淺析信息化檔案管理安全防范之策略

宋 萍

（山東省膠州市第三中學(xué)，山東 膠州 266300）

1 前言

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在電子化信息檔案不斷發(fā)展過程當(dāng)中，雖然方便了人們查閱電子檔案和文獻(xiàn)資料的途徑，但是也許對電子檔案的管理提出了更高的要求，需要電子檔案管理人員不斷提升自身綜合素質(zhì)，加強外網(wǎng)內(nèi)網(wǎng)的安全，強化對各種網(wǎng)絡(luò)木馬病毒的防控。信息化檔案管理當(dāng)前存在問題是檔案人員管理意識薄弱，網(wǎng)絡(luò)化檔案管理制度不完善，網(wǎng)絡(luò)化檔案管理手段單一，檔案管理隊伍不規(guī)范以及檔案管理庫系統(tǒng)薄弱，根據(jù)這些問題會導(dǎo)致檔案缺失的現(xiàn)象檔案庫房開始進行當(dāng)然的信息化管理，采用信息系統(tǒng)，提高檔案的私密性，以及將現(xiàn)代技術(shù)融入到檔案管理當(dāng)中，為提升檔案庫管理檔案的工作效率和檔案管理的私密性做出了重大的貢獻(xiàn)[1]。

2 信息化檔案管理概述

在當(dāng)前信息化管理當(dāng)中，檔案管理是在當(dāng)在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理庫房中引入信息化系統(tǒng)對檔案數(shù)據(jù)和檔案的資料內(nèi)容進行全新的變革，將現(xiàn)代信息化管理融入到庫房的管理當(dāng)中。通過智能化的信息數(shù)據(jù)，將檔案數(shù)據(jù)進行采集，使用gis技術(shù)將計算機和傳感器等裝置放置到庫房當(dāng)中。對其中存在的問題進行統(tǒng)一的管理，除此之外，檔案是一種不可復(fù)制的資源，在管理過程當(dāng)中，需要管理人員加強對檔案的管理和保護，信息化檔案管理是將檔案的各個模塊進行管控和管理，這種方法以數(shù)據(jù)信息采集為基礎(chǔ)。從檔案的歸檔和檔案的查找各個方面來確保檔案管理的效率。這種管理方法不僅能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計，報表打印等功能，還能統(tǒng)計檔案管理的日期，及時對檔案進行調(diào)取，不僅能提高工作人員的工作效率，還有利于檔案資源的優(yōu)化整合。隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)為人們帶來更大效益的便捷的同時，也在不斷對人們工作生活提出更高的要求，在電子化信息檔案不斷發(fā)展過程當(dāng)中，雖然方便了人們查閱電子檔案和文獻(xiàn)資料的途徑，但是也許對電子檔案的管理提出了更高的要求，需要電子檔案管理人員不斷提升自身綜合素質(zhì)，加強外網(wǎng)內(nèi)網(wǎng)的安全。強化對各種網(wǎng)絡(luò)木馬病毒的防控，加強對各種惡意網(wǎng)站進行實時有效的過濾[2]。

3 信息化檔案管理安全問題

檔案管理手段在我國存在最主要的問題是管理方式較為單一，以傳統(tǒng)的檔案管理方式為主，在當(dāng)前電子信息化時代，對檔案的管理應(yīng)該采取多種方法，對檔案管理的方式進行創(chuàng)新，不同電部門電子檔案代替不同部門之間的紙質(zhì)交流，聯(lián)系日益密切，為了提高電子檔案的共享和利用，應(yīng)該建立大數(shù)據(jù)檔案信息分享交流平臺。

3.1 管理人員安全意識薄弱

在檔案管理中的安全隱患，隨時都會存在，如果檔案管理人員在工作當(dāng)中不注意工作的私密性和工作的嚴(yán)謹(jǐn)性，就很有可能造成檔案隱私泄露或者在檔案整理過程當(dāng)中造成檔案排版順序錯誤，在后期，查找檔案、歸檔時會產(chǎn)生工作上的失誤，在當(dāng)前檔案電子網(wǎng)絡(luò)化的環(huán)境之下，為了加強檔案管理的安全性措施，必須對工作人員進行安全措施培訓(xùn)，加強工作人員的綜合素質(zhì)。在檔案人員管理過程當(dāng)中，要不斷完善對檔案管理工作人員的工作要求，對職工進行必要的工作培訓(xùn)，通過定期培訓(xùn)的方法來檢查檔案工作管理人員是否能營造安全的檔案環(huán)境，在信息化條件下，必須引進電子檔案管理人員對電子檔案系統(tǒng)及時進行防火墻的保護，建設(shè)高效有用的防火墻，并對系統(tǒng)進行及時的殺毒，保障系統(tǒng)的私密性，防止檔案信息泄露或者黑客侵入的安全隱患[3]。

