，RFID系統(tǒng)能夠分辨出各種檔案載體的信息，同時根據(jù)需要來對這些信息進(jìn)行處理，快速實(shí)現(xiàn)分級來提升工作效率。

5 物聯(lián)網(wǎng)在檔案管理運(yùn)用時應(yīng)注意的問題

5.1 統(tǒng)一物聯(lián)網(wǎng)在檔案管理應(yīng)用的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

現(xiàn)階段，每個國家對于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)都不同，這就導(dǎo)致不同應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)無法實(shí)現(xiàn)互通，無法實(shí)現(xiàn)規(guī)模型、具有整合性的商業(yè)經(jīng)濟(jì)，研發(fā)成本也相對較高。因此，物聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中運(yùn)用時，要解決物聯(lián)網(wǎng)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一性，我國要積極和其他國家溝通協(xié)商物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，降低物聯(lián)網(wǎng)研發(fā)的成本，實(shí)現(xiàn)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的互通性。

5.2 提高員工的專業(yè)能力

由于企業(yè)的內(nèi)部檔案管理極為多樣化，因此對企業(yè)數(shù)據(jù)管理器的技術(shù)和專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及專業(yè)質(zhì)量提出了很高的要求。通過掌握智能管理方法的技術(shù)性和完善自己的管理方法概念，可以保證檔案保持實(shí)際效果，并具有智能管理方法的概念。值得一提的是，企業(yè)必須確保創(chuàng)新，采取措施和對策來提高企業(yè)數(shù)據(jù)管理人員的技術(shù)和專業(yè)水平，提高他們的職業(yè)道德和水平，按時進(jìn)行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，展示學(xué)習(xí)成果，定期培訓(xùn)并完成員工系統(tǒng)化標(biāo)準(zhǔn)的提高順應(yīng)了發(fā)展趨勢。此外，企業(yè)還必須定期評估檔案管理人員，及時對檔案管理人員進(jìn)行評論，制定有目的的晉升制度，全面激發(fā)檔案人員的主觀特征，并激發(fā)檔案管理人員的積極性。

5.3 保障企業(yè)數(shù)字化檔案的安全性

在信息技術(shù)高速發(fā)展的背景下，數(shù)字化建設(shè)過程中逐漸出現(xiàn)了較多的信息安全方面問題，企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)也必然會面臨這一問題，需要企業(yè)引起重視并加以探索，尋求與企業(yè)發(fā)展相匹配的解決辦法。首先，企業(yè)管理層應(yīng)制定一套完善的檔案信息安全管理制度，為檔案數(shù)字化管理提供引導(dǎo)，確保檔案管理人員在實(shí)際工作開展過程中能有據(jù)可依，規(guī)范操作。其次，對于檔案數(shù)字化的硬件設(shè)備應(yīng)定期落實(shí)維護(hù)與檢查，確保硬件設(shè)備的正常穩(wěn)定運(yùn)行，避免出現(xiàn)無法修復(fù)的問題而使得數(shù)字化檔案資料損毀或丟失。最后，在軟件系統(tǒng)方面應(yīng)設(shè)置專業(yè)的防火墻，有效阻擋外部威脅，如病毒、黑客的攻擊、破壞及竊取行為，更好地保護(hù)企業(yè)檔案資料的安全性。

5.4 降低物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的使用成本

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用發(fā)展尚不成熟，對于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的使用成本相對較高，在檔案管理中，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)主要應(yīng)用到電子標(biāo)簽以及電子標(biāo)簽閱讀器等設(shè)備，還有信號接收設(shè)備以及綜合系統(tǒng)的建設(shè)，這些設(shè)備的使用成本較高。雖然物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用可以有效提升檔案管理效率，但是物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的使用成本過高為檔案管理帶來很大的資金壓力。

6 結(jié)束語

在現(xiàn)代物質(zhì)文化與社會科技發(fā)展相融合的發(fā)展背景下，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在生活當(dāng)中的運(yùn)用起到了非常積極的影響，在檔案數(shù)字化管理當(dāng)中的運(yùn)用起到了非常積極的影響。針對當(dāng)前檔案數(shù)字化管理與物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的融合，還需要不斷探索和全面研究促進(jìn)，綜合各方面來提高管理質(zhì)量。