3.2 網(wǎng)絡(luò)化檔案管理制度不完善

當(dāng)前檔案管理存在的主要問題是網(wǎng)絡(luò)化檔案管理制度不夠完善，在新的時期檔案管理當(dāng)中應(yīng)該完善電子網(wǎng)絡(luò)管理制度，對泄漏電子信息的行為進行強有力的懲處，防止工作人員泄露檔案的信息。法律法規(guī)的形式來規(guī)范人民的行為，防止人們對電子檔案進行主動的進入泄露的信息，防止不法人員盜竊的信息規(guī)范，網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理不僅能夠提升檔案管理的安全性，還能有效地提高工作人員工作效率，在檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的時代當(dāng)中，用網(wǎng)絡(luò)化管理的方式適當(dāng)利用電子歸檔的方法，對于紙質(zhì)的文獻(xiàn)進行掃描整理，省略了人工整理文檔，文檔標(biāo)號的過程，極大程度的減輕了工作人員的工作負(fù)擔(dān)[4]。

3.3 網(wǎng)絡(luò)化檔案管理手段單一

當(dāng)前檔案管理中存在的另一個重要問題是檔案管理的制度不夠完善，由于我國傳統(tǒng)檔案管理是指質(zhì)化的檔案管理，傳統(tǒng)電子檔案歸檔過程當(dāng)中，需要人力對檔案進行排版、檔案歸檔，這種歸檔過程過于單一，而且在歸檔過程當(dāng)工作人員。受教育水平不高，缺乏檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性和私密性，在當(dāng)前電子檔案管理過程當(dāng)中，需要引進新一批的檔案工作人員需要檔案工作人員對他們的行為進行約束和指導(dǎo)。對于泄露檔私密信息或者工作中疏漏的員工進行必要的存儲，采取績效考核的制度來規(guī)范電子檔案的管理，在電子檔案規(guī)范過程當(dāng)中，對電子信息進行破壞時，要采取一些方法來懲處工作人員的失職行為，依靠完善的法律制度和嚴(yán)格的法律后果來防止工作人員工作中散漫的現(xiàn)象，使檔案管理達(dá)到新的層次。

3.4 檔案管理隊伍不規(guī)范

檔案管理手段在我國存在最主要的問題是管理方式較為單一，以傳統(tǒng)的檔案管理方式為主，在當(dāng)前電子信息化時代，對檔案的管理應(yīng)該采取多種方法，對檔案管理的方式進行創(chuàng)新，不同電部門電子檔案代替不同部門之間的紙質(zhì)交流，聯(lián)系日益密切，為了提高電子檔案的共享和利用，應(yīng)該建立大數(shù)據(jù)檔案信息分享交流平臺，一些未加密的檔案可以放到此平臺，方便各部門之間進行閱覽，在一些私密檔案管理當(dāng)中，平臺之間可以分享私密方法，分享對檔案的加密方法和檔案。管理工作當(dāng)中的工作經(jīng)驗。當(dāng)前，一些不法分子為了采取獲取私密答案，研發(fā)出了全新的侵入檔案信息系統(tǒng)的技術(shù)手段，通過檔案歸檔之前直接截獲電子檔案的方法來獲取私密性的檔案在這種。危險漏洞模式之下，需要檔案信息工作人員不斷提高自身綜合素質(zhì)檔案歸檔過程當(dāng)中完善自身行為，以更多樣化的保護方式來保障電子檔案的安全性。

3.5 檔案管理庫系統(tǒng)薄弱

當(dāng)前檔案管理中存在最重要的問題是檔案管理庫系統(tǒng)薄弱，在電子檔案快速發(fā)展的當(dāng)今，需要在計算機上安裝防護軟件，對電子檔案進行實施加密，對工作人員采取密碼輸入登錄和員工職工掛靠的制度來保障電子檔案的私密性。在系統(tǒng)版本更新時，需要檢查電子網(wǎng)絡(luò)防火墻。對。網(wǎng)絡(luò)中的病毒進行及時的查殺。在系統(tǒng)升級過程當(dāng)中，不斷對系統(tǒng)的認(rèn)證和密碼保護技術(shù)進行優(yōu)化升級，在不斷升級當(dāng)中，為檔案的私密、安全性提供良好的保護。高效安全系統(tǒng)建立不僅能夠防止檔案信息泄露，還能提高工作人員工作效率，提高檔案歸檔整理的安全水平。如果檔案管理人員在工作當(dāng)中不注意工作的私密性和工作的嚴(yán)謹(jǐn)性，就很有可能造成檔案隱私泄露或者在檔案整理過程當(dāng)中造成檔案排版順序錯誤，在后期，查找檔案、歸檔時會產(chǎn)生工作上的失誤，在當(dāng)前檔案電子網(wǎng)絡(luò)化的環(huán)境之下，為了加強檔案管理的安全性措施，必須對工作人員進行安全措施培訓(xùn)，加強工作人員的綜合素質(zhì)。在檔案人員管理過程當(dāng)中，要不斷完善對檔案管理工作人員的工作要求，對職工進行必要的工作培訓(xùn)，通過定期培訓(xùn)的方法來檢查檔案工作管理人員是否能營造安全的檔案環(huán)境，在信息化條件下，必須引進電子檔案管理人員對電子檔案系統(tǒng)及時進行防火墻的保護，建設(shè)高效有用的防火墻，并對系統(tǒng)進行及時的殺毒，保障系統(tǒng)的私密性。

4 信息化檔案管理安全問題防范對策

在當(dāng)前信息系統(tǒng)下進行網(wǎng)絡(luò)化檔案管理手段的創(chuàng)新，不僅需要創(chuàng)新網(wǎng)絡(luò)管理的技術(shù)手段，還要創(chuàng)新網(wǎng)絡(luò)檔案管理的服務(wù)手段，在檔案管理當(dāng)中，促進服務(wù)的創(chuàng)新不僅能夠提高借閱人群借閱的效率，而且能夠挑工作人員工作的效率，為借閱提供了極大的便利。

4.1 加強檔案管理智能化

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)為電子檔案的發(fā)展提供了強有力的技術(shù)支持，電子檔案系統(tǒng)不僅能夠改善傳統(tǒng)電子傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案歸檔的復(fù)雜過程，而且能夠更大程度上使檔案管理更加智能化，突破了紙質(zhì)檔案借閱管理限制。當(dāng)前的檔案管理不僅能夠?qū)崿F(xiàn)同一份答案，無限人數(shù)的就和使用還能夠更大程度的實現(xiàn)資源共享的目的。全新的信息系統(tǒng)以人工查閱為主，利用信息系統(tǒng)庫查閱為輔助手段來提高查閱效率。電子化檔案的發(fā)展是紙質(zhì)檔與電子化的發(fā)展，第一步首先是實現(xiàn)與紙質(zhì)檔案的無縫對接，使傳統(tǒng)的檔案資源歸檔到電子檔案信息管理系統(tǒng)當(dāng)中。在電腦管理當(dāng)中，需要構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的檔案信息管理平臺，對管理平臺數(shù)據(jù)進行積累和文獻(xiàn)的輸入，使資源能夠得到更大程度的共享和資源擴容量達(dá)到最大的儲存容量。

4.2 完善網(wǎng)絡(luò)化檔案管理制度

完善網(wǎng)絡(luò)化檔案管理制度，不僅需要擴展優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)檔案的管理功能。這制度的不斷發(fā)更多的是在檔案管理中，需要提高文獻(xiàn)查閱的效率，當(dāng)前，許多高校采用的檔案管理方式，是擁有自己的檔案信息系統(tǒng)管理庫，引用檔案管理人才對檔案進行實施統(tǒng)一的建設(shè)和管理，其他外校學(xué)生不可以通學(xué)校檔案的方法進行文獻(xiàn)的查閱，僅限于本地域的使用，缺乏系統(tǒng)的開放性和交流性，這種方法雖然能夠保障檔案管理的私密性，安全性，但是不利于提高檔案交流的共享性。更大程度的擴大了檔案使用范圍小的問題，為了當(dāng)管理的初衷，隨著檔案信息系統(tǒng)的不斷發(fā)展，服務(wù)優(yōu)化也在不斷升級，許多高校實現(xiàn)了高效學(xué)空內(nèi)電子檔案和當(dāng)前信息化平臺數(shù)字檔案的有效對接，是外校工作人員和學(xué)生能在此域內(nèi)查找檔案，未就業(yè)工作提供了極大的便利，也提高了信息資源共享的效率。

4.3 創(chuàng)新網(wǎng)絡(luò)化檔案管理手段

在當(dāng)前信息系統(tǒng)下進行網(wǎng)絡(luò)化檔案管理手段的創(chuàng)新，不僅需要創(chuàng)新網(wǎng)絡(luò)管理的技術(shù)手段，還要創(chuàng)新網(wǎng)絡(luò)檔案管理的服務(wù)手段，在檔案管理當(dāng)中，促進服務(wù)的創(chuàng)新不僅能夠提高借閱人群借閱的效率，而且能夠挑工作人員工作的效率，為借閱提供了極大的便利。更有利于檔案資源的深度開發(fā)和利用，在當(dāng)前信息化技術(shù)的不斷推進之下，信息資源的共享利用引起人們高度的重視，當(dāng)前社會為了實現(xiàn)信息資源的最大化利用和信息系統(tǒng)平臺的交流，滿足用戶信息需求的前提下，對檔案編號、作者和信息系統(tǒng)庫進行了有效的資源整合。提供文獻(xiàn)標(biāo)號檢索和文獻(xiàn)也能檢索采用關(guān)鍵詞檢索等多種檢索方法進行文獻(xiàn)檔案的檢索，用檢索方法。是檔案查閱方法更加智能先進。

4.4 加強檔案化信息管理系統(tǒng)

網(wǎng)絡(luò)化檔案管理手段的創(chuàng)新，不僅需要創(chuàng)新網(wǎng)絡(luò)管理的技術(shù)手段，還要創(chuàng)新網(wǎng)絡(luò)檔案管理的服務(wù)手段，在檔案管理當(dāng)中，促進服務(wù)的創(chuàng)新不僅能夠提高借閱人群借閱的效率，而且能夠挑工作人員工作的效率，為借閱提供了極大的便利。許多高校采用的檔案管理方式，是擁有自己的檔案信息系統(tǒng)管理庫，引用檔案管理人才對檔案進行實施統(tǒng)一的建設(shè)和管理，其他外校學(xué)生不可以通學(xué)校檔案的方法進行文獻(xiàn)的查閱，僅限于本地域的使用，缺乏系統(tǒng)的開放性和交流性，這種方法雖然能夠保障檔案管理的私密性，安全性，但是不利于提高檔案交流的共享性。更大程度的擴大了檔案使用范圍小的問題，為了當(dāng)管理的初衷，隨著檔案信息系統(tǒng)的不斷發(fā)展，服務(wù)優(yōu)化也在不斷升級，許多高校實現(xiàn)了高效學(xué)空內(nèi)電子檔案和當(dāng)前信息化平臺數(shù)字檔案的有效對接，更有利于檔案資源的深度開發(fā)和利用，在當(dāng)前信息化技術(shù)的不斷推進之下，信息資源的共享利用引起人們高度的重視，當(dāng)前社會為了實現(xiàn)信息資源的最大化利用和信息系統(tǒng)平臺的交流。滿足用戶信息需求的前提下，對檔案編號，作者和信息系統(tǒng)庫進行了有效的資源整合。提供文獻(xiàn)標(biāo)號檢索和文獻(xiàn)也能檢索采用關(guān)鍵詞檢索等多種檢索方法進行文獻(xiàn)檔案的檢索，使檔案查閱方法更加智能先進。

4.5 提升檔案信息化管理能力

檔案管理不僅需要創(chuàng)新加強對檔案管理工作人員工作態(tài)度的完善，還需要提升檔案的信息化管理能力。信息化管理能力的提升需要與信息技術(shù)實現(xiàn)有效對接，突破電子檔案查閱地域限制，不應(yīng)該過分依賴對人的管理，實現(xiàn)信息系統(tǒng)的智能管理，能夠?qū)崿F(xiàn)優(yōu)化，立查詢，在這一步的突破一下，工作人員利用全本檢索和電子檔案多基地管理模式為啥人員提供更加方便的遠(yuǎn)程檢測方法，使資源得到更有效地利用，許多地域電子檔案管理過程當(dāng)中沒有突破地域檔案管理的限制，為了提高檔案管理的私密性，不允許外來人員進行查閱，對地域有較為嚴(yán)格的限制。在遵化檔案信息系統(tǒng)的不斷進步之下信息人員從庫房管理的每個細(xì)節(jié)入手，不僅能夠提高電腦當(dāng)管理安全性，還能夠提高當(dāng)然信息資源的有效利用。

5 結(jié)束語

信息化時代的檔案管理不僅需要提升檔案信息化管理能力，加強檔案信息管理系統(tǒng)創(chuàng)新網(wǎng)絡(luò)化檔案管理手段，完善網(wǎng)絡(luò)化檔案管理制度，還需要加強檔案管理的智能化，在當(dāng)前檔案庫系統(tǒng)薄弱管理隊伍不規(guī)范，網(wǎng)絡(luò)化手段過于單一，網(wǎng)絡(luò)化檔案管理制度不完善以及管理人員安全意識薄弱的情況下需要更好地保障檔案管理工作的安全性，就要根據(jù)當(dāng)前電子檔案的智能性，對單位管理進行有效的管控。原始檔案管理當(dāng)中，需要投入大量的精力，當(dāng)前檔案管理減輕了工作人員的工作負(fù)擔(dān)，但是也需要工作人員不斷提升綜合素質(zhì)。結(jié)合自然因素和人為因素等多種因素作用之下，對信息系統(tǒng)建設(shè)進行優(yōu)化升級，為提升檔案工作管理的信息化奠定基礎(chǔ)